بررسی هزینه ها در حوزه مدیریت کیفیت | (توضیح کامل)
هزینه کیفیت
هزینه چیست؟
هزینه شامل بهای اشیا یا خدماتی است که برای تحصیل درآمد مورد نیاز می باشد. به عنوان مثال: هزینه حقوق کارمندان، آب، برق، تلفن، درج آگهی در روزنامه، هزینه استهلاک اثاثه و ساختمان همگی بخشی از هزینه های یک موسسه می باشند.
مبالغی که تولید کنندگان برای تولید صرف می کنند، هزینه ی تولید نامیده می شود. اگر هزینه از درآمد بیشتر باشد آن را زیان و اگر هزینه از درآمد کمتر باشد، به آن سود گفته می شود. همانگونه که درآمد موجب افزایش سرمایه می گردد، هزینه موجب کاهش آن می شود. هر کاهشی در صندوق هزینه محسوب نمی گردد.
به عنوان مثال :
- خرید بسیاری از اقلام دارایی مانند خرید ساختمان و اثاثه هزینه محسوب نمی گردد.
- واریز بدهی و پرداخت وجه به طلبکاران هزینه محسوب نمی گردد.
- برداشت نقدی صاحب موسسه از صندوق جزء هزینه جاری موسسه نمی باشد.
هزینه یابی کیفیت
تاکید و کار بر روی مفاهیم هزینه یابی کیفیت در طول زمان، نکته هایی مهم و ارزشمندی را مشخص کرده است که از اهمیت بالایی برخوردارند. برخی از این نکته ها عبارتند از:
- هزینه های کیفیت در گزارش های حسابداری به طور کامل ثبت نمی شوند و اغلب هزینه های واقعی کیفیت بسیار بیشتر از موارد گزارش شده هستند
- فعالیت های خدماتی و پشتیبانی نیز تاثیر عمده ای در افزایش یا کاهش هزینه های کیفیت دارند، بنابراین باید هزینه های مربوط نیز در هزینه های کیفیت مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند.
- کاهش هزینه های کیفیت در چارچوب برنامه های استراتژیک سازمان ها قرار دارد.
انواع هزینه های کیفیت
سه دیدگاه اصلی در مورد تعریف هزینه های کیفیت وجود دارد که عبارتند از:
- هزینه های رسیدن به کیفیت مطلوب از طریق طراحی و سازماندهی
- هزینه های عملیاتی واحد کنترل کیفیت تجهیزات، حقوق و دستمزد و غیره
- هزینه هایی که از کیفیت پایین و نامطلوب محصول ناشی می شود (شامل ضایعات، افت قیمت محصول و … ).
گام برداشتن در جهت بهبود کیفیت، به تعریف پروژه های بهبود کیفی و همزمان با آن توسعه سیستم حسابداری نیاز دارد؛ به طوری که بتوان اطلاعات مورد نیاز به منظور بررسی عملکرد پروژه های بهبود کیفیت را به دست آورد. بنابراین یک گام اساسی در کاهش هزینه ها، اصلاح و توسعه سیستم حسابداری است؛ به گونه ای که بتوان هزینه های کیفیت را محاسبه کرد و ضمن ارائه گزارش های مناسب، به اندازه گیری اثربخشی فعالیت ها و پروژه های کاهش هزینه پرداخت و راهکارهای عملی برای کنترل و بهبود هزینه های کیفیت و به تبع آن، عملیات تضمین و کنترل کیفیت ارائه کرد.
به منظور اصلاح و توسعه سیستم حسابداری باید هزینه های کیفیت را طبقه بندی کرد و به هر یک از گروه های هزینه ای، کد هزینه تخصیص داد.
به منظور اندازه گیری هزینه های کیفیت لازم است ابتدا اجزای هزینه های کیفیت شناسایی و طبقه بندی شده، سپس کلیه هزینه های مرتبط با کیفیت بر اساس آمار داده های هزینه ای موجود یا طرح مدون جمع آوری اطلاعات، مشخص و در قالب طبقه بندی شده دسته بندی شوند. تنها در این صورت است که می توان راهکارهای مناسبی برای حذف هزینه های عمده کیفیت ارائه و اجرا کرد.
