مدیریت هزینه پروژه

۱۰ اشتباه بزرگ در مدیریت هزینه پروژه که باید بدانید

اشتباهات قابل توجه در مدیریت هزینه پروژه

برای بررسی اشتباهات مدیریت هزینه پروژه بیایید به مدیریت یک پروژه بپردازیم،باید مطمئن شویم که همه چیز درست انجام می شود، میان بودجه، و زمان یک رقابت وجود دارد؛ به خصوص زمانی که ما گرفتار یک اشتباه تکراری می شویم.
برای ما اگاه شدن نسبت به بخشهای متحرک زیادی که باعث موفقیت پروژه میشوند مهم است، ما لیستی از رایج ترین مشکلات مدیریت هزینه پروژه و راه حلهای پیشنهادی برای اصلاح آنها را تهیه کرده ایم، که در ادامه به انها می پردازیم…

 

مقاله مرتبط : یکبار برای همیشه تفاوت کنترل پروژه و مدیریت پروژه را بدانید

مدیریت هزینه پروژه

۱-پیشگیری بجای واکنش پذیری

مدیران پروژه های پیشگیرانه، افرادی هستند که تلاش و توجه خود را در درازمدت متمرکز می کنند، در حالی که مخالف واکنش پذیری هستند.این یک قانون طلایی است، هر چند ممکن است به نظر واضح بیاید اما یکی از سخت ترین کارها و همچنین یکی از دلایل اصلی افزایش هزینه هاست.

مدیران پروژه، در بسیاری از موارد خود را در معرض خطرقرار می دهند. آنها ممکن است در یک دام غوطه ور شوند، زمانی که اعتقاد دارند اگر با مشکلی مواجه شوند، با هزینه  نیزمواجه می شوند، اما پس از آن، فاجعه غیرمنتظره ای رخ میدهد و پروژه را از بین می برد، به این ترتیب مردم برای رسیدن به این مسئله ثابت وظایف دیگر خود را به تأخیر می اندازند و هزینه های غیر منتظره باید برای ازبین بردن  یک وضعیت نامطلوب ایجاد شود

حتی یک تیم عالی و بزرگ هم، زمان و فرصتی برای کشف راه حل های لازم را ندارند لذا بسیار سخت است که به عقب برگردیم و دوباره کار کنیم بنابراین داشتن یک برنامه ریزی  برای موقعیت هایی مثل این ضروری است

اقدام به پیشگیری از واکنش پذیری مهم تر است پیش از این که پروژه ی خود را آسیب پذیر کنید.

چگونه از واکنش پذیری جلوگیری کنیم؟

هنگامی که سخن از مدیریت هزینه های پیشگیرانه به میان می آید، ما در مورد هزینه های زیر صحبت میکنیم:

در برآورد هزینه پایه ای برای موفقیت ایجاد کنیم

بسیاری نمیتوانند اهمیت یک برآورد قوی را ببینند اگرچه چندین بار نادیده گرفته شده یا حتی به کنار گذاشته شده است. این پایه و اساس همه پروژه ها است. مدیران پروژه بهتر و دقیق تر می توانند برآورد کنند و واکنش به رویدادها در یک پروژه رابدون اشاره به کم کردن شگفتی ها پیش بینی کنند.

درس هایی که یاد گرفته اید به شما امکان می دهد روند پیشرفت را از پروژه های قبلی برای کمک به جلوگیری اشتباهات گذشته و یاایجاد  موفقیت ها پیش بینی کنید.

هزینه ها و بودجه ها باید به طور پیوسته برآورد شوند

ارزیابی هزینه ها به بودجه ها باید بدون درنظر گرفتن تغییرات پیش بینی شده در مورد خودشان  مناسب باشد. به عنوان مثال، در راه حل کلئوپاترا، کاربر توانایی پیوند برآورد به ماژول هزینه را دارد، به عبارت دیگر، این سیستم توانایی ایجاد یک سند بودجه را برای اجرا براساس برآورد تایید شده دارد. تجزیه و تحلیل ساختاری به منظور جلوگیری از اختلاف بین تیم برآورد و تیم هزینه مثل مقایسه یک چیز با خودش است

اطمینان حاصل کنیم که پروژه راهی برای نظارت دارد و ارزش کسب شده و مغایرت هزینه را مدیریت میکند

ما به شما یک ابزار ردیابی اختصاصی که عملکرد برنامه ریزی شده را با برنامه واقعی و عملکرد هزینه مقایسه می کند در مدیریت هزینه پروژه را توصیه می کنیم.
ما باید مطمئمن شویم که این شناسایی و ارتباط برقرار میشود. علاوه بر این اطمینان حاصل کنیم  که سیستم پروژه ی ما انعطاف پذیری لازم برای تنظیم وپیش بینی روش ها و فرمول ها به طور واضح  و شفاف را دارد.

شناسایی کی پی آی های ارزشمند .مرزی بین شاخص عملکرد کلیدی و معیارهای کلی است. شناسایی و تعریف  معیارها شاخص های کلیدی ای  هستند که باید ردیابی شوند و برای شناسایی چیزی که نیاز به توجه دارد مورد استفاده قرار میگیرند.

این اجازه می دهد تا تیم پروژه به طور فعال از هزینه های احتمالی جلوگیری کند

هماهنگی فرایندهای پروژه ضروری است.ما باید از مراحل اولیه اطمینان حاصل کنیم که این موارد به وضوح در سراسر تیم قابل فهم باشند و سیستم های مورد استفاده، توانایی هماهنگی و تولید نتایج در هر فرایند را دارند

۲- ارتباطات دیداری ضعیف با مشارکت کنندگان

برقراری ارتباط زمانی نشان دهنده ی چگونگی انجام پروژه هاست  که از طریق گزارش ها صورت بگیرد. زندگی در دنیای دیجیتال با وجود داشتن اطلاعات قدیمی دیگر امکان پذیر نیست. هنگامی که این داده ها در زمان واقعی در دسترس هستند، نه تنها در این مسئله ، بلکه برای یک پروژه ایجاد گزارش استاندارد شده مهم است.

فرمت های مختلف گزارش می توانند سردرگمی ایجاد کنند و حفظ یکپارچگی داده ها را به خطر اندازند ؛ اطلاعات می تواند از بین برود اگر تیم، اطلاعات را به طور مداوم ارتباط ندهد

توجه به دیدگاه یا حساسیت در هنگام تجزیه و تحلیل گزارش ها برای تیم پروژه مهم است و چگونگی درک یک گزارش توسط مدیر پروژه با توجه به دیدگاهی که دارد می تواند متفاوت باشد. اطمینان حاصل کنیم که گزارش ها در سطوح مختلف در صورت لزوم گزارش شوند و دسترسی مناسب به داشبورد ها برای گرفتن تصمیمات دقیق و آگاهانه برای ما امکان پذیر باشد

زمانی که کارهای ساده و پیشرفته به تیم گزارش نشود به این معنی است که تشریفات برای تغییر مدیریت دنبال نمی شوند و به روز رسانی وضعیت به طور موثر میان سهامداران و دیگر اعضای تیم ارتباط برقرار نمی کند.  اینکه هزینه ها و تغییرات در یک مکان را برای یک منبع حقیقی  ترجیحا با استفاده از نرم افزار مدیریت هزینه پروژه ردیابی کنیم برای ما مهم است.

در بخش قبلی ذکر شده است که تخمین ها به عنوان پایه ای از هزینه پروژه نقش مهمی دارند. داشتن یک ابزار که برآورد و مدیریت هزینه را با هم ادغام می کند.(ادغام با ابزار برنامه ریزی و سیستم های حسابداری به اندازه  کافی انعطاف پذیر است ) بنابراین اطلاعات ارائه شده قابل اعتماد تر است و ارتباطات موثر را تضمین می کند.

 

۳- ساختار تفکیک کار بدون استاندارد

یک ساختار تفکیک کار تجزیه و تحلیل بصری و سلسله مراتبی از اهداف و دامنه مدیریت هزینه پروژه است. این طرح کلی وظایف را به وظایف کوچکتر تقسیم می کند تا اطمینان حاصل شود که اهداف و نتایج ارائه شده در سطوح مناسب در طول مسیر قرار می گیرند.

هزینه های بودجه به شدت به این موضوع بستگی دارد. اگر ابزار هزینه به کاربر اجازه ندهد به راحتی مکانی برای مدیریت و اختصاص هزینه ایجاد کند این مورد می تواند برای مدیریت خسته کننده باشد

به عنوان مثال، تشکیلات اقتصادی کلئوپاترا به اندازه کافی انعطاف پذیر است که در آن کاربر می تواند ساختار تفکیک را از یک منبع دیگر کپی کند یا به همان اندازه ساختارتفکیک  کار را ایجاد کند. این نه تنها اجازه طبقه بندی قوی سلسله مراتبی را می دهد، بلکه می تواند برای گزارش، متریک و مرتبط با دیگر اسناد مربوط به هزینه استفاده  شود. این اجازه ی چندین ساختار تفکیک  کار در یک برآورد را می دهد.

این موضوع هنگام برخورد با اشخاص ثالث مهم است، جایی که آنها نسبت به پروژه خود گزارش میدهند، همچنان ما را قادر به کار با ساختارهای خاص خود برای شرکت می کنند

۴- کمبود زمان و بودجه مورد نیاز

در زیر تصویری است که نتایج مطالعات ارنست و یانگ را در سال ۲۰۱۴ نشان می دهد. هزینه های تکمیل ۵۹٪ بالاتر از پیش بینی هزینه های اولیه است، که نشان دهنده ی هزینه ی افزایشی ۵۰۰ بیلیون دلار است. پس از تجزیه و تحلیل حدود ۳۶۵ پروژه مگا، تحقیقات نشان داد که ۶۴ درصد از پروژه ها با هزینه های بیش از حد مواجه هستند و ۷۳ درصد از تاخیر های برنامه را گزارش کرده اند.

هیچ  چیز منکر اینکه زمان و بودجه توسط تیم های پروژه در همه جا به شدت کم ارزش شده اند نمی شود

اطلاعات قوی هستند، مدیران پروژه باید وقت خود را برای یادگیری در مورد چگونگی انجام پروژه ها و انجام آنها بگذرانند. آیا آنها تاخیر در زمانبندی و  یا سرازیر شدن را نشان می دهند؟ دانستن این امر به تعیین هر گونه روند که رخ داده است کمک خواهد کرد.

چه نوع هزینه هایی نادیده گرفته می شوند و چرا؟ اگر آنها ا سوالات زیر را بپرسند از بسیاری از این مسائل از طرف مدیران پروژه ها می توان صرف نظر کرد

  • ما باید منایع کافی خودمان را از کجا تهیه کنیم
  • آیا ما سیستم مناسب برای تجزیه و تحلیل و مقایسه برآوردهای مفهومی و پارامتری کلاس های مختلف داریم؟
  • آیا ما قادر به تولید تخمین های دقیق بر اساس (MOT) ایجاد اشیای هزینه در ساختارهای مونتاژ هستیم؟
  • آیا ما قادر به تولید وایجاد رابطه میان برآوردهایمان در تخمین منابع ونیروی انسانی هستیم؟
  • آیا ما قادر به تجزیه و تحلیل اثر استراتژی های مختلف بر روی تخمین هایمان هستیم ؟
  • آیا ما راهی برای ارزیابی درونی پروژه هایمان داریم تا بتوانیم به پروژه های پیشین کمک کنیم تا به برآوردهای آینده ما کمک کنند؟

۵- استفاده از صفحات گسترده (کمبود ابزار اختصاصی)

تقریبا در مدیریت هزینه پروژه مشاهده تعداد پروژه هایی که هنوز از صفحات گسترده که ابزار اصلی آنها است  برای تجزیه و تحلیل هزینه ها و نیازهای مدیریت استفاده می  کنند حیرت انگیز است. اکسل مزایای خود را دارد و آنها را به آسانی در اختیار ما قرار می دهد، شروع کار با آن آسان  است، و این کار کاملا توسط ما انجام خواهد شد، و قرار است که اینکار را انجام دهیم.

داشتن یک پروژه اختصاصی مدیریت هزینه همانند همان نام است که به مدیریت هزینه های پروژه اختصاص دارد. این طرح برای کمک به تجزیه و تحلیل و سازماندهی اطلاعات مربوط به هزینه ی پروژه در یک منبع طراحی شده است که در آن قابلیت هایی نظیر ایجاد ساختارتفکیک کار، انتخاب روش های پیش بینی، ارزیابی لینک ها، ادغام با ابزارهای دیگر دیدگاه  نسبت به اعضای تیم های مختلف و غیره با خطراتی که در اکسل وجود دارد امکان پذیر است.

قابل ذکر است که مزایای یک ابزار نباید برای دیگری قربانی شود. پیدا کردن یک نرم افزار اختصاصی که اجازه انعطاف پذیر باشد همان نرم افزار اکسل است و مسئله مهم همین است. در زیر دلایل دیگری برای نشان دادن اینکه داشتن یک پروژه اختصاصی مدیریت هزینه پروژه ی سودمندی است وجود دارد

  • خارج از جعبه ی کنترل هزینه و قابلیت EVM
  • ثبات داده ها حفظ می شود
  • مدیریت تغییر و پیشرفت
  • معیارهای از پیش تعریف شده مانند CPI و SPI
  • نسخه ها و عکس های فوری

 

مقاله مرتبط : ۸ چیزی که باید برای اجرای طرح کنترل پروژه موفق بدانید اینجا کلیک کنید.

۶- فراموش کردن مدیریت پروژه همان فراموش کردن مدیریت افراد است

یک مدیر پروژه یک رهبر در نظر گرفته می شود که با همکاری و تشویق و ارتقای ایده ها روحیه تیم را به سمت موفقیت هدایت می کند

عدم موفقیت در مدیریت اعضای تیم و یا مدیریت آنها، می تواند در کیفیت تاثیر گذار باشد و منجر به افزایش هزینه ها شود. اعضای تیم افرادی هستند که بیشترین ارتباط را با چالش ها، ریسک ها و مسائلی دارند که احتمالا بر پروژه اثر می گذارد

همچنین مدیران که فکر می کنند یک سیستم قوی تمام مسائل مربوط به پروژه را حل خواهد کرد در حالی که غلط است. اگر تیم به درستی مدیریت شود و اعضای آن فرآیندها و کارها و نقش های آخود را درک  کنند، آنها می توانند اطلاعات ارزشمندی را در ابزار وارد کنند.

یک ابزار صرفا یک ابزار بدون افراد به خوبی آموزش دیده است که می دانند چگونه از آن استفاده کنند و چه اطلاعاتی به عنوان ورودی و خروجی مورد نیاز استبنابراین، ما به عنوان  مدیران پروژه باید

  • اطمینان حاصل کنیم که تیم نقش و مسئولیت ها و اهمیت آنها را درک می کند
  • موفقیت تیم را تشخیص دهیم
  • پیروزی های کوچک، هر گونه تلاش اضافی را که به پیشرفت مأموریت تیم کمک می کند را جشن بگیریم
  • یک سیستم بررسی عملکرد به عنوان بخشی از طرح مدیریت پروژه خود را ایجاد کنیم
  • اطمینان حاصل کنیم که عملکرد اندازه گیری، بازبینی وغیره  به رسمیت شناخته شده است

یکی دیگر از مسائل مربوط به مدیریت افراد، مدیریت میکرو است. برخی از جوانب مثبت به خصوص در شرکت های کوچک وجود دارد که می تواند بدون هیچ زحمت و حادثه ای برای تیم پروژه باشد. همچنین زمان زیادی را از مدیر پروژه می گیرد

 

 

 

۷- عدم تنظیم یا تغییر زمانی که چیزها مرتکب اشتباه می شوند

معمولا دو نوع ترس در بحث مدیریت هزینه پروژه وجود دارد: ترس از شکست و ترس از تغییر.

هر مدیر پروژه باید بداند که گاهی اوقات، علیرغم بهترین تلاشها، همه چیز اشتباه است یا پروژه نمیتواند انجام شود. گاهی اوقات به دلیل ترس از شکست، مدیران پروژه سعی در نابودی پروژه ی شکست خورده دارند و این مورد می تواند به تصمیمات افراطی منجر شود که باعث ایجاد آسیب و هزینه بیشتر از نیازمی شود. در عوض آنها باید یک گام به عقب بردارند و موقعیت خود را تجزیه و تحلیل و در صورت لزوم تنظیم کنند.

به همین دلیل مهم است که یک سیستم یا ابزار ایجاد کنند که شفافیت و گزارش درست را ایجاد کند.

