آموزش ابتدایی برخی از تب های زبانه هوم (Number, Styles, Conditional formatting)

بخش NUMBER در نرم افزار اکسل

 

 

این بخش مربوط به اعداد ورودی، تعیین انواع آنها و سایر تنظیمات آن است. در تصویر زیر این بخش را مشاهده می کنید.

ابزار NUMBER FORMAT

این ابزار برای تعیین نوع اعداد وارد شده به سلول به کار میرود. اگر روی این ابزار) ( کلیک کنیم لیستی باز میشود که میتوان در آن یکی از انواع مختلف عدد )واحد پولی، تاریخ و …( را انتخاب کرد. در حالت عادی و پیش فرض تمامی اعداد با فرمت GENARAL شناخته میشوند. در واقع به عنوان یک عدد با آنها برخورد میشود. در تصویر زیر در سلول D1 عدد ۵۰۰۰ نوشته شده است.

حال اگر در لیست انواع اعداد ابزار NUMBER FORMAT گزینه CURRENCY را انتخاب کنیم شکل این عدد بصورت زیر تغییر میکند.

مشاهده میکنید بصورت خودکار در کنار این عدد علامت دلار “$” قرار داده شده و همچنین تا دو رقم اعشار این عدد نیز مشخص شده است.
اکسل برای محاسبه و نشان دادن تاریخ بصورت پیش فرض روز اول ماه اول سال ۱۹۱۱ میلادی را مبدا قرار داده و به آن سریال ۱ را اختصاص داده. از این رو اگر فرمت همین عدد ۵۱۱۱ را که در سلول D1 نوشته شده است را به SHORT DATE تغییر دهیم، خواهیم دید یک تاریخ نمایش داده میشود.

در واقع عدد ۵۰۰۰ در قالب تاریخ پنج هزارمین روز بعد از تاریخ ۱/۱/۱۹۱۱ میلادی در نظر گرفته میشود.

 

آموزش مرتبط : آموزش توابع ROUND, COUNTIF, COUNT

ابزار ACCOUNTING NUMBER FORMAT

این ابزار نوع واحد پولی اعداد را مشخص میکند. در حالت پیش فرض با کلیک بر ابزار ACCOUNTINGNUMBER FORMAT لیستی از انواع واحدهای پولی برای انتخاب نمایش داده میشود.

 

 

برای انتخاب سایر واحدهای پولی مثل ریال گزینه MORE ACCOUNTING FAORMATS را انتخاب کنید.

 

 

در کادر ظاهر شده جدید در بخش ACCOUNTING در لیست باز شونده مقابل گزینه SYMBOL واحد پولی “PERSIAN ریال” را انتخاب کنید.

 

در کادر مقابل گزینه DECIMAL PLACES نیز تعداد اعشار را میتوان مشخص کرد.

 

 

در پایان روی گزینه OK کلیک میکنیم. عدد موجود در سلول D1 بصورت زیر تغییر پیدا کرده است.

 

حال اگر به ابزار NUMBER FORMAT نگاه کنید خواهید دید بطور خودکار فرمت عدد به ACCOUNTING تغییر پیدا کرده است.

 

 

نکته حائز اهمیت در این بخش این است که اگر ما با کیبورد در یک سلول عبارت “۵۱۱۱ ریال” را بنویسیم ،اکسل این عبارت را یک متن در نظر میگیرد و نه عدد. اما اگر با روش فوق یک واحد پولی به عدد اضافه شود ،عبارت موجود در سلول عدد در نظر گرفته میشود .برای توضیح تفاوت این دو مورد به طرح مثال زیر میپردازیم.

مثال
در سلول A1 فروش یک شرکت را با انتخاب واحد پولی ۱۰۰۰۰۰۰ ریال نوشته و در سلول A2 با کیبورد عبارت “۱۰۰۰۰۰۰ ریال” را مینویسیم.

حال اگر فرض کنیم سود خالص این شرکت ۱۵ درصد فروش آن باشد و بخواهیم مبلغ سود را با فرمول در مقابل هر سلول در ستون B بنویسیم، در سلول B1 فرمول =A1*0.15 و در سلول B2 فرمول =A2*0.15 را مینویسیم. خواهیم دید در سلول B1 عدد ۱۵۱۱۱۱ ریال و در سلول B2 خطای #VALUE! نمایش داده میشود. این خطا به دلیل این است که اکسل عبارت موجود در سلول A2 را متن در نظر گرفته و ضرب متن در یک عدد غیرممکن میباشد.

ابزار ‌‎PERCENT STYLE

این ابزار عدد وارد شده به یک سلول را درصد در نظر میگیرد و در کنار آن علامت “%” قرار میدهد. فرض کنید میخواهیم در سلول F1 مقدار ۱۵/۱ را بنویسیم. برای این کار میتوانیم در این سلول عدد ۰٫۱۵ را بنویسیم و کلید ENTER را بفشاریم.

اما راه دیگر برای انجام این عمل این است که ابتدا سلول F1 را فعال کنیم و سپس ابزار PERCENT STYLE انتخاب کنیم و سپس فقط عدد ۱۵ را در سلول F1 بنویسیم و کلید ENTER را بفشاریم.

ابزار COMMA STYLE

این ابزار برای سه رقم سه رقم جدا کردن اعداد درون سلولها بکار میرود. فرض کنید در سلول G1 عدد ۵۱۱۱۱۱ نوشته شده است. برای اینکه این عدد بصورت ۵۱۱۰۱۱۱ نوشته شود کافیست روی ابزار COMMA STYLE یک بار کلیک کنیم.

بصورت خودکار پس از عدد دو رقم اعشار نیز نمایش داده میشود.

ابزار  INCREASE DECIMAL

این ابزار برای افزایش تعداد ارقام اعشار در یک سلول بکار میرود. فرض کنید از رابطه قطر و محیط یک دایره عدد پی را به دست آوردهایم.

برای افزایش تعداد ارقام بعد از اعشار این عدد به تعداد لازم روی گزینه INCREASE DECIMAL کلیک میکنیم.

ابزار DECREASE DECIMAL

این ابزار برای کاهش تعداد ارقام اعشار در یک سلول بکار میرود و عکس ابزار INCREASE DECIMAL رفتار میکند. فرض کنید از رابطه قطر و محیط یک دایره عدد پی را به دست آوردهایم.

برای کاهش تعداد ارقام بعد از اعشار این عدد به تعداد لازم روی گزینه DECREASE DECIMAL کلیک میکنیم.

مثال: در اکسل بصورت پیش فرض شماره هایی که اول آنها صفر باشد، بدون صفر نمایش داده میشوند. فرضا اگر در سلول G1 یک شماره تلفن همراه مانند ۰۹۱۱۱۲۳۴۵۶۷ نوشته شود، بصورت زیر نمایش داده میشود.

برای اصلاح این حالت و قرار دادن صفر در ابتدای شماره باید در قسمت گوشه سمت چپ و پایین بخش NUMBER همانند شکل زیر روی گزینه های بیشتر NUMBER FORMAT کلیک کنیم.

 

 

در کادر باز شده جدید در قسمت SPECIAL گزینه PHONE NUMBER را انتخاب کنید. خواهید دید شماره به صورت ۴۵۶۷-۳۲۱(۱۱۹) نمایش داده شده است.

 

حالا دوباره روی قسمت CUSTOM کلیک کنید.

حالا در کادر مشخص شده در تصویر فوق، قسمت آخر را به شکل زیر تغییر میدهیم.

حالا با کلیک بر گزینه OK تصویر زیر را مشاهده میکنید.

مثال: عدد ۲٫۶ را بصورت کسری در سلول G1 بنویسید. برای این کار ابتدا در سلول G1 این عدد را مینویسیم.

سپس با کلیک بر گزینه های بیشتر بخش NUMBER کادر جدیدی باز میشود.

 

در این کادر روی قسمت FRACTION کلیک میکنیم و در انواع گزینههای آن که نمایانگر مخرج کسرمیباشند، گزینه آخر یعنی AS HUNDRESDTHS (30/100) را انتخاب میکنیم و در پایان بر گزینه OK کلیک میکنیم.

 

 

عدد حاصل بصورت زیر خواهد بود.

حال اگر بجای این عدد، عدد ۰٫۳۵ نوشته شود، شکل حاصل بصورت زیر خواهد بود.

بخش CLIPBOARD در نرم افزار (Excel) اکسل

این بخش برای کپی و جابجایی سلولها و همچنین کپی فرمت سلولها بکار میرود. در تصویر زیر این بخش و ابزارهای آن را مشاهده میکنید.

ابزار FORMAT PAINTER

این ابزار برای کپی کردن فرمت یک سلول در سلولهای دیگر بکار میرود .رنگ، نوع فونت، سایز و سایر تنظیماتی که روی یک سلول انجام شده به وسیله این ابزار قابل کپس روی سایر سلولها است .فرض کنید در سلول A1 فرمت زیر برقرار است.

میخواهیم همین مشخصات ظاهری )اندازه و رنگ و …( را در سلول C1 نیز داشته باشیم. میتوانیم تک تک این تنظیمات را روی این سلول ایجاد کنیم. اما راه سادهتر برای این کار استفاده از ابزار FORMAT PAINTER ) ( است. برای این کار ابتدا روی سلول مبدا) A1( کلیک میکنیم تا فعال شود، سپس یک بار روی ابزار
FORMAT PAINTER کلیک میکنیم تا فرمت سلول A1 کپی شود.

 

 

حالا یکبار با ماوس روی سلول C1 کلیک میکنیم. مشاهده میشود که سلول C1 نیز شکل ظاهری سلول A1 را به خود گرفته است.

 

 

حال اگر در سلول C1 عددی بنویسیم خواهیم دید این عدد همانند عدد موجود در سلول A1 نوشته میشود.

 

 

در این حالت با هر بار کلیک بر این ابزار میتوان فقط فرمت کپی شده را روی یک سلول کپی کرد. حال اگربخواهیم یک فرمت را روی تعداد بیشتری از سلولها کپی کنیم کافیست روی ابزار FORMAT PAINTER دبل کلیک کنیم. فرض کنید در ادامه مثال قبل میخواهیم فرمت سلول A1 را در سه سلول C3 ،A2 و D4 داشته باشیم. برای این کار ابتدا سلول A1 را فعال میکنیم و سپس روی گزینه FORMAT PAINTER دبل کلیک میکنیم.

 

 

حالا روی سه سلول مورد نظر یک بار کلیک میکنیم.

 

 

حال برای اینکه فرمت از حالت کپی خارج شود کافیست دوباره یک بار روی گزینه FORMAT PAINTER کلیک کنیم.

ابزار PASTE و CUT و COPY در نرم افزار اکسل

این ابزارها قبلا در فصل اول توضیح داده شدهاند. لذا در این بخش از توضیح آنها چشم پوشی میکنیم .اما ابزار پرکاربرد این بخش گزینه CLIPBOARD است.

با کلیک بر این گزینه همانند شکل زیر کادری باز میشود که CLIPBOARD نامیده میشود.

زمانیکه این کادر باز باشد، هر چیزی که کپی یا برش میکنید، یک نسخه از آن در این کادر نمایش داده میشود . برای مثال در شکل زیر چند عدد و متن و شکل کپی شده اند.

 

 

حالا هر زمان که به این موارد در یک سلول نیاز داشتیم، ابتدا روی سلول کلیک کرده تا فعال شود، سپس روی گزینه مورد نظر یک بار کلیک میکنیم تا در سلول مورد نظر کپی شود. برای مثال میخواهیم کلمه “حسابداری” که در CLIPBOARD وجود دارد را در سلول L7 داشته باشیم. برای این کار ابتدا روی سلول L7 کلیک میکنیم و سپس روی گزینه “حسابداری” در CLIPBOARD کلیک میکنیم.

برای حذف یک گزینه از CLIPBOARD کافیست روی مثلث کنار آن کلیک کرده و گزینه DELETEرا انتخاب کنیم.

بخش STYLES در نرم افزار اکسل

این بخش شامل ابزارهایی برای فرمت سلولها و همچنین شامل فرمتهای شرطی است. در تصویر زیر ابزارهای این بخش را مشاهده میکنید.

ابزار CELL STYLES در اکسل

این گزینه یک سری فرمتهای آماده برای سلولها را در خود جای داده است. با کلیک بر گزینه CELL STYLES انواع مختلف فرمتها نمایان میشود که برحسب نیاز و علاقه خود میتوانید آنها را انتخاب کنید.

 

ابزار FORMAT AS TABLE در اکسل

این ابزار برای رسم جدول با فرمتهای مختلف بکار گرفته میشود. با کلیک بر این این ابزار لیست انواع فرمت ها نمایان میشود.

 

با انتخاب هر کدام از آنها کادر جدیدی باز میشود که از شما میخواهد محدوده جدول را مشخص کنید.

حالا میتوانید منطقه مورد نظر برای ایجاد جدول را با ماوس انتخاب کنید و یا آدرس آن را در کادر فوق بنویسید و در پایان گزینه OK را انتخاب کنید. در تصویر زیر منطقه سلولهای B3 تا F15 بوسیله ماوس انتخاب شده است.

و در نهایت جدول ایجاد شده بصورت زیر است.

ابزار CONDITIONAL FORMATTING در اکسل

این ابزار برای ایجاد فرمتهای شرطی بکار میروند .برای مثال میتوانیم به یک سلول دستور دهیم اگر عددی در آن وارد شد و آن عدد بزرگتر از ۱۱ باشد رنگ عدد قرمز و اگر کوچکتر از ۱۱ باشد رنگ آن سبز شود. برای توضیح بیشتر این ابزار به طرح چند مثال میپردازیم. ابزار CONDITIONAL FORMATTING  شامل چندین حالت درون خود است که با کلیک بر آن نمایان میشود.

 

مثال: فروش ماهانه یک شرکت در طول سال ۱۳۹۲ در محیط اکسل همانند تصویر زیر وجود دارد. میخواهیم فرمت این اعداد را طوری تنظیم کنیم که اگر فروش هر ماه کمتر از ۳۱۱۱۱۱۱ ریال باشد، رنگ زمینه آن سلول قرمز شود.

 

برای این کار ابتدا این اعداد را با هم انتخاب میکنیم.

 

 

سپس از ابزار FORMATTING CONDITIONAL از قسمت CELLS HIGHLIGHT RULES گزینه THAN LESS را انتخاب میکنیم.

 

 

در کادر باز شده عدد ۳۰۰۰۰۰۰ ر را مینویسیم و در لیست فرمت آن گزینه LIGHT RED FILL را انتخاب و روی گزینه OK کلیک میکنیم.

 

خواهیم دید اعداد کوچکتر از ۳۰۰۰۰۰۰ دارای پس زمینه قرمز شده اند.

 

 

برای پاک کردن یک فرمت شرطی از سلولها کافیست ابتدا آنها را انتخاب کنید و سپس از ابزار CONDITIONAL FORMATTING از قسمت CLEAR RULES همانند شکل زیر عمل می کنیم.

 

 

گزینه اول برای پاک کردن فرمت از سلولهای انتخاب شده و گزینه دوم برای پاک کردن تمانی فرمتهای شرطی موجود در کاربرگ کاربرد دارد.

بخش CELLS در نرم افزار اکسل در تب(زبانه) Home

این بخش شامل ابزارهایی برای افزودن و حذف سلول، ستون ،سطر و کاربرگ است. همچنین تنظیماتی چون رنگ و اندازه سلولها نیز در آن قرار دارد. به دلیل اینکه این ابزارها قبلا توضیح داده شدهاند فقط به معرفی آنها بسنده میکنیم. در تصویر زیر ابزارهای این بخش را مشاهده میکنید.

ابزار INSERT در اکسل در تب(زبانه) Home

این ابزار شامل چند گزینه در خود است که با کلیک بر گزینه INSERT نمایان میشوند. در لیست باز شده همانند تصویر زیر گزینههایی برای افزودن سلول، سطر، ستون و کاربرگ وجود دارد.

ابزار DELETE این ابزار شامل چند گزینه در خود است که با کلیک بر گزینه DELETE نمایان میشوند. در لیست باز شده همانند تصویر زیر گزینههایی برای حذف کردن سلول، سطر، ستون و کاربرگ وجود دارد.

بخوانید : شروع کار با نرم افزار اکسل Excel

ابزار FORMAT در در تب(زبانه) Home اکسل

در این ابزار هم گزینههای زیادی از جمله تغییر اندازه سلولها، تغییر نام کاربرگ، تغییر رنگ پس زمینه سلولها و … وجود دارد. با کلیک بر ابزار FORMAT ابزارهای درون آن نمایان میشوند.

 

 

 

فرمول نویسی کعبی در نرم افزار اکسل

گاهی اوقات لازم است بر روی چند سلول یکسان اما در کاربرگ های مختلف اعمال خاصی انجام و یا برای آنها فرمولی نوشت شود. فرض کنید فروش ماهانه ۴ سال متوالی یک شرکت در ۴ کاربرگ در یک جدول یکسان بصورت زیر قرار دارد.

 

 

می خواهیم در سلول D8 کاربرگ فروش سال ۱۳۹۲ فرمولی بنویسیم که میانگین فروش مهرماه ۴ سال گذشته را نمایش داده. برای این کار ابتدا این سلول را فعال کرده و در آن تابع AVERAGE را همانند تصویر زیر فرا میخوانیم.

 

کالا در فرمول این تابع یک بار با ماوس روی سلول فروش مهرماه (B5) کلیک میکنیم.

حالا در این لحظه کلید SHIFT را نگه میداریم و روی آخرین کاربرگ آخرین سال کلیک میکنیم.

حالا فرمول موجود در سلول D8 بصورت زیر تغییر یافته است.

حالا با فشردن کلید ENTER خواهید دید میانگین فروش مهر ماه در ۴ سال گذشته در این سلول محاسبه شده است.

 

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آمزش برخی از بخش های تب Home بود، لذت برده باشید. نظرات خودتون رو برای ما کامنت کنید تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

 

 

 

 

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.