هزینه های فعالیت محور
در سده اخیر، اطلاعات هزینه یایی، بخش اصلی خدمات ارائه شده توسط حسابداران مدیریت را تشکیل میدهد. در واقع، مبنای نظام نوین حسابداری مدیریت برشیوه های هزینه یابی تاکید دارد که در چند سده گذشته توسعه یافته اند. هزینه یابی، وظیفه ای است که حسابداری مالی و مدیریت را به هم مرتبط می سازد.
در آمد: مبالغی که بابت ارائه خدمات به مشتریان، دریافت شده و یا در آینده دریافت خواهد شد در آمد نام دارد. درآمد موجب افزایش سرمایه خواهد شد. درآمد مؤسسات خدماتی به صورت نقد یا نسیه کسب می شود، کلیه افزایش های حساب وجوه نقد به دلیل کسب درآمد نیست بلکه مواردی از قبیل دریافت طلب نیز موجب افزایش در این حساب و کاهش در حساب های دریافتی و یا استاد دریافتی خواهد شد.
درآمد مقدار پولی است که تولیدکنندگان با فروش محصولات یا خدمات خود به دست می آورند. هنگامی که یک موسسه خدماتی کاری برای دیگران انجام دهد و یا کالایی به آنان تحویل دهد، در ازای آن مبلغی از ایشان دریافت می نماید یا معادل آن مبلغ از ایشان طلب کار می شود، و یا از ایشان سند، چک و سفته دریافت می کند. تمام این موارد موجب افزایش دارایی شرکت می گردد و چنین افزایش در دارایی، درآمد خوانده می شود. درآمد حاصل از فروش کالا یا خدمات غالبا فروش خوانده می شود. برای شناسایی سایر منابع درآمد اصطلاحات دیگری مانند حق الزحمه خدمت حرفه ای، کارمزد، کرایه و درآمد بهره به کار می رود. هر گونه افزایش در صندوق موسسه درآمد محسوب نمی گردد.
هر مهندس صنایع باید تاریخچه مدیریت کیفیت را بداند. کلیک کنید.
تعریف هزینه فرصت
اگر یک فرد و یا یک بنگاه، از میان چندین انتخاب متفاوت یکی را برگزیند، هزینه فرصت این فرد یا بنگاه، معادل است با هزینه مرتبط با بهترین انتخاب ممکن از بین سایر انتخاب های باقی مانده که از آن صرف نظر شده است. البته بیشتر اوقات در اقتصاد هزینه فرصت در پروژه های اقتصادی مطرح می گردد و هدف اصلی از طرح آن نیز بررسی تخصیص بهینه منابع موجود است.
مفهوم هزینه فرصت نقش مهمی را در تضمین اینکه منایع کمیاب به صورت کارا مورد استفاده قرار گرفته اند یا نه، بازی می کند. بنابراین محدود به هزینه های پولی و یا مالی نمی شود و هر چیزی که دارای ارزش باشد و از آن صرف نظر شده باشد، می تواند به عنوان هزینه فرصت تلقی شود. از آن جمله می توان به هزینه واقعی محصول صرف نظر شده، زمان و با لذت از دست رفته اشاره کرد.
طبقه بندی هزینه
۱) هزینه های صریح یا آشکار
هزینه های تولیدی صریح شامل هزینه هائی هستند که ما معمولا جزء مخارج جاری یک مؤسسه تولیدی به شمار می آوریم کلیه پرداخت های موسسه تولیدی بایت منابع تولیدی خریداری شده و یا به کار رفته جزء این دسته مخارج هستند. پرداخت دستمزد، پرداخت های مختلف بابت مواد اولیه و مواد نیمه ساخته، کلیه پرداخت ها بایت هزینه های متغیر، پرداخت های مختلف بابت حساب های ذخیره و استهلاک همگی جزء هزینه های آشکار می باشند. اقلام مزبور هزینه هائی هستند که حسابداران جزء مخارج مؤسسه تولیدی منظور می نمایند.
۲) هزینه های ضمنی یا غیر آشکار
هزینه های تولیدی ضمنی عبارتند از هزینه دستمزد و با حقوق اشخاصی که شغل آزاد دارند و با خود مالک و اداره کننده مؤسسه تولید می باشند. هزینه های مزبور اغلب در محاسبه هزینه های مؤسسه تولیدی به حساب آورده نمی شوند.