با این حال، با وجود این دانش، بسیاری از مدیران وجود دارند که وقتی چیزی کار نمی کند،یا چیزی نیاز به تغییر دارد. از تغییردادن  یا  تغییراتی در نحوه استفاده از آنها برای انجام کار فرار می کنند همانطور که توماس جفرسون گفت، “اگر چیزی که هرگز نخواسته اید را میخواهید، باید  کاری که هرگز انجام نداده اید را انجام دهید.

همچنین مقاومت در برابر هر تکنولوژی در حال تغییر، وجود دارد. بسیاری معتقدند که تغییر تنها باعث کار بیشتر، خطرات بیشتر، هزینه بیشتر خواهد شد. این ممکن است گاهی اوقات در ابتدا درست باشد اما باید نتایج بلندمدت نیز ارزیابی شود.

 

همانطور که بیل گیتس آن را بیان می کند، (افرادی که در برابر تغییرات مقاومت می کنند، به لطف تکنولوژی با افزایش جمعیت، افرادی را می بینند که با روش های بهتری در دسترس هستند مواجه خواهند شد.)

۸- عدم کنترل پروژه های یکپارچه

بسیاری از بخش های مختلف با هم کار می کنند تا کار یک پروژه را انجام دهند یا حداقل باید با هم به صورت یکپارچه کار کنند. با این وجود، آنچه که مشاهده کردیم، این است که این بخش های مختلف کار می کنند، اگرچه آنها در سیلوهای خود هستند و بنابراین یکپارچه نیستند.

با توجه به (انجمن پیشرفت مهندسی هزینه) راه مناسب برای مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل شود که اطلاعات از طریق یک رویکرد یکپارچه باشد به جای مجموعه ای از رشته های فردی که در حال اجرا است.

بعضی از شایعترین چالش های ناشی از کمبود ادغام، عدم وجود گزارش های استاندارد شده اختلافات مربوط به بخش های مختلف مسئول «فروشگاه» خود و غیره است.
رویکرد کار یکپارچه کنترل پروژه می تواند مزایای متعددی  داشته باشد، از جمله:

  • با افزایش سطح IPC می توان از پیشرفت های قابل توجهی انتظار داشت
  • دقیق تر و قابل اعتماد (فاز اولیه) تخمین می زند
  • زمان بیشتری برای تمرکز روی تجزیه و تحلیل
  • افزایش سودآوری بیش از حد پروژه ها از طریق کم کردن و فرایندهای کاری کارآمدتر.

شرکت کلئوپاترا شامل این ساختار در چارچوب خود است. یک سیستم مبتنی بر مقیاسهای قابل انعطاف، بخش های مختلف یک پروژه را در مراحل مختلف آن به هم پیوسته می سازد.

پایه و اساس یک پروژه موفق، برآورد صحیح و تأمین بودجه است. هنگامی که بودجه تعیین می شود، باید برنامه ای برای تعیین نظم فعالیت ها و منابع در نظر گرفته شود. در طول اجرای پروژه ما از اینکه مشتریان به ما کمک می کنند و در زمان و بودجه باقی می مانند اطمینان حاصل می کنیم. در پروژه تمام اطلاعات مربوطه باید به منظور انجام تجزیه و تحلیل داده های بزرگ برای بهبود برآورد برای پروژه های آینده اسیر شود.

 

۹- عدم بستن پروژه پیوسته

همه می دانند که  این موضوع مهم است، اما فقط چند سازمان به درستی آن را انجام می دهند. این جایی است که یادگیری درس می تواند برای بهبود موفقیت پروژه های آینده مورد استفاده قرار گیرد. خیلی وقت و تلاش برای یک پروژه صرف می شود، چرا همه این کار را دور بریزید؟

اغلب اوقات ما خود را به سمت چیز دیگری و ندانستن اینکه چگونه به درستی اطلاعات مهم و تجزیه و تحلیل انجام شده در پروژه تکمیل شده را ضبط کنیم می رانیم .صرف زمان زیادی در این مورد، ارزش واقعی پروژه آینده ما را افزایش می دهد و از انجام کارهای غیر ضروری جلوگیری می کند.

بعضی از مدیران پروژه مایل به ارزیابی در بازار هستند، اما بی توجهی به ارزیابی داخلی دارند. داشتن یک راه حل هزینه پروژه یکپارچه با قابلیت سنجش داخلی می تواند پروژه را به آسانی به پایان برساند و به اطلاعات ارزشمند دسترسی پیدا کند که در آن می توان هزینه های پیشین پروژه را با یک نسبت جاری مقایسه کرد.

۱۰- زمانی برای یادگیری نیست

دانش قدرت است. بیشتر ما یاد می گیریم که توانایی حل مسائل را داریم و دستمان برای راه حل ها باز است. با این حال به نظر میرسد ما همیشه برای یادگیری، شرکت در سمینارها، شبکه، وبینارها، و یا حتی خواندن در مورد آنچه در بازار جدید است بیش از حد پر مشغله هستیم.

ما دیگر نمی توانیم در این جهان سریع گرا زندگی کنیم. همانند پزشکانی که در سمینارهای خود شرکت نمی کنند و آگاه نیستند که یک داروی جدید وجود دارد که می تواند یک بیماری مرگبار را درمان کند. همین امر برای مدیران پروژه نیز صادق است.

این که آیا برای مشاغل خود و یا فقط رشد شخصی است؟ اضافه کردن ارزش به خود واضافه کردن دانش باعث می شود یک رهبر بزرگ شود.مدیران پروژه باید وقت خود را برای گسترش افق های خود و شنیدن آنچه که دیگران فکر می کنند یا باید بگویند،صرف کنند.در ادامه درباره اشتاباهات مدیریت هزینه پروژه نتیجه گیری میکنیم.

 

نتیجه گیری

همانطور که ذکر شد، زمانی که به مدیریت پروژه و بسیاری از خطراتی که ما می توانیم شناسایی کنیم می پردازیم بسیاری از بخش های متحرک وجود دارد، بعضی از آن خطراتی است که ممکن است در این لیست ذکر نکرده باشیم. این موارد فقط برخی از انتخاب های ما بود.

ما امیدواریم که این اطلاعات برای شما و پروژه های شما مفید واقع شود. این که ما از این اشتباهات آگاه شویم و سعی کنیم از این اشتباهات پندی بگیریم  بسیار مهم است

در زیر یک لیست خلاصه از توصیه ها آمده است:

  1. بلوغ پروژه کنترل سازمان خود را ارزیابی کنید
  2. پیشگویی کنید
  3. پیاده سازی و استفاده از فناوری های امروز و (نرم افزار) ابزار
  4. اهمیت برآوردها و هزینه را نادیده نگیرید
  5. استاندارد سازه های گزارش دهی
  6. اطمینان حاصل کنید که این پروژه توانایی ایجاد داشبورد قابل تنظیم را دارد.
  7. درک اهمیت ارزش کسب شده
  8. اطمینان از نزدیک بودن پروژه ها
  9. داده ها زمان واقعی را در اختیار شما قرار می دهد
  10. درک نحوه مقایسه با پروژه های مشابه در شرکت خود (معیار داخلی)

 

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره مدیریت هزینه پروژه بود لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

 

حتما شما هم دوست دارید مانند دیگر مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب کافیه که فقط ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید. به همین راحتی :)

 

دانشجوی کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها و دوست دارم که هر روز آموزش های بیشتری برای مهندسان صنایع تولید کنم

احمد جعفری

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

 

اجزا برنامه کنترل پروژه

اجزا برنامه کنترل پروژه برای مهندسان صنایع

اجزا برنامه کنترل پروژه، آیا تا به حال به یک پروژه اختصاص داده شده و از آنها خواسته شده است که روش، گزارش یا ارائه مربوط به پروژه را توسعه دهند، اما دقیقا نمی دانند که چگونه؟

اکثر مردم، علیرغم دانش یا تخصصشان، هنگام خواسته شدن در مورد روش، سند یا ارائه، از آنچه در مورد صحبت کردن یا نوشتن صحبت می کنند، گیج می شوند. چیزهای زیادی در ذهن دارند، اما نمی دانند چگونه به درستی آن را روی کاغذ بنویسند. با این حال، به محض این که شما به آنها ساختار، لیست عناوین یا اجزای گزارش را بدهید، آنها سریعا پر کردن فرم ها را شروع می کنند.

نکته ای که می خواهیم به آن بپردازیم این است که اگر دقیقا مشخص کنید کدامیک از اجزای گزارش، ارائه یا روش پروژه شما هستند، می توانید به راحتی اطلاعات را کامپایل کرده و یک سند خوب ایجاد کنید.

در این آموزش، ما قصد داریم اجزا یک برنامه کنترل پروژه را پوشش دهیم، به طوری که دفعه بعد شما برای ایجاد پروژه، اجزا برنامه کنترل پروژه خود و آنچه مورد پوشش آن است را میدانید.

برای اینکه یک ایده را بدست آورید، برنامه کنترل پروژه (PCP) یک استراتژی اجرای دقیق کنترل پروژه است که پروسه ها، روش ها، سیستم ها و ابزارهای مورد استفاده توسط تیم پروژه را در طول چرخه حیات پروژه مورد استفاده قرار می دهد.

بر اساس AACE® Practice Recommendation No.60R-10، برنامه کنترل پروژه یک ابزار ارتباطی برای ایجاد پروسه کنترل پروژه است.

بنابراین، برای تشخیص اجزای یک پلان اجزا برنامه کنترل پروژه و نحوه جمع آوری این طرح، ابتدا باید فرایند کنترل پروژه را درک کنیم.

فرایند کنترل پروژه

بر اساس چارچوب TCM AACE، یک فرایند کنترل پروژه موثر بر روی چرخه کنترل PDCA، که همچنین به عنوان چرخه دمینگ شناخته می شود، ساخته شده است.

چرخه PDCA / Deming یک روش برای کنترل و بهبود مستمر محصولات و خدمات است. این برای “طرح”، “انجام”، “بررسی”، و “عمل / ارزیابی / تنظیم” است.

مرحله اول فرایند کنترل پروژه، “برنامه ریزی پروژه” است. در مرحله برنامه ریزی، برنامه شما، تعریف و توسعه دامنه، زمان و هزینه و ارزیابی خطرات مرتبط با آن را تعیین می کنید. این مرحله یک گام اساسی در تشکیل یک طرح پایه پروژه است.

پس از اجرای طرح در محل و ایجاد پایگاه های پروژه، شما کنترل پروژه را با ثبت و اندازه گیری هزینه واقعی و وضعیت برنامه اجرا می کنید. این همچنین شامل اندازه گیری پیشرفت، مدیریت تغییر، و همچنین مدیریت ریسک و احتمالات می باشد.

مرحله بعدی، که به صورت دستی با مرحله اجرای اجزا برنامه کنترل پروژه  می شود، اندازه گیری و ارزیابی عملکرد پروژه است. در این مرحله، شما اندازه گیری و نظارت بر هزینه و برنامه ریزی عملکرد در برابر خط مشی اولیه و ارزیابی سلامت پروژه خود را انجا میدهیدکه آیا شما در زمان و در بودجه به پایان خواهد رسید یا نه. پس از به دست آوردن نتایج عملکرد، شما تجزیه و تحلیل و پیش بینی رفتار پروژه را انجام میدهید.

در نهایت، وضعیت پروژه و هر گونه اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه توصیه شده به اعضای تیم پروژه از طریق گزارش های مختلف کنترل پروژه و نتایج ارائه می شود.

به طور کلی، این فرآیند کنترل کلی پروژه است.

اجزا برنامه کنترل پروژه

اجزا برنامه کنترل پروژه باید به همان اجزا در فرایند کنترل پروژه و همچنین کاربرد ابزار / نرم افزار مربوط باشد.

اجزای برنامه کنترل پروژه

عناصر زیر باید در اجزا برنامه کنترل پروژه مورد توجه قرار گیرند:

برنامه ریزی پروژه

دامنه طرح پروژه، اجرای و توسعه استراتژی متعاهد:

  • شرح مختصری از محدوده کار پروژه
  • توسعه و ساختار پروژه WBS
  • شرح مختصری از استراتژی اعدام (استاندارد، مسیر سریع، خاموش کردن، و غیره)
  • شرح مختصری از استراتژی قرارداد (self-execute، پیمانکار اصلی، چند پیمانکار، JV …) و نحوه ساختار و سیستم های کد گذاری یکپارچه (یا نقشه برداری)
  • توسعه و سازمان حسابرسی پروژه

تحلیل ریسک و احتمالی:

  • آیا تجزیه و تحلیل ریسک رسمی برای تعیین هزینه و / یا برنامه احتمالی انجام خواهد شد و چه کسی مسئول انجام کارگاه خطر است.
  • هزینه هدف و برنامه احتمالی / سطح اطمینان برای احتمالی
  • اگر زمان رزرو برای برنامه ریزی شود، چگونه انجام می شود.
  • سیستم / نرم افزار مورد استفاده برای تحلیل ریسک
  • روند ضبط و نگهداری ثبت ریسک

برنامه ریزی و توسعه برنامه:

  • چگونگی برنامه ریزی پروژه، اعتباردهی و پایه ریزی شده است.
  • چگونگی برنامه ریزی اسناد
  • ابزار مورد استفاده برای برنامه ریزی و توسعه برنامه.
  • سطح جزئیات مورد نیاز برای برنامه های توسعه یافته در طول پروژه، از جمله بارگذاری و سطح منابع.
  • چگونگی تعیین منابع مورد نیاز برای حمایت از اجرای پروژه.
  • چگونه برنامه کارشناسی ارزیابی می شود و چه کسی مسئول توسعه و نگهداری برنامه استاد است.

برآورد هزینه و بودجه گیری:

  • سیستم طبقه بندی هزینه برآورد شده.
  • کلاس برآورد هزینه در پایان هر مرحله توسعه پروژه.
  • چگونگی ارزیابی هزینه ها مستند خواهد شد.
  • چگونگی تخمینی هزینه ها توسعه خواهد یافت.
  • چطور کل هزینه هزینه برآورد شده جمع آوری می شود و مسئولیت دارد.
  • چه ابزار / نرم افزار برای برآورد هزینه و بودجه بندی هزینه استفاده می شود؟
  • چگونگی برآورد هزینه با برنامه یکپارچه شده است.

اجرای کنترل پروژه

مدیریت تغییر:

  • فرآیند مدیریت تغییرات (از آغاز تا تایید، تغییرات داخلی / خارجی، تغییرات پروژه در مقابل تغییر قرارداد)
  • روشهای ارتباط تغییر در کنترل پروژه
  • پروژه کنترل درگیر در ارزیابی تغییرات در هزینه و برنامه پروژه
  • چگونه تغییرات در محدوده مدیریت خواهد شد
  • در چه نقطه ای، تغییرات به هزینه ها و برنامه های پروژه اضافه می شود
  • مسئولیت پیمانکاران در مدیریت و ارتباط تغییرات
  • ابزارها / قالب ها برای مدیریت تغییرات

اندازه گیری پیشرفت:

  • چگونه پیشرفت فیزیکی اندازه گیری خواهد شد (روش ها / قوانین اعتباری)
  • انتظارات از پیمانکاران در اندازه گیری و گزارش پیشرفت
  • رابط بین کنترل برنامه و اندازه گیری پیشرفت فیزیکی

مدیریت ریسک و احتمالی:

  • چه کسی احتمال این پروژه را مدیریت می کند؟
  • هنگامی که صندوق احتمالی می تواند مورد استفاده قرار گیرد (به عنوان مثال برای “در دامنه” تغییرات؟)
  • چگونگی هزینه احتمالی و برنامه ریزی رزرو اختصاص داده خواهد شد
  • چگونگی ریسک ها در طول پروژه بررسی می شود

کنترل هزینه:

  • چه ابزار / سیستم / روش برای مدیریت و کنترل هزینه های پروژه مورد استفاده قرار می گیرد
  • چگونه هزینه ها و هزینه های واقعی جمع آوری می شود
  • پیش بینی هزینه چگونه انجام می شود
  • چگونه هزینه های پروژه با سیستم حسابدار هزینه های مالک ارتباط برقرار می کند

کنترل زمانبندی:

  • چه ابزار / سیستم برای مدیریت و کنترل برنامه پروژه مورد استفاده قرار خواهد گرفت
  • چگونه برنامه به روز و حفظ می شود
  • چگونه واریانس برنامه ها گزارش خواهد شد
  • استراتژی پیرامون بازآفرینی دوباره چیست
  • چگونه تغییرات در برنامه درج خواهد شد
  • چگونه منابع ردیابی و پیش بینی می شود

ارزیابی عملکرد پروژه

  • چگونگی هزینه و برنامه ریزی عملکرد اندازه گیری خواهد شد
  • آستانه واریانس قابل قبول برای هزینه و برنامه پروژه چیست؟
  • نحوه اندازه گیری هزینه ها و برنامه های زمان بندی پروژه
  • پیش بینی هزینه چگونه انجام می شود
  • چگونه تجزیه و تحلیل برنامه و پیش بینی انجام می شود

گزارش کنترل پروژه و ارتباطات

  • محدوده، محتوای، قالب و مسئولیت های آماده سازی، ارائه و تایید گزارش های پروژه.
  • گزارش های گزارش پروژه و فرکانس گزارش (تقویم گزارش پروژه)
  • کنترل پروژه مورد نیاز و فرکانس جلسات را برآورده می کند
  • ساختار پرونده برای ذخیره پرونده ها و اطلاعات پروژه.
  • پروژه کنترل خروجی / تحویل، مورد نیاز برای اجرای و مدیریت پروژه است.
  • ابزار / سیستم های مورد استفاده برای گزارش کنترل پروژه.

به خاطر داشته باشید، طرح کنترل پروژه به یک سند طولانی نیازی ندارد. بهتر است اگر کوتاه و به نقطه ای باشد. تا زمانی که استراتژی اجرای کنترل پروژه روشن است توصیف فرآیندهای خاص، روش ها، سیستم ها و ابزار های مورد استفاده توسط تیم پروژه کنترل در پروژه، باید خوب باشد.

اگر سازمان شما در حال حاضر روشهای کنترل پروژه را توسعه داده است، این مسئله این است که این روش ها را با توجه به نیازهای پروژه خود تطبیق دهید و رویکرد کلی پروژه های پروژه را مستند سازید.

 

آیا لازم است طرح کنترل پروژه برای یک پروژه ایجاد شود؟

با توجه به AACE® International RP No.60R-10، استفاده از یک طرح کنترل پروژه، یک شاخص پیشرو برای کمک به موفقیت تحویل پروژه محسوب می شود.

زمانی که شما در توسعه، مستند سازی و ارتباط یک برنامه کنترل پروژه قوی سرمایه گذاری می کنید، خطرات تحویل پروژه کاهش می یابد و در نتیجه، موفقیت اجرای پروژه را افزایش می دهد.

بنابراین، هر گونه توجه به توسعه یا اجرای طرح کنترل پروژه در کل یا بخش، یک سطح از خطر برای پروژه را معرفی می کند.

 

امیدواریم از این مقاله که درباره آموزش آشنایی با نرم افزار ویزیو  در صنایع سافت بود لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

 

حتما شما هم دوست دارید مانند دیگر مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب کافیه که فقط ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید. به همین راحتی :)

 

دانشجوی کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها و دوست دارم که هر روز آموزش های بیشتری برای مهندسان صنایع تولید کنم

احمد جعفری

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

 

طرح کنترل پروژه موفق

۸ چیزیکه باید برای پیاده سازی طرح کنترل پروژه موفق بدانید

طرح کنترل پروژه

 

طرح کنترل پروژه (Project Controls Plan) (PCP) یک استراتژی اجرایی کنترل پروژه مستقل است که توصیف فرآیندها، روش ها، سیستم ها و ابزارهای مورد استفاده توسط تیم کنترل پروژه در طول چرخه حیات پروژه است. طبق AACE International RP No.60R-10، “استفاده از یک طرح کنترل پروژه، یک شاخص پیشرو در کمک به موفقیت تحویل پروژه است. زمان سرمایه گذاری در تهیه، مستند سازی و ارتباط یک برنامه کنترل پروژه جامع، موفقیت اجرای پروژه را افزایش می دهد. “اگر چه مستند سازی طرح کنترل پروژه برای موفقیت پروژه ضروری است، اما به اندازه کافی نیست. الزامات دیگری وجود دارد که به پیاده سازی طرح موفق کنترل پروژه کمک می کند.

 طرح کنترل پروژه موفق

۱٫ صندوق طرح

یکی از الزامات اساسی اما ضروری برای پیاده سازی موفق کنترل پروژه این است که برنامه را جلب کند. این پروژه باید برای آن بودجه. اگر به درستی برنامه ریزی نشده باشد، تیم مدیریت پروژه زمان زیادی برای ارائه اطلاعات دقیق، سازگار و به موقع پروژه خواهد داشت. فقدان بودجه مناسب، یک مسئله معمول در بسیاری از پروژه ها است. تابع کنترل پروژه ها معمولا کم بودجه دارد.این ناشی از عدم درک میزان کار است که تیم کنترل پروژه باید در یک پروژه انجام دهد.

با این حال، با آموزش مناسب و حسابرسی و نشان دادن ارزشمندی که تیم کنترل پروژه میتواند به آن برسد، شما می توانید به آرامی بر روی موضوع تامین مالی برای رشته های کنترل پروژه غلبه کنید. گاهی اوقات این پروژه واقعا کوچک است و نه بودجه ای کافی برای زمانبندی و یا منابع لازم برای ایجاد طرح دقیق پروژه نداریم.
در این شرایط، یک رویکرد خوب، طرح کلی کنترل پروژه را برای پروژه های کوچک، که انتظار می رود از این پروژه ها به دنبال ساختار و استراتژی اجرایی مشابه باشد، در حال توسعه است.

۲٫ برنامه کنترل پروژه (PCP) را توسعه دهید.

گام بعدی برای اجرای موفقیت آمیز کنترل پروژه، توسعه و مستند سازی این طرح است. جزئیات بیشتر در مورد برنامه کنترل پروژه در سایر فیلم ها می تواند یافت شود: “برنامه ای برای کنترل پروژه چیست” و “اجزای طرح کنترل پروژه”.

۳٫ بررسی و تایید PCP

هنگامی که پروژه کنترل پروژه توسعه یافته است، باید توسط تیم پروژه بررسی و تایید شود. دلیل بررسی و تایید رسمی این است که: تعیین کنید که آیا طرح کنترل پروژه اطلاعات مورد نیاز را ارائه می دهد و به عنوان پایه ای برای کنترل مناسب است اطمینان از اتخاذ سیاست ها و روش های شرکت اطمینان از رعایت اهداف و الزامات پروژه ارزیابی هماهنگی با بهترین صنعت شیوه ها و دستورالعمل ها یکی دیگر از دلایل روند بررسی و مجوز، ایجاد یک سند رسمی برای رعایت تمام چرخه عمر پروژه است.

۴٫ ارتباط با طرح

بدون توجه به اینکه چقدر برنامه Planning Controls را تعریف کرده اید و چقدر تلاش کرده اید که در توسعه آن سرمایه گذاری کنید، به نتایجی که شما تصور می کردید اعتماد نخواهید کرد، اگر شما آن را به تیم پروژه نگویید. بسیاری از مردم بعد از قدم قبلی متوقف می شوند. هنگامی که آنها برنامه کنترل پروژه را تأیید می کنند، آن ها را در یک پوشه پروژه یا اینترانت بایگانی می کنند و یا آن را به تیم ارسال نمی کنند و هیچ ارتباطی با آنها ندارند.

این کار اثرگذاری این طرح را به شدت کاهش می دهد و در نتیجه اولویت اصلی اتلاف وقت و تلاش در توسعه آن است. برای ایجاد کار پروژه کنترل پروژه، باید به تیم پروژه اطلاع داده شود. یک رویکرد موثر برای انجام این کار، سازماندهی یک جلسه / کارگاه جهت گیری با تمام مدیران حسابداری کنترل و رهبران تیم است.
سرپرست / مدیریت پروژه پروژه به طور معمول این جلسه را تسهیل می کند و هر کس را از طریق برنامه های کنترل پروژه با استفاده از برخی مثال های دستی و سناریوهای هر چیزی می گذراند.

۵٫ کارکنان طرح

برنامه های کنترل پروژه در صورتی که کارکنان مناسب برای پروژه اختصاص داده شود، عملی خواهد شد. تعداد کارکنان اختصاص یافته به پروژه بستگی به عوامل متعددی نظیر اندازه و پیچیدگی یک پروژه، نوع قرارداد، نتایج مورد نیاز و سطح جزئیات دارد. برای پروژه های کوچکتر، مدیر پروژه، رهبر پروژه یا تعیین کننده ممکن است فرایند کنترل پروژه را مدیریت کند. برای پروژه های بزرگتر، ممکن است نیاز به کارکنان گسسته برای رسیدگی به مسئولیت های کنترل پروژه از قبیل برآورد هزینه، کنترل هزینه، برنامه ریز / زمانبندی و غیره باشد.

۶٫ راه اندازی سیستم های کنترل پروژه ها و ابزارها

اولین گام در اجرای فرآیند کنترل پروژه، راه اندازی سیستم ها و ابزارهای مرتبط است. این شامل ایجاد ساختارهای کدگذاری در سیستم های مختلف، تعیین رابطه بین الزامات برنامه نویسی در رابطه با سیستم ها و الزامات آنها، ارائه دسترسی و حقوق امنیتی به سیستم ها / ابزار خاص، ایجاد الگوهای گزارش پروژه و خیلی بیشتر.

۷٫ اجرای طرح کنترل پروژه

با توجه به AACE RP 60R-10، اجرای پروژه کنترل پروژه، ادغام تمام جنبه های طرح کنترل پروژه است. تیم پروژه مورد نیاز خواهد بود که با تمام بخش های مرتبط برنامه کنترل پروژه پیروی کند.

۸٫ درخواست بازبینی برای طرح کنترل پروژه

گام نهایی در اجرای طرح کنترل پروژه با ترکیب تغییرات طرح با استفاده از یک فرایند مدیریت تغییر رسمی. مدیریت تغییر سیاست باید شناسایی کند که تغییر را تایید کرده است، چه کسانی تغییرات را توزیع می کند و چگونه نسخه ها مدیریت می شوند. این امر در نتیجه مجددا طرح نظارت بر پروژه را با شماره تجدید نظر جدید تغییر می دهد و به این ترتیب تغییرات را به تیم تغییر می دهد.

خلاصه

به طور خلاصه، پیاده سازی موفق کنترل پروژه نیازمند منابع مناسب برای توسعه و اجرای یک برنامه مشخص است. پس از توسعه، نیاز به بازبینی و اعتبار دارد تا اطمینان از پیروی از سیاست ها و رویه های شرکت و همچنین اهداف و الزامات پروژه باشد. یک جنبه مهم در طرح کنترل پروژه، ارتباط صحیح طرح با تیم پروژه است. کارکنان این طرح، ایجاد سیستم ها و ابزارهای کنترل پروژه، پیوستن به طرح در حین اجرای و تنظیم برنامه با تغییرات، الزامات دیگری از اجرای طرح کنترل پروژه های موفق می باشد.

اگر میخواهید بدانید تفاوت کنترل پروژه و مدیریت پروژه چیست اینجا کلیک کنید :)

 

امیدواریم از این مطلب در صنایع سافت لذت برده باشید.

 

حتما شما هم دوست دارید مانند دیگر مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب کافیه که فقط ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید. به همین راحتی :)

 

دانشجوی کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها و دوست دارم که هر روز آموزش های بیشتری برای مهندسان صنایع تولید کنم

احمد جعفری

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.