ساختار شکست کار پیشرفته در نرم افزار MSP | (قسمت ۲۲)

تدوین انواع ساختار شکست کار در نرم افزار ام اس پی

 

 

ساختار شکست کار در ام اس پی : تدوین ساختار شکست کار در قسمت ۵ آموزش نرم افزار ام اس پی توضیح داده شد. در صورتی که در مورد ساختار شکست کار مطالعه کرده باشید می دانید که این ساختار شکست الزاما باید بر اساس تحویل شدنی های پروژه تنظیم شده باشد. با این حال برخی معیارهای دیگر نیز می توان برای شکست کار در نظر گرفت که محصول های مفید کنترلی دیگری دارند. در این حالت می توانید از ساختارهای شکست ثانویه کمک بگیرید.

این فصل علاوه بر توضیح دقیق تر ساختار شکست کار Project و ساختارهای شکست ثانویه، شیوه تنظیم ساختار شکست برای منابع و تخصیص ها را نیز توضیح می دهد. مسلط بودن به این مهارت امکانات کنترلی متنوعی در اختیارتان قرار خواهد داد.

 

 

قسمت ۵ آموزش نرم افزار ام اس پی :ساختار شکست کار (WBS) چیست و اجرا در نرم افزار MSP

مفهوم ساختار شکست

 

هر ساختار شکست گروهی از آیتم ها، مانند فعالیت ها و مایل ستون ها یا منابع را دسته بندی می کند. این دسته بندی دو نتیجه عمده دارد:

  • آیتم ها را خواناتر و درک شدنی می کند. وقتی با چند صد آیتم سر و کار داریم که هیچ نوع دسته بندی ندارند عملا نمی توانیم آن ها را به خوبی درک کنیم؛ ولی وقتی همان آیتم ها در ساختاری مناسب دسته بندی شده باشند خوانا می شوند.
  • اطلاعا  آیتم ها را خلاصه سازی می کند و به این ترتیب امکان های کنترلی جدید به وجود می آورد. به عنوان مثال اگر کارها را بر اساس مسئولیت ها دسته بندی کنید می توانید متوجه شوید که هر مسئولیت چه مقدار کار دارد، چه مقدار از آن کارها انجام شده است، چه مقدار تاخیر دارد و…

ساختار شکست کار

 

فعالیت ها سلسله مراتبی اصلی دارند، که همان ساختار شکست کار است و به طور پیش فرض به طور گرافیکی در جدول ها نمایش داده می شود. فیلدی با نام WBS نیز وجود دارد که کد سلسله مراتبی ساختار شکست کار را نشان می دهد.

به جز فیلد WBS، فیلدهای دیگری هم برای مشخص کردن اطلاعات سلسله مراتب ساختار شکست کار وجود دارند که در شکل زیر نمایش داده شده اند.

 

 

فیلدها از این قرارند:

  • Outline Number – کدهایی که در فیلد WBS نمایش داده می شوند، به طور پیش فرض با Outline Number برابر هستند، ولی می توانید آن ها را اختصاصی سازی نیز بکنید تا به جای اعداد ساده از حروف و رشته های متنی نیز استفاده کنند (مثلا P5.E.BD.5.1) و کد ساختار شکست کار خواناتر شود. در این حالت Outline Number همچنان همان کد ساده عددی را نشان خواهد داد (مثلا ۵٫۱٫۱٫۵٫۱). اختصاصی سازی کد WBS در سرفصل بعد توضیح داده می شود.
  • Outline Level – عددی را نشان می دهد که مشخص کننده سطح آیتم است. هر مرحله که آیتمی زیرمجموعه آیتم دیگری شده باشد ،Outline Level آن یک واحد اضافه می شود. این فیلد در خلاصه فعالیت پروژه مقدار صفر دارد.
  • Summary – فیلد Summary نشان می دهد که آیتم خلاصه فعالیت است یا خیر. آیتم هایی که خلاصه فعالیت باشند، یا به عبارت دیگر زیرمجموعه داشته باشند در این فیلد مقدار Yes و سایرین مقدار No دارند.

ویرایش و اختصاصی سازی کد WBS

 

همانطور که گفته شد، فیلد WBS به طور پیش فرض مقدارهای Outline Number را نشان می دهد. با این حال ،اگر مایل باشید می توانید آن را ویرایش کنید. برای این کار سلول مورد نظر خود را انتخاب کرده ،آنچه مایل هستید در فیلد WBS نوشته شود را وارد کنید.

 

 

WBS فعالیت شماره ۳۹ شکل قبل ویرایش و به جای آن عبارتی وارد شده است.

ساده ترین راه برای بازگرداندن مقدارها به مقدار پیش فرض این است که مقدار سلول ویرایش شده را پاک کنید.

با این کار دوباره مقدار Outline Number در WBS نمایش داده خواهد شد. بدیهی است که اگر کل ستون WBS را انتخاب کرده، کلید Delete صفحه کلید را بفشارید، کل کدهای فیلد WBS با Outline Number برابر خواهند شد.

تغییر کد WBS محدود به ویرایشی که توضیح داده شد نیست، می توانید آن را اختصاصی سازی کنید تا در قسمت های دلخواه به جای عدد از رشته های متنی استفاده شود. در زیر ساختار یکسانی نمایش داده شده است که یک بار با کدهای WBS ساده که صرفا از عدد استفاده می کنند و بار دیگر با کدی که در سطح اول به جای عدد از حروف استفاده می کند نمایش داده شده است.

  1. Project
  2. Engineering
  3.   Basic Design
  4.  Detailed Design
  5.  Procurement
  6.   Construction
  7. Project
  8. E.  Engineering
  9. E.1.  Basic Design
  10. E.2.  Detailed Design
  11. P. Procurement
  12. C. Construction
    در حالتی که از حروف کمک گرفته ایم به سادگی می توانیم متوجه شویم که کدی مانند E.2.5.4.3.2 متعلق به گروه Engineering است.

برای اختصاصی سازی کد WBS و به عبارت دیگر تعیین قالب بندی آن، روی Project| WBS| Define Code کلیک کنید تا کادر محاوره شکل زیر باز شود.

 

 

می توانید کد WBS را در این کادر قالب بندی کنید. هر کد WBS دارای چند سطح است که قالب بندی هرکدام از آن ها در یکی از ردیف های این جدول مشخص می شوند. اگر تعداد قسمت هایی که در این جدول تعریف کرده اید کمتر از سطوح Outline Number باشد، به جای قسمت های تعریف نشده از قالب بندی Outline Number استفاده خواهد شد.

هر قسمت می تواند با حرف یا عدد مشخص شود. این مسئله در فیلد Sequence جدول مشخص می شود. تعداد حروف یا اعداد هر آیتم، در Length مشخص می شود. اگر مایل به ایجاد قید برای این قسمت نیستید، گزینه Any را انتخاب کنید.

برای جدا کردن کد هر سطح از سطح بعد از علامتی استفاده می شود که در ستون Separator مشخص می شود.

به عنوان مثال کد WBS شکل زیر طوری ویرایش شده است که سطح اول آن رشته ای متنی و سطح دوم آن عددی به طول ۳ باشد.

 

 

این کد WBS با تنظیم های شکل زیر اختصاصی سازی شده است.

 

 

اگر اولین فیلدی که از یک کد استفاده می کند را ویرایش کنید، تمام فیلدهای زیرمجموعه آن نیز اصلاح خواهند شد. به عنوان مثال اگر به جای TS در ردیف ۳۲ متنی مانند xx قرار دهید، تمام کدهای زیرمجموعه آن نیز اصلاح خواهند شد.

 

 

سایر گزینه های کادر محاوره WBS Code Definition از این قرارند:

  • Project Code Prefix: اگر مایل باشید می توانید پیشوندی برای کد WBS تعریف کنید که در ابتدای تمام آن ها قرار بگیرد. از این پیشوند برای مشخص کردن پروژه استفاده می کنند.
  • Generate WBS code for new tasks: اگر فعال نباشد، فعالیت های جدید کد WBS نخواهند داشت و باید به طور دستی وارد شوند.
  • منحصر به فرد خواهند WBS اگر فعال باشد، کدهای :Verify uniqueness of new WBS codes بود.

 

قسمت ۸ آموزش نرم افزار MSP : آموزش ام اس پراجکت (MSP) برای مهندسین صنایع(قسمت ۸)

گروه بندی بر اساس فیلدهای ساده

 

برای پیاده سازی ساختارهای شکست ثانوی، باید از ابزار گروه بندی استفاده کرد. این ابزار آیتم ها، منابع یا تخصیص ها را بر اساس یک یا چند فیلد دسته بندی می کند و اطلاعات خلاصه سازی شده فیلدها را در سرفصل ها نمایش می دهد؛ یعنی عملا آنچه به دست می آید بسیار نزدیک به محصولِ دسته بندی فعالیت ها بر اساس WBS است.

برنامه نمونه شکل زیر را در نظر بگیرید.

 

 

از کادر بازشوی گروه بندی که در View| Data| Group by قرار دارد گزینه Complete and Incomplete Tasks را انتخاب کنید.

 

 

با این کار برنامه آن گونه که در شکل زیر نمایش داده شده است دیده خواهد شد.

 

 

در این حالت فعالیت ها در سه دسته قرارمی گیرند: آغاز نشده، در حال انجام و تکمیل شده. سه سرفصل، که مشابه خلاصه فعالیت ها هستند، برای هریک از این دسته ها نمایش داده می شوند. نمودار گانت نیز بر همین اساس بازسازی می شود.

 

 

هرکدام از سرفصل ها، اطلاعات فعالیت های زیرمجموعه خود را خلاصه سازی می کند. به عنوان مثال، سرفصل دوم که مربوط به فعالیت های در حال انجام است، مقدار ۲۱ درصد را در % Complete نشان می دهد؛ به این معنی که فعالیت های در حال انجام مجموعا ۲۱ درصد پیشرفت کرده اند. بسیاری از فیلدهای دیگر نیز به همین طریق خلاصه سازی می شوند. به عنوان مثال اگر هزینه فعالیت ها را وارد کرد باشید، می توانید خلاصه شده آن ها را هم در سرفصل ها دریافت کنید.

 

 

 

سری آموزش های نرم افزار ام اس پی

می خواهم تمام آموزش های ام اس پی را بخوانم

 

 

رفتار فیلدها در سرفصل های خلاصه سازی دقیقا مانند خلاصه فعالیت ها نیست. به عنوان مثال فیلد Fixed Cost در خلاصه فعالیت ها خلاصه سازی نمی شود، زیرا ممکن است لازم باشد که هزینه ثابتی برای خلاصه فعالیت وارد کنید، ولی در سرفصل های گروه بندی خلاصه سازی می شود.

در این مثال می توانیم بدانیم که ۵۲۱۰ واحد از هزینه برنامه ریزی شده پروژه متعلق به فعالیت هایی است که هنوز شروع نشده اند ،۵۵۴۰ واحد هزینه متعلق به فعالیت های تکمیل شده است و ۱۳۳۰ واحد به فعالیت هایی که در حال انجام هستند تعلق دارند. توجه کنید که چنین اطلاعاتی را بدون گروه بندی به سادگی نمی توان از برنامه ای که طبق WBS نمایش داده شده است استخراج کرد.

کادر بازشویی که پیش از این معرفی شد، تعدادی از پرکاربردترین روش های گروه بندیِ از پیش تعریف شده Project را در اختیارتان می گذارد. اگر گزینه No Group را انتخاب کنید، گروه بندی از بین می رود و آیتم ها بر اساس ساختار شکست کار دسته بندی می شوند.

تمام گروه بندی های از پیش تعریف شده در این لیست نمایش داده نمی شوند. برای استفاده از سایر گروه بندی ها، گزینه More Groups را از همان لیست انتخاب کنید تا کادر محاوره شکل زیر باز شود.

 

 

برای ساخت گروه بندی جدید، روی New کلیک کنید. با این کار کادر محاوره شکل زیر باز خواهد شد.

 

 

نام گروه بندی در فیلد Name مشخص می شود. اگر گزینه Show in menu فعال باشد، گروه بندی در لیست گروه بندی های پرکاربرد نمایش داده می شود.

اگر گزینه Show summary tasks را فعال کنید، خلاصه فعالیت ها نیز همراه با فعالیت ها گروه بندی می شوند .توجه داشته باشید که معمولا از این گزینه استفاده نمی شود، زیرا خلاصه فعالیت ها، سرفصل هایی هستند که برای گروه بندی فعالیت ها بر اساس WBS به کار می روند و زمانی که قصد دارید به جای WBS از گروه بندی دیگری استفاده کنید، درج کردن خلاصه فعالیت ها معمولا توجیهی نخواهد داشت. معمولا فقط کسانی از این گزینه استفاده می کنند که بر خلاف توصیه های اکید نام های منحصر به فرد برای فعالیت های خود انتخاب نکرده اند و در نتیجه نمایش آن ها بدون خلاصه فعالیت ها مشکل ایجاد می کند. وقتی تمام نام هایی که برای آیتم ها وارد کرده اید منحصر به فرد باشند گروه بندی ها و استفاده از ساختارهای شکست ثانویه بسیار کاربردی تر خواهد شد.

اگر گزینه Maintain Hierarchy را فعال کنید، بعد از انجام تمام دسته بندی ها، دسته بندی بر اساس WBS نیز اضافه می شود. جدا از مشخص کردن این تنظیم در مشخصات دسته بندی، بعدا نیز می توانید با کلیک کردن روی View| Data| Group By| Maintain Hierarchy in Current Group تنظیم را فعال یا غیر فعال کنید . گزینه های Group assignments, not tasks یا Group assignments, not resources مشخص می کنند که گروه بندی باید به جای فعالیت ها و منابع، برای تخصیص ها به کار رود و تنها در نماهای مربوط به تخصیص ،یعنی Task Usage و Resource Usage کاربرد دارد. این مسئله در ادامه توضیح داده خواهد شد.

در کادر محاوره لیستی وجود دارد که می توانید از آن برای وارد کردن معیار یا معیارهای گروه بندی استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید فعالیت ها را بر اساس مدت زمان هایشان گروه بندی کنید، از تنظیم هایی مشابه شکل زیر استفاده کنید.

 

 

نتیجه در شکل زیر نمایش داده شده است.

 

 

برخی از سرفصل های این شکل باز و برخی بسته هستند. همانطور که دیده می شود، برای هر مدت زمان یک سرفصل ساخته شده است. ممکن است مایل باشید می توانید به جای ساخت سرفصل برای هر مدت زمان، برای دوره های مختلف سرفصل های مختلفی بسازید. برای این کار در کادر محاوره گفته شده ردیف مربوط به Duration را انتخاب کرده، روی Define Group Intervals کلیک کنید تا کادر محاوره شکل زیر باز شود.

 

 

گزینه پیش فرض Each Value است که باعث می شود برای هر مقدار، یک دسته بندی ساخته شود. اگر به جای آن گزینه Day را انتخاب کرده، مدت زمان هر دسته را ۳ روز (Group interval) وارد کنید، نتیجه مانند آنچه در شکل زیر نمایش داده شده است خواهد بود.

 

 

این حالت هر سرفصل محدوده ای سه روزه از مدت زمان ها را پوشش می دهد.

اگر مایل باشید می توانید بیشتر از یک معیار برای گروه بندی مشخص کنید .در این صورت ساختار شکستی که به وجود خواهد آمد بیش از یک سطح خواهد داشت .به عنوان نمونه به کادر محاوره تعریف گروه بندی بازگشته ،معیار دیگری برای درصد پیشرفت وارد کنید.

 

 

روی Define Group Intervals کلیک کرده، تنظیم های شکل زیر را وارد کنید تا درصد پیشرفت ها به سه دسته آغاز نشده، در حال انجام و تکمیل شده گروه بندی شوند.

 

 

با این تنظیم ها برنامه به صورتی که در شکل زیر نمایش داده شده است خواهد بود.

 

 

همانطور که در شکل نیز دیده می شود، معیار دوم، آیتم های زیرمجموعه سرفصل های معیار اول را گروه بندی می کند.

هر فیلد گزینه های مخصوصی برای تعیین سرفصل ها دارد. اگر گزینه های موجود برایتان کافی نیست، می توانید یک فیلد اختصاصی بسازید که بر اساس مقدارهای فیلد مورد نظر و گزینه هایی که برای آن موجود است مقدارهای مناسبی به خود اختصاص دهد و بتوانید بر اساس آن گروه بندی را انجام دهید. به عنوان مثال فرض کنید بخواهید فعالیت ها را بر اساس شناوری کل به سه دسته زیر تقسیم کنید:

  • صفر
  • مقداری بزرگتر از صفر و کوچکتر از پنج روز
  • بزرگتر از مقدارهای گفته شده

پیاده سازی گروه بندی گفته شده با استفاده از فیلد Total Slack و گزینه های موجود برای آن در Define

Group Intervals ممکن نیست. به این خاطر می توانید فیلدی اختصاصی مانند Text1 با فرمول زیر بسازید:

IIf([Total Slack]=0,”Zero Slack”,IIf([Total Slack]<2400,”Short Slack”,”Long Slack”))

مقدار ۲۴۰۰ دقیقه معادل ۵ روز در تقویم استاندارد است.

به این ترتیب فیلد جدید آن گونه که در شکل زیر دیده می شود مقدار خواهد گرفت.

 

 

اکنون می توانید گروه بندی مورد نظر خود را بسازید.

 

 

نتیجه در شکل زیر نمایش داده شده است.

 

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش ساختار شکست کار در ام اس پی بود، لذت برده باشید. نظرات خودتون رو برای ما کامنت کنید تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

1

 

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.