بهترین مثال در این مورد حقوق و دستمزد شخصی است که خود صاحب یک مؤسسه تولیدی بوده و برای این منظور اصولا مبلغی اختصاص نداده و سود مؤسسه را در حکم پرداخت حقوق در مقابل خدماتی که خود برای امور مؤسسه اش انجام می دهد می داند. مثال دیگری از هزینه های ضمنی یک مؤسسه تولیدی درآمدی است که صاحبان مؤسسه تولیدی در مقابل سرمایه گذاری خود به دست می آورند.
فرایند طراحی و اجرای سیستم هزینه یابی فعالیت محور
اصول اولیه این سامانه شامل شناسایی فعالیتها، محاسبه هزینه هر فعالیت و سپس بهای هر محصول بر مبنای میزان استفاده از فعالیتهاست. بنابراین دقت هزینه یابی محصولات به هزینه یابی فعالتیها و حجم محرکهای هزینه بستگی دارد. بر مبنای این اصول، طراحی سامانه هزینه یابی فعالیت محور به مراحل مختلف قایل طبقه بندی است. مدل مفهومی طراحی و اجرای سامانه هزینه یابی فعالیت محور در نمودار ۲ نشان داده شده است. فرایند طراحی سامانه هزینه یایی فعالیت محور با «شناسایی اهداف» سامانه آغاز و با «اجرای برنامه» پایان می یابد.
۱- تعیین اهداف سامانه هزینه یابی فعالیت محور
- فراهم کردن اطلاعات درباره فعالیتهای تولید با هدف حذف فعالیتهای اضافی،
- فراهم کردن اطلاعات درباره فعالیتهای بدون ارزش افزوده و کاهش هزینه ها از طریق حذف این فعالیتها (در صورت امکان)،
- فراهم کردن اطلاعات برای مهندسان طراح به منظور انتخاب طرح محصول با بالاترین کیفیت و پایینترین هزینه،
- فراهم کردن اطلاعات درباره انتخاب بازار،
- فراهم کردن اطلاعات به منظور تدوین راهبرد قیمتگذاری،
- فراهم کردن و محاسبه دقیقتر هزینه و سوداوری محصولات،
- فراهم کردن اطلاعات در مورد هزینه تولید قطعات به منظور تصمیم گیری درباره خرید یا ساخت آنها.
۲- تشکیل گروه هزینه یابی فعالیت محور
گروه هزینه یابی فعالیت محور حداقل باید شامل اعضای زیر باشد:
- رهبر گروه باید مهندسی باشد که در گروه برنامه ریزی راهبردی شرکت مشارکت داشته است،
- حسابدار (صنعتی) شرکت که شناخت کافی از فرایند تولید شرکت و دانش لازم در مورد سامانه های حسابداری موجود در شرکت داشته باشد،
- سرپرست تولید،
- مهندس صنایع (با تجربه کاری زیاد).
٣- تعیین حوزه های هزینه یابی
موضوعاتی که در طراحی سامانه هزینه یابی فعالیت محور باید به آنها توجه کرد عبارتند از:
- تعداد محصولات یا خدمات شرکت،
- تنوع خطوط تولید،
- سربار به عنوان عنصر عمده هزینه،
- رشد سریع هزینه های سربار،
- عناصر اصلی هزینه های سربار مربوط به زمانبندی، کنترل کیفیت و متعادل ساختن خطوط تولید،
- مبنای محاسبه نرخ جذب کنونی سربار مانند ساعات کار مستقیم یا ساعات کار ماشین،
- مجاری و بازارهای فروش محصولات،
- نیاز مشتریان به سطوح مختلفی از خدمات.
مقاله ای که بهتر است بخوانید : صفر تا صد بهره وری در سازمان
۴- شناسایی فعالیت ها
فعالیتهای فرایندها و رویاهایی هستند که باعث می شود کار در سازمان انجام شود. فعالیتها، مجموعه ای از چند وظیفه هستند که به وسیله افراد یا ماشینها انجام می شوند تا نیاز مشتریان را براورده سازند. شناسایی فعالیتها، مرحله اصلی سامانه هزینه یایی فعالیت محور است که ساختار و محدوده سامانه را تعیین می کند. شناسایی فعالیتها باید به روش نظام مند انجام شود تا اطمینان یابیم که همه فعالیتهای مربوط در نظر گرفته شده اند.
فعالیتها بر حسب اندازه و نوع شرکت از هم متفاوت اند. مثلا در یک شرکت کوچک، کنترل کیفیت یک فعالیت محسوب میشود در حالی که در یک شرکت بزرگ، کنترل کیفیت خود شامل تعداد زیادی فعالیت نظیر بازرسی کالاهای ورودی، بازرسی فرایند و بازرسی کالای نهایی است.
توجه: میزان فعالیتهایی که شناسایی می شوند به تشابه هزینه های یک فعالیت، سطح دقت مورد نیاز مدیریت و حجم تفصیلی اطلاعات مورد نیاز بستگی دارد.
در این مرحله، حسابداران مدیریت باید با آنچه در ارتباط با هزینه های تعمیر مستقیم تولید است، بخوبی آشنا شوند. این کار بطور نظام مند صورت میگیرد و مستلزم بررسی طرحهای فیزیکی محیط کار (برای آشنایی با نحوه استفاده از فضای کارخانه) و لیست حقوق (برای اطمینان از اینکه تمام کارکنان درگیر تولید به حساب آورده شده اند) است. این بررسی معمولا همراه با مشاهده محل کار و بویژه از طریق مصاحبه های متعدد با کارکنان درگیر کار صورت می گیرد.
برای شناسایی فعالیت ها باید معیارهایی را مدنظر قرار داد. فعالیتها باید از سطح مناسبی از یکپارچگی و جمعپذیری برخوردار باشند. تفکیک فعالیتها به اعمال و وظایف جزئی (نظیر پر کردن یک فرم سفارش، یا فتوکپی یک مدرک) معمولا برای اهداف هزینه یابی مناسب نیست. چنین اعمال و وظایفی معمولا در فعالیتهای اصلی تر با اهداف دراز مدت تر منظور می شوند.
تجزیه و تحلیل فعالیتها، معمولا مدیرانی را متعجب می کند که از منابع واقعی خرج شده در رابطه با هر فعالیت بی اطلاع هستند. این امر به سوالاتی اینچنین منجر می شود که آیا انجام این فعالیتها لازم است؟ اگر انجام برخی فعالیتها ضروریست آیا می توان آنها را به طریقی کم هزینه تر انجام داد؟ برخی شرکتها طرح چنین سؤالاتی را برای مدیریت هزینه، بسیار سودمند یافته اند. سایر شرکتها از روش رسمی تری استفاده می کنند و به طبقه بندی فعالیتها براساس اینکه آیا ارزش افزوده ای ایجاد میکنند یا نه پرداخته اند، در حالی که برخی دیگر، فعالیتها را براساس فعالیتهای اصلی، فعالیتهای پشتیبانی و فعالیتهای انحرافی تقسیم بندی می کنند.
۵- شناسایی محرک های هزینه اولیه
۶- مراکز هزینه فعالیت ها
۷- شناسایی محرک های هزینه ثانویه
این محرک ها معیاری برای سنجش میزان شدت و تقاضای یک موضوع هزینه از فعالیت های مشخص شده است.
انواع محرک هزینه های ثانویه
- محرک های هزینه حجم خالص
- محرک های هزینه حجم موزون
- محرک های هزینه موقعیتی
- محرک های هزینه انگیزشی
۸- افلام هزینه
شرکت ها از دو طبقه بندی درباره هزینه استفاده می کنند:
- مشتریان
- محصولات
۹- مقایسه های محصول در روش هزینه یابی فعالیت محور با روش سنتی هزینه یابی
۱۰- روش نظام مند برای اجرای سامانه هزینه یابی فعالیت محور
روش نظام مند برای اجرای سامان هزینه یایی فعالیت محور شامل دو بخش است:
- انتخاب ها را پوشش می دهد که پیش از وقوع برنامه اجرایی باید انجام گیرد
- مراحل را تعیین می کند که در اجرای موفقیت آمیز سامانه هزینه یابی فعالیت محور لازم است.
امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره هزینه کیفیت بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉
