ارزیابی عملکرد پروژه در نرم افزار ام اس پروجکت

ارزیابی عملکرد پروژه‌ : برنامه‌ریزهایی که در ایران مشغول به کار هستند معمولا مجبورند که پیشرفت را به شکلی که اصطلاحا «پیشرفت فیزیکی» نامیده می‌شود و در کشورهای پیشرفته مرسول نیست محاسبه کنند. با این حال روش مرسول در اکثر پروژه‌ها، به خصوص آن‌هایی که در کشورها و شرکت‌های پیشرفته اجرا می‌شوند، تحلیل ارزش کسب شده است.

به همین خاطر لازم است که با وجود آشنایی با مطالب فصل گذشته که در مورد محاسبه پیشرفت فیزیکی بود، با مفهوم تحلیل ارزش کسب شده نیز به خوبی آشنا باشید. البته یک راه پیاده‌سازی پیشرفت فیزیکی نیز استفاده از فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده است و در نتیجه هرچه بیشتر با عملکرد این مجموعه آشنا باشید در محاسبه پیشرفت فیزیکی نیز موثرتر عمل خواهید کرد.

ارزیابی عملکرد پروژه‌ : معایب ضرایب وزنی مبتنی بر هزینه

در ادامه آموزش ارزیابی عملکرد پروژه مجموعه فعالیتی مانند نازک کاری یک ساختمان را در نظر بگیرید. این مجموعه شامل تعداد زیادی کار می‌شود که هرکدام نیاز به تخصص‌هایی دارند، نیاز به مدیریت دارند و زمان فراوانی هم صرفِ آنها می‌شود. فعالیت دیگری مانند تهیه و نصب تجهیزات موتورخانه را در نظر بگیرید. ممکن است تهیه آن یک هفته زمان ببرد و در دو روز هم نصب شود؛ ولی هزینه آن در مقابل نازک‌کاری قابل توجه باشد.

اگر هزینه مبنا قرار گیرد، ارزش تهیه و نصب موتورخانه به اندازه نسبت هزینه آن به هزینه کلِ نازک‌کاری خواهد بود، و این مسئله از نظر هیچکس قابل قبول نیست، زیرا کاری که صرفِ آن می‌شود به مراتب کمتر از آن نسبت نازک‌کاری است. نکته‌ای که باید در نظر گرفته شود این است که اقلامی اینچنینی بی دلیل گرانقیمت نیستند.

تجهیزات موتورخانه سریع تهیه و نصب می‌شوند، ولی زمان، نیروی کاری، تخصص و منابع فراوانی در کارخانه سازنده صرفِ آن میشود. این زمان، نیرو، تخصص و منابع عمال برای پروژه مصرف شده‌اند و در نتیجه هزینه بالای تجهیزات را توجیه میکنند. نکته مهم در این است که اگر هزینه‌ها اینگونه در محاسبه پیشرفت درج شوند، پیشرفت پروژه به دقت و به شیوه مناسبی تعیین میشود، ولی معمولا چنین چیزی هدف نیست!

معمولا هدف از ارزیابی در پروژه‌ها، سنجش عملکرد پیمانکار است و نه پروژه؛ کاری که کارخانه سازنده انجام داده است در راستای پیشبرد پروژه بوده است، ولی ارتباط چندانی با کاری که پیمانکار انجام داده است ندارد.

تحلیل عملکرد پروژه‌ : گستره تحلیل ارزش کسب شده

در ادامه آموزش ارزیابی عملکرد پروژه تحلیل ارزش کسب شده با مجموعه ای از فیلدها انجام می‌شود که فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده نامیده می‌شوند. بسیاری از این فیلدها مبنای مالی دارند و به همین خاطر برخی به اشتباه گمان می‌کنند تحلیل ارزش کسب شده سیستمی برای ارزیابی عملکرد مالی پروژه است.

تحلیل ارزش کسب شده برای ارزیابی موارد زیر به کار میرود:

• عملکرد زمانی پروژه
• عملکرد کاری پروژه
• عملکرد مالی پروژه

در ادامه با فیلدها و کاربرد هریک آشنا خواهید شد.

مبانی تحلیل ارزش کسب شده

در ادامه آموزش ارزیابی عملکرد پروژه پیش از ابداع و رواج تحلیل ارزش کسب شده معموال وضعیت پروژه‌ها را با مقایسه هزینه واقعی و هزینه برنامه‌ریزی شده می‌سنجیدند. اگر هزینه واقعی کمتر از هزینه برنامه‌ریزی شده بود، برایشان به معنی جلو بودنِ از برنامه بود و اگر کمتر بود، به معنی عقب بودن. ولی این روش مناسب نیست، زیرا برآوردهای مالی همیشه تقریبی هستند و این تقریب بر فاصله بین هزینه واقعی و برنامه‌ریزی شده اثر میگذارد. به عنوان مثال ممکن است کار تا مرحله‌ای خاص از برنامه عقب باشد، ولی به خاطر پایین بودن برآورده‌ای اولیه، هزینه واقعیِ آن از هزینه برنامه‌ریزی شده بالاتر باشد.

برای رفع این مشکل تعبیری به نام ارزش کسب شده (Value Earned) ابداع شد. ارزش کسب شده هزینه برنامه‌ریزی شده کارهای انجام شده است. یعنی اگر برآورد اولیه کاری ۱۰۰ واحد مالی باشد و نیمی از آن انجام شده باشد، ارزش کسب شده آن ۵۰ واحد مالی خواهد بود؛ حال اینکه ممکن است برای انجام آن مقدار از کار ۱۲۰ واحد مالی صرف شده باشد. ارزش کسب شده همان پیشرفت فیزیکی است؛ در این مثال پیشرفت فیزیکی فعالیت ٪۵۰ است، در حالی که پیشرفت مالی آن ٪۱۲۰ است.

ارزش کسب شده در Project با عنوان BCWP ارائه می‌شود.

فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده

سه مقدار زیر در تحلیل ارزش کسب شده نقش مهمی دارند:

• BCWS :هزینه برنامهریزی شده کارهای برنامهریزی شده تا Date Status
• ACWP:هزینه واقعی کارهای انجام شده (واقعی) تا Date Status
• BCWP:هزینه برنامه‌ریزی شده کارهایی که تا Date Status واقعا انجام شده‌اند

منظور از ارزش کسب شده (Value Earned)یا به طور خالصه EV، همان BCWP است. اهمیت این مقدار در این است که هزینه‌های واقعی نماینده پیشرفت کار نیستند، زیرا ممکن است برآوردهای اولیه با اجرا مطابقت کافی نداشته باشند. ارزش کسب شده مبلغ کارهای انجام شده را به تناظر هزینه اولیه مشخص می‌کند.

توجه داشته باشید که اگر فعالیتی بیش از مقدار برنامه‌ریزی شده در Date Status پیشرفت کرده باشد،پیشرفتی که اضافه بر آن تاریخ کرده باشد در محاسبه ارزش کسب شده لحاظ نمی‌شود.

هر سه فیلد مقداری مالی دارند، ولی می‌توانید آن‌ها را بر برآورد هزینه کل پروژه تقسیم کنید تا تبدیل به درصد پیشرفت شوند. در این صورت:

• BCWS تقسیم بر هزینه اولیه کل پروژه: پیشرفت برنامه‌ریزی شده
• BCWP تقسیم بر هزینه اولیه کل پروژه: پیشرفت واقعی

این دو فیلد وجود ندارند و در صورتی که به آن‌ها نیاز دارید می‌توانید از فیلدهای اختصاصی کمک بگیرید. محاسبات دیگری نیز بر اساس این سه فیلد انجام می‌شود که برخی از آن‌ها از این قرارند:

• SPI:حاصل تقسیم BCWP بر BCWS است. اگر مقدار ۱ داشته باشد، به معنی انطباق اجرا بر برنامه و در غیر این صورت نشان‌دهنده انحراف است.
• CPI:حاصل تقسیم BCWP بر ACWP است و انحراف هزینه واقعی و هزینه‌ای که می‌بایست برای همان کارها صرف شده باشد را نشان میدهد. عدد ۱ نشان‌دهنده نبودِ انحراف است.
• SV:با رابطه BCWS-BCWP به دست می‌آید و تعبیری غیر نسبی از انحراف زمان‌بندی است. معمولا به جای این فیلد از SPI یا %SV استفاده می‌شود.
• %SV:با رابطه BCWS-BCWP)/BCWP) به دست می آید و تعبیری نسبی از انحراف زمانبندی است.
• CV:با رابطه ACWP-BCWP به دست می‌آید و تعبیری غیر نسبی از انحراف هزینه است. معمولا به جای آن از فیلد CPI یا %CV استفاده میشود.
• %CV: با رابطه (BCWP-ACWP)/BCWP به دست می آید و تعبیری از انحراف هزینه است.

فیلدهای دیگری که عمدتا برای پیشبینی‌ها به کار میروند از این قرارند:

• BaselineX Cost:مقدار مهمی که برای محاسبات تحلیل ارزش کسب شده به کار میرود BAC است که هزینه برنامه‌ریزی شده کار کار را نشان میدهد. در Project فیلد جداگانه‌ای برای BAC وجود ندارد، زیرا مقدار آن با Cost BaselineX برابر است.
• TCPI:فیلد CPI شاخص عملکرد هزینه را تا Date Status نشان می‌دهد. فیلد TCPI نشان می‌دهد که برای تکمیل پروژه باید ادامه کار با چه مقدار CPI انجام شود. TCPI از رابطه  (BAC-BCWP)/(BAC-ACWP) به دست می‌آید.
• EAC:هزینه تخمینی زمان تکمیل را با رابطه ACWP+(BAC-BCWP)/CPI محاسبه می‌کند
• VAC:با رابطه EAC-BAC محاسبه می‌شود و انحراف هزینه تخمینی زمان تکمیل را با هزینه برنامه‌ریزی شده نشان می‌دهد.

آخرین فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده که جنبه تنظیمی دارند از این قرارند:

• Earned Value Method: شیوه محاسبه ارزش کسب شده را برای تک تک فعالیتها تعیین میکند. یک انتخاب این است که پیشرفت‌ها بر اساس فیلد Complete % محاسبه شوند، یعنی جنبه زمانی داشته باشند و انتخاب دیگر فیلد Complete % Physical است که مقدارهای آن دستی وارد می‌شوند.
• Physical % complete:این فیلد به جز تحلیل ارزش کسب شده کاربرد دیگری ندارد، محاسباتی نیست (مقدارهای خلاصه‌فعالیت‌ها بر اساس فعالیت‌ها محاسبه نمی‌شوند) و زمانی به کار می‌روند که Method Value Earned فعالیتی از نوع Complete % Physical باشد. زمانی از این ترکیب استفاده می‌کنند که مقادیر محاسباتی Complete % برای محاسبه تحلیل ارزش کسب شده مناسب نباشد.

تمام مقدارهای Complete % Physical را باید دستی وارد کرد.

بسیاری از فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده زمان‌مند هستند و این ویژگی قابلیت بسیار مهمی به شمار می‌‎رود. بسیاری از این فیلدها علاوه بر فعالیت‌ها و خلاصه‌فعالیت‌ها در منابع نیز کاربرد دارند. به عنوان مثال می‌توانید پیشرفت هر منبع یا گروهی از منابع را هم از فیلدهای BCWP و BCWS بخوانید.

ارزیابی عملکرد پروژه‌ : نیازهای تحلیل ارزش کسب شده در MSP

در ادامه آموزش ارزیابی عملکرد پروژه همیشه باید در پایان برنامه‌ریزی و بعد از تصویبِ آن، خط مبنایی ذخیره کنید تا وضعیت اولیه برنامه حفظ شود. تحلیل ارزش کسب شده بدون خط مبنا پیاده‌سازی نمیشود. بنا بر این باید توجه بیشتری به خط مبنا داشته باشید. از سوی دیگر اگر بیش از یک خط مبنا دارید، باید مراقب باشید که خط مبنای مناسبی برای تحلیل ارزش کسب شده به کار رود.

استفاده از هر خط مبنا تعبیر خاص خود را دارد، ولی نکته مهم این است که خط مبنایی که به کار می‌رود با تعبیری که وجود دارد هماهنگ باشد.
برای تعیین خط مبنایی که در محاسبات تحلیل ارزش کسب شده به کار می‌رود، به Advanced| Options| File بروید.

خط مبنایی که قصد دارید برای محاسبه تحلیل ارزش کسب شده به کار رود را در Baseline for Earned Value calculation انتخاب کنید. در این قسمت کادر بازشویی وجود دارد که خط‌های مبنا را نشان می‌دهد. نکته دیگری که اهمیت دارد، مقدار Date Status است. تقریبا تمام فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده به نوعی وابسته به این مقدار هستند.

معموال بهتر است که Date Status را برابر با تاریخِ ورود آخرین مقادیر واقعی تنظیم کرد. خود را عادت دهید که هر بار پیش از استخراج مقادیر تحلیل ارزش کسب شده، Date Status را کنترل کنید. برای کنترل Date Status به Status| Project مراجعه کنید.

تاریخ مورد نظر خود را وارد کرده، روی OK کلیک کنید. مطابق معمول می‌توانید تاریخ را دستی وارد کنید یا روی فلشِ کوچکِ سمت راست کلیک کنید تا تقویمی باز شود و تاریخ را از شما دریافت کند. یک راه دیگر برای تغییر این تاریخ، مراجعه به کادر محاوره Information Project است. برای این منظور Information Project| Properties| Project را اجرا کنید یا کلید Alt صفحه کلید را نگه داشته، دو بار کلید P را بفشارید.

در این کادر محاوره قسمتی به نام Date Status وجود دارد که تاریخ را نشان میدهد و می‌توانید آن را تنظیم نیز بکنید.
آخرین نکته‌ای که باید در استفاده از تحلیل ارزش کسب شده در نظر داشته باشید این است که هزینه‌های ناشی از منابع هزینه (resource cost) در این محاسبات به کار نمی‌رود. فقط Cost Fixedها و هزینه‌های منابع کاری و مصرفی در تحلیل ارزش کسب شده به کار می‌روند.

آموزش مرتبط : آموزش گزارش گیری در نرم افزار MSP – تصویری و گام به گام

تحلیل عملکرد پروژه‌ : کاربرد تحلیل ارزش کسب شده

برنامه شکل زیر را در نظر بگیرید.

تمام فعالیت‌ها دارای یک یا دو منبع هستند، که نام آنها در نمودار گانت نمایش داده شده است. هزینه منابع نیز به صورتی است که در شکل ۲۱-۶ دیده می‌شود.

برای برخی از فعالیت‌ها هزینه ثابت نیز تعریف شده است. خط مبنای برنامه نیز ذخیره شده و در نمودار گانت با میله‌های پر رنگ نمایش داده شده است.

فیلدهای BCWP، BCWS و ACWS را به جدول اضافه می‌کنیم.

فیلدهای ACWP و BCWP وابسته به پیشرفت هستند و چون پیشرفت برنامه در حال حاضر صفر است، همگی مقدار صفر نشان می‌دهند. فیلد BCWS بر اساس پیشرفت واقعی نیست و بر اساس Date Status مقدار گرفته است. Date Status در ابتدای روز ششم قرار دارد (در نمودار گانت با خطچین مشخص شده است)، پس می‌توانیم نتیجه بگیریم که تا این تاریخ باید ۳۶۱۰ واحد از کل مقدار که ۶۸۱۰ است، هزینه شده باشد، یعنی ٪۵۳ پیشرفت کرده باشیم. البته توجه داشته باشید که مقدار ۶۸۱۱ در فیلد Cost قرار دارد که می‌تواند باپیشرفت پروژه تغییر کند و باید مقدار برنامه‌ریزی شده را از Cost Baseline خواند. ولی در حال حاضر چون برنامه مطابق خط مبنا است، این دو مقدار برابرند.

میتوانید Date Status را عوض کنید تا مقدار پیشرفت برنامهریزی شده تاریخ‌های دیگر نیز به دست آید. اگر نیاز به کنترل یا استخراج مقدار در تاریخ های متعددی دارید، بهتر است که از BCWS زمان‌مند استفاده کنید. برای این کار به نمای Usage Task مراجعه کرده، فیلد BCWS را در جدول زمانمند باز کنید. شکل ۲۱-۸ نمای ترکیبی گانت و Usage Task را همراه با تمام فیلدهای ارزش کسب شده زمان‌مند، نشان می‌دهد.

در قسمت بالای نما، خالصه فعالیت پروژه انتخاب شده و در نتیجه در جدول پایین اطلاعات همان آیتم، یعنی خلاصه فعالیت پروژه نشان داده شده است. همانطور که دیده می‌شود، BCWS فقط تا Date Status مقدارگرفته است. پس برای به دست آوردن کل مقدارها، Date Status را به انتهای پروژه منتقل میکنیم.

 

اکنون می‌توانید مقدارهای پیشرفت برنامه‌ریزی شده پروژه را از ردیف BCWS به دست آورید. اگر قصد دارید نمودار پیشرفت برنامه‌ریزی شده را ترسیم کنید، این ردیف را انتخاب کرده، اطلاعات آن را به یک صفحه Excel کپی کنید.

مقدار BAC، که با Cost Baseline برابر است را از نمودار گانت بخوانید. این مقدار در برنامه نمونه برابر است با ۶۸۱۰. مقدار را در اکسل وارد کنید و ردیف جدیدی بسازید که حاصل تقسیم BCWSها را بر BAC نشان دهد

به این ترتیب مقدار پیشرفت برنامه‌ر‌یزی شده پروژه در روزهای مختلف به دست می‌آید. می توانید بر این اساس نمودار را رسم کنید.

شکستگی موجود در میانه نمودار، که به معنی توقف پیشرفت است، به خاطر وجود دو روز تعطیلی تقویمی برنامه است.
نمودارهای پیشرفت، در حالت معمولی، شکلی شبیه S دارند، و به همین خاطر به آنها منحی S-Curve)  S) گفته می‌شود. معمولا پیشرفت کار در ابتدا کند است، بعد از مدتی سرعت می‌گیرد و در نهایت با نزدیک شدن به انتهای پروژه، دوباره کند میشود. به همین خاطر نمودار شکل S پیدا میکند.

علت آنچه گفته شد، این است که در ابتدای پروژه جبهه‌های کاری بسیار محدود است، در حالی که با پیشرفت کار، جبهه‌های کاری بیشتری باز میشوند و کارهای بیشتری می‌توانند به موازات هم انجام شوند؛ به همین خاطر پیشرفت سریعتر می‌شود. با
نزدیک شدن به انتهای پروژه، جبهه‌های کاری به تدریج بسته می‌شوند و به همین خاطر پیشرفت نیز به طور تدریجی کند می‌شود.

همیشه بعد از تهیه برنامه زمانبندی، نمودار پیشرفت آن را تهیه کنید. اگر شکل آن به صورت S نباشد و در ٪۵۰ زمان حدود ٪۵۰ پیشرفت را نداشته باشد، به این معنی است که توزیع کار در مدت پروژه چندان متعادل نیست. البته توجه داشته باشید که طبیعت برخی پروژه‌ها چنین ایجاب می‌کند و آنچه گفته شد کلی است.

فرض کنید قصد داریم در روز چهارم، اطلاعات واقعی فعالیت‌ها را وارد کنیم. در این مثال برای وارد کردن مقادیر واقعی، از ساده‌ترین روش، یعنی وارد کردن آن‌ها در فیلد پیشرفت زمانی استفاده می‌شود. برای ثبت بهتر اطلاعات، سه گزینه اول Move مربوط به ثبت را فعال می‌کنیم (گزینه‌ها در Calculations| Options| Tools قرار دارند). فعالیت های a، b و d به ترتیب ٪۱۰۰، ٪۵ و ٪۸۰ پیشرفت کرده‌اند.

ولین قدم تنظیم Date Status است. بعد از آن مقدارهای پیشرفت را در جدول وارد کنید. شکل زیر نتیجه را نشان می‌دهد.

همانطور که در شکل دیده می‌شود، برنامه دچار تاخیر شده است. برای استخراج نتایج، به جدول گانت مراجعه کنید.

مقدارهای مربوط به کل پروژه، که از طریق خلاصه فعالیت پروژه قابل دسترسی هستند، از این قرارند:

• BAC (همان Baseline Cost):6810
• ۱۰۶۰:BCWS
•  ۷۰۰: BCWP
•  ۷۰۰: ACWP

اولین نکته این است که چون مقدارهای واقعی هزینه را ویرایش نکرده‌ایم، مقدارهای ACWP و BCWP یکسان است. در مرحله بعد، می‌توانیم از مقایسه BCWP و BCWS متوجه شویم که کار انجام شده کمتر از مقدار برنامه‌ریزی شده است: ۷۰۰ واحد به جای ۱۱۶۰ واحد. اگر ستون SPI را به جدول اضافه کنیم شاخص پیشرفت زمانی را به دست خواهیم آورد. در حال حاضر این مقدار ٪۶۶ است، یعنی تنها ٪۶۶ آنچه برای اجرا برنامه‌ریزی شده بود را انجام داده‌ایم.

فرض کنید به روز دهم رسیده‌ایم و پیشرفت b، c، d، e، f و g به ترتیب ،۱۰۰ ،۹۰ ،۱۰۰ ،۱۰۰ ۱۰۰ و ۹۰ درصد است. در عین حال، هزینه فعالیت f که قبال ۱۶۱۰ پیشبینی شده بود، در عمل ۲۲۱۰ شده است. ابتدا Date Status را تنظیم و بعد از آن مقدارهای پیشرفت را وارد کنید. در نهایت مقدارهای واقعی هزینه فعالیت گفته شده را در فیلد Cost Actual وارد کنید. شکل زیر وضعیت برنامه را نشان می‌دهد.

همانطور که از نمودارهای فعلی و خط مبنای خلاصه فعالیت پروژه مشخص است، در حال حاضر از برنامه جلو هستیم. مقدارهای ارزش کسب شده در شکل زیر نمایش داده شده‌اند.

SPI مقدار ۱/۱۲ دارد، به این معنی که از نظر زمان‌بندی از برنامه جلو هستیم.

هزینه واقعی، یعنی فیلد ACWP، مقدار ۷۰۷۶ را نشان میدهد، در حالی که هزینه برنامه‌ریزی شده که در فیلد BCWP قرار دارد، ۶۴۴۶ است. به عبارت دیگر، با اینکه از نظر زمانی از برنامه جلو هستیم، از نظر هزینه وضعیت چندان مناسب نیست. شاخص هزینه که در فیلد CPI قرار دارد، مقدار ٪۹۰ را نشان می‌دهد، به این معنی که تنها ٪۹۰ هزینه انجام شده در بودجه‌بندی اولیه وجود داشته است.

نکته بسیار مهم این است که تنها فاکتور تعیین کننده موفقیت پروژه، شاخص زمان (SPI) نیست. پروژه‌ای موفق است که با زمان، هزینه و کیفیت مناسب تکمیل شود.

فرض کنید پروژه در ابتدای روز یازدهم تمام شده باشد. Date Status را تنظیم کرده، درصد پیشرفت زمانی تمام فعالیت‌ها را ٪۱۰۰ کنید. وضعیت پروژه در شکل زیر نمایش داده شده است.

اکنون می‌توانیم گزارش کاملی از کارکرد پروژه ارائه کنیم، چون اطلاعات واقعی به صورت زمان‌مند در آن ثبت شده‌اند. اولین مسئله، شاخص زمان است. شاخص زمان کل پروژه بعد از تکمیل، ۱/۱۴ است، پس پروژه زودتر از برنامه تمام شده است. اگر خلاصه فعالیت‌ها را کنترل کنید، متوجه می‌شوید که به ترتیب ،۱ ۱ و ۱/۱۳ هستند. به این معنی که دو خلاصه فعالیت اول طبق برنامه و سومی سریعتر از برنامه اجرا شده است.

شاخص هزینه ۱/۹۲ است، به این معنی که بودجه بندی اولیه حدود ٪۸ کمتر از هزینه واقعی بوده است. پس از این نظر مجری دچار خسارت شده است. اگر به جدول دقت کنید، مشخص است که تمام فعالیت‌های شاخص هزینه ۱ دارند، به جز f، که شاخص ۰/۷۳ دارد. پس مسئله افزایش هزینه f باید بررسی شود.

به جدول زمانمند خلاصه فعالیت توجه کنید.

اکنون میتوانید ردیف BCWP و ACWP را هم به Excel منتقل کرده، نمودارهایشان را تهیه کنید.

در مرحله بعد می‌توانید به Sheet Resource رفته، فیلدهای ارزش کسب شده مورد نظر را به جدول منابع اضافه کرده و کارکرد منابع را هم کنترل کنید.

به عنوان یک مثال دیگر، برنامه شکل زیر را در نظر بگیرید.

نمودار گانت برنامه در شکل زیر نمایش داده شده است.

در این برنامه چهار فعالیت تعریف شده، که از منابع ۱rs و ۲rs استفاده میکنند. برای ثبت اطلاعات واقعی، به جای روش قبل، از وارد کردن Duration Actual و Duration Remaining استفاده خواهیم کرد. توجه داشته باشید که در روش قبل مدت زمان فعالیت‌ها تغییر نمی‌کرد، به همین خاطر هزینه متناظر با منابع نیز تغییری نسبت به خط مبنا نداشت. ولی با این روش، مدت زمان فعالیت‌ها می‌تواند تغییر کند.

فرض کنید در انتهای روز چهارم، اطلاعات واقعی اینگونه باشد:

• فعالیت a طبق برنامه آغاز شده و با یک روز تاخیر تکمیل شده است.
• فعالیت b با یک روز تاخیر نسبت به خط مبنا آغاز شده و پیشبینی می‌کنیم که در پایان روز هفتم تمام شود.
• فعالیت c طبق خط مبنا شروع شده، تا کنون حدود ٪۵۰ پیشرفت کرده و پیشبینی زمان تکمیل آن
  گزارش نشده است.

ابتدا Date Status را مشخص کنید. بعد از آن تاریخ شروع و پایان واقعی a را وارد کنید. تاریخ شروع واقعی و مدت زمان باقیمانده b را وارد کنید. تاریخ شروع واقعی c را وارد کنید. برای اینکه این فعالیت بعد از گذشت دو روز کار، ٪۵۰ پیشرفت زمانی داشته باشد، باید مدت زمان باقیمانده آن نیز ۲ باشد؛ این مقدار را در Duration Remaining وارد کنید.

وضعیت برنامه در شکل زیر نمایش داده شده است.

فرض کنید اطلاعات واقعی در ابتدای روز دهم از این قرار است:

• فعالیت b در پایان روز نهم تکمیل شده است
• فعالیت c در پایان روز هفتم تکمیل شده است.
• فعالیت d در پایان روز نهم آغاز شده است

بعد از تنظیم Date Status، مقدارهای واقعی را وارد کنید. وضعیت برنامه در شکل زیر نمایش داده شده است.

پروژه در ابتدای روز هفدهم تکمیل شده است. تاریخ گفته شده را در Date Status وارد کرده، تاریخ پایان واقعی تنها فعالیت باقیمانده، یعنی d را هم برابر آن وارد کنید.

همانطور که دیده میشود، مقدار ACWP بیشتر از هزینه برآورد شده اولیه، که در Cost Baseline، BCWS و BCWP نمایش داده شده است می‌باشد. به تناظر آن، شاخص هزینه (CPI) نیز مقدار ۱/۶۳ را نشان میدهد، به این معنی که برآورد اولیه برابر ٪۶۳ هزینه‌های واقعی بوده است.

به نمای Sheet Resource رفته، فیلدهای ارزش کسب شده را به جدول اضافه کنید.

همانطور که در ابتدای فصل توضیح داده شد، فیلد CPI برای منابع تعریف نشده است. با این حال می‌توانید مقدار آن را به طور دستی محاسبه کنید. در این برنامه، به منبع ۱rs مقدار ۲۰۲۵ واحد بودجه اختصاص داده شده بود، که به جای آن مقدار ۲۷۴۵ واحد هزینه شده است. پس CPI حدود ۰/۷۴ خواهد بود. شاخص مالی برای ۲rs حدود ۰/۵۹ است. با این حساب، منبع ۱rs بیشتر مطابق برنامه عمل کرده است.

به Date Status تاریخ روز نهم را اختصاص دهید. با این کار جدول منابع مقدارهای شکل زیر را نشان خواهند داد.

در این تاریخ، مقدار BCWP منبع ۲rs برابر ۲۲۰۰ و BCWS آن ۳۹۶۰ است، به این معنی ۲rs حدود ٪۵۶ کارهایش را انجام داده است. با این حال ACWP برابر ۴۴۰۰ است، به این معنی که منبع بیشتر از آنچه برنامه‌ریزی شده بود (BCWS) هزینه کرده است.

تحلیل زمان کسب شده و محاسبه آن

در ادامه آموزش ارزیابی عملکرد پروژه ارزیابی عملکرد پروژه عمدتا با تحلیل ارزش کسب شده انجام می‌شود. با این حال این روش در برخی تحلیل‌های زمانی چندان قوی نیست و به همین خاطر شیوه‌های متعددی برای تقویت آن جنبه پیشنهاد شده‌اند، که موفق‌ترین آن‌ها تحلیل زمان کسب شده (Analysis Schedule Earned) است. این روش مهارت بسیار مفیدی برای تخمین تاریخ پایان پروژه و تحلیل عملکرد زمانی در اختیارتان می‌گذارد و مسلط بودن به آن بسیار ارزشمند است.

در این محتوای آموزشی با مفهوم تحلیل زمان کسب شده و محاسبه آن در (نرم افزار MSP)Project به طور اجمالی آشنا خواهیم شد.

ارزیابی عملکرد زمانی در MSP

یکی از شاخص‌های مهمِ تحلیل ارزش کسب شده، شاخص SPI است. SPI شاخص عملکرد زمانی است و هرچه به ۱ نزدیک‌تر باشد، به معنی نزدیک‌تر بودن اجرا و برنامهریزی است. مقادیر کمتر از ۱ نشان‌دهنده کندی نسبی اجرا است.

این عملکرد به انتظاری که از چنین شاخصی می‌رود نزدیک نیست. به همین خاطر متودی با نام تحلیل زمان کسب شده (Analysis Schedule Earned) برای تکمیل تحلیل ارزش کسب شده ابداع شده است که این مشکل را حل می‌کند. در این متود شاخص‌های جدیدی با نام‌های SPIt و SVt وجود دارند که عملکرد مناسب‌تری دارند.

به نمودار شکل زیر توجه کنید.

این نمودار مقادیر تجمعی BCWP و BCWS پروژهای فرضی را نشان می‌دهد. این نمودار عمال مقادیر پیشرفت فیزیکی برنامه‌ریزی و واقعی پروژه هستند.

شاخص SPI به صورتی که در شکل زیر نمایش داده شده است محاسبه می‌شود.

شاخص SPI حاصل تقسیم A بر B است. A و B به ترتیب مقادیر BCWP و BCWS تجمعی در Date Status (خطچین عمودی) هستند.

مبانی محاسبه SPIt در شکل زیر نمایش داده شده است.

نقطه P تصویر افقی BCWP بر BCWS است. این نقطه زمانی را نشان می‌دهد که پیشرفت برنامه‌ریزی شده‌ای برابر با پیشرفت واقعی Date Status دارد. مدتی که در برنامه اولیه برای رسیدن به پیشرفت واقعی Date Status پیشبینی شده است، A و مقداری که واقعا صرف شده است B می‌باشد. SPIt حاصل تقسیم A بر B است.

SPIt نشان میدهد که مدت زمان پروژه به چه ترتیبی محقق شده است. اگر به عنوان مثال مقدار آن ٪۵۰ باشد، به این معنی است که کاری انجام شده به اندازه کاری است که در ٪۵۰ آن مدت می‌بایست انجام شده باشد.

آموزش مرتبط :  تنظیم مدت زمان فعالیت ها در MSP(تصویری و گام به گام)

محاسبه تاریخ پایان تخمینی پروژه در MSP

درادامه آموزش ارزیابی عملکرد پروژه در MSP بهترین راه برای تخمین زمان پایان پروژه، استفاده از شاخص SPIt است. وقتی مدت زمان A در مدت B محقق شده باشد، می‌توانیم انتظار داشته باشیم که مدت کل پروژه نیز با همان نسبت کمتر یا بیشتر شود. به این ترتیب:

مدت اولیه پروژه =مدت زمان تخمینی پروژه /SPIt

در مرحله بعد می‌توان مدت زمان تخمینی را به تاریخ تخمینی پایان تبدیل کرد.

متاسفانه در (نرم افزار MSP)Project و سایر نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه امروزی، هنوز شاخص SPIt اضافه نشده است. در نتیجه باید مقدار آن را دستی محاسبه کنید. برای این منظور به نمای Usage Task بروید، محور زمان را روی مقدار کوچکی مانند روز تنظیم کنید و بعد از آن تاریخی را بیابید که پیشرفت برنامه‌ریزی شده آن برابر با پیشرفت واقعی باشد.

به عنوان نمونه به برنامه شکل زیر توجه کنید.

فعالیت‌های این برنامه پیشرفت‌هایی دارند که منجر به ۲۰۸۸ واحد BCWP در کل پروژه شده است (اگر این مقدار را بر Cost خلاصه فعالیت پروژه تقسیم کنیم پیشرفت فیزیکی پروژه به دست خواهد آمد). اکنون باید BCWS نزدیک به آن را بیابیم. برای این منظور به نمای Usage Task می‌رویم و محور زمانی را هم بر روز تنظیم می کنیم.

ردیف اول مقادیر BCWS خالصه فعالیت پروژه را نشان می‌دهد. نزدیک‌ترین مقدار به ۲۰۸۸ در روز ۱۷۷ قرار دارد. Date Status در روز ۲۰۵ قرار دارد، در نتیجه SPIt برابر با ٪۸۶ خواهد بود.

مدت زمان پروژه ۲۷۸ روز است، در نتیجه می‌توان تخمین زد که پروژه در ۳۲۲ روز پایان خواهد یافت.