آموزش رایگان مدیریت پروژه برای مهندسان صنایع | (قسمت ۴ و ۵)

آموزش رایگان مدیریت پروژه

آموزش رایگان مدیریت پروژه : در آموزش های قبلی به مراحل اول تا سوم آموزش مدیریت پروژه به زبان ساده را آموختیم در این آموزش به مرحله چهارم و پنجم میپردازیم. حتما واسمون کامنت بزارین و بگید به چه آموزش هایی در زمینه مهندسی صنایع احتیاج دارید، ما حتما واستون فراهم میکنیم :) برای دسترسی به آموزش های قبلی ما در زمینه آموزش مدیریت پروژه به زبان ساده لینک های زیر رو دنبال کنید :

  1. آموزش مدیریت پروژه به زبان ساده برای مهندسان صنایع و مدیران
  2. آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع | (مرحله اول)
  3. مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه برای مدیران پروژه |(مرحله دوم و سوم)

 

در این آموزش به موارد زیر خواهیم پرداخت :

  1. برآورد زمان کل پروژه
  2.  کوتاه کردن زمان پروژه (تسریع پروژه)

برآورد زمان کل پروژه

در این مرحله، باید فعالیت های موجود در نمودار WBS پروژه را در یکی از نرم افزارهای تخصصی برنامه ریزی و کنترل پروژه وارد کنیم. سپس زمان و روابط بین فعالیت ها را وارد نرم افزار می کنیم و در پایان، نرم افزار به طور اتوماتیک زمان کل پروژه را بر اساس تاریخ شروع پروژه، روابط بین فعالیت ها و مدت زمان فعالیت ها محاسبه می کند. واقعیت این است که نرم افزار های “Microsoft Project” و “Primavera” دو نرم افزار بسیار معروف هستند که برای برنامه ریزی پروژه، گزارش دهی، بروز رسانی، ثبت پیشرفت فیزیکی و پیگیری پیشرفت پروژه ها بکار گرفته میشوند. هر دو نرم افزار در اقصی نقاط جهان بکار گرفته میشوند و هر کدام دارای مزایایی هستند. اما چندین تفاوت بین “MS Project” و “Primavera” وجود دارد که موارد زیر برخی از این تفاوتها را نشان میدهند:

  1. خط مبنا: (Baseline) در MSP امکان تعریف و ایجاد فقط ۱۱ خط مبنا وجود دارد. در صورتیکه در Primavera6 محدودیتی در این رابطه وجود ندارد
  2. دسترسی همزمان چندین کاربر: (Multiple User Access) نرم افزار MSP اجازه کار روی یک پروژه را برای چندین کاربر به صورت همزمان نمی دهد، اما Primavera6 این اجازه را میدهد و علاوه بر آن در Primavera6 شما می توانید برای کاربران مختلف، دسترسی تعریف شده تعیین کنید. به طوریکه هر کاربر فقط امکان دسترسی به برخی از قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار را داشته باشد.
  3. امکان پیگیری ریسک ها: (مسائل و مشکلات پروژه) نرم افزار MSP در رابطه با پیگیری مشکلات و ریسک های پروژه، از قابلیت ضعیفی برخوردار است در صورتیکه در Primavera6 تمامی ریسکها و مشکلات پروژه را میتوان ثبت و پیگیری نمود.
  4. پشتیبانی وب (Web Support) زمانبندی، مستندات و سایر اطلاعات در نرم افزار Primavera6 می تواند مستقیما به فرمت HTML تبدیل شود که در MSP چنین قابلیتی وجود ندارد.
  5. فیلد های سفارشی: (Custom fields) هر دو نرم افزار اجازه ایجاد فیلدهای سفارشی را میدهد اما MSP این قابلیت را دارد که کاربر بتواند برای فیلدها فرمولهای پیچیده و مقادیر را تعریف کند. در Primavera6 نیز می توان یک فیلد سفارشی خالی (Blank) ایجاد نمود ولی امکان تعریف فرمول با پیچیدگی و جزئیات بیشتر (مشابه آنچه که در MSP وجود دارد) وجود ندارد، و بایستی کاربران بصورت دستی، مقادیر را برای هر یک از فیلد های ستون مربوطه، ثبت نمایند.
  6. ستون ها: (Columns) نرم افزار Primavera6 دارای تعداد ستونهای مفید زیادی است. در این نرم افزار امکان ایجاد بیش از ۲۵۰ ستون وجود دارد که هر کدام اطلاعات متفاوتی برای تولید گزارشات متنوع، به شما ارائه می دهد؛ مثل اطلاعات مربوطه به ارزش کسب شده بودجه بندی، هزینه ها، انحرفات، تاریخ ها و غیره. اما در MSP فقط حدود ۳۰ ستون وجود دارد که اطلاعات کمتری نسبت به Primavera6 برای کاربر ارائه می نماید. بنابرین قابلیت تولید گزارش های جدولی متنوع تر Primavera بالاست
  7. روابط چند گانه بین فعالیت ها (Multiple Activity Relationships) در P6 امکان تعریف بیش از یک رابطه بین دو فعالیت وجود دارد، به عنوان مثال می توان رابطه FF و SS بین دو فعالیت تعریف نمود اما در MSP تنها یک رابطه بین دو فعالیت قابل تعریف است. در ادامه با انواع روابط بین فعالیت ها آشنا خواهید شد
  8. وبسایت پروژه: (Project Website) در P6 می توان یک وبسایت جامع ایجاد کرد که تمامی جزئیات پروژه شامل فعالیت ها، منابع، گزارشات، ریسک ها، مسائل و مشکلات، WBS و هر آنچه که در نرم افزار وارد و پردازش شده است را در بر گیرد. این وبسایت یک قابلیت ارزشمند است که در MSP وجود ندارد.
  9. امکان ایجاد و پیگیری پروژه های چندگانه: (Multiply Project Creation, View and Tracking) در P6 امکان ایجاد و نمایش پروژه های چندگانه وجود دارد. گرچه این قابلیت در MSP هم میتواند انجام پذیرد اما اساسا MSP با رویکرد برنامه ریزی و کنترل پروژه های چندگانه طراحی نشده است. بنابراین توانمندی نرم افزار P6 برای برنامه ریزی و کنترل پروژه های چندگانه در مقایسه با MSP بالاست.
  10. ساختار شکست پروژه: (WBS) در P6 ساختار شکست پروژه (WBS) به صورت مجزا از فعالیت ها ایجاد می شود و پس از آنکه WBS ایجاد شد، فعالیتها برای هریک از اجزاء WBS، تخصیص داده می شود. در حالیکه ایجاد ساختار شکست و تعریف فعالیت ها در MSP به صورت همزمان انجام می شود. رویکرد ایجاد ساختار شکست به صورت جداگانه اجازه میدهد که WBS با دقت و عمق بیشتری تهیه گردد و به عبارت دیگر محدوده پروژه با جزئیات کامل تر تعریف گردد. (لازم به توضیح است این رویکرد سازگاری بیشتر با فرایند های استاندارد PMBOK داشته بطوریکه در استاندارد، فرایند های Define Scope و Define Activities دو فرایند متفاوت می باشند).
  11. گزارشات (Reports) در P6 گزارشات جدولی جامع می تواند تهیه گردد؛ بر عکس در MSP گزارشات نمی تواند برای نمایش تمامی نیازهایتان سفارشی گردد. اما قابلیت تولید گزارشات گرافیکی سفارشی در MSP بالا بوده که این قابلیت در P6 ضعیف است. در P6 می توان چندین گزارش گرافیکی محدود از قبیل Gantt chart ، هیستوگرام و … تولید نمود که نمی توان آنها را سفارشی کرد. بنابراین گزارشات گرافیکی موجود در P6 به حد کافی قدرتمند نیستند. به طور کلی نرم افزار Primavera برای سازمانهای پروژه محور از قابلیت های حرفه ای زیادی برخوردار بوده و از نظر انطباق محتوایی، نرم افزار Primavera با فرایندهای حوزه های ۱۰ گانه استاندارد PMBOK سازگاری بیشتری دارد. بنابراین اگر میخواهید در پروژه تان با جزئیات بیشتری درگیر شده و می خواهید تمامی جزئیات پروژه تان را کامپیوتری نمائید پیشنهاد می شود به سراغ نرم افزار Primavera بروید. چنانچه بر روی یک پروژه تکی (Single Project) کار میکنید و نیاز ندارید که جزئیات بیشتری از پروژه خود را در نرم افزار ثبت کنید، نرم افزار MSP پیشنهاد می شود. در مجموع می توان گفت نرم افزار MSP دارای محیط کاری و کاربری راحت و روان (User Friendly) می باشد و قابلیت فارسی نویسی بالایی دارد اما Primavera از قابلیت بانک اطلاعاتی قوی برخوردار بوده و یک نرم افزار حرفه ای تر است.

حالا در این جا قصد دارم تا انواع روابط موجود بین فعالیت ها را به همراه مثال، برای شما بیان کنم:

فرض کنید فعالیت های دیوار چینی و نصب درب و پنجره های یک انبار صنعتی، به یک پیمانکار واگذار شده است.

در جدول زیر، حالت های مختلف انجام این دو فعالیت نمایش داده شده است:

 

 

در ادامه آموزش رایگان مدیریت پروژه در این مرحله حامد قصد دارد تا برنامه زمانبندی پروژه خود را با استفاده از نرم افزار Microsoft Project تهیه کند برای این کار او باید فعالیت ها، زمان های برآورد شده و روابط بین فعالیت ها را وارد نرم افزار کند. مدت زمان پروژه ۶ ماه است بنابراین مدت زمان برنامه زمانبندی حامد نیز باید ۶ ماه باشد. در واقع، این برنامه اولیه این پروژه محسوب می شود ولی در طی اجرای پروژه، اتفاقاتی خواهد افتاد که زیاد خوشایند نیست و باعث ایجاد تاخیر در پروژه می شود.

دو خروجی بسیار مهم برنامه زمان بندی اولیه، فعالیت های بحرانی و نمودار گانت هستند که کاربرد زیادی دارند. حامد پس از تهیه برنامه اولیه پروژه، یک خط مبنا (Base Line) از آن ایجاد می کند. ایجاد خط مبنا باعث می شود که هنگام به روز رسانی برنامه، اطلاعات اولیه برنامه مثل تاریخ های شروع و پایان زمان فعالیت ها روابط پیش نیازی و… ثابت بمانند در نتیجه به راحتی ما می توانیم میزان عقب ماندگی از برنامه را محاسبه کنیم و همچنین پیشرفت فیزیکی واقعی و پیش بینی را با هم مقایسه کنیم.

شکل زیر، شمای کلی برنامه زمانبندی اولیه حامد است:

 

عکس

آموزش رایگان مدیریت پروژه

در این جا لازم می دانم دو نکته مهم را در مورد برنامه زمانبندی بیان کنم:

نکته اول: در یک برنامه زمانبندی، همه فعالیت ها باید حداقