آموزش بازبینی پروژه در مدیریت پروژه(مرحله ۱۲ام)

آموزش بازبینی پروژه

آموزش بازبینی پروژه : در آموزش های قبلی تا مرحله یازدهم آموزش مدیریت پروژه را آموختیم. در این آموزش قصد داریم به ادامه مراحل بپردازیم. اگر از این سری آموزش ها لذت بردید حتما به دوستان علاقه مند خود هم این آموزش را پیشنهاد دهید.

مرحله دوازدهم: بازبینی پروژه

آخرین مرحله مدیریت پروژه بازبینی پروژه است. پیمانکاران معمولا به دلایل مختلفی از انجام این مرحله اجتناب می کنند.

ممکن است زمان کافی برای انجام آن نداشته باشند یا ممکن است همه کارها خیلی خوب پیش می رود و ان ها فکر می کنند که نیاز به بازبینی نیست یا اینکه شاید پروژه خیلی بد پیش رفته است و آن ها نمی خواهند بازبینی را انجام دهند. یا حتی ممکن است فکر کنند که در آینده پروژه ای شبیه به این پروژه وجود ندارد پس بنابراین دلیلی برای بازبینی وجود ندارد.

اما تمام این دلایل، برای پرهیز از بازبینی اشتباه است و این بسیار مهم است که در پروژه خودتان بازبینی داشته باشید و تجربیات پروژه خود را ثبت کنید. شاید فکر کنید که در آینده همه اتفاقات پروژه خود را به یاد خواهید آورد اما واقعیت این است که شما در طول یک یا دو سال تمام تجربیات و اتفاقات پروژه را فراموش خواهید کرد.

تصور کنید پس از مدتی سازمان، مستندات و اطلاعات پروژه قبلی را از شما بخواهد، در این صورت شما چه کار می کنید؟

اگر تجربیات پروژه خود را ثبت نکرده باشید، چگونه می خواهید جوابگوی سازمان خود باشید؟ و یا چگونه می خواهید برای پروژه جدید که مشابه پروژه قبلی است. برنامه ریزی نسبتا مطمئنی را انجام دهید؟

بنابراین یکی از وظایف مهم مدیریت پروژه، اطمینان از انجام بازبینی در پروژه است. اما سوال مهم این است که ما چه زمانی و چگونه، باید عمل بازبینی را انجام دهیم؟

پاسخ: شما باید در طول اجرای پروژه، عمل مستند سازی تجربیات را انجام دهید. به عبارت دیگر شما باید اتفاقات واقعی پروژه را که شامل تاریخ های شروع و پایان واقعی فعالیت ها، احجام اجرا شده، مدت زمان اجرای فعالیت ها مشکلات و خطرات پیش آمده، تصاویر پیشرفت بخش های مختلف پروژه و موارد دیگر را به طور منظم کنترل و ثبت نمایید تا اینکه در پایان پروژه بتونید عمل بازبینی را انجام دهید.

پس به یاد داشته باشید که پیش نیاز بازبینی پروژه مستند سازی تجربیات است که باید در طول اجرای پروژه انجام شود و عمل بازبینی در پایان پروژه انجام می شود.

حالا به سراغ پروژه واقعی خودمان می رویم:

حامد در طول اجرای پروژه علاوه بر کنترل و ارزیابی دوره ای عملکرد خود به موضوع مستند سازی تجربیات نیز اهمیت زیادی میداد. بنابراین با اتمام پروژه کار او برای انجام بازبینی بسیار راحت است.

در واقع کافی است که او اطلاعات و مستندات پروژه را که در طول اجرای پروژه جمع آوری کرده است، یکپارچه کرده و آن ها را به یک گزارش جامع و کامل تبدیل کند. عنوان این گزارش عبارت است از: بازبینی و ارزیابی عملکرد پروژه.

حامد از همان ابتدای پروژه می دانست که برای انجام پروژه های مشابه در آینده، به مستندات و تجربیات این پروژه نیاز خواهد داشت. به همین دلیل از همان ابتدای کار، توجه زیادی به موضوع مستند سازی تجربیات داشت.

به طور کلی، گزارش بازبینی عملکرد پروژه، شامل موضوعات و اطلاعات بسیار مهمی است که در ادامه با آن آشنا خواهید شد ولی نکته مهم این است که شما باید این اطلاعات را با دقت زیادی جمع آوری کنید تا گزارش بازبینی شما دقیق و قابل استناد باشد.

حالا با هم خلاصه ای از گزارش بازبینی حامد را بررسی می کنیم. همانطور که ملاحظه خواهید کرد. این گزارش دارای بخش های مختلفی است که حامد برای جمع آوری آن ها، تلاش زیادی کرده است.

جدول نهایی ساختار شکست قیمت پروژه

نمودار WBS نهایی پروژه

ریسک های پروژه

نمودار گانت اولیه و نهایی پروژه

حتما بخوانید : ۱۰ اشتباه بزرگ در مدیریت هزینه پروژه

ارزیابی و تحلیل نهایی پروژه

در ادام آموزش بازبینی پروژه یکی از مهمترین بخش های بازبینی پروژه، تحلیل و ارزیابی پروژه است.

در این بخش، نقاط قوت و ضعف پروژه همینطور کلیه تجربیات و مواردی که در طول اجرای پروژه آموخته ایم مورد بررسی قرار می گیرد.

اما ارزیابی و تحلیل نهایی حامد از این پروژه، به این صورت است:

مدت زمان اولیه این پروژه ۶ ماه بود که از همان ابتدا با توجه به مشکلاتی مانند: آماده نبودن نقشه ها، مشکلات مالی کارفرما کمبود مصالح و متریال مورد نیاز و موارد دیگر، پیش بینی می شد که این پروژه به مدت زمان بیشتری برای اجرا نیاز دارد در هر صورت، تمام مشکلات فوق در این پروژه اتفاق افتاد و در نهایت پروژه در مدت زمان ۱۴ ماه به پایان رسید.

مهمترین عواملی که باعث ایجاد تاخیر در این پروژه شد عبارتند از:

1. تاخیر در ابلاغ نقشه ها توسط کارفرما
2. تاخیر زیاد در پرداخت مطالبات پیمانکار
3.  انتظارات لحظه ای کارفرما که بیشتر اوقات برنامه ریزی پیمانکار را به هم می ریخت.

اما على رغم تلاش پیمانکار برای به دست آوردن سود بیشتر، این پروژه با حاشیه سود ۱۸.۸% به پایان رسید این در حالی است که حاشیه سود پیش بینی شده در ابتدای پروژه از %۳۰ بود، در نتیجه سود محقق شده، مطلوب نیست.

در واقع افزایش زمان پروژه، سبب شد تا هزینه های پیمانکار نیز افزایش یابد.

هزینه هایی مانند: حقوق و دستمزد نیروی انسانی، غذای نفرات، بیمه نفرات، مالیات و هزینه اجاره خوابگاه. در مجموع، سود پیمانکار در این پروژه ۵۴.۰۶۲.۵۰۰ تومان بود. اگر پروژه در همان مدت زمان اولیه یعنی ۶ ماه به پایان می رسید، درآمد پیمانکار در هر ماه برابر بود با:

۵۴۰۶۲۵۰۰/۶=۹۰۱۰۴۱۶

اما الان که پروژه در مدت زمان ۱۴ ماه به پایان رسیده است. درآمد متوسط ماهانه پیمانکار عبارت است از:

۵۴۰۶۲۵۰۰/۱۴=۳۸۶۱۶۰۷

این موضوع نشان می دهد که تاخیرات ایجاد شده در پروژه، درآمد متوسط مامانه پیمانکار را به مقدار یک سوم کاهش داده است

نکته مهم دیگر این است که اگر پروژه در مدت ۶ ماه انجام می شد. شاید پیمانکار می توانست پس از پایان این پروژه، پروژه مناسب دیگری را به دست آورد، اما طولانی شدن پروژه، تمام وقت، توان و فرصت های کاری احتمالی آینده را از پیمانکار گرفت.

در حال حاضر، درآمد روزانه یک استاد کار آرماتوربند و قالب بند برابر است با: ۱۵۰.۰۰۰ تومان

اگر این عدد را در ۳۰ ضرب کنیم درآمد ماهانه این استاد کار برابر می شود با: ۴.۵۰۰.۰۰۰ تومان

در این پروژه، متوسط درآمد ماهانه پیمانکار کمتر از درآمد یک استاد کار آرماتوربند و قالب بند شده است در نتیجه، این پروژه برای پیمانکار، به عنوان یک پروژه ضعیف و با سود آوری کم محسوب می شود از آنجا که پیمانکار در گذشته مشابه چنین پروژه ای را انجام داده بود و با روش های اجرایی این پروژه کاملا آشنا بود لذا این پروژه، از این نظر نکته آموزنده ای برای او نداشت.

ولی به هر صورت، این پروژه نیز مثل هر پروژه دیگری، نکات آموزنده ای برای پیمانکار داشت.

در ادامه آموزش بازبینی پروژه به عنوان مثال، پیمانکار با انجام این پروژه به این نتیجه رسید که در پروژه های آینده بایستی به موضوع برنامه ریزی و کنترل پروژه اهمیت بیشتری بدهد، خصوصا به موضوعاتی مثل: کنترل هزینه ها، تحلیل در آمد و هزینه های پروژه، مستند سازی تجربیات، برنامه ریزی ریسک و البته برنامه ریزی برای فعالیت های پروژه.

نکته آموزنده دیگر برای پیمانکار این بود که منبعد باید در مرحله قیمت گذاری بیشتر دقت و تأمل نماید خصوصا در موضوعاتی مثل: سود پیش بینی شده و برآورد هزینه ها، باید بیشتر دقت و تامل کند تا اینکه در نهایت بتواند در پروژه های آینده، موفق تر عمل کرده و سود بیشتری را به دست آورد.

خب دوستان من، این بود فرایند ۱۲ مرحله ای مدیریت پروژه که با هم مراحل مختلف آن را با یک مثال واقعی بررسی کردیم. امیدوارم با مطالعه دقیق این قسمت، با روش صحیح مدیریت پروژه، آشنا شده باشید و بتوانید این مراحل را با موفقیت در پروژه های خود اجرا کنید.

اما در ادامه آموزش مدیریت پروژه، قصد دارم تا مطالب بسیار مهمی را در مورد سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه و نقش آن در مدیریت پروژه برای شما بیان کنم. لطفا با من همراه باشید.

آشنایی با سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه

من در این قسمت قصد دارم تا مطالب مهمی را در مورد سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه بیان کنم.

امیدوارم تا اینجا، آموزش مدیریت پروژه را، با دقت و تأمل، مطالعه کرده باشید.

اگر موافق باشید یک بار دیگر مراحل مدیریت پروژه را با هم مرور کنیم:

• مرحله اول: تعریف دقیق پروژه
• مرحله دوم: تهیه فهرست فعالیت های پروژه
• مرحله سوم: برآورد زمان فعالیت های پروژه
• مرحله چهارم: برآورد زمان کل پروژه
• مرحله پنجم: کوتاه کردن زمان پروژه
• مرحله ششم: تهیه نمودار گانت
• مرحله هفتم: بررسی منابع مورد نیاز پروژه
• مرحله هشتم: برنامه ریزی ریسک
• مرحله نهم: کنترل پیشرفت پروژه
• مرحله دهم: کنترل هزینه های پروژه
• مرحله یازدهم : برنامه ریزی مجدد برای پروژه
• مرحله دوازدهم: بازبینی پروژه

شما در قسمت های قبلی، با چگونگی انجام هر مرحله آشنا شدید.

لطفا یک بار دیگر مراحل مدیریت پروژه را با دقت مرور کنید.

درست متوجه شده اید، اکثر فعالیت های مربوط به مدیریت پروژه، مربوط می شوند به فعالیت های مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه. پس نتیجه می گیریم که مدیریت پروژه. اساسا پیرامون موضوع برنامه ریزی است.

یک سوال: به نظر شما یک مدیر پروژه چگونه می تواند تمام این مراحل بالا را انجام دهد؟

جواب: قطعا مدیر پروژه برای انجام وظایف و مسئولیت های خود به تعدادی از کارشناسان حرفه ای برنامه ریزی و کنترل پروژه نیاز دارد. به عبارت دیگر، دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه میتواند به عنوان یک ابزار بسیار کارآمد و مفید، در اختیار مدیر پروژه قرار بگیرد تا او بتواند پروژه را با موفقیت به پایان برساند و این جایگاه واقعی سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه است.

تعریف ساده برنامه ریزی و کنترل پروژه

اگر بخواهم در یک جمله دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه را تعریف کنم خواهم گفت:

دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه، وسیله ای برای مچ گیری از پیمانکاران و نیروهای اجرایی نیست بلکه یک زبان مشترک است برای بیان نیازها و اندازه گیری زحمات.

واقعیت این است که مسئولین پروژه ها در سطوح مختلف و حتی مسئولین و کارشناسان واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه هر کدام انتظارات، دیدگاه ها و نظرات مختلفی در مورد عملکرد واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه دارند و هنوز در این مورد به اتفاق نظر نرسیده اند. همانطور که قبلا هم گفته ام، عنوان صحیح این واحد عبارت است از: واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه اما متاسفانه معمولا در سازمان ها و شرکت های پیمانکاری، این واحد را با عنوان واحد کنترل پروژه نام می برند و قسمت برنامه ریزی آن را حذف می کنند.

در ادامه آموزش بازبینی پروژه من فکر می کنم علت اصلی این اختلاف نظر ها در مورد سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه جوان بودن دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه در کشور ماست وگرنه در کشورهای پیشرفته، سیستم کاری واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه کاملا مشخص است و معمولا این واحد، جزو مهمترین و موفق ترین واحد ها در هر پروژه ای محسوب می شود. البته به نظر من، ما هم می توانیم در کشور خودمان، با کمی تلاش بیشتر، انجام مطالعه و کار تحقیقاتی موفقیت های زیادی را در زمینه مدیریت پروژه کسب کنیم. به شرط اینکه بخواهیم.

دیدگاه های اشتباه درباره برنامه ریزی و کنترل پروژه

در ادامه آموزش بازبینی پروژه قصد دارم تا به برخی از دیدگاه های اشتباه در مورد برنامه ریزی و کنترل پروژه اشاره کنم:

دیدگاه اشتباه اول: می توانیم بدون وجود برنامه، پروژه را شروع کنیم.

دیدگاه صحیح: بدون وجود اولین نسخه از برنامه ها، شروع پروژه ممنوع است. اجرای پروژه یعنی محقق کردن برنامه ها پس بنابراین، تا وقتی که اولین نسخه از برنامه ها را کامل نکرده باشید، نباید اجرای پروژه را شروع کنید.

دیدگاه اشتباه دوم: ما ابتدا برنامه ریزی می کنیم، سپس پروژه را شروع می کنیم و دیگر با برنامه ریزی کاری نداریم.

دیدگاه صحیح: فرآیند برنامه ریزی از ابتدای پروژه شروع می شود و تا پایان پروژه ادامه دارد.

بنابراین ما به طور دائم، باید برنامه های خود را اصلاح کرده و آن ها را بهبود ببخشیم تا پروژه با شرایط بهتری به پیش برود.

دیدگاه اشتباه سوم: برای پیاده سازی دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه، به یک محیط ایده آل نیاز داریم.

دیدگاه صحیح: جایی که شما به مدیر پروژه، سرپرست اجرا و … نیاز دارید. پس به برنامه ریزی و کنترل پروژه هم نیاز خواهید داشت و شما بدون داشتن یک تیم کامل نمی توانید با موفقیت، پروژه را اداره کنید.

دیدگاه اشتباه چهارم: برنامه زمانبندی پروژه ثابت است و تا پایان پروژه نباید آن را تغییر دهیم.

دیدگاه صحیح، برنامه زمانبندی، در واقع مدل شبیه سازی شده پروژه است و کاملا پویاست علاوه بر این ما باید هر ماه، اطلاعات واقعی را در برنامه وارد کنیم. در نتیجه، برنامه زمانبندی دائما در حال تغییر است.

اما شاید سوال کنید که واقعا در یک پروژه، چه نیازی به برنامه ریزی وجود دارد؟ چرا باید برنامه ریزی کنیم؟

پاسخ این است که به ۵ دلیل، نیاز به برنامه ریزی داریم:

• به ارزیابی وضعیت واقعی پروژه
• برنامه ریزی و چاره اندیشی برای آینده
• یافتن راه حل برای مشکلات احتمالی در آینده
• جلوگیری از ایجاد تاخیر در پروژه
•  احتمال موفقیت بیشتر در پروژه

فکر نمی کنم که موارد بالا، نیاز به توضیح خاصی داشته باشد، چرا که با کمی فکر کردن، به راحتی می توانیم اهمیت آن ها را درک کنیم.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش بازبینی پروژه بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