آموزش رایگان نرم افزار msp

آموزش رایگان نرم افزار msp (قسمت ۱۴)

آموزش رایگان نرم افزار MSP

در این قسمت از سری آموزش های نرم افزار msp به موارد زیر می پردازیم. اگر در این خصوص سوالی دارید حتما برای ما آخر این مطلب کامنت بذارید و سوالتون رو بپرسید.

 

  1. کنترل شناوری ها
  2. کنترل عنصر حاکم بر زمان بندی
  3. مفهوم شناوری
  4. شناوری کل
  5. شناوری آزاد
  6. شناوری شروع
  7. شناوری پایان

آموزش رایگان نرم افزار msp

کنترل شناوری ها

شناوری فعالیت ها از مهم ترین نتایج محاسبات نرم افزارهای برنامه ریزی است. این محاسبه منجر به مشخص شدن فعالیت های بحرانی که از اطلاعات مفید برنامه هستند می شود، ولی علاوه بر آن کارکرد بسیار مهم دیگری نیز دارند: شناوری ها مهم ترین عاملی هستند که کیفیت برنامه ریزی شما را نشان می دهند. همیشه باید به شناوری ها توجه داشته باشید و با کمک آن ضعف های برنامه را بیابید و حل کنید تا برنامه ای خوش ساخت و موثر به وجود آورید.

در این قسمت دو ابزار بسیار مفید پراجکت که در نسخه های جدید به آن اضافه شده اند و هم خانواده مفهوم شناوری ها نیز هستند و در کنترل برنامه ریزی و بهبود آن کاربرد فراوانی دارند، یعنی ابزار کنترل مسیر فعالیت ها و ابزار کنترل عناصر حاکم نیز معرفی می شوند.

کنترل عنصر حاکم بر زمان بندی در آموزش رایگان نرم افزار msp

در ادامه آموزش رایگان نرم افزار msp  همانطور که پیش از این نیز توضیح داده شد، فقط یکی از عناصر موثر بر زمان بندی هر فعالیت سختگیرانه ترین حالت را دارد و بر زمان بندی آن حاکم می شود. البته شرایط خاصی را هم می توان تصور کرد که بیش از یک عنصر سختگیری کاملا مشابهی داشته باشند و همراه یکدیگر حاکم باشند.

نکته مهمی که همیشه باید در نظر داشته باشید این است که حاکم نبودن سایر عناصر به معنی بی اهمیت بودن آن ها نیست. این عناصر بر شناوری های فعالیت مورد نظر و سایر فعالیت ها تاثیر می گذارند و در زمانی که زمان بندی به خاطر ورود اطلاعات واقعی تغییر می کند نیز ممکن است حاکم شوند.

همیشه باید بعد از کامل شدن برنامه ریزی شناوری فعالیت ها را کنترل کنید. وجود شناوری های بزرگ معمولا نشان دهنده ضعف زمان بندی آن فعالیت است و باید دلیل را بررسی کنید. معمولا شناوری های بزرگ به خاطر جا افتادن روابط غیرحاکم هستند و بعد از درج آن گروه فعالیت ها به حد مناسب می رسند.

مفهوم شناوری در آموزش رایگان نرم افزار msp

در ادامه آموزش رایگان نرم افزار msp شناوری در Project با عبارت slack و در Primavera و برخی دیگر از مراجع، با عنوان float شناخته می شود.

این دو اصطلاح کاملا معادل هستند.

فعالیتی را فرض کنید که مدتی بعد از پایان برنامه ریزی شده اش پایان یابد. در این صورت چه اتفاقی خواهد افتاد؟ آیا پایان پروژه نیز به تاخیر خواهد افتاد؟ به شکل زیر دقت کنید.

 

 

به نظر شما اگر فعالیت C دو روز به تاخیر افتد چه اتفاقی می افتد؟ شکل زیر نتیجه را نشان می دهد.

 

 

همانطور که می بینید تاثیری در پایان پروژه(با این فرض که پروژه فقط همین سه فعالیت را دارد) نداشت.

فعالیت های دیگر مسیر طولانی تری ایجاد کرده بودند که تاخیر C را پوشش می داد. به عبارت دیگر، فعالیت C شناوری داشت.

شناوری کل

شناوری کل (total slack)، حداکثر مدتی است که اگر فعالیت به آن اندازه به تاخیر افتد، پایان پروژه و سایر پایان های مهم (پایان های مهم در ادامه توضیح داده می شوند) به تاخیر نخواهند افتاد.

زمانی که از اصطلاح “شناوری” استفاده می شود و اشاره ای به کل یا آزاد بودنِ آن نمی شود، معمولا منظور شناوری کل است.

شناوری کل در تعریف کلاسیک مدت زمانی است که اگر فعالیت به آن اندازه به تاخیر افتد، پایان پروژه به تاخیر نخواهد افتاد. ولی Project به جز تاریخ پایان برخی تاریخ های پایانِ مهم را هم در این محاسبه منظور می کند. تاریخ های مهمی که در تعیین شناوری منظور می شوند از این قرارند:

  1. پایان پروژه
  2. پایان فعالیت هایی که پس نیاز ندارند (در صورتی که محاسبه مسیرهای بحرانی متعدد فعال شده باشد)
  3. فرجه ها
  4. قیدهای تاریخ دار

شناوری کل طوری محاسبه می شود که هیچکدام از این تاریخ ها به تاخیر نیفتند. در نتیجه ممکن است به خاطر وجود فرجه یا قید، شناوری هایی که محاسبه می شوند از شناوری هایی که به شیوه کلاسیک به دست آمده اند کوچک تر باشند.

به دلیل اهمیت تاریخ فرجه ها و قیدها باید در تنظیم آن ها دقت کنید، زیرا طراحی غیر منطقی آن ها شناوری ها را به طور کاذب کاهش می دهد و فعالیت هایی که به این ترتیب بحرانی می شوند در عمل بحرانی نخواهند بود.

 

 

 قسمت ۱۳ (قبلی) آموزش ام اس پی : آموزش ام اس پی پروژه

شناوری آزاد

در ادامه آموزش رایگان نرم افزار msp شناوری آزاد (free slack)، حداکثر مدت زمانی است که فعالیت می تواند به تاخیر افتد، در حالی که پایان پروژه و پایان سایر فعالیت ها به تاخیر نیفتد.

از این تعریف مشخص می شود که شناوری آزاد همیشه کوچکتر یا مساوی شناوری کل خواهد بود. اگر فعالیتی بیشتر از شناوری آزاد و کمتر یا مساوی شناوری کل به تاخیر بیفتد، پایان پروژه به تاخیر نخواهد افتاد، ولی فعالیت های دیگری به تاخیر خواهند افتاد. بدیهی است که فعالیت های دیگری که در اثر تاخیر این فعالیت به تاخیر خواهند افتاد نیز قسمتی از شناوری کل خود را مصرف خواهند کرد.

با تغییر زمان بندی، یعنی با ورود اطلاعات واقعی که منجر به محاسبه مجدد زمان بندی ها می شود، شناوری ها دایما تغییر می کنند.

برای درک بهتر این دو نوع شناوری، به شکل زیر توجه کنید.

 

 

اگر فعالیت E تا ۵ روز به تاخیر بیفتد، علاوه بر این که پایان پروژه را به تاخیر نخواهد انداخت، تاثیری روی سایر فعالیت ها نیز نخواهد گذاشت. بنا بر این شناوری آزاد و شناوری کل فعالیت هر دو برابر با ۵ خواهند بود. شکل زیر برنامه را در حالتی نشان می دهد که پایان E به مدت ۵ روز به تاخیر افتاده است. یک روز تاخیر به خاطر شروع دیرهنگام فعالیت و ۴ روز دیگر به خاطر طولانی تر شدن آن بوده است.

 

 

وضعیت فعالیت C متفاوت است. این فعالیت نیز می تواند تا ۴ روز به تاخیر بیفتد و پایان پروژه را تحت تاثیر نگذارد، ولی در این حالت فعالیت D نیز به تاخیر خواهد افتاد. در نتیجه شناوری آزاد C برابر صفر و شناوری کل آن ۴ روز خواهد بود.

 

 

اکنون می توانیم حالت پیچیده تر شکل زیر را بررسی کنیم.

 

 

در این برنامه C و E پیش نیاز D هستند. E پیش نیاز سخت گیرتری است و به این خاطر حاکم شده است. در این حالت اگر C بیشتر از ۳ روز به تاخیر بیفتد، بر زمان بندی D حاکم می شود و آن را به تاخیر می اندازد. بنا بر این شناوری آزاد C برابر ۳ روز خواهد بود.

 

 

در این حالت جدید شناوری آزاد C صفر خواهد بود و شناوری کل ۱ روز. در حالت قبلی شناوری کل فعالیت C برابر با ۴ روز بود.

وقتی فعالیتی از شناوری آزادِ خود استفاده کند، فعالیت های دیگر به تاخیر نمی افتد، ولی خلاصه فعالیت های بالا دست آن تغییر خواهند کرد.

شناوری کل اکثر فعالیت ها بزرگ تر از صفر است، در حالی که شناوری آزاد بسیاری از فعالیت ها صفر است. اگر اکثر فعالیت ها شناوری های آزادِ زیادی داشته باشند، معمولا به معنی کامل نبودن روابط برنامه است.

شناوری های کل نیز معمولا نباید از نظر مدت و از نظر تعداد زیاد باشند؛ در غیر این صورت به معنی ضعف روابط برنامه خواهد بود.

شناوری شروع

شناوری کل و شناوری آزاد بیشترین اهمیت را دارند، ولی علاوه بر آن ها دو مفهوم شناوری شروع و شناوری پایان نیز وجود دارد.

اگر شروع فعالیتی حداکثر به اندازه شناوری شروع به تاخیر افتد، پایان پروژه تغییر نمی کند. به عبارت دیگر ،شناوری شروع از جنس شناوری کل، ولی فقط معطوف به شروع فعالیت است.

شناوری های شروع بیشتر از روابط SS و SF تاثیر می گیرند.

شناوری پایان

شناوری پایان مانند شناوری شروع است، ولی معطوف به پایان فعالیت می شود. این مقدار بیشتر از روابط FS و FF تاثیر می گیرد.

تاثیر روابط غیر حاکم بر شناوری

به شکل زیر توجه کنید.

 

 

شناوری کل فعالیت ها سمت راست میله ها نمایش داده شده است. همانطور که می بینید شناوری کل E برابر با ۷ روز است. اگر این فعالیت پیش نیاز D شود، تاثیری روی زمان بندی برنامه نمی گذارد.

 

 

در این حالت با این که زمان بندی تغییری نکرده است، شناوری E از ۷ روز به ۵ روز تبدیل شده است.

این مسئله نشان می دهد که تعریف روابطِ غیر حاکم تا چه اندازه اهمیت دارد، زیرا با این که تاثیر آن ها در زمان بندی محسوس نیست، شناوری ها را کامل تغییر می دهند. هرگاه رابطه ای منطقا حاکم باشد، حتما باید آن را وارد کنید.

تاریخ های شروع و پایان

سه جفت فیلد شروع و پایاِنِ مهم در پراجکت وجود دارد که از این قرارند:

  • Finish و Start
  • Early Finish و Early Start
  • Late Finish و Late Start

فیلدهای اصلی Start و Finish هستند که شروع و پایان برنامه ریزی جاری فعالیت را نشان می دهند. این تاریخ ها بر اساس مدت زمان ها، روابط، قیدها و تسطیح منابع مقدار می گیرند. اگر فعالیتی شروع شود، فیلد Actual Start تاریخ شروع واقعی را نشان می دهد. اگر این فیلد مقدار داشته باشد، از عناصر زمان بندی چشم پوشی می شود و Start نیز با آن برابر خواهد شد. همین مسئله در مورد تاریخ پایان نیز برقرار است.

نکته اولی که باید بدانید این است که Start و Finish برنامه ریزی فعلی را نشان می دهند، که معمولا تحت تاثیر  مقادیر واقعیِواقعی وارد شده در برنامه نیز هست و احتمالا مشابه برنامه ریزی اولیه نیست.

اگر نیاز به مقادیرِ برنامه ریزی اولیه دارید، باید خط مبنا ذخیره کنید و بعد از آن تاریخ های شروع و پایان برنامه ریزی اولیه را از Baseline Start و Baseline Finish بخوانید. ذخیره سازی خط مبنا و استفاده از آن در بخش های بعدی از سری آموزش های رایگان نرم افزار msp توضیح داده خواهند شد.

نکته دیگری که باید بدانید این است که هیچکدام از فیلدهای Early Start (زودترین تاریخ شروع) Early Finish (زودترین تاریخ پایان) Late Start (دیرترین تاریخ پایان) و Late Finish (دیرترین تاریخ پایان) را نباید به جای فیلدهای اصلی شروع و پایان گزارش داد. متاسفانه برخی کاربران برای اعلام تاریخ های شروع و پایان به جای Start و Finish از Early Start و Early Finish استفاده می کنند که کاملا اشتباه است.

فیلدهای زودترین و دیرترین تاریخ شروع و پایان فقط بر اساس روابط محاسبه می شوند و قیدها و تسطیح منابع را در نظر نمی گیرند. اگر قید ASAP باشد و تسطیح منابع نیز محدودیتی ایجاد نکند، شروع و پایان برابر با زودترین تاریخ شروع و زودترین تاریخ پایان خواهد بود، ولی اگر قید به ALAP تبدیل شود، تاریخ شروع و پایان با دیرترین تاریخ شروع و دیرترین تاریخ پایان برابر خواهند شد.

واقعیت این است که فیلدهای Start Slack ،Late Finish ،Late Start ،Early Finish ،Early Start و Finish Slack همگی برای دستیابی به شناوری کل و شناوری آزاد ایجاد شده اند و کاربرد مستقیمی ندارند. شناوری پایان برابر است با اختلاف Late Finish و Early Finish و شناوری شروع نیز برابر است با اختلاف Late Start و Early Start.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش رایگان نرم افزار msp بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو برای ما کامنت کنید تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

 

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش ام اس پی پروژه

آموزش ام اس پی پروژه (قسمت ۱۳)

آموزش ام اس پی (پروژه)

آموزش ام اس پی پروژه : با قسمت ۱۳ از سری آموزش های ام اس پی در خدمت شما هستیم. در این قسمت به موارد زیر می پردازیم:

 

  1. تاثیر قیدها در زمان بندی
  2. مدیریت تناقض های ناشی از قیدها
  3. تعریف قیدها
  4. مرور قیدها
  5. مرور قیدها
  6. تعریف فرجه

 

آموزش ام اس پی پروژه

تاثیر قیدها در زمان بندی

پیش از این توضیح داده شده بود که تمام آیتم های برنامه تمایل دارند که در زودترین زمان ممکن انجام شوند ،ولی محدودیت های مختلفی آن ها را به تاریخ های دیرتر می راند. این مسئله خصوصیت زیربنایی برنامه های زمان بندی است و انعطاف پذیری و کاربردی بودن برنامه وابسته به آن است.

با این وجود، رفتار برخی قیدها با این مسئله در تناقض است. به عنوان مثال اگر از قید Finish No Later Than استفاده کنید، عملا راه به تاخیر افتادن آیتم را گرفته اید، زیرا آیتم نباید از تاریخی که در قید مشخص شده است دیرتر تمام شود.

از این توضیحات مشخص می شود که ممکن است برخی قیدها در برخی شرایط تناقض هایی ایجاد کنند، زیرا برخی قیدها مانع دیرتر شدن تاریخ های فعالیت می شوند، در حالی که ممکن است لازم باشد که برخی روابط فعالیت ها را بیشتر از حدی که قید اجازه می دهد به جلو برانند.

قیدهایی که تناقض های زمان بندی ایجاد نمی کنند از این قرارند:

  • As Soon As Possible
  • As Late As Possible
  • Finish No Earlier Than
  • Start No Earlier Than

همانطور که می بینید هیچکدام از این قیدها مانعِ دیرتر شدن تاریخ های فعالیت ها نمی شوند. قیدهای زیر توانایی ایجاد تناقض دارند:

  • Finish No Later Than
  • Must Finish On
  • Must Start On
  • Start No Later Than

بنا بر این همیشه در نظر داشته باشید که اگر لازم است از قیدها استفاده کنید ،قیدهای گروه اول را به کار ببرید و از گروه دوم به شدت پرهیز کنید.

استفاده از قیدهای گروه دوم معمولا ناشی از تعبیرهای اشتباه است. به عنوان مثال ممکن است مسئله ای حقوقی ایجاب کند که فعالیتی در تاریخی خاص شروع شود. در این حالت نباید برای آن قید Must Start On ساخت؛ باید بسته به شرایط از قید As Soon As Possible یا Start No Earlier Than استفاده کرد تا فعالیت بتواند آزادانه حرکت کند. بعد از آن باید روندی پایشی برای آن در نظر گرفت که اگر تاریخ شروع آن به خاطر به تاخیر افتاد، اخطار دهد.

اگر فعالیت جابجا نشود، مشکلات بالقوه خودنمایی نمی کنند و نمی توان در زمان مناسب راه چاره پیدا کرد. البته اگر چنین قیدهایی استفاده شود نیز انحراف های اینچنینی بر اساس ایجاد شناوری های منفی قابل ردیابی خواهند بود، ولی به دلیل سرایت شناوری منفی به فعالیت های متعدد، رهگیری مشکل خواهد بود.

اگر قرار است طبق قرارداد یا یکی دیگر از مبانی حقوقی پیمان، کاری را تا تاریخی خاص تمام کرد، از قید Finish No Later Than استفاده نکنید. قید را As Soon As Possible تعیین کنید تا تاریخ پایان آن فعالیت را دایما زیر نظر داشته باشید تا هرگاه بعد از تاریخ مقرر قرار گرفت به فکر چاره ای برای اصلاح روند اجرای پروژه و بازگرداندن آن به وضعیت مطلوب باشید.

مدیریت تناقض های ناشی از قیدها

همانطور که توضیح داده شد، نباید از قیدهایی که پتانسیل ایجاد تناقض دارند استفاده کنید و در عمل هم نیازی به آن ها نخواهید داشت. ولی اگر از آن ها استفاده کنید و تناقضی به وجود آید، باید رفع تناقض را مدیریت کرد.

پیش فرض این است که اگر بین قیدها و روابط تناقضی وجود داشته باشد، اولویت با قید باشد و زمان بندی بر آن اساس محاسبه شود. می توان تنظیم را تغییر داد تا در صورت بروز تناقض اولویت به روابط داده شود. برای تعیین این تنظیم به File| Options| Schedule بروید و گزینه Tasks will always honor their constraint dates را فعال یا غیر فعال کنید.

این تنظیم فقط به فایل فعال اعمال می شود. برای پیش فرض کردن آن در تمام فایل هایی که در آینده ساخته خواهند شد.

گزینه All new projects، را در قسمت Schedule options for this project انتخاب کنید.

 

مدیریت تناقض های ناشی از قیدها

 

برای اولویت دادن به روابط در صورت بروز تناقض، گزینه Tasks will always honor their constraint dates را غیر فعال کنید.

 

 

قسمت ۱۲ آموزش msp : آموزش تصویری ام اس پروجکت

تعریف قیدها

هرگاه روی فعالیتی دابل کلیک کنید، یا پس از انتخاب فعالیت گزینه Task| Properties| Information را اجرا کنید، کادر محاوره Task Information باز خواهد شد. یک راه دیگر برای باز کردن کادر محاوره این است که بعد از انتخاب آیتم کلیدهای Shift+F2 را بفشارید. برای مرور و ویرایش قید، به زبانه Advanced که در شکل زیر نمایش داده شده است بروید.

 

تعریف قیدها

 

قیدی که برای فعالیت تعریف شده است، در کادر محاوره Constraint type نمایش داده می شود. از نظر منطقی می توان برای فعالیت بیش از یک قید تعریف کرد، در حالی که در Project چنین امکانی وجود ندارد.

برخی از قیدها، نیاز به تاریخ نیز دارند. در چنین مواردی، تاریخ مربوط به قید در کادر بازشوی Constraint date مشخص می شود.

همانطور که پیش از این نیز توضیح داده شد، تمام مشخصاتی که در این کادر محاوره دیده می شود، از طریق ستون های موجود در جدول نیز قابل استفاده است. برای کار با قیدها، ستون های Constraint Type وConstraint Date را باز کنید.

 

تعریف قیدها در ام اس پی

 

وقتی روی فلش کوچک کنار فیلد Constraint Type یکی از فعالیت ها کلیک کنید، انواع قیدها در کادر بازشو نمایش داده خواهند شد.

 

 

اگر روی فلش کوچکی که در کنار کادر بازشوی Constraint Type کادر محاوره Task Information قرار دارد کلیک کنید نیز همین قیدها نمایش داده خواهند شد.

 

توجه داشته باشید که مقدار فیلدهای Start و Finish طبق برنامه محاسبه می شوند. اگر مقداری را در آن ها وارد کنید، منجر به ساخته شدن یک قید می شود، و ممکن است با این کار تاریخ مقداری را که انتظار دارید نمایش ندهد. به عنوان مثال، اگر در فیلد Finish تاریخی وارد کنید که سخت گیری آن کمتر از تاریخی باشد که پیش نیازها حکم می کنند، تاریخ پایان برابر با عنصر سخت گیرتر خواهد بود و در نتیجه برابر با تاریخ قید نخواهد شد.

آنچه توضیح داده شد را می توان این گونه خلاصه کرد که وارد کردن تاریخ در فیلدهای Start و Finish، راه میانبری برای ساخت قید است، نه راهی برای تعیین تاریخ شروع و پایان فعالیت ها. قیدی که با فیلد شروع ساخته  می شود. Finish No Earlier Than  و قیدی که با تاریخ پایان ساخته می شود Start No Earlier Than، است.

مرور قیدها

استفاده بیجا از قیدها، مشکلات فراوانی به وجود می آورد. اگر زمانی رفتار برنامه مطابق انتظار نباشد، یکی از مسایلی که باید کنترل کرد قیدهاست.

وقتی فعالیتی قیدی به جز ASAP داشته باشد، آیکن در فیلد Indicators نمایش داده می شود، تا مسئله را به برنامه ریز یادآوری کند.

راه دیگر برای مرور قیدها، استفاده از فیلد Constraint Type است. می توانید فیلد را به جدول اضافه کنید تا قید تمام فعالیت ها در جدول دیده شود. اگر تعداد آیتم ها زیاد است، روی فلشی که کنار عنوان فیلد قرار دارد کلیک کنید. قیدهای استفاده شده در منویی که به این ترتیب باز می شود نمایش داده می شوند و می توانید با کمک آن آیتم ها را فیلتر کنید تا فقط آن هایی که قیدی به جز ASAP دارند نمایش داده شوند. بعد از آن می توانید آیتم ها را راحت تر کنترل کنید. برای برداشتن فیلتر کلید میانبر F3 را بفشارید.

عملکرد فرجه

فرجه (Deadline) دیرترین زمان پایان مجاز آیتم را علامت می زند و باعث می شود که شناوری فعالیت و فعالیت های وابسته به آن به تناسب آن تاریخ تنظیم شوند. اگر زمان بندی طوری باشد که فعالیت بعد از تاریخ فرجه تمام شود، مانعی برای آن ایجاد نمی شود، ولی اخطار داده می شود و از طرف دیگر شناوری منفی نیز به وجود می آید.

تاثیر دیگر فرجه ها در زمان بندی، این است که وقتی منابع را تسطیح می کنید، فعالیت هایی که فرجه دارند طوری به تاخیر نمی افتند که پایان آن ها بعد از فرجه قرار گیرد.

در برنامه های معمولی که با انتهای آزاد تنظیم می شوند نباید از فرجه ها استفاده کرد.

تعریف فرجه

می توانید برای تعریف فرجه از کادر Deadline که در Task Information قرار دارد استفاده کنید.

 

تعریف فرجه

 

به جای آن، می توانید فیلد Deadline را به جدول اضافه کرده، مقدارها را به آن طریق وارد و کنترل کنید.

وقتی برای فعالیتی فرجه تعریف کنید، تاریخ فرجه به طور پیش فرض در نمای گانت نیز با یک فلش سبز رنگ نمایش داده می شود.

 

تعریف فرجه گانت

 

اگر پایان فعالیتی بعد از فرجه قرار گیرد، علامت  در ستون Indicators نمایش داده می شود.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش ام اس پی پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو برای ما کامنت کنید تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

 

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

 

آموزش تصویری ام اس پروجکت

آموزش تصویری ام اس پروجکت (قسمت ۱۲)

به قسمت ۱۲ از سری آموزش های نرم ازار msp رسیدیم. در این قسمت به بررسی موارد زیر خواهیم پرداخت:

  1. کنترل روابط
  2. پاک کردن روابط
  3. روابط پی در پی
  4. عملکرد قیدها
  5. انواع قیدها

ms-project-tutorial-part-12

 

 

آموزش قبلی : آموزش نرم افزار msp (قسمت ۱۱)

کنترل روابط در نرم افزار ام اس پی

تمام روش هایی که در قسمت قبل برای ایجاد روابط توضیح داده شد، برای کنترل آن ها نیز قابل استفاده است.

اگر تعداد آیتم ها و رابطه های برنامه چندان زیاد نباشد، یک راه برای کنترل روابط، نمودار گانت خواهد بود. با این حال، چنین کاری در اکثر برنامه ها ممکن نیست. شکل زیر برنامه ای را نشان می دهد که تعداد آیتم آن زیاد است.

 

 

در ادامه آموزش تصویری ام اس پروجکت همانطور که دیده می شود، تعداد رابطه ها آنقدر زیاد است که عملا فلش های روابط خوانایی خود را از دست داده اند. از آن گذشته، زیاد بودن تعداد این خط ها، حتی خوانایی کل نمودار را هم دچار مشکل کرده است. برای رفع این مشکل، روی قسمتی خالی از نمودار کلیک راست کرده، از منویی که باز می شود Layout را انتخاب کنید تا کادر محاوره شکل زیر باز شود.

 

 

در قسمت بالای کادر، گزینه سمت چپ را انتخاب کنید. با این کار نمودار مثال قبل به صورت شکل زیر دیده خواهد شد.

 

 

بهترین راه برای مرور روابط، استفاده از فرم هاست، زیرا بر خلاف فیلدهای Predecessors و Successors جدول ،علاوه بر شماره فعالیتها، نام آن ها را هم نشان می دهد.

همین مسئله نکته ای در بحث شیوه نام گذاری آیتم ها به وجود می آورد. به لیست زیر توجه کنید:

  1.  ساختمان
  2.  اسکلت
  3.  طبقه ۱
  4.  ستون
  5.  سقف
  6.  طبقه ۲
  7.  ستون
  8.  سقف

در این حالت تمام آیتم ها کاملا خلاصه نام گذاری شده اند و این مسئله لیستی کاملا کوتاه و خوانا به وجود آورده است. ولی در این حالت نام های تکراریِ فراوانی در لیست وجود خواهد داشت و به عنوان مثال اگر سقف طبقه اول پیش نیاز یک فعالیت و سقف طبقه دوم پیش نیاز فعالیت دیگری باشد، هردو در فرم مشخصات با عنوان “سقف” مشخص می شوند و خوانایی فرم کاهش خواهد یافت.

برای رفع این مشکل می توان لیست را به صورت زیر بازنویسی کرد:

  1.  ساختمان
  2.  اسکلت ساختمان
  3. اسکلت طبقه ۱ ساختمان
  4. ستون طبقه ۱ ساختمان
  5. سقف طبقه ۱ ساختمان
  6. اسکلت طبقه ۲ ساختمان
  7. ستون طبقه ۲ ساختمان
  8. سقف طبقه ۲ ساختمان

در این حالت خوانایی فرم ها افزایش می یابد.

پاک کردن روابط

برای حذف روابط هر فعالیت، آن را انتخاب کرده، روی آیکون  که در Task| Schedule قرار دارد کلیک کنید.

با این کار کل روابط آن(هم پیش نیازی ها و هم پس نیازی ها)حذف می شوند.

اگر مجموعه ای از فعالیت ها را انتخاب کنید و بعد از آن روی  کلیک کنید، فقط روابطی که بین همان  فعالیتها وجود دارد پاک خواهد شد.

اگر می خواهید فقط پیش نیازی ها یا فقط پس نیازی های یک فعالیت را حذف کنید، سلول مربوطه را در ستون Predecessors یا Successors انتخاب کنید و کلید Delete را بفشارید.

برای پاک کردن رابطه ای خاص، به فرم مشخصات فعالیت )پایین نمای گانت( مراجعه کنید، رابطه را در لیست روابط بیابید، انتخاب کنید و کلید Delete صفحه کلید را بفشارید.

راه دیگر این است که روی خط رابطه در نمودار گانت دابل کلیک کنید و در کادر محاوره ای که باز می شود Delete را بفشارید.

آخرین راه این است که عبارت موجود در فیلدهای Predecessors و Successors را ویرایش کنید و یک یا چند رابطه را از داخل آن حذف کنید.

اصلاح خودکار روابط

اگر آیتم هایی را جابجا کنید، برخی از آن ها را پاک کنید یا آیتم جدیدی بسازید، شماره آیتم های دیگر تغییر می کند. در این حالت تمام روابط و ماهیت هایی که به شماره ها ارجاع می دادند به طور خودکار اصلاح می شوند و شماره های جدید جانشین شماره های قدیمی می شود.

روابط پی در پی در ام اس پی

حالت خاصی از ایجاد رابطه وجود دارد که در زمان تغییرات به شیوه خاصی اصلاح می شود. این قابلیت در نسخه های قدیمی پراجکت به طور پیش فرض فعال بود، ولی خوشبختانه در نسخه ۲۰۱۰ غیر فعال است .

در حالت کلی اگر  مجموعهای از فعالیت ها را انتخاب کرده، روی  کلیک کنید یا میانبر Ctrl+F2 را بفشارید ،مجموعه روابطی پی در پی ساخته می شود.

 

 

اگر قابلیت گفته شده فعال باشد و یکی از فعالیت های داخل زنجیره را به محل دیگری داخل زنجیره منتقل کنید، روابط طوری اصلاح می شوند که فعالیت ها همچنان پی درپی باقی بمانند.

 

اگر فعالیت را به خارج زنجیره منتقل کنید، رابطه آن قطع می شود و فعالیت های داخل زنجیره مجددا به طور سری به هم مرتبط می شوند.

 

 

اگر فعالیت دیگری که خارج زنجیره قرار دارد را به داخل آن منتقل کنید نیز روابط اصلاح خواهند شد.

 

 

 

اگر فعالیت جدیدی داخل زنجیره بسازید نیز داخل زنجیره روابط قرار خواهد گرفت.

 

 

برای  تنظیم این قابلیت بهFile| Options| Schedule   مراجعه و گزینه Autolink inserted or moved tasks را فعال یا غیر فعال کنید.

 

 

در بالای مجموعه تنظیم هایی که گزینه گفته شده در آن قرار دارد، تنظیمی با پس زمینه تیره و با نام Scheduling options for this project وجود دارد. در لیست بازشویی که مقابل آن قرار دارد نام فایل فعال دیده می شود. اگر مایل باشید می توانید گزینه All new projects را در لیست انتخاب کنید تا تنظیمی که وارد کرده اید پیش فرض تمام فایل هایی که بعدا ساخته می شوند به شمار رود.

با این که ممکن است قابلیت اصلاح خودکار روابط پی درپی به نظر جالب بیاید، معمولا باعث بروز اشتباه یا سردرگمی می شود. به این خاطر پیشنهاد می شود که آن را فعال نکنید.

عملکرد قیدها در msp

در ادامه آموزش تصویری ام اس پروجکت هر آیتم یک قید دارد. قید پیش فرض “شروع در زودترین زمان ممکن” است که هیچ محدودیتی برای آیتم به وجود نمی آورد (ولی همچنان قید نامیده می شود). می توان قیدهای دیگری نیز به فعالیت اعمال کرد. هر قید به نوعی روی زمان بندی فعالیت اثر می گذارد.

به عنوان مثال فرض کنید اجرای قسمتی از پروژه نیاز به مجوزی دارد که می دانیم در تاریخ خاصی صادر می شود. در این صورت می توانید به فعالیتِ آن قسمت قیدی دهیم که باعث شود زودتر از آن تاریخ شروع نشود.

با کمک قیدها می توان کارهایی انجام داد و منطق هایی را در برنامه پیاده سازی کرد که با روابط ممکن نیست. با این حال در نظر داشته باشید که استفاده از روابط بین آیتم ها پیوستگی و وابستگی ایجاد می کند، در حالی که قیدها مستقلا به آیتم ها مشخصاتی نسبت می دهند. به این خاطر بهتر است که پیش از ایجاد هر قید به این فکر کنید که می توانید آن را با رابطه جانشین کنید یا خیر. اگر امکان پیاده سازی قید با رابطه وجود دارد، به هیچ وجه از قید استفاده نکنید.

انواع قیدها در ms پروجکت

قیدهای رایج در برنامه ریزی، که تقریبا تمام حالت های مورد نیاز را پوشش می دهند، از این قرارند:

  • As Late As Possibleیا ALAP :در دیرترین زمان ممکن
  • As Soon As Possible  یا ASAP :در زودترین زمان ممکن
  • FNET یا Finish No Earlier Than: زودتر از … تکمیل نشود (به تاریخ نیاز دارد)
  • FNLT یا Finish No Later Than: دیرتر از … تکمیل نشود (به تاریخ نیاز دارد)
  • MFO یا Must Finish On: در تاریخ … پایان یابد (به تاریخ نیاز دارد)
  • MSO یا Must Start On: در تاریخ … شروع شود (به تاریخ نیاز دارد)
  • SNET یا Start No Earlier Than: زودتر از … شروع نشود (به تاریخ نیاز دارد)
  • SNLT یا Start No Later Than: دیرتر از … شروع نشود (به تاریخ نیاز دارد)

در ادامه آموزش تصویری ام اس پروجکت با مفهوم شناوری و انواع آن آشنا خواهید شد. شناوری دو نوع است: شناوری کل و شناوری آزاد.

اگر فعالیتی به اندازه شناوری کل به تاخیر بیفتد، پایان پروژه به تاخیر نخواهد افتاد، ولی ممکن است پایان برخی فعالیت های دیگر به تاخیر افتد. اگر فعالیتی به اندازه شناوری آزاد به تاخیر بیفتد، نه پایان پروژه به تاخیر می افتد و نه فعالیت های دیگر. نکته ای که در این مرحله باید بدانید، این است که ALAP در Project از شناوری کل استفاده می کند، در حالی که در پریماورا از شناوری آزاد استفاده می کند. دو حالت گفته شده تفاوت های فراوانی دارند و هرکدام برای شرایطی مناسب هستند. بهتر می بود اگر نرم افزارهای Project و پریماورا دو قید مختلف در نظر می گرفتند که هرکدام یکی از شناوری ها را به کار ببرد.

قیدهای گفته شده برای فعالیت ها به کار می روند. می توان برای خلاصه فعالیت ها نیز قید تعریف کرد، ولی فقط قیدهای زیر را می توان برای خلاصه فعالیت ها به کار برد:

  • As Soon As Possible
  • Finish No Later Than
  • Start No Earlier Than

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش تصویری ام اس پروجکت بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو برای ما کامنت کنید تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

 

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش نرم افزار msp

آموزش نرم افزار msp (قسمت ۱۱)

آموزش نرم افزار msp

تاکنون ۷ قسمت از سری آموزش های نرم افزار ام اس پی را با هم گذارنده ایم. در این قسمت به موارد زیر می پردازیم:

  1. قاعده استفاده از انواع روابط
  2. قاعده آزاد نبودن فعالیت ها
  3. قاعده جامع بودن روابط
  4. تحلیل و طراحی روابط
  5. وارد کردن روابط

آموزش نرم افزار msp

قاعده استفاده از انواع روابط در MSP

در طراحی و درج روابط به توصیه های مهم زیر توجه داشته باشید:

  1. اکثر روابط برنامه باید از نوع FS باشند – معمولا توصیه می شود که حداقل ۹۱ درصد روابط از نوع FS باشند، زیرا این رابطه به ماهیت واقعی اکثر پیش نیازی های پروژه نزدیک تر است.
  2. ترجیحا از رابطه SF استفاده نکنید – با این که نرم افزارها امکان ساخت رابطه SF را دارند، توصیه می شود که هیچگاه از این رابطه استفاده نکنید، زیرا معمولا چنین ارتباطی بین کارهای پروژه وجود ندارد.
  3. از تاخیر و همپوشانی زیاد استفاده نکنید – بهتر است تعداد روابطی که تاخیر یا همپوشانی دارند را به حداقل برسانید. حساسیت در مورد همپوشانی بیشتر از تاخیر است. این کار مدیریت برنامه را ساده تر می کند و به واقعیت های اجرایی نیز نزدیک تر است.
  4. از تاخیرها و همپوشانی های طولانی استفاده نکنید – هیچگاه از تاخیرها و همپوشانی های خیلی طولانی استفاده نکنید. معمولا توصیه می شود که این مقدار بیشتر از ۵ روز نباشد. تاخیرها و همپوشانی های طولانی معمولا تعبیری در پروژه ندارند و صرفا برای مخفی کردن ضعف روابط به کار می روند.

قاعده آزاد نبودن فعالیت ها در ام اس پی

در ادامه آموزش نرم افزار msp یکی از مهم ترین قواعدی که در طراحی روابط توصیه می شود این است که هر فعالیت حداقل یک پیش نیاز داشته باشد، به جز اولین فعالیت پروژه و هرکدام حداقل یک پس نیاز داشته باشند، به جز آخرین فعالیت پروژه.

البته در پراجکت می توان روابطی ساخت که پیش نیاز یا پس نیازشان خلاصه فعالیت باشد. در این حالت پیش نیازهای یک خلاصه فعالیت پیش نیاز تمام زیرمجموعه های آن نیز به شمار می رود و پس نیازهایش نیز پس نیاز تمام آن فعالیت ها به شمار می رود. این نوع روابط برای قاعده گفته شده کافی هستند و الزامی نیست که روابط مستقیما به فعالیت ها متصل باشند.

بسیاری از منابع توصیه می کنند که رابطه هایی که به خلاصه فعالیت متصل شده باشند نسازید، زیرا برنامه را ناخوانا می کند. با این حال استفاده هوشمندانه از این قابلیت Project باعث ساده شدن برخی از شبکه ها می شود.

ممکن است فعالیتی پیش نیاز و پس نیاز داشته باشد، ولی این روابط به شکلی تنظیم شده باشند که تاثیرگذاری مناسب نداشته باشند. قاعده دیگر این است که هر فعالیت حداقل یک پیش نیاز از نوع FS یا SS داشته باشد تا شروعش از سایر فعالیت ها تاثیر بگیرد و حداقل یک پس نیاز از نوع FS یا FF داشته باشد تا پایانش بر سایر فعالیت ها اثر بگذارد.

قاعده جامع بودن روابط در ms پروجکت

در ادامه آموزش نرم افزار msp خواهید دید که از بین تمام روابط و سایر عناصر زمان بندی هر فعالیت، یکی از آن ها سختگیرانه تر از همه است و اصطلاحا بر زمان بندی فعالیت حاکم است. به این رابطه Driver گفته می شود. می توانید تمام عناصر دیگر را حذف کنید و در این حالت زمان بندی آن فعالیت و سایر فعالیت ها تغییری نمی کند.

این مسئله باعث می شود که بسیاری از کاربران در تعیین روابط کوتاهی کنند. به عنوان مثال ممکن است قرار باشد که سیم کشی و نقاشی هردو پیش نیاز نصب کلیدها و پریزها باشند؛ ولی برنامه ریز گمان کند که چون نقاشی بعد از سیم کشی تمام می شود، کافی است که فقط نقاشی را پیش نیاز نصب کلیدها و پریزها کند. در این حالت اگر به دلیلی روند کار تغییری کند و سیم کشی پیش از پایان نقاشی تمام نشده باشد، عملکرد برنامه مناسب نخواهد بود.

همیشه به یاد داشته باشید که مشخصات برنامه دایما در حال تغییر است و به همین خاطر ممکن است عنصری که امروز بر زمان بندی یک فعالیت حاکم است، روز دیگر عقب نشینی کند و عنصر دیگری حاکم شود. به همین خاطر باید تمام روابط را وارد کنید، حتی اگر حاکم نباشند.

نکته مهم دیگری که در مورد روابط غیرحاکم وجود دارد این است که وقتی آن ها را حذف کنید شناوری پیش نیازها به طور کاذب افزایش پیدا می کند و در نتیجه اطلاعات نادرستی از برنامه گزارش می شود. در قسمت های بعدی آموزش ام اس پی با مفهوم شناوری آشنا خواهید شد.

تحلیل و طراحی روابط نرم افزار msp

در ادامه آموزش نرم افزار msp بسیاری اوقات در مورد نوع رابطه مناسب دو فعالیت تردید به وجود می آید. در این حالت یک پیشنهاد قدیمی این است که انواع رابطه با در نظر گرفتن اولویت های زیر انتخاب شوند:

  1. FS
  2. FF
  3. SS
  4. SF

به عبارت دیگر، سعی کنید بیشتر از همه از FS و کمتر از همه از SF استفاده کنید. معمولا کارشناسان اجرایی روابط بین فعالیت ها را با جمله های انشایی اینچنینی به برنامه ریزان اعلام می کنند:

فعالیت دوم ۳ روز بعد از شروع فعالیت اول شروع می شود.

در این حالت رابطه را چگونه باید طراحی کرد؟

فرض کنید فعالیت اول ۶ روزه و فعالیت دوم ۸ روزه باشد. در این صورت تمام روابط شکل زیر با جمله انشایی گفته شده هماهنگ هستند.

 

 

در ادامه آموزش نرم افزار msp همانطور که می بینید در هر چهار حالت فعالیت دوم سه روز بعد از فعالیت اول آغاز می شود. اگر برنامه ثابت باشد، اهمیتی ندارد که از کدام رابطه استفاده می کنید؛ ولی برنامه های زمان بندی دایما در حال تغییر هستند.

به این خاطر باید رابطه ای را انتخاب کنید که بهترین واکنش را به تغییرات داشته باشد.

البته به جز چهار حالت گفته شده، چهار حالت دیگر نیز وجود دارد که تاخیرها و همپوشانی هایشان به جای مدت زمان بر حسب درصد وارد شده باشد. در عمل باید آن چهار حالت را هم در نظر بگیرید، ولی در این قسمت از آموزش msp برای زیاد نشدن شکل ها مطرح نمی شوند.

برای تحلیل مسئله حالت های زیر را در نظر بگیرید:

  1. شروع پیش نیاز جابجا شود و پایان آن ثابت بماند.
  2. پایان پیش نیاز جابجا شود و شروع آن ثابت بماند.

معمولا تحلیل این دو حالت برای تصمیم گیری کافی است، هرچند که در شرایطی باید ترکیب های پیچیده تری را هم در نظر گرفت.

شکل زیر رفتار یکی از روابط را در تغییر پیش نیاز نشان می دهد. برای هر فعالیت دو میله ترسیم شده است؛ میله هاشور خورده بالا زمان بندی قبل از تغییر را نشان می دهد و میله توپر پایین زمان بندی بعد از تغییر است.

 

 

در ادامه آموزش نرم افزار msp فرض کنید پیش نیاز سیم کشی و پس نیاز نصب کلید و پریز باشد. سه روز بعد از شروع سیم کشی، کار سیم کشی قسمت هایی از فضا تمام شده است و می توان کلیدها و پریزهای آن قسمت ها را نصب کرد.

اولین شکل حالتی را نشان می دهد که سیم کشی خیلی زودتر از موعد تمام شده است. با این که سیم کشی سریع تر پیش رفته است، نصب کلیدها و پریزها آغاز نشده اند و حتی یک روز بعد از تکمیل سیم کشی آغاز می شود. احتمالا منظور این بوده است که کارها تا جای ممکن موازی انجام شوند و در زمان صرفه جویی شود ،پس احتمالا در این حالت نصب کلیدها و پریزها باید زودتر آغاز شود.

این یک دلیل برای مناسب نبودن این نوع رابطه در این مثال کافی است، ولی می توانیم بررسی را ادامه دهیم.

اگر پایان سیم کشی تاخیرِ زیادی داشته باشد، نصب کلیدها و پریزها پیش از آن تمام خواهند شد، در حالی که چنین چیزی منطقا ممکن نیست. پس این نوع رابطه در حالت دوم نیز رد می شود.

اگر زمان شروع عقب یا جلو برود، مسئله ای غیر منطقی به وجود نمی آید، در حالی که ممکن است میزان همپوشانی مناسب نباشد.

باید همین روند تحلیل را برای سه نوع رابطه دیگر هم انجام داد و رابطه ای که هیچ مشکلی ندارد را انتخاب کرد. اگر چنین رابطه ای وجود نداشته باشد، یعنی اگر هرکدام از چهار نوع رابطه با تاخیر و همپوشانی زمانی و درصدی (مجموعا ۸ حالت) رفتار مناسبی نداشته باشند، دو راه در پیش خواهید داشت:

  1. اگر رفتار زیاد از حد نامناسب نیست و پیش بینی می کنید که مشکل حادی در رفتار کلی برنامه ایجاد نمی کند، از آن چشم پوشی کنید و بهترین حالت را انتخاب کنید.
  2. فعالیت های پیش نیاز و پس نیاز را خرد کنید و بین آن ها روابط متعددی ایجاد کنید. در این حالت می توان با کمک تنوع روابط، رفتارهای پیچیده تر را پیاده سازی کرد.

وارد کردن روابط

راه های مختلفی برای وارد کردن روابط وجود دارد که همگی در این قسمت توضیح داده می شوند.

اولین راه، استفاده از ماوس در نمودار گانت است. برای این کار، اشاره گر ماوس را به روی نوار فعالیت پیش نیاز در نمودار گانت ببرید، کلیک کنید و بدون رها کردن کلید ماوس، اشاره گر را به روی نمودار فعالیت پس نیاز رها کنید.

 

 

با این کار یک رابطه FS بدون همپوشانی یا تاخیر به وجود می آید. نمودار گانت به طور پیش فرض رابطه ها را با فلش هایی نشان می دهد. در صورت تمایل می توانید روی فلش دبل کلیک کنید تا کادر محاوره شکل زیر باز شود.

 

 

با این کادر محاوره می توانید نوع رابطه را تغییر دهید و همپوشانی یا تاخیر آن را نیز مشخص کنید.راه دوم برای ایجاد رابطه، این است که روی فعالیت پس نیاز دابل کلیک کنید تا کادر محاوره Task  Informationباز شود.

زبانه Predecessor پیش نیازهای فعالیت را نشان می دهد.

 

 

در ادامه آموزش نرم افزار msp برای مشخص کردن پیش نیاز، باید از فیلد ID یا Task Name استفاده کنید. در فیلد ID شماره ردیف و در Task Name نام فعالیت وارد می شود. وقتی یکی از این دو را وارد کنید، فیلد دیگر مقدار خواهد گرفت. وقتی فیلد Task Name را انتخاب کنید، می توانید روی فلش کوچکی که در سمت راست آن قرار دارد کلیک کنید تا لیست فعالیت ها باز شود؛ وقتی روی یکی از فعالیت های لیست کلیک کنید، انتخاب خواهد شد.

 

 

بعد از انتخاب پیش نیاز، روی فیلد Type کلیک کنید تا انتخاب شود. وقتی روی فلش کوچک سمت راست آن کلیک کنید، لیست انواع رابطه ها باز خواهد شد و می توانید گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.

 

 

اگر قصد دارید برای رابطه زمان همپوشانی یا تاخیر مشخص کنید، از فیلد Lag استفاده کنید.

راه سوم برای مشخص کردن روابط، استفاده از فرم پایین نمای گانت است. برای استفاده از این فرم، علامت تایید کنار View| Split View| Details را فعال کنید. اگر کادر مقابل گزینه مقداری به جز Task Form را نشان می دهد، روی آن کلیک کنید و از منویی که باز می شود Task Form را انتخاب کنید. شکل زیر فرمی که به این ترتیب در پایین پنجره Project باز می شود را نشان می دهد.

 

 

این فرم به طور پیش فرض دو قسمت برای منابع و پیش نیازها دارد. اگر مایل باشید می توانید در فضای خالی فرم کلیک راست کرده، از منویی که باز می شود Predecessors & Successors را انتخاب کنید تا فرم به جای منابع، اطلاعات پس نیازها را نشان دهد.

 

 

فعالیت پیش نیاز یا پس نیاز را انتخاب کرده، اطلاعات رابطه را به همان ترتیبی که در قسمت قبل توضیح داده شد وارد کنید. بهتر است روابط را در قسمت پیش نیازها وارد کنید. در این حالت رابطه با تعیین آیتم پیش نیاز ساخته می شود. اگر به قسمت پس نیاز بروید، باید رابطه را با تعیین پس نیاز بسازید.

به این ترتیب مشخص می شود که هر رابطه در فرم مشخصات دو آیتم نمایش داده می شود. یکی در قسمت پیش نیاز آیتم پس نیاز و دیگری در قسمت پس نیاز آیتم پیش نیاز.

 

 

راه چهارمِ ساخت رابطه، استفاده از ستون های Predecessors و Successors است. ستون Predecessors به طور پیش فرض نمایش داده می شود، ولی اگر قصد دارید از Successors استفاده کنید، باید آن را به جدول اضافه کنید. مجددا پیشنهاد می شود که برای وارد کردن روابط از فیلد Predecessors استفاده کنید و از Successors برای کنترل روابط کمک بگیرید. برای ساخت روابط، آن ها را در یکی از فیلدهای گفته شده تایپ کنید.

 

 

در این حالت وقتی رابطه را در یکی از دو ستون تایپ کنید، ستون دیگر نیز آن را برای فعالیت دوم نشان خواهد داد. در مثال قبل رابطه در فیلد Predecessors فعالیت دوم تایپ شده بود و فیلد Successors فعالیت اول نیز بلافاصله آن را نشان داد. اگر عبارت در فیلد Successors فعالیت اول وارد شده بود نیز در فیلد Predecessors فعالیت دوم دیده می شد.

گرامرِ وارد کردن رابطه به این صورت است:

[ID] [Type] [Lag/Lead]

به جای ID شماره ردیف فعالیت دیگر، که در ستون ID جدول نمایش داده می شود را قرار دهید. به جای Type نوع پیش نیاز، که با عبارت های SS ،FF ،FS و SF شناخته می شوند را قرار دهید. در پایان، اگر نیاز به زمان همپوشانی یا تاخیر داشته باشید، می توانید آن را به ادامه عبارت اضافه کنید. به مثال های زیر توجه کنید:

  •  پس نیاز بعد از اینکه ۱۱٪ مدت زمان آیتم شماره ۴ سپری شد پایان یابد      ۴SF+10%
  •  پس نیاز زمانی آغاز شود که ۵ روز پیش از پایان آیتم شماره ۴ پایان یابد       ۴FF-5d
  •  پس نیاز یک ماهِ روزشمار بعد از شروع آیتم شماره ۴ آغاز شود        ۴SS+1emo
  •  پس نیاز بعد از پایان آیتم شماره ۴ شروع شود    ۴FS

برای معرفی چند رابطه، باید بین آن ها ویرگول بگذارید:

  •  پس نیاز پیش از شروع ۴ و یک روز بعد از ۱۲ (هرکدام که دیرتر است) تمام نشود    ۴SF,12SF+1d
  •  پس نیاز پیش از پایان ۱۲ آغاز نشود و زمانی پایان یابد که بیشتر از ۵ روز تا پایان ۴ باقی نمانده باشد   ۴FF-5d,12FS
  •  پس نیاز پیش از شروع ۱۲ شروع نشود و شروع آن حداقل یک ماهِ روزشمار بعد از شروع ۴ باشد    .۴SS+1emo, 12SS
  •  پس نیاز پیش از پایان ۴، ۱۲ و ۱۶ شروع نشود    ۴FS,12FS,16FS

راه پنجم، که بهترین راه نیز هست، ایجاد رابطه با کمک ماوس و در جدول است. برای این کار پیش نیاز و بعد از آن پس نیاز را انتخاب کرده، روی آیکن  که در Task| Schedule قرار دارد کلیک کنید.

 

 

با همین روش می توانید در یک مرحله بین چندین فعالیت رابطه برقرار کنید.

 

 

توجه داشته باشید که اگر فعالیت ها را با کشیدن ماوس انتخاب کرده باشید، به ترتیب از بالا به پایین به هم پیوند می خورند. اگر مایل باشید می توانید فعالیت ها را با هر ترتیب دیگری انتخاب کنید تا روابط به همان شکل ایجاد شوند.

 

 

 

می توانید به جای آیکن  از کلیدهای میانبر Ctrl+F2 نیز استفاده کنید.

آنچه در این قسمت توضیح داده شد، عمده ترین راه های ساخت رابطه بود. با این حال راه های دیگری نیز وجود دارد. به عنوان مثال، می توانید با گرفتن، کشیدن و روی هم انداختن عناصر نمودار شبکه ای نیز رابطه ایجاد کرد.

آموزش نرم افزار ام اس پی برای رشته صنایع و مدیران پروژه(قسمت ۱۰)

آموزش نرم افزار ام اس پی : در قسمت های قبلی از آموزش های نرم افزار msp به آموزش تعیین شیوه تبدیل واحدها و مدت زمان خلاصه فعالیت ها پرداختیم. برای دسترسی به آموزش قبلی کلیک کنید : آموزش ام اس پراجکت

در این آموزش به موارد زیر میپردازیم :

  1. تعریف روابط، قیدها و فرجه ها
  2. مفاهیم کلی روابط
  3. ماهیت روابط
  4. انواع روابط
  5. محدودیت های طراحی روابط

 

آموزش نرم افزار ام اس پی

تعریف روابط، قیدها و فرجه ها

در ادامه آموزش نرم افزار ام اس پی هر برنامه زمان بندی مدلی شبیه سازی شده از رفتار زمانی پروژه است که بر اساس شرایط دایما تغییر شکل می دهد؛ این تغییرات اطلاعات بسیار ارزشمندی در اختیارمان می گذارند. این مدل با کمک عناصری زیربنایی شکل می گیرد که روابط، قیدها و فرجه ها هستند و در این فصل توضیح داده می شوند.

این فصل که نسبتا طولانی نیز هست هر سه عنصر را به تفصیل توضیح می دهد و در مورد روابط نیز هرچهار نوع را همراه با مسایل مربوط به تاخیرها و همپوشانی هایشان مطرح می کند. با این حال واقعیت این است که یک برنامه معمولی که به خوبی تنظیم شده باشد احتمالا از هیچ قید و فرجه ای استفاده نکرده است، اکثر روابط آن FS (یکی از چهار نوع رابطه) هستند و تاخیر و همپوشانی نیز به ندرت دارند.

برنامه مناسبی که قواعد زمان بندی پروژه را رعایت کرده باشد و خوش ساخت باشد به سادگی تهیه نمی شود .روابط، قیدها و فرجه ها همگی با نام ها و عبارت هایی مشابه آن چه در پروژه های واقعی می شنویم در اختیارمان قرار می گیرند و بسیاری از برنامه ریزان بدون حساسیت کافی و با ترجمه ضعیف مفاهیم پروژه به این عناصر برنامه هایی به وجود می آورند که کیفیت کافی ندارند. همانطور که یک ترجمه مناسب باید به جای تبدیل تک تک کلمه ها از زبان مبدا به زبان مقصد، بر مفاهیم و معانی تمرکز داشته باشد، کار شما نیز باید به جای ترجمه کلمه به کلمه مفاهیم پروژه به عناصر زمان بندی، بر ترجمه ای عمیق، مفهومی و مبتنی بر معنا متمرکز باشد .شاید مفهومی که در پروژه به شکل قید بیان می شود در ترجمه ای مناسب تبدیل به رابطه ای در ام اس پی شود و نه یک قید.

مهم ترین موضوع این فصل مفهوم روابط است که باید آن را به خوبی بیاموزید و در کار با تحلیل کافی عملیاتی کنید. این کار در ابتدا زمان بسیار زیادی از شما می گیرد، ولی با مرور زمان به اندازه زبان مادری برایتان آشنا ،ساده و سریع خواهد شد.

مفاهیم کلی روابط

در ادامه آموزش نرم افزار ام اس پی هر رابطه، منطقی را بین دو آیتم مشخص می کند. به عنوان مثال، پیش از تکمیل دیوارچینی نمی توان سفیدکاری روی آن را شروع کرد. پس بین این دو فعالیت رابطه ای وجود دارد. این رابطه دیوارچینی را به سفیدکاری مربوط می کند و اصطلاحا به فعالیت اول، که در این مثال دیوارچینی بود، پیش نیاز و به فعالیت دوم ،که در این مثال سفیدکاری بود، پس نیاز گفته می شود. دیوارچینی پیش نیاز سفیدکاری است، یعنی تا زمانی که دیوارچینی انجام نشده باشد نمی توان سفیدکاری را انجام داد. البته این مثال فقط یکی از حالت های رابطه و پیش نیازی بود، در ادامه خواهید دید که روابط تنوع فراوانی دارند.

ماهیت روابط

روابط را می توان از نظر ماهیت به دو گروه تقسیم کرد:

  • روابط اجتناب ناپذیر: روابط اجتناب ناپذیر روابطی هستند که به لحاظ ماهیت فعالیت ها شکل می گیرند. به عنوان مثال رابطه بین سفیدکاری و دیوارچینی از این نوع است؛ اصولا تا دیواری نباشد نمی توان آن را سفیدکاری کرد.
  • روابط ترجیحی: گروه دیگری از روابط نیز در برنامه ها وجود دارند که اجتناب ناپذیر نیستند، ولی به دلیلی ترجیح می دهیم در برنامه وجود داشته باشند. به عنوان مثال می توان درهای شیشه ای داخل ساختمان ها را پیش از تکمیل کارهای سنگین تر نصب کرد، ولی در این صورت احتمال دارد که در زمان اجرای آن فعالیت ها بشکنند، در نتیجه رابطه ای بین فعالیت های سنگین و نصب درهای شیشه ای برقرار می کنند تا در زمان مناسب تر انجام شود. نمونه رایجِ دیگر، نصب شیرآلات بعد از نصب درها و یراق آلات است. اگر امکان قفل کردن درها وجود نداشته  باشد، ممکن است که شیرآلات پس از نصب دزدیده شوند و به همین خاطر چنین رابطه ای می سازند. ولی به هر حال چنین روابطی اجتناب ناپذیر نیستند.

بهتر است در زمان تعریف روابط به نوع آن ها توجه شود و اگر امکان داشته باشد، با قرار دادن یادداشتی در کنار آیتم، وجود روابط ترجیحی توضیح داده شود. دلیل این امر این است که در صورت بروز انحراف در اجرا، می توان با بازبینی روابط ترجیحی، راه حل های فراوانی برای جبران عقب افتادگی ها پیدا کرد. مثلا اگر لازم باشد می توان شیرآلات را پیش از تکمیل یراق آلات نصب کرد تا کار تسریع شود و در عوض تعدادی نگهبان در کارگاه قرار داد.

برای درج یادداشت، روی آیتم دابل کلیک کنید. با این کار کادر محاوره Task Information باز می شود. به زبانه Notes کادر محاوره بروید.

 

آموزش نرم افزار ام اس پی

 

توضیحاتی که در نظر دارید را در این قسمت وارد کرده، روی OK کلیک کنید. اگر آیتمی یادداشت داشته باشد ، آیکن  در ستون Indicators نمایش داده می شود.

گروهی از روابط ترجیحی برای پیاده سازی روند اجرا طراحی می شوند. به عنوان مثال پروژه احداث ساختمانی را فرض کنید که ۱۱ طبقه دارد. برای هر طبقه یک فعالیت دیوارچینی و یک فعالیت سفیدکاری ساخته شده است و دیوارچینی هر طبقه پیش نیاز سفیدکاری همان طبقه شده است. اگر روابط را در همین حد نگه داریم، ممکن است اجرای بعضی سفیدکاری ها همزمان شود، در حالی که قصد داریم سفیدکاری را با یک گروه کاری انجام دهیم و در نتیجه در هر زمان فقط یکی از طبقات سفیدکاری خواهد شد. در این حالت معمولا روابطی ترجیحی بین سفیدکاری طبقات مختلف می سازند تا از پایین ترین طبقه یا بالاترین طبقه شروع شود و به ترتیب جلو رود.

چنین روابطی چندان مناسب نیستند، زیرا انعطاف پذیری کافی ندارند. اگر به عنوان مثال دیوارچینی  طبقهای به هر دلیل متوقف شود، سفیدکاری نیز در همان طبقه متوقف  میشود، در حالی که در عمل می توان آن طبقه را رها کرد و سفیدکاری طبقات بعدی را انجام داد. برای رفع این مشکل باید به جای تعریف رابطه، از تسطیح منابع کمک گرفت.

انواع روابط

در ادامه آموزش نرم افزار ام اس پی در ام اس پی و اکثر نرم افزارهای برنامه ریزی، چهار نوع رابطه به شرح زیر وجود دارد:

  • Finish-to-Start یا FS: فعالیت دوم بعد از پایان فعالیت اول شروع خواهد شد .
  • Start-to-Finish یا SF: فعالیت دوم زمانی آغاز خواهد شد که پیش از شروع فعالیت اول پایان یابد.
  • Finish-to-Finish یا F: فعالیت دوم زمانی شروع می شود که همزمان با فعالیت دوم تمام شود.
  • Start-to-Start یا SS: فعالیت دوم همزمان با فعالیت اول آغاز می شود.

البته در ادامه خواهید دید که تعریف های بالا تقریبی هستند و نیاز به اصلاح دارند، ولی برای ایجاد تصویر اولیه مناسبند.

شکل زیر چهار نوع رابطه را نشان می دهد.

 

آموزش نرم افزار ام اس پی

روابط معمولا همپوشانی یا تاخیر نیز دارند. به عنوان مثال، فرض کنید قرار است ستون شماره ۱۱ بعد از ستون شماره ۱۰ساخته شود. در این صورت باید ستون ۱۰ را بتن ریزی کرد، قالب آن را باز کرد، با آن قالب ستون شماره ۱۱ را قالب بندی کرد و کار را ادامه داد. بنا بر این باید بتن ریزی ستون ۱۰ را پیش نیاز قالب بندی ستون ۱۱ کنیم (از نوع FS). ولی در عمل نمی توان بلافاصله بعد از بتن ریزی قالب را باز کرد و باید مدت زمانی صبر کرد تا بتن به حدی کافی از گیرش برسد. بنا بر این باید به رابطه تاخیری بدهیم تا به فرض قالب بندی ستون

۱۱ دو روز بعد از بتن ریزی ستون ۱۰ انجام شود.

شکل های زیر چهار نوع رابطه را در دو حالت مختلف (با تاخیر و با همپوشانی) نشان می دهد.

 

آموزش نرم افزار ام اس پیآموزش نرم افزار ام اس پی

 

 

آموزش نرم افزار ام اس پی

تاخیرها و همپوشانی ها را می توان علاوه بر مدت زمان، بر حسب درصد نیز وارد کرد. در این حالت درصدی از فعالیت پیش نیاز به عنوان تاخیر یا همپوشانی به کار می رود. مثلا اگر فعالیت پیش نیاز ۱۰ روزه باشد و رابطه ای با تاخیر ۲۰٪ وارد کنید، در عمل ۲ روز تاخیر در نظر گرفته می شود. تفاوت اصلی این دو حالت در این است که اگر تاخیر و همپوشانی را به صورت مدت زمان وارد کنید، همیشه ثابت خواهد بود، ولی اگر آن را بر حسب درصد وارد کنید و مدت زمان فعالیت اول تغییر کند، تاخیر و همپوشانی نیز اصلاح خواهد شد.

تعریفی که پیش از این برای انواع روابط ارائه شد برای درک رفتار فعالیت هایی که فقط یک رابطه دارند کافی است؛ ولی اگر تعداد روابط بیشتر باشد و به خصوص از روابط نامعمولی مانند SF استفاده شده باشد، باید تعاریف دقیق تر و کامل تر را در نظر داشت.

پیش از یادگیری تعریف دقیق روابط، قاعده مهمی را یاد بگیرید:

اضافه شدن رابطه ها هیچگاه باعث زودتر شروع شدن پس نیاز نمی شود.

به عبارت دیگر، وقتی روابط را اضافه می کنید، یا روی فعالیت تاثیری نمی گذارند، یا اجرای آن را به تاخیر می اندازد.

آیتم های برنامه زمان بندی همیشه تمایل دارند که در زودترین تاریخ های ممکن انجام شوند، ولی عناصر زمان یندی، یعنی روابط، قیدها، تسطیح منابع و تقویم ها، همگی عواملی هستند که آن ها را مجبور به دیرتر انجام شدن می کنند.

تعریف دقیق چهار نوع رابطه از این قرار است:

  • FS: فعالیت پس نیاز پیش از پایان یافتن پیش نیاز آغاز نخواهد شد.
  • SF: فعالیت پیش نیاز پیش از شروع پس نیاز، آغاز نخواهد شد.
  • SS: فعالیت پس نیاز پیش از شروع پیش نیاز، آغاز نخواهد شد.
  • FF: فعالیت پس نیاز پیش از پایان یافتن پیش نیاز، آغاز نخواهد شد.

شکل زیر عملکرد روابط را نشان می دهد.

 

 

در این شکل ها محدوده غیر مجاز شروع و پایان هریک از روابط مشخص شده است. وقتی بیش از یک رابطه وجود داشته باشد، محدوده های غیر مجاز با هم ترکیب می شوند و محدوده های غیر مجاز بزرگ تری می سازند.

محدودیت های طراحی روابط

دو محدودیت کلی در طراحی روابط ام اس پی وجود دارد که از این قرارند:

  1. نمی توان بین دو آیتم بیش از یک رابطه برقرار کرد.
  2. روابط نباید دوری باشند.

روابط دوری تناقض ایجاد می کنند، به همین خاطر در هیچ نرم افزاری مجاز نیستند. منظور از رابطه دوری ،رابطه ای است که فعالیتی که مستقیم یا غیر مستقیم پس نیاز فعالیت دیگری هست را پیش نیاز آن کند.

مجموعه روابط زیر نمونه ای از روابط دوری هستند:

  1. Task 1                     ۳fs
  2. Task 2                     ۱fs
  3. Task 3                     ۲fs

در این ترکیب فعالیت اول پیش نیاز دومی، دومی پیش نیاز سومی و سومی پیش نیاز اولی شده است، یعنی حلقه ای از روابط به وجود آمده است. اگر رابطه ای که قصد دارید وارد کنید دور ایجاد کند، رابطه شکل نمی گیرد و پیغام خطای شکل زیر نمایش داده می شود.

 

آموزش نرم افزار ام اس پی

 

محدودیت دیگر این است که دو فعالیت بیش از یک رابطه نمی پذیرند. اگر سعی کنید رابطه دوم را ایجاد کنید ،پیغام خطای شکل زیر نمایش داده می شود.

 

آموزش نرم افزار ام اس پی

 

ولی ایجاد بیش از یک رابطه بین دو فعالیت الزاما تناقضی ایجاد نمی کند. به عنوان مثال منطقا باید بتوان حالتی ایجاد کرد که آیتم دوم زودتر از آیتم اول شروع نشود و زودتر از آن هم تمام نشود، یعنی ترکیبی از SS و FF.

چنین کاری در پریماورا ممکن است، ولی ام اس پی اجازه آن را نمی دهد.

اگر منطقی که بین دو فعالیت حاکم است وجود بیش از یک رابطه را حکم می کند، یک راه حل این است که فعالیت ها را خرد کنید و برای زیرمجموعه های آن چند رابطه بسازید.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش نرم افزار ام اس پی بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

 

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال‌مارکتینگ و علاقه‌مند به استارت‌آپ‌ها هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف‌تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش ام اس پراجکت

آموزش ام اس پراجکت (MSP) برای مهندسین صنایع(قسمت ۹)

آموزش ام اس پراجکت

آموزش ام اس پراجکت : در این آموزش به ادامه آموزش قبلی یعنی آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت میپردازیم. این آموزش شامل موارد زیر است :

  1. تعیین شیوه تبدیل واحدها
  2. مدت زمان خلاصه فعالیت ها

آموزش ام اس پراجکت

تعیین شیوه تبدیل واحدها

به شکل زیر توجه کنید. در این شکل دو فعالیت با مدت زمان های ۲۱ روز و ۱ ماه وارده شده اند.

 

در ادامه آموزش ام اس پراجکت

 

با این که مدت زمان دو فعالیت یکسان نیست، میله های گانت آن ها مدت زمان های روزشمارِ یکسانی را نشان می دهند. تعطیلی های تقویم هرچه باشد، به هر دو فعالیت یکسان اعمال می شود، زیرا در بازه های یکسانی از تقویم هستند و برای آن ها تقویم های متفاوتی نیز تعریف نشده است.

چنین مسایلی دایما در برنامه ها به چشم می خورند و برای بسیاری از افراد مشکل ایجاد می کنند. مسئله این است که واحدهای مختلف زمانی باید با ضرایبی به یکدیگر تبدیل شوند .وقتی مدت زمانی را بر حسب روز وارد می کنید، باید با مجموعه ای از ضرایب به دقیقه تبدیل شود و در مورد ماه نیز چنین قاعده ای برقرار است. انتظار دارید واحدها با چه ضرایبی تبدیل شوند؟

توافقی عمومی در مورد ضرایب تبدیل وجود ندارد. به همین خاطر گزینه هایی برای این منظور وجود دارد و می توانید ضرایب دلخواه خود را در آن ها وارد کنید. برای دسترسی به گزینه ها File| Options را اجرا کنید تا کادر محاوره Project Options باز شود. در این کار محاوره زبانه Schedule را انتخاب کنید.

 

آموزش ام اس پراجکت

 

در این زبانه سه گزینه برای تنظیم ضرایب تبدیل واحدهای زمانی وجود دارد:

  • Hours per day: ضریب تبدیل روز به ساعت
  • Hours per week: ضریب تبدیل هفته به ساعت
  • Days per month: ضریب تبدیل ماه به روز

با این سه ضریب، تکلیف شیوه تبدیل تمام واحدهای زمانی مشخص می شود و Project می داند که چگونه هریک از آن ها را به دقیقه تبدیل کند.

هر ماه به طور پیش فرض ۲۱ روز کاری در نظر گرفته می شود، به همین خاطر دو فعالیتی که یکی ۲۱ روزه و دیگری یک ماهه بود مدت زمان کاری و روزشمار برابری داشتند.

ضرایب پیش فرضِ تبدیل واحدهای زمانی با ذهنیت مدت های کاری ساخته شده اند، در حالی که بسیاری از مخاطبان واحدها را با ضرایب تقویمی تبدیل می کنند. اگر گمان می کنید چنین مخاطبانی دارید، بهتر است پیش از وارد کردن مدت زمان ها مقدارها را به صورت زیر اصلاح کنید:

  • ۸ :Hours per day
  • Hours per week: 56 (به معنی ۷ روز کاری، که هرکدام ۸ ساعته هستند)
  • ۳۱ :Days per month

توجه داشته باشید که این تنظیم ها ارتباط مستقیمی با تقویم های کاری ندارند و فقط برای تبدیل واحدهای زمانی به کار می روند.

در ادامه آموزش ام اس پراجکت بسیاری اوقات مدت زمان فعالیت ها از کارشناسان حوزه های کاری دریافت می شود و احتمال دارد که مدت زمان ها را به جای روز، بر حسب هفته یا ماه به شما بدهند. در این صورت حتما باید از ایشان بپرسید که منظورشان از هفته و ماه چیست و تنظیم های واحدهای زمانی را طوری مشخص کنید که به ذهنیت اکثر آن ها نزدیک تر باشد. معمولا مقادیری که پیش از این پیشنهاد شد به ذهنیت اکثر افراد نزدیک تر است. اگر گمان می کنید استفاده از واحدهای زمانی متعدد سوتفاهم ایجاد می کند، تمام مدت زمان ها را با واحد یکسانی مانند روز وارد کنید.

پس از این توضیحات، برمی گردیم به برنامه نمونه ای که تصویر آن پیش از این ارائه شده بود. فرض کنید تعداد روزهای ماه را به ۳۱ تبدیل کنیم. نتیجه در شکل زیر دیده می شود.

 

 

آیا انتظار داشتید که میله سفت کاری که یک ماه بود بلندتر از قبل ترسیم شود؟ ولی نتیجه این است که مقدار فیلد Duration آن فعالیت تغییر کرده است و میله به اندازه قبل ترسیم شده است.

در ابتدای فصل منطق رفتاری Project در مورد مدت زمان ها توضیح داده شد. وقتی مدت زمان ۱ ماه وارد شده بود، ضریب تبدیل ماه به روز ۲۱ بود، در نتیجه ۱ ماه با همین ضریب به دقیقه تبدیل و ذخیره شده بود. بعد از آن ضریب به ۳۱ تبدیل شد ، ولی در این حالت مدت زمان جدیدی وارد نشده است. در این حالت مقداری که قبلا بر حسب دقیقه ذخیره شده بود و بنا هم نیست که تغییری کرده باشد، با ضریب جدید به ماه تبدیل و نمایش داده شده است، که نتیجه ۶۷/۱ ماه است.

بنابراین: همیشه ضرایب تبدیل مد  زمان را پیش از وارد کردن مد  زمان ها تنظیم کنید.

اگر در حالت فعلی دوباره مدت زمان ۱ ماه را در فیلد مدت زمان وارد کنید، نتیجه ای که در شکل زیر نمایش داده شده است را خواهید گرفت.

 

 

در این حالت وقتی مدت زمان ۱ ماه را وارد می کنید، به تنظیم ها مراجعه می شود و این مقدار بر حسب ضرایب تبدیلِ فعلی به دقیقه تبدیل می شود. نتیجه این است که این بار ۱ ماه برابر با ۳۱ روز می شود و میله فعالیت بزرگ تر از فعالیت ۲۱ روزه می شود.

بهتر است در هر برنامه فقط از یک واحد زمانی استفاده کنید. بهترین واحد زمان برای اکثر پروژه ها روز است.

مدت زمان خلاصه فعالیت ها

در ادامه آموزش ام اس پراجکت فیلد مدت زمان خلاصه فعالیت ها قابل ویرایش نیست. در واقع خلاصه فعالیت ها برای خلاصه سازی اطلاعات فعالیت های زیرمجموعه خود هستند و در نتیجه تعداد فیلدهای قابل ویرایش آن ها بسیار کمتر است.

وقتی مدت زمان و سایر مشخصه های زمان بندی را وارد کنید، تاریخ شروع و پایان فعالیت ها مشخص می شود.

تاریخ شروع هر خلاصه فعالیت برابر با زودترین تاریخ شروع زیرمجموعه هایش و تاریخ پایان آن برابر با دیرترین تاریخ پایان خواهد بود. بعد از این که این دو تاریخ مشخص شوند، مدت زمان خلاصه فعالیت بر این اساس محاسبه خواهد شد.

آنچه گفته شد درباره منطق کلاسیک برنامه ریزی بود. اگر برنامه ریزی خلاصه فعالیت خودکار نباشد، منطق دیگری حاکم خواهد بود. البته در نظر داشته باشید که وقتی آیتمی به خلاصه فعالیت تبدیل می شود، نوع برنامه ریزی آن نیز به خودکار تبدیل می شود و اگر مایل باشید باید بعد از تبدیل آن به خلاصه فعالیت، نوع برنامه ریزی آن را تغییر دهید.

شکل زیر برنامه نمونه ای را نشان می دهد که یک خلاصه فعالیت با سه فعالیت زیرمجموعه آن دارد. خلاصه فعالیت بر خلاف روند معمول، برنامه ریزی خودکار ندارد.

 

 

در ادامه آموزش ام اس پراجکت در این حالت با این که مدت زمان تمام زیرمجموعه ها مشخص شده است، مدت زمان خلاصه فعالیت مقدار پیش فرض یک روز را نشان می دهد. در نمودار گانت نیز یک روزه ترسیم شده است، ولی نوار باریکی به اندازه مدت زمان زیرمجموعه هایش نیز ترسیم شده است. می توانید هر مدت زمانی که مایل باشید را به این خلاصه فعالیت اختصاص دهید.

 

آموزش ام اس پراجکت

 

در این حالت نیز میله اصلی خلاصه فعالیت، که به شکل یا   است، مدت زمان خلاصه فعالیت را نشان می دهد، و میله باریکی که زیر آن ترسیم شده است خلاصه سازی شده مدت زمان های زیرمجموعه ها را ارائه می کند.

استفاده از این روش زمانی کاربرد دارد که برنامه ریزی کل به جز باشد. یعنی مدت زمان هایی برای برخی خلاصه فعالیت ها مشخص شده باشد و به هر دلیل الزامی باشند. در این صورت می توان برنامه ریزی خلاصه فعالیت را غیر خودکار و مدت زمان را برای آن مشخص کرد.

اگر ترکیب مشخصات زیرمجموعه های چنین خلاصه فعالیت هایی با مشخصات خلاصه فعالیت هماهنگ نباشد ،علامت های اخطاردهنده ای نمایش داده می شوند.

با وجود این که چنین قابلیت هایی کاملا جدید هستند و در نسخه های قبل از ۲۰۱۰ نرم افزار وجود نداشتند، استفاده از آن ها به هیچ وجه توصیه نمی شود، زیرا با ماهیت پویا و عملیاتی برنامه های زمان بندی در تناقض هستند و پتانسیل زیادی برای تبدیلِ برنامه به یک نقاشی بی کاربرد دارند. تمام قابلیت هایی که با کمک برنامه ریزی غیر خودکار به دست خواهید آورد را می توانید با ابزارهای دیگری که با منطق برنامه ریزی سازگاری بیشتری دارند پیاده سازی کنید.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش ام اس پراجکت بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت(قسمت ۸)

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت : در این آموزش به موارد زیر میپردازیم :

  1. تنظیم مدت زمان فعالیت ها
  2. روش های تعیین مدت زمان
  3. تاثیر نوع برنامه ریزی بر مدت زمان
  4. واحدهای مدت زمان
  5. مدت زمان های روزشمار
  6. مدت زمان های تخمینی
  7. وارد کردن مدت زمان
  8. کنترل مدت زمان در نمودار گانت

 

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

 

برای دسترسی به آموزش های قبلی نرم افزار msp کلیک کنید : آموزش نرم افزار ام اس پی

تنظیم مدت زمان فعالیت ها

معمولا یکی از اولین کارهایی که بعد از تدوین ساختار شکست کار و فعالیت ها انجام می شود، برآورد و ثبت مدت زمان های آن هاست. در این آموزش تمام اطلاعاتی که در مورد ثبت مدت زمان فعالیت ها و درک شیوه محاسبه مدت زمان خلاصه فعالیت ها نیاز دارید مطرح خواهد شد.

نکته مهم دیگری که در مورد مدت زمان ها وجود دارد، شیوه تبدیل واحدها به یکدیگر است که متاسفانه برای بسیاری از کاربران مشکل ایجاد می کند. این مشکل یا به خاطر مسلط نبودن به مفهوم زمان در نرم افزار یا اشتباه گرفتن آن با تنظیم های تقویم است. بهتر است مطالب این آموزش را کاملا بیاموزید تا در مباحث پیشرفته تر دچار مشکل نشوید.

روش های تعیین مدت زمان

در ادامه آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت پیش از این توضیح داده شد که بین بسیاری از فیلدها وابستگی هایی وجود دارد. فیلد مدت زمان نیز به بسیاری فیلدهای دیگر وابسته است. مهم ترین وابستگی، وابستگی به مقدار کار است که در فیلد Work مشخص می شود.

ترکیب این دو فیلد به همراه میزان تخصیص منابع تکمیل می شود.

به عنوان مثال فعالیتی را فرض کنید که برای مدت زمان آن مقدار ۱۰ روز وارد شده باشد و در تمام این مدت دو نیروی تمام وقت به کار آن گمارده شده باشند. در این صورت مقدار کار در تقویم استانداردی که روزی ۸ ساعت کار دارد ،۱۶۱ نفر ساعت خواهد بود. حال اگر میزان تخصیص ها (دو نفر تمام وقت) ثابت باشد و مقدار کار را به ۱۲۰ نفر ساعت تبدیل کنیم، مدت زمان فعالیت به ۵/۷ روز تبدیل خواهد شد.

همانطور که متوجه شده اید این رابطه زمانی برقرار است که برنامه منبع داشته باشد. هر برنامه ای منبع ندارد و در مورد چنین برنامه هایی مدت زمان وابستگی معنی داری با کار و میزان تخصیص نخواهد داشت.

در این آموزش ابتدا تعیین دستی مدت زمان توضیح داده می شود. این کار تنها روش برای تعیین مدت زمان فعالیت های برنامه های بدون منبع است. در مورد برنامه هایی که منبع داشته باشند نیز می توان از این روش استفاده کرد، ولی می توان به جای آن مقدار کار و میزان تخصیص ها را وارد کرد. این مسئله در انتهای آموزش توضیح داده می شود.

تاثیر نوع برنامه ریزی بر مدت زمان

در ادامه خواهید دید که برنامه ریزی هر آیتم خودکار یا دستی است و این تنظیم که در فیلد Task Mode وارد می شود و از قابلیت های جدید نسخه ۲۰۱۰ بود چه تاثیرهایی در کار دارد. در حال حاضر مسئله ای که باید در این حوزه بدانید این است که فیلد مدت زمان فعالیت هایی که دستی برنامه ریزی می شوند بعد از ساخت تهی است و فیلد مدت زمان فعالیت هایی که خودکار برنامه ریزی می شوند مقدار پیش فرض ۱ روز را نشان می دهد.

اگر برنامه ریزی فعالیتی از نوع خودکار باشد فیلد مدت زمان آن نمی تواند تهی باشد و نمی توانید مقدار آن را پاک کنید.

در هر دو حالت برنامه ریزی می توان تاریخ شروع و پایان را وارد کرد تا مدت زمان بر آن اساس محاسبه شود. انجام این کار کاملا با منطق برنامه ریزی در تناقض است و اکیدا توصیه می شود که از آن اجتناب کنید.

فیلد Task Mode به طور پیش فرض در نمای گانت نمایش داده می شود و نوع برنامه ریزی فعالیت را با یکی از دو آیکن زیر نمایش می دهد:

  1. برنامه ریزی خودکار (Auto Scheduled)
  2. برنامه ریزی دستی (Manually Scheduled)

واحدهای مدت زمان

مدت زمان فقط به یک صورت در بانک اطلاعاتی برنامه ذخیره می شود: دقیقه.

مدت زمان ها را به هر ترتیبی که وارد کنید، به دقیقه تبدیل شده، در فایل ذخیره می شوند. در زمان نمایش نیز مدت زمان هایی که بر حسب دقیقه هستند به واحدهای دیگر تبدیل شده، نمایش داده می شوند. در نظر داشتن این مسئله جلوی بروز بسیاری از مشکلاتی که در آینده نزدیک به آن ها اشاره خواهد شد را می گیرد.

مدت زمان را با واحدهای مختلفی می توان وارد کرد. علامت واحدها از این قرار است:

  • دقیقه :min ،m و  mins
  • ساعت : hours ،hour ،hrs ،hr h
  • روز :day ،dy ،d و days
  • هفته:  week ،wks ،wk ،w  و weeks
  • ماه : month ،mons ،mon ،mo و months

بزرگی و کوچکی حروف اهمیتی ندارد. واحد را باید بعد از مقدار وارد کرد و می توان آن را با فاصله یا بدون فاصله تایپ کرد. از علامت های متعددی که برای هر واحد وجود دارد، یکی پیش فرض است و بعد از وارد کردن مقدار، علامت به مقدار پیش فرض تبدیل می شود.

اگر قبلا مقداری وارد نشده باشد و مقدار جدید را بدون واحد وارد کنید، واحد آن روز خواهد بود این پیش فرض را می توان در تنظیم ها تغییر داد. اگر قبلا واحدی وارد شده باشد و مقدار جدید را بدون واحد وارد کنید، واحد قبلی برایش به کار خواهد رفت.

مدت زمان های روزشمار

در ادامه آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت تمام واحدهای گفته شده مدت زمان های کاری هستند. یعنی اگر فعالیتی با ۲ days وارد شده باشد و در روز جمعه آغاز شود، یک روز کاری آن در روز جمعه انجام می شود، شنبه و یکشنبه که تعطیل هستند در نظر گرفته نمی شوند و در نهایت در پایان دوشنبه که روز کاری است تمام می شود. تعطیلی های تقویم قابل تنظیم هستند و این مسئله در آموزش های بعدی از سری آموزش های ام اس پی توضیح داده می شود.

علاوه بر واحدهای گفته شده، که واحدهای مبتنی بر زمان های کاری هستند، واحدهای دیگری برای مدت زمان های فارغ از تعطیلی یا اصطلاحا روزشمار نیز وجود دارد. این واحدها مشابه واحدهای قبلی هستند، با این تفاوت که در ابتدای پسوند آن ها e (ابتدای elapsed)قرار می گیرد. به این ترتیب ۱ edays به معنی یک روزِ فارغ از تعطیلی خواهد بود.

اصولا اکثرِ مدت زمان ها معمولی وارد می شوند و فقط برخی از آن ها روزشمار هستند. به عنوان مثال اگر احیانا برای مدت گیرش بتن فعالیتی تعریف کرده باشید، باید مدت زمان آن را فارغ از تعطیلی وارد کنید، زیرا گیرش بتن در صورت تعطیل بودن کارگاه متوقف نخواهد شد.

در نظر داشته باشید که رفتار مدت زمان های روزشمار در برخی مواقع مطابق انتظار نیست و در نتیجه بهتر است تا جای ممکن از آن ها اجتناب کنید.

مدت زمان های کاری برای بسیاری از مخاطبان عجیب هستند، زیرا با تفاضل تاریخ پایان و شروع هماهنگ نیستند. مثلا ممکن است فعالیتی ۱/۱/۸۸ آغاز شده باشد و ۱/۱/۸۹ تمام شده باشد، ولی فیلد مدت زمان به جای ۳۶۵ روز، مقداری مانند ۳۲۱ روز نشان دهد. مخاطبانی که با اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه آشنا نیستند گمان می کنند که اشتباهی رخ داده است، در حالی که در واقع مدت زمان گزارش شده تعداد روزهای کاری بازه ۱/۱/۸۸ تا ۱/۱/۸۹ است. اگر لازم باشد می توانید برای رفع این مشکل فیلدهای اختصاصی بسازید که مدت زمان های روزشمارِ فارغ از تعطیلی هر فعالیت را محاسبه کرده، نشان دهد.

مدت زمان های تخمینی

در ادامه آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت نکته دیگری که در مورد مقادیر مدت زمان وجود دارد، مدت زمان های تخمینی است. اصولا تمام مدت زمان ها تخمینی هستند، ولی گاهی میزان تخمینی بودنِ آن ها از حدی بیشتر است و نیاز به توجه خاص دارد. در این موارد می توانید در انتهای واحد علامت سوال قرار دهید. به عنوان مثال ۵ days? به معنی مدت زمان ۵ روزه ای است که به آن شک داریم، تقریب آن زیاد از حد است ، یا به هر دلیل دیگری نیاز به توجه و احیانا اصلاح بعدی دارد.

تخمینی بودن مدت زمان هیچ تاثیری در محاسبات ندارد، فقط علامتی را نمایش می دهد که مسئله را به شما یادآوری کند. البته نکته جالب در مورد مدت زمان های تخمینی این است که اگر مدت زمان دیگری را تحت تاثیر بگذارد، آن مدت زمان نیز تخمینی به شمار خواهد رفت. اگر خلاصه فعالیتی داشته باشید که حتی یکی از فعالیت هایش مدت زمانی تخمینی داشته باشد ، مدت زمان آن خلاصه فعالیت و تمام خلاصه  فعالیت های مادرش نیز تخمینی می شوند و با علامت سوالی که در انتهای مقدار نمایش داده می شود مشخص می شوند.

 

وارد کردن مدت زمان

در ادامه آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت مدت زمان ها را باید در فیلد Duration وارد کرد. این فیلد پرکاربرد است و به همین خاطر به طور پیش فرض در نمای گانت وجود دارد. به راحتی می توانید فیلد مدت زمان هر فعالیتی که مایل بودید را انتخاب کرده، مدت زمان را با رعایت مسایلی که در مورد واحدها گفته شد وارد کنید. شکل زیر برنامه ای را نشان می دهد که مدت زمان های فعالیت هایش وارد شده اند.

 

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

 

همانطور که می بینید با وارد کردن مدت زمان ها میله های نمودار گانت نیز شکل می گیرند. هر فعالیت میله ای در نمودار گانت دارد که از تاریخ شروع آن فعالیت تا تاریخ پایانش امتداد می یابد و در نتیجه مدت زمان روزشمار آن را هم نشان می دهد.

کنترل مدت زمان در نمودار گانت

به شکل زیر توجه کنید. در این شکل مدت زمان فعالیتی وارد شده است و میله گانت آن نیز دیده می شود.

 

 

در نمودار گانت دیده می شود که فعالیت از روز دوشنبه (M) آغاز شده و در پایان روز جمعه (F) تمام شده است .اکنون تصور کنید که مدت زمان فعالیت که ۵ روز بود را به ۶ روز تبدیل کنیم. چه اتفاقی خواهد افتاد؟ شکل زیر نتیجه را نشان می دهد.

 

 

اگر انتظار داشتید که فعالیت در پایان روز شنبه تکمیل شود، اشتباه کرده اید. روزهای شنبه و یکشنبه در تقویم استاندارد Project تعطیل هستند و به همین خاطر یک روز کاری اضافه فعالیت در روز دوشنبه هفته بعد تکمیل خواهد شد. روزهای تعطیل در نمودار گانت با پس زمینه خاکستری نمایش داده می شوند تا مخاطب را راهنمایی کنند. در شکل های قبل مشخص است که روزهای شنبه و یکشنبه تعطیل هستند.

اکنون اگر مدت زمان فعالیت را به مدت زمان روزشمار تبدیل کنیم، یعنی به جای ۶ days مقدار ۶ edays را وارد کنید، تعطیلی ها در نظر گرفته نخواهند شد.

 

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

 

از نمودار گانت مشخص می شود که تاریخ شروع اصلی فعالیت روز شنبه بوده است ، ولی چون این روز تعطیل بوده است در حالت های قبلی در روز دوشنبه، که اولین روز کاری بعد از تاریخ شروع ممکنِ فعالیت است، آغاز شده بود. در حال حاضر فعالیتی داریم که اولین روز کار آن در روزی غیر کاری است! می توانید حدس بزنید که اگر مدت زمان آن را یک روز دیگر اضافه کنیم، آخرین روز کار آن نیز در روزی غیر کاری خواهد بود.

 

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

 

احتمالا متوجه شده اید که فیلد مدت زمان فعالیت در شکل های قبل پس زمینه دارد. یکی از قابلیت هایی که در نسخه ۲۱۱۷ به Project اضافه شد این است که وقتی مقدار فیلدی ویرایش می شود، آن فیلد و تمام فیلدهای دیگری که به خاطر ویرایش آن تغییرکرده اند با پس زمینه آبی کمرنگ متمایز می شوند. وقتی فایل را ذخیره کنید یا کلید F9 را بزنید، پس زمینه ها محو خواهند شد. پس زمینه ها در زمان چاپ نیز وجود نخواهند داشت و فقط برای اطلاع رسانی به برنامه ریز طراحی شده اند. بهتر است همیشه به پس زمینه ها دقت کنید و ببینین که اصلاحات چگونه بر قسمت های مختلف برنامه تاثیر می گذارند و تاثیرها را در ذهن خود تحلیل کنید.

 

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش مدیریت پروژه رایگان

آموزش مدیریت پروژه رایگان | (مراحل ۶ام ۷ام ۸ام)

آموزش مدیریت پروژه رایگان

آموزش مدیریت پروژه رایگان : در آموزش های قبلی به بررسی مراحل ابتدایی تا مرحله پنجم آموزش مدیریت پروژه پرداختیم. آموزش زیر شامل موارد زیر است :

  1. تهیه نمودار گانت
  2. بررسی منابع
  3. برنامه ریزی ریسک

آموزش مدیریت پروژه رایگان

مرحله ششم : تهیه نمودار گانت

آموزش مدیریت پروژه رایگان : نمودار گانت، فعالیت های پروژه و روابط ما بین آن ها را در مقیاس زمان و به صورت یک نمودار میله ای افقی، نمایش می دهد.

نمودار گانت سه مزیت بسیار مهم و کاربردی دارد که عبارتند از:

  1. نمودار گانت، بهترین روش برای ارائه برنامه پروژه به دیگران است.
  2. نمودار گانت، روزهای پر کار پروژه (همپوشانی فعالیت ها را) به خوبی نشان می دهند.
  3. نمودار گانت، بهترین وسیله برای کنترل پیشرفت پروژه است.

یک روش استاندارد برای استفاده کاربرانی از نمودار گانت وجود دارد و آن روش به این صورت است که:

پیمانکار پس از انجام برنامه ریزی های اولیه، کار را شروع می کند. سپس هر ماه پس از به روز کردن برنامه زمانبندی نمودار گانت برنامه را نیز رنگ می کند. شاید بپرسید فایده رنگ کردن نمودار گانت چیست؟

من به شما خواهم گفت: برای کارفرما، مدیر عامل، مدیر پروژه و هر شخص دیگری که زمان زیادی ندارد و می خواهد بداند که پروژه شما تا الان چطور پیش رفته است. نمودار گانت رنگ شده، بهترین وسیله است.

در مرحله قبل، حامد زمان کل پروژه را از ۱۰ ماه به ۶ ماء کاهش داد. الان نمودار گانت برنامه حامد نیز آماده شده است.

شکل زیر نمودار گانت برنامه حامد را نشان می دهد: ((به دلیل تعداد زیاد فعالیت ها برنامه تا سطح ۲ نمایش داده شده است))

 

آموزش مدیریت پروژه رایگان

 

مرحله هفتم : بررسی منابع

در ادامه آموزش مدیریت پروژه رایگان حالا در این مرحله، حامد باید بررسی کنند که آیا افراد و امکانات کافی را برای انجام این پروژه در اختیار دارد یا نه؟

طبق قرارداد، تهیه ابزار و وسایل کار مانند: سیم آرماتوربندی و قالب بندی، رابیس و سایر وسایل ضروری برای انجام کار.

مثل: ماله، فرغون، انبرآرماتور بندی و … به عهده حامد است. تعهدات کارفرما نیز عبارتند از: تهیه آرماتور و قالب تامین جرثقیل جهت حمل میلگرد و قالبت تا پای کار، تهیه و حمل بتن تا پای کار.

حامد ابزار و وسائل مورد نیاز برای شروع کار را در اختیار دارد. اما مسئله مهم در شروع کار این است که حامد با چه نیروی انسانی، قصد دارد این پروژه را شروع کنند و تا پایان ادامه دهد؟

از آن جایی که حامد پیمانکار باتجربه ای است تصمیم می گیرد ابتدا با دو نفر که استادکار آرماتوربندی و قالب بندی هستند به محل پروژه رفته و کار را شروع کنند. پس اگر کارفرما، تمام نقشه ها را طی یک هفته به حامد ابلاغ کرد، حامد نیز طبق قولی که داده بود. ۳ اکیپ نیروی انسانی را به محل پروژه خواهد آورد و عملیات اجرایی ابنیه فنی جاده دسترسی کارخانه حائل را به صورت همزمان انجام خواهد داد.

اما اگر کارفرما نتواند، نقشه ها را تا یک هفته اول در اخیر حامد قرار دهد. آن موقع حامد، با همان دو نفر نیروی انسانی کار را شروع می کند و سپس به مرور زمان، با توجه به ابلاغ نقشه ها و افزایش حجم کار، نیروی انسانی خود را افزایش خواهد داد.

 

مقاله ای برای شما : آموزش ام اس پی

مرحله هشتم : برنامه ریزی ریسک

در ادامه آموزش مدیریت پروژه رایگان در این مرحله، شما باید به برنامه پروژه خود نگاهی بیندازید و این سوال را از خود بپرسید: چه مشکلی ممکن است پیش بیاید؟

بعضی افراد از این سوال اجتناب می کنند و می گویند هر زمان که مشکلی به وجود آمد آن وقت، برای آن راهی پیدا می کنیم.

بدیهی است، اینکه ما از قبل، برای ریسک ها و خطرات برنامه ریزی کرده باشیم و در واقع یک مرحله جلوتر باشیم، کار بسیار درست و مفیدی است. حالا اگر در علی پروژه مشکلاتی که قبلا پیش بینی کرده ایم، اتفاق بیفتد، ما می دانیم چه کاری را انجام دهیم و دیگر دچار سردرگمی نخواهیم شد.

توصیه می کنم برای شناسایی هر چه بهتر ریسک ها (خطرات و مشکلات احتمالی) دو کار را حتما انجام دهید:

  1.  مشارکت دادن اعضاء تیم پروژه
  2. استفاده از تجربیات پروژه های مشابه قبلی

در واقع هر ریسک از ۲ جزء تشکیل شده است:

  1. احتمال ریسک
  2. وخامت ریسک

حالا برای اینکه بفهمیم ریسک ها چه قدر اهمیت دارند، یک روش خوب این است که به اجزاء ریسک از صفر تا پنج امتیاز بدهیم. امتیاز حداکثر، ۲۵ است. اگر امتیاز ضرب شده، ۲ رقمی شد. آن وقت آن ریسکی است که شما باید در مورد آن نگران باشید، اما اگر امتیاز ضرب شده. تک رقمی باشد. احتمالا نیاز نیست که زیاد نگران این ریسک باشید.

به عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت پیمانکاری بزرگ قصد دارد تعدادی پل بزرگ را در شهر زاهدان اجرا کند. پیمانکار اصلی، قطعا به کمک پیمانکاران دسته دوم نیز نیاز دارد. آقای سبحانی یکی از پیمانکاران دسته دوم این پروژه است. در واقع پیمانکار اصلی این پروژه، کارفرمای آقای سبحانی است.

حالا آقای سبحانی قصد دارد قبل از شروع کار، مشکلات و خطرات احتمالی را پیش بینی کرده و از الان، برای آنها برنامه ریزی کند. در ضمن قرار است در فصل پاییز، عملیات اجرایی پروژه شروع شود.

این جدول پیش بینی ریسک آقای سبحانی است:

 

آموزش مدیریت پروژه

 

باز هم تکرار می کنم، ریسک های ۲ رقمی، احتمال وقوع بیشتری دارند و باید برای مقابله با آن ها برنامه ریزی کنیم به طور کلی برای کاهش ریسک، ما یا می توانیم احتمال وقوع ریسک را کاهش دهیم، یا وخامت آن را و یا هر دو را.

به عنوان مثال، مشکلات جوی، مشکلی است که شما نمی توانید احتمال آن را کم کنید، بلکه فقط می توانید وخامت آن را کمتر کنید. مثلا می توانید عملیات بتن ریزی را زیر پوشش انجام دهید. یا خطر افتادن از ارتفاع را در نظر بگیرید. شما نمی توانید وخامت آن را کاهش دهید. اما می توانید با گذاشتن نرده محافظ احتمال وقوع این خطر را کاهش دهید.

حالت ایده آل این است که شما برای پروژه خود، یک برنامه برای ریسک داشته باشید و در طول اجراء پروژه نیز، آن را به روز کنید، مطمئنا برای کارفرما نیز بسیار مهم است که بداند شما همه ریسک ها و خطرات احتمالی را پیش بینی کرده اید و توانسته اید اکثر آن ها را کنترل کنند. همینطور برای کارفرما بسیار مهم است که بداند هنوز چه خطراتی وجود دارند که پروژه را تهدید می کنند و هنوز اتفاق نیفتاده اند؟ حتی ممکن است کارفرما، بخواهد برنامه ریسک شما را ببیند.

بنابراین برنامه ریزی ریسک قبل از شروع پروژه، موضوع بسیار مهمی است که با انجام صحیح آن، احتمال موفقیت شما در پروژه افزایش می یاید و شما می توانید از بسیاری از تاخیرات و سردرگمی ها در طول اجراء پروژه، جلوگیری کنید.

حالا به سراغ پروژه واقعی خودمان می رویم و با هم، برنامه ریسک حامد را بررسی می کنیم.

تا اینجا گفتیم که: تحیل ریسک به زبان ساده، یعنی پیش بینی خطرات و مشکلات احتمالی در آینده حالا حامد قصد دارد با همفکری شریک خود، برای این پروژه یک برنامه ریزی اصولی در زمینه ریسک، انجام دهد.

این برنامه ریسک حامد است. لطفا با دقت به آن توجه کنید.

 

 

تا الان حامد، مراحل اول تا هشتم فرایند ۱۲ مرحله ای مدیریت پروژه را انجام داده است.

دیدید که به غیر از مرحله اول که تعریف دقیق پروژه بود. مراحل دوم تا هشتم، همگی مربوط به برنامه ریزی پروژه هستند، حالا حامد می تواند با آگاهی و دانش بیشتری، این پروژه را شروع کند.

همانطور که در ابتدای سری آموزش های، آموزش مدیریت پروژه رایگان  نیز گفته شد، یکی از فواید مهم برنامه ریزی این است که از اتلاف زمان و سرمایه جلوگیری می کند و سازمان را برای مقابله با تغییرات مداوم، آماده می کند.

در ادامه شما بیشتر با کاربرد و اهمیت برنامه ریزی آشنا خواهید شد.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش مدیریت پروژه رایگان بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

آموزش گام به گام ام اس پروجکت (MSproject قسمت ۶)

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

آموزش گام به گام ام اس پروجکت : در ادامه آموزش قبلی یعنی : ساختار شکست کار چه چیزی است ؟ و چگونگی اجرا آن در نرم افزار MSP آموزش زیر تهیه شده است که شامل موارد زیر است:

  1. پاک کردن آیتم ها
  2. تعیین سطح آیتم ها
  3. جابجا کردن آیتم ها
  4. کپی کردن آیتم ها
  5. ساخت کپی وابسته
  6. ساخت فعالیت های تکرار شونده
  7. ارائه WBS
  8. ساخت مایل ستون

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

پاک کردن آیتم ها

اگر یک یا چند سلول جدول را انتخاب کنید و کلید Delete صفحه کلید را بفشارید، محتوای آن سلول یا سلول ها پاک می شود؛ البته برخی برخی فیلدها نمی توانند تهی باشند و در این صورت محتوای آن ها پاک نخواهد شد. به هر حال، مسئله مهم این است که با این کار کل آیتم پاک نمی شود.

برای پاک کردن آیتم روی کلید سمت چپ آیتم( شماره ردیف) کلیک کنید تا کل ردیف انتخاب شود و بعد از آن کلید Delete صفحه کلید را بفشارید. برای سریع تر شدن عملیات می توانید کل سطر را با میانبر Shift+Space انتخاب کنید.

اگر آیتمی که قرار است پاک شود فعالیت باشد، بلافاصله پاک می شود، ولی اگر خلاصه فعالیت باشد، پیش از پاک شدن آن پیغام اخطاری داده می شود.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

برای پاک کردن خلاصه فعالیت گزینه Continue را انتخاب کرده، روی OK کلیک کنید. اگر گزینه Don’t tell me about this again را فعال کنید، دفعه های بعد چنین پیغامی داده نمی شود و خلاصه فعالیت نیز مانند فعالیت ها بلافاصله پاک خواهد شد.

اگر خلاصه فعالیتی را پاک کنید، تمام زیرمجموعه های آن نیز پاک خواهند شد. در هر حال بعد از هر تغییر می توانید Undo را اجرا کنید (آیکن آن بالا و سمت چپ پنجره و میانبر آن Ctrl+Z است) تا تغییرات لغو شوند.

در نسخه های پیش از ۲۰۰۷ فقط یک مرحله را می شد لغو کرد، در حالی که در نسخه های بعدی تعداد مراحل چنین محدودیتی ندارند.

یک راه دیگر برای پاک کردن آیتم ها این است که آن ها را انتخاب کنید (نیازی نیست که کل سطر انتخاب شود)، جایی روی محدوده انتخاب شده کلیک راست کنید و از منویی که باز می شود Delete Task را انتخاب کنید.

تعیین سطح آیتم ها

پیش از این گفته شد که Project تمایز زیادی بین فعالیت و خلاصه فعالیت قایل نیست. روند کار در نرم افزاری مانند پریماورا این است که ساختار شکست کار در یک نما تنظیم شود و بعد از آن فعالیت ها در نمای دیگری تحت ساختار تنظیم شده ساخته شوند. ولی در پراجکت ساخت خلاصه فعالیت ها و فعالیت ها عملا همزمان است.

وقتی آیتمی بسازید، می توانید سطح آن را تعیین کنید. اگر سطح آیتم بعدی پایین تر از آیتم قبلی باشد، آیتم قبلی خلاصه فعالیت به شمار خواهد رفت.

برای این که سطح آیتم هایی که وارد شده اند را تعیین کنید راه های مختلفی وجود دارد. یک راه این است که یک یا چند آیتم را انتخاب کرده، روی  آیکنهای  که در Task| Schedule ریبون هستند کلیک کنید.

آیکن سطح را افزایش و کاهش می دهد. به شکل زیر توجه کنید.

 

 

در این شکل، ابتدا آیتم های ابنیه، تاسیسات مکانیکی و تاسیسات برقی انتخاب شده اند. انتخاب یک سلول از هر فعالیت کافی است و نیازی نیست که کل ردیف ها انتخاب شود؛ در این مثال سلول های نام انتخاب شده اند. پس از انتخاب روی  کلیک شده است و در نتیجه این سه آیتم زیرمجموعه آیتم ساختمان شده اند. به این ترتیب ساختمان که قبلا فعالیت بود، به خلاصه فعالیت تبدیل شد.

اگر همان سه آیتم را انتخاب و روی  کلیک کنید، به سطح بالاتری می آیند و دیگر زیرمجموعه آیتم ساختمان نخواهند بود؛ در نتیجه ساختمان هم از خلاصه فعالیت به فعالیت تبدیل  میشود.

نکتهای که سرعت ورود اطلاعات را افزایش می دهد، این است که وقتی آیتمی را وارد  میکنید، به طور خودکار هم سطح آیتم قبلی خود خواهد بود. به عنوان مثال اگر زیر یکی از فعالیت های ابنیه، تاسیسات مکانیکی و تاسیسات برقی آیتم جدیدی اضافه کنید، هم سطح آن ها و زیرمجموعه آیتم ساختمان خواهد بود.

روش دیگر برای تغییر دادن سطح فعالیت ها، کشیدن آن ها با ماوس است. برای این کار ابتدا فعالیت یا  فعالیتهای مورد نظر خود را انتخاب کنید. بعد از آن  اشارهگر را به روی نام آن فعالیت ببرید، تا اشاره گر به صورتی که در شکل زیر نمایش داده شده است درآید. بعد از آن می توانید فعالیت را به چپ یا راست بکشید تا سطح آن کاهش یا افزایش یابد. در این حالت خطی عمودی، سطح فعالیت را نسبت به فعالیت های دیگر نشان می دهد.

 

این روش نیز برای مجموعه ای از فعالیت ها قابل اجراست.

 

 

آخرین و بهترین راه برای تغییر دادن سطح، استفاده از میانبرهای صفحه کلید است. برای این کار، فعالیت یا فعالیت های مورد نظر خود را انتخاب کنید. بعد از آن کلیدهای Shift و Alt را نگه داشته، برای بالا بردن سطح فلش سمت چپ و برای پایین بردن آن، فلش سمت راست را بفشارید.

جابجا کردن آیتم ها

گاهی لازم است که آیتم ها را جابجا کنید. انجام این کار چندان پیچیده نیست. برای جابجا کردن آیتم، باید آن را به طور کامل انتخاب کنید؛ در غیر این صورت، تنها متن سلول های انتخاب شده منتقل خواهند شد. برای انتخاب کردن کل فعالیت ، روی دکمه سمت چپ آن کلیک کنید  یا بعد از انتخاب یک یا چند سلول آن ردیف ، کلیدهای Shift+Space را بفشارید تا کل ردیف یا ردیف ها انتخاب شوند.

یک راه برای جابجا کردن آیتم ها این است که پس از انتخاب کامل ردیف ها، اشاره گر ماوس را به روی دکمه سمت چپ یکی از آن ها ببرید تا شکل اشاره گر تغییر کند. بعد از آن می توانید کلیک کنید و بدون رها کردن کلید ماوس، آن را به محل جدید بکشید و در پایان کلید را رها کنید.

 

 

راه دیگر این است که بعد از انتخاب کامل آیتم ها ،Task| Cut را اجرا کنید یا میانبر Ctrl+X را بفشارید. بعد از آن روی یکی از سلول های ردیفی که قصد دارید پایین آیتم های منتقل شده قرار داشته باشد کلیک کنید تا انتخاب شود و Task| Paste را اجرا کنید یا Ctrl+V را بفشارید.

کپی کردن آیتم ها

برای کپی کردن آیتم ها از یکی از روش های زیر استفاده کنید:

  • آیتم ها را با همان شیوه ای که برای جابجا کردن با ماوس گفته شده به محل جدید بکشید و قبل از رها کردن کلید ماوس، کلید Ctrl صفحه کلید را فشار دهید و بعد از رها کردن کلید ماوس آن را هم رها کنید.
  •  به جای گزینه Cut از گزینه Copy استفاده کنید.
  •  به جای میانبر Ctrl+X از میانبر Ctrl+C استفاده کنید.

ساخت کپی وابسته

کپی های وابسته ترکیب های پیچیده ای هستند که به ندرت کاربرد دارند، ولی می توان با کمک آن ها ترکیب های خلاقانه ای ساخت.

در حالت معمولی، وقتی محتوای سلولی را در سلول دیگری کپی کنید، ارتباطی بین این دو سلول باقی نمی ماند و می توانید هرکدام از آن دو مقدار را به طور مستقل تغییر دهید. اگر مایل باشید، می توانید از داده کپی وابسته بسازید تا هرگاه مبدا تغییر کرد، مقصد نیز به طور خودکار تغییر کند.

برای انجام آنچه گفته شد، ابتدا سلول یا سلول های مبدا را انتخاب کرده، کلیدهای Ctrl+C را فشرده یا از ریبون Edit| Copy  را اجرا کنید.

بعد از آن سلول یا سلول های مقصد را انتخاب کنید. روی سلول کلیک راست کرده، از منویی که باز می شود Paste Special را انتخاب کنید تا کادر محاوره شکل زیر باز شود. می توانید به جای آن روی فلش پایین Task| Paste کلیک کنید و از منوی کوچکی که باز می شود Paste Special را انتخاب کنید.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

گزینه Paste Link را انتخاب کرده، روی OK کلیک کنید.

در گوشه پایین و سمت راست سلولی که کپی وابسته سلول دیگری باشد، مثلث خاکستری رنگ کوچکی نمایش داده می شود.

نکته جالب این است که می توانید کپی های وابسته ای از سلول های Project در نرم افزارهای دیگرِ Office، مانند Excel نیز بسازید. به این ترتیب ارتباط خودکاری بین این نرم افزارها ایجاد می شود. به عنوان مثال می توانید گزارشی در Excel یا Word بسازید که قسمت های پویای آن به طور خودکار از برنامه Project به روز می شوند و نیازی نیست که هر بار آن ها را وارد کنید.

ساخت فعالیت های تکرار شونده

گاهی اوقات در پروژه ها نیاز به تعریف فعالیت های تکرار شونده خواهید داشت. به عنوان مثال، اگر قرار باشد جلسه خاصی که هر سه شنبه بعد از ظهر برگزار می شود را در برنامه زمان بندی قید کنید، می توانید برای آن مجموعه ای فعالیت تکرار شونده بسازید.

برای این کار روی فلش زیر Task| Insert| Task کلیک کنید تا منوی شکل زیر باز شود.

 

 

گزینه Recurring Task را انتخاب کنید تا کادر محاوره شکل زیر باز شود.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

ابتدا نام مجموعه فعالیت های تکرار شونده را در Task Name وارد کنید. بعد از آن مدت زمان هریک از تکرارها را در Duration مشخص کنید. در ادامه آموزش گام به گام ام اس پروجکت با تنظیم مدت زمان آشنا می شوید؛ در حال حاضر در این حد اشاره می شود که مدت زمان واحدی دارد که دنباله آن تایپ می شود. یکی از واحدها روز است، که با علامت d مشخص می شود. در نتیجه اگر قصد دارید فعالیت تکرار شونده ای به مدت یک روز بسازید، باید مقدار ۱d را وارد کنید.

در مرحله بعد باید الگوی تکرار را در قسمت Recurrence pattern مشخص کنید. برای این کار ابتدا باید دوره تکرار را تعیین کنید. برای این کار چهار گزینه در سمت چپ این قسمت وجود دارد: Daily (روزانه) ،Weekly (هفتگی) ،Monthly (ماهانه)و Yearly(سالانه).

سمت راست قسمت Recurrence pattern بسته به گزینه ای که سمت چپ انتخاب شده باشد تغییر می کند. اگر گزینه Daily را انتخاب کرده باشید، گزینه های شکل زیر در اختیارتان خواهد بود.

 

 

تناوب تکرار در کادر Every مشخص می شود. اگر گزینه ۱ را انتخاب کنید، فعالیت هر روز تکرار خواهد شد و اگر ۲ را انتخاب کنید، یک روز در میان تکرار می شود. اگر به جای گزینه days، گزینه workdays را انتخاب کنید، فعالیت در روزهای تعطیل تکرار نمی شود.

برای تکرارهای هفتگی، گزینه Weekly را انتخاب کنید. شکل زیر گزینه های این حالت را نشان می دهد.

 

 

دوره تناوب در کادر Recur every مشخص می شود. اگر بخواهید فعالیت هر هفته تکرار شود، گزینه ۱ را وارد کنید و برای تکرار یک هفته در میان، گزینه ۲ را انتخاب کنید. در قسمت پایین گزینه هایی برای مشخص کردن روزهای هفته قرار دارد. روزهایی از هفته که قصد دارید فعالیت در آن روزها تکرار شود را مشخص کنید. به عنوان مثال اگر در Recur every مقدار ۳ را وارد کرده ، گزینه های Thursday و Wednesday را فعال کنید ،فعالیت هر سه هفته یک بار، در روزهای چهارشنبه و پنجشنبه اجرا خواهد شد.

برای تکرار ماهانه، گزینه Monthly را انتخاب کنید. شکل زیر گزینه های این حالت را نشان می دهد.

 

 

برای تکرار ماهانه دو انتخاب وجود دارد. انتخاب بالا، ابتدا شماره روز و بعد از آن تناوب ماه ها را مشخص می کند.

به عنوان مثال اگر گزینه های ۱ و ۲ را وارد کنید، فعالیت یک ماه در میان، در اولین روز ماه اجرا خواهد شد.

دومین گزینه تکرار را به جای شماره روز بر حسب روزهای هفته مشخص می کند. به عنوان مثال می توانید تعیین کنید که فعالیت در اولین چهارشنبه هر ماه تکرار شود.

گزینه Yearly برای تکرارهای سالانه است. شکل زیر تنظیم های آن را نشان می دهد.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

در این حالت نیز دو گزینه برای مشخص کردن روز بر حسب شماره ای که در ماه دارد و بر حسب روزهای هفته ،وجود دارد.

بعد از تعیین الگوی تکرار باید محدوده تکرار را تعیین کنید. تنظیم های آن در قسمت Range of recurrence قرار دارد. تاریخ شروع تکرارها را در کادر Start وارد کنید. برای تعیین پایان تکرارها دو راه وجود دارد. یک راه این است که گزینه End after را انتخاب کرده، تعداد تکرارها را در کادر مقابل آن وارد کنید و راه دیگر این است که گزینه End by را انتخاب کرده، تاریخ پایان تکرارها را در آن وارد کنید.

پایین کادر محاوره کادری برای انتخاب تقویم مجموعه فعالیت های تکرار شونده وجود دارد. ساخت و استفاده از تقویم ها را در ادامه آموزش گام به گام ام اس پروجکت که بزودی تهیه میشوند، خواهید آموخت. در حال حاضر می توانید گزینه None را انتخاب کنید تا مجموعه فعالیت ها از تقویم پیش فرض پروژه استفاده کنند.

وقتی روی OK کلیک کنید مجموعه فعالیت ها ساخته خواهند شد.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

همانطور که دیده می شود، مجموعه فعالیت های تکرار شونده به صورت یک خلاصه فعالیت درج می شوند که هرکدام از فعالیت ها زیر مجموعه آن هستند.  میتوانید روی علامت  کنار خلاصه فعالیت کلیک کنید تا زیرمجموعه های آن نمایش داده شوند.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

وجود علامت  در کنار آیتم نشان دهنده مجموعه فعالیت تکرار شونده است. این علامت در ستون Indicators قرار می گیرد. ستون Indicators تنها ستونی است که به جای نام یا عنوان، با آیکن مشخص می شود.

 

حتما بخوانید: آموزش رایگان مدیریت پروژه

ارائه WBS

تا این مرحله شیوه ساخت و تنظیم WBS را آموختید، که البته این آموزش به ناچار همراه با آموزش ساخت فعالیت ها بود. گاهی لازم است که ساختار شکست کارِ تهیه شده را ارائه کنید. برای این کار راه های مختلفی وجود دارد که در این قسمت بررسی می شود.

یک راه برای کنترل WBS، استفاده از جدول گانت است. برای این کار ابتدا ستون Summary را به جدول اضافه کنید.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

این ستون برای خلاصه فعالیت ها مقدار Yes و برای فعالیت ها مقدار No را نشان می دهد. اگر آیتم ها را فیلتر کنیم تا تنها رکوردهایی که مقدار فیلد Summary آن ها Yes است نمایش داده شود، عملا آنچه دیده می شود ،WBS برنامه خواهد بود. فیلتر کردن اطلاعات در ادامه آموزش گام به گام ام اس پروجکت به تفصیل آموزش داده می شود. برای منظور فعلی می توانید روی فلش کوچکی که کنار عنوان Summary قرار دارد کلیک کنید تا منوی شکل زیر باز شود.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

گزینه No را غیر فعال کرده، روی OK کلیک کنید. به این ترتیب رکوردهایی که فیلد Summary آن ها مقدار No داشته باشد نمایش داده نخواهد شد. شکل زیر برنامه مثال قبل را بعد از فیلتر کردن فعالیت ها نشان می دهد.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

علامت  در کنار عنوان Summary نشان می دهد که فیلتری برای آن ستون درج شده است. برای حذف فیلتر و بازگرداندن نما به حالت اولیه روی علامت کلیک کنید و از منویی که باز می شود Clear filter from Summary را انتخاب کنید. برای حذف فیلتر میانبر ساده ای نیز وجود دارد: کلید F3.

ساختار شکست کار بعد از فیلتر کردن آماده ارائه است، ولی می توانید آن را کامل تر نیز بکنید. اولین کاری که می توانید برای بهبود ارائه انجام دهید، این است که فیلد WBS را به جدول اضافه کنید سمت چپ نام برای این کار بسیار مناسب است نتیجه را نشان می دهد.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

این فیلد کد WBS آیتم ها را نشان می دهد. این کد سلسله مراتبی است، یعنی زیرمجموعه بودن ها را هم نشان می دهد. آنچه در حالت اولیه می بینید، شیوه کدگذاری پیش فرض است. اگر مایل باشید می توانید شیوه کدگذاری ساختار شکست کار را تغییر دهید. این مسئله در ادامه آموزش گام به گام ام اس پروجکت توضیح داده شده است.

اگر برنامه را در این حالت چاپ کنید، فیلدهای فراوانی در خروجی چاپی وجود خواهند داشت و نمودار گانت نیز چاپ خواهد شد. بهتر است پیش از چاپ تمام فیلدهای اضافه را مخفی کنید. روی لبه نمودار گانت نیز کلیک کنید و آن را بدون رها کردن کلید ماوس به سمت راست صفحه بکشید تا مخفی شود. می توانید برنامه را در همین حالت چاپ کنید.

این شیوه نمایش برای WBSهایی که خلاصه فعالیت های زیادی داشته باشند بسیار مناسب تر از نمایش گرافیکی است؛ ولی به هر حال بسیاری از افراد نمایش گرافیکی را بیشتر می پسندند.

علاوه بر روش گفته شده، نرم افزارهایی جانبی هم وجود دارند که WBS را به تصویر می کشند. نرم افزار WBS Chart Pro نمونه ای از نرم افزارهای گفته شده است.

ساخت مایل ستون

مایل ستون به رویدادهای مهم پروژه گفته می شود. مایل ستون ها معمولا فعالیت هایی با مدت زمان صفر هستند . وقتی مدت زمان فعالیتی را صفر وارد کنید، تبدیل به مایل ستون می شود. اگر روی Task| Insert| Milestone کلیک کنید، فعالیتی با مدت زمان صفر، و به عبارت دیگر یک مایل ستون، درج می شود.

بهتر است برای هرکدام از رویدادهای قراردادی مایل ستونی بسازید. تحویل کارگاه، اجرایی شدن قرارداد، تحویل موقت و تحویل دایم از این جمله هستند. می توانید مایل ستون های راهنمای دیگری نیز طراحی کنید؛ مسایلی مانند تکمیل اسکلت، تکمیل سفت کاری، تکمیل نازک کاری و مانند آن ها، از مثال های پروژه های ساختمانی هستند.

اگر پروژه پیش نیازهای خارجی داشته باشند نیز بهتر است برای هرکدام مایل ستونی بسازید؛ به عنوان مثال اگر شروع کار قسمتی از پروژه وابسته به ابلاغ آن از سوی کارفرما باشد.

بعضی کاربران یک مایل ستون شروع و یک مایل ستون پایان نیز برای پروژه می سازند. چنین عناصری کاربردی ندارند و نیازی به استفاده از آن ها نیست. در عین حال، معمولا شروع و پایان پروژه متناظر با رویدادهایی قراردادی است که می توانید از آن ها استفاده کنید، تا بر مبانی قرارداد تاکید شود (اجرایی شدن قرارداد برای شروع و تحویل موقت یا تحویل قطعی برای پایان).

بعضی دیگر از کاربران در استفاده از مایل ستون های شروع و پایان (که به طور کلی بی فایده هستند) افراط می کنند و آن ها را زیرمجموعه هر خلاصه فعالیتی نیز اضافه می کنند. این کار علاوه بر بی فایده بودن باعث شلوغی برنامه نیز می شود. در هر حال شروع و پایان خلاصه فعالیت در آیتم خلاصه فعالیت محاسبه و نمایش داده می شود و نیازی به چنین مایل ستون هایی نیست.

ساخت فعالیت های وابسته

فرض کنید دو یا چند فعالیت وجود دارد که در زمان های مختلفی اجرا می شوند. این فعالیت ها، نیاز به فعالیت دیگری نیز دارند که باید با آغاز فعالیت اول شروع شود و تا زمان تکمیل فعالیت دوم ادامه داشته باشد.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

ممکن است در چنین شرایطی راه حل پیش پا افتاده، یعنی ساخت یک فعالیت و تنظیم آن برای مطابقت با زمان های مورد نظر را انتخاب کنید. ولی مشکل عمده این راه حل، این است که اگر یکی از دو فعالیت اول تغییر کند، فعالیت سوم به طور خودکار اصلاح نخواهد شد. در نظر داشته باشید که برنامه زمان بندی یک نقاشی ثابت نیست، یک برنامه پویا است که تمام عناصر آن قابلیت تغییر دارند و باید طوری برنامه ریزی کنید که این کار تا جای ممکن به طور خودکار انجام شود تا هم زمان کمتری صرف شده و هم امکان بروز اشتباه حداقل شود.

به چنین فعالیت هایی Hammock یا Level of Effort گفته می شود و در این آموزش فعالیت وابسته نامیده می شوند. در برخی نرم افزارهای برنامه ریزی، مانند پریماورا، ابزاری برای ساخت این نوع فعالیت وجود دارد. در Project چنین ابزاری وجود ندارد، ولی ابزارهایی کلی تر دارد که می توان با کمک آن ها فعالیت وابسته ساخت.

شکل زیر فعالیت وابسته  برنامه مثال قبل را نشان می دهد که بعد از افزایش دو روزه مدت زمان فعالیت دوم ،به طور خودکار اصلاح شده است.

 

آموزش گام به گام ام اس پروجکت

 

برای ساخت فعالیت وابسته مراحل زیر را انجام دهید:

  1. فعالیت را بسازید.
  2.  سلول تاریخ شروع فعالیت اول را انتخاب کنید.
  3. کلید های Ctrl+C را برای کپی کردن آن بفشارید.
  4. سلول تاریخ شروع فعالیت وابسته را انتخاب کنید.
  5. از منوی میانبر یا منوی اصلی ،Paste Special را انتخاب کنید.
  6. گزینه Link را انتخاب کنید.
  7. با مراحلی مشابه ۲ تا ۶، تاریخ پایان فعالیت دوم را در محل تاریخ پایان فعالیت وابسته به صورت لینک شده paste کنید.

توجه داشته باشید که بعد از ساخت فعالیت وابسته نباید مدت زمان آن را ویرایش کنید. اگر وجود علامت سوال در کار مدت زمان فعالیت وابسته برایتان نامطلوب است، باید پیش از انجام مراحل هفتگانه، مدت زمان دلخوانی که نامطمئن نباشد به فعالیت بدهید تا علامت سوال آن از بین برود.

کنترل زمان ساخت آیتم

ممکن است زمانی به مشکلی بر بخورید و برای حل آن نیاز به ره گیری برخی تغییرات و اقدامات داشته باشید. برای این کار ابزارهایی در Project وجود دارد که یکی از آن ها، فیلد تاریخ ساخت آیتم است. می توانید فیلد Created را به جدول اضافه کنید تا تاریخ ساخت هر آیتم را نشان دهد.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش گام به گام ام اس پروجکت بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش ام اس پی

آموزش ام اس پی رایگان (MSP)| تصویری و گام به گام(قسمت ۴)

آموزش ام اس پی رایگان

ساخت برنامه زمان بندی جدید

آموزش ام اس پی رایگان : در این آموزش، ساخت برنامه زمان بندی جدید و تنظیم های اصلی و اولیه را توضیح می دهیم. فهرست این آموزش بصورت زیر است:

  1. روش های ساخت برنامه جدید
  2. ساخت فایل جدید
  3. ساخت فایل با فایل های قبلی
  4. ساخت فایل با الگو
  5. تعیین نوع برنامه ریزی پروژه
  6. تعیین نوع برنامه ریزی آیتم ها

 

آموزش ام اس پی

ساخت برنامه جدید با کمک برنامه های موجود و الگوها یا از ابتدا انجام می شود. هرچند که رایج ترین راه همان است که برنامه را از ابتدا بسازیم. بعد از بررسی این موارد دو تنظیم مهم را بررسی خواهیم کرد. یکی شیوه برنامه ریزی پروژه است که می تواند بر اساس تاریخ شروع و رو به جلو یا بر اساس تاریخ پایان و رو به عقب باشد.

در این مورد نیز شیوه اول رایج است و به ندرت پیش می آید که پروژه ای را رو به عقب برنامه ریزی کنند. آخرین تنظیم در مورد شیوه زمان بندی فعالیت هاست؛ قابلیت جدیدی که از نسخه قبلی پراجکت اضافه شده بود. در نسخه های جدید می توان فعالیت ها را به طور خودکار یا دستی برنامه ریزی کرد. برنامه ریزی دستی فعالیت ها با اصول زمان بندی تناقض دارد و به همین خاطر توصیه می شود که به هیچ وجه از آن استفاده نکنید و در این آموزش نیز توضیح داده نمی شود.

 

آموزشی برای شما: آموزش نرم افزار msproject

روش های ساخت برنامه جدید

برنامه های جدید را با سه روش کلی می توان ساخت:

  • با کمک برنامه های قبلی
  • (template) با الگو
  • از ابتدا

استفاده از الگو این امتیاز را دارد که تنظیم های رایج شرکت، مانند تقویم ها، محاسبات زمانی، قالب بندی چاپ و مانند آن ها از ابتدا موجودند. اگر الگویی وجود نداشته باشد می توان از برنامه های قبلی به عنوان الگو استفاده کرد. در این صورت پیش از شروع کار باید فعالیت ها و منابع برنامه قبلی را پاک کرد.

اگر لازم است که دایما برنامه های جدید بنویسید، بهتر است یک فایل خام بسازید که حاوی تمام تنظیم های مشترک باشد و از آن به عنوان الگویی برای ساخت تمام برنامه ها استفاده کنید.

ساخت فایل جدید

اگر مایل باشید که برنامه را از ابتدا بنویسید، باید فایل جدیدی بسازید. وقتی Project را باز کنید، به طور پیش فرض صفحه شروع باز می شود.

 

آموزش ام اس پی

 

اگر مایل هستید که برنامه جدیدی بدون استفاده از کلیشه بسازید، روی Blank Project کلیک کنید.

هر زمان که مایل باشید می توانید کلیدهای میانبر Ctrl+N را بفشارید تا فایل جدیدی ساخته شود .این میانبر در اکثر نرم افزارها به همین ترتیب کار می کند.
می توانید به جای میانبر، به قسمت New زبانه File ریبون مراجعه کنید تا صفحه شروع باز شود.

هر برنامه ای که در Project فعال باشد، نامش در نوار عنوان برنامه،  بعد از عبارت Microsoft Project، نشان داده می شود. وقتی برنامه جدیدی می سازید، نامی پیش فرض به صورت ProjectX خواهد داشت؛ X عددی است که برای اولین برنامه جدید ۱ و برای بقیه ۲ و … خواهد بود. در زمان ذخیره سازی می توانید نامی به جز نام پیش فرض به برنامه اختصاص دهید.

ساخت فایل با فایل های قبلی

در ادامه آموزش ام اس پی در پنجره شروع گزینه ای به نام New from existing project وجود دارد که برای ساخت برنامه زمان بدی جدید بر اساس یکی از برنامه های قبلی است. می توانید به جای استفاده از این گزینه فایل قبلی را با حالت معمولی باز کنید، آن را Save As کرده، کار را ادامه دهید.

ساخت فایل با الگو

در صفحه شروع پراجکت تعدادی الگو همراه با پیش نمایشی از ظاهرشان نمایش داده می شوند. وقتی روی گزینه مورد نظرتان کلیک کنید، باز خواهد شد. الگویی که به این ترتیب باز می شود مجموعه ای از تنظیم ها و اطلاعات است که باید اصلاح شوند.

اگر الگوی مورد نظر خود را در صفحه شروع نیافتید، کلمات کلیدی آن را در کادر جستجوی بالای صفحه وارد کنید تا در سرور مایکروسافت جستجو و در صورت وجود نمایش داده شود.

تعیین نوع برنامه ریزی پروژه

در ادامه آموزش ام اس پی رایگان اولین قدم برای ساخت برنامه جدید، تنظیم مشخصات کلی آن است. بعد از این که برنامه جدیدی ساختید، از ریبون Project| Project Information را اجرا کنید تا کادر محاوره شکل زیر باز شود.

 

آموزش ام اس پی

 

تمام اطلاعات این قسمت را می توان بعد از تکمیل برنامه ریزی و حتی در زمان کنترل پروژه نیز تغییر داد.

هر پروژه، تاریخ پایان و تاریخ شروعی دارد. اصولا در برنامه ها فقط یکی از این دو تاریخ مشخص می شود و تاریخ دیگر بر اساس زمان بندی برنامه به دست می آید. نوع برنامه ریزی، در کادر Schedule from مشخص می شود. اگر گزینه Project Start Date را انتخاب کنید، فیلد Start Date فعال و فیلد Finish Date غیر فعال می شود و می توانید تاریخ شروع پروژه را تعیین کنید. اگر گزینه Project Finish Date را انتخاب کنید، فیلد Start Date غیر فعال و Finish Date فعال می شود و می توانید تاریخ پایان را وارد کنید.

برنامه ریزی معمولا بر اساس تاریخ شروع انجام می شود. برنامه ریزی بر اساس تاریخ پایان تفاوت های زیادی با شیوه معمول دارد، هرچند که از اصول مشابهی پیروی می کند. کنترل پروژه برنامه های مبتنی بر تاریخ پایان نیز پیچیدگی های خاص خود را دارد. اگر قبلا برنامه ریزی بر اساس شروع را تجربه کرده باشید، باید مدتی تمرین کنید تا بتوانید بر اساس پایان برنامه ریزی کنید. در هر حال برنامه ریزی بر اساس تاریخ پایان توصیه نمی شود و در این آموزش نیز مستقیما آموزش داده نمی شود، هرچند که می توانید با دانسته های این آموزش بر اساس تاریخ پایان نیز برنامه ریزی کنید.

پروژه های مختلف را می توان در یکی از گروه های زیر طبقه بندی کرد:

  • تاریخ شروع و پایان مشخص: اگر قرار باشد برای پروژه ای که قرارداد آن بسته شده است برنامه ریزی کنید، تاریخ های شروع و پایان از ابتدا برایتان معلوم خواهند بود. این وضعیت، متداول ترین حالت است. در این شرایط باید از برنامه ریزی مبتنی بر شروع استفاده کنید. بعد از این که برنامه را کامل کنید، زمان پایان محاسبه می شود. اگر زمان پایان برنامه بر زمان پایان مشخص شده در قرارداد منطبق نباشد، باید آنقدر برنامه ریزی را تغییر دهید، تا منطبق شوند.
  • تاریخ پایان و شروع مشخص نیست: ممکن است در حال برنامه ریزی پروژه ای باشید که در مرحله مطالعات اولیه است. در چنین شرایطی، مشخص نیست که پروژه از چه تاریخی شروع خواهد شد. از طرف دیگر، چون پروژه در مرحله مطالعاتی است، مدت زمان آن و در نتیجه تاریخ پایان نیز معلوم نیست. در چنین شرایطی، از برنامه ریزی مبتنی بر تاریخ شروع استفاده می شود. بعد از تکمیل برنامه ریزی، مدت زمان پروژه نیز به دست می آید که می توانید آن را به کارفرما اعلام کنید.
    در مورد تاریخ شروع نیز می توانید هر تاریخی که مایل باشید را قرار دهید. بعد از آن بهتر است فیلدهای Start و Finish جداول را، که تاریخ ها را نشان می دهند، حذف کنید. اگر مایل باشید می توانید یک فیلد اختصاصی تعریف کنید که مدت زمان سپری شده از ابتدای پروژه تا زمان شروع هر فعالیت را نشان دهد. در مورد نمودار گانت نیز می توانید آن را تنظیم کنید تا به جای تاریخ ها، مدت زمان های سپری شده را نشان دهد.
  • فقط تاریخ شروع مشخص است: این حالت نیز زمانی پیش می آید که پروژه در مرحله مقدماتی باشد، و در عین حال با پیش بینی های انجام شده، تاریخی برای شروع پروژه تعیین شده باشد. در این حالت نیز از شیوه برنامه ریزی مبتنی بر شروع استفاده می شود. بعد از برنامه ریزی می توانید مدت زمان و تاریخ پایان پروژه را به کارفرما اعلام کنید.
  • فقط تاریخ پایان مشخص است: فرض کنید لازم است که پروژه در زمان خاصی تکمیل شده باشد ،تا به عنوان مثال از آن برای کار خاصی استفاده شود. در این حالت می توانید آن را به دو شیوه برنامه ریزی کنید:

 

  • برنامه ریزی بر اساس تاریخ پایان: پروژه ای که تاریخ پایان مشخص دارد و تاریخ شروع آن مشخص نیست تنها حالتی است که استفاده از برنامه ریزی مبتنی بر تاریخ پایان را توجیه می کند. ولی حتی در این حالت نیز مجبور به استفاده از این نوع برنامه ریزی نخواهید بود.
  • برنامه ریزی بر اساس تاریخ شروع: از تاریخ روز به عنوان تاریخ شروع استفاده کنید. بعد از این که زمان بندی مشخص شد، تاریخ پایانی به دست می آید. آنقدر تاریخ شروع را جابجا کنید تا تاریخ پایانی که محاسبه می شود بر تاریخ پایان مورد انتظار منطبق شود.

تعیین نوع برنامه ریزی آیتم ها

در ادامه آموزش ام اس پی رایگان یکی از قابلیت های جدید Project که از نسخه ۲۰۱۰ به آن اضافه شده بود، برنامه ریزی غیر خودکار آیتم ها (فعالیت ها، مایل ستون ها و خلاصه فعالیت ها) است. فیلدی به نام Task Mode وجود دارد که نوع برنامه ریزی تک تک آیتم ها را مشخص می کند. علاوه بر آن تنظیمی هم وجود دارد که نوع پیش فرض آیتم ها را مشخص می کند .برنامه ریزی هر آیتم جدیدی که ساخته می شود مطابق تنظیم پیش فرض خواهد بود، ولی با تغییر پیش فرض، تنظیم آیتم هایی که قبلا ساخته شده باشند تغییر نمی کند.

متاسفانه تنظیم پیش فرض Project برنامه ریزی غیر خودکار است و این شیوه برنامه ریزی با منطق پویا و عملیاتی برنامه ریزی تناقض دارد و استفاده از آن برای کاربران واقعی پراجکت توصیه نمی شود. این قابلیت بیشتر مناسب حال کسانی است که قصد دارند بدون داشتن اطلاعات کافی از نرم افزار و اصول برنامه ریزی، برنامه های بسیار ساده پدید آورند. به همین خاطر این قابلیت در این آموزش توضیح داده نمی شود.

در صورتی که قصد ندارید از برنامه ریزی غیر خودکار استفاده کنید، بهتر است که پیش از ساختن آیتم ها تنظیم پیش فرض را اصلاح کنید تا در ادامه کارتان مشکلی پیش نیاید. برای تنظیم پیش فرض، روی گزینه ای که پایین و سمت چپ پنجره نرم افزار قرار دارد کلیک کنید تا منوی شکل زیر باز شود.

 

 

برای پیش فرض شدن برنامه ریزی خودکار، گزینه Auto Schedule را انتخاب کنید.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش ام اس پی رایگان بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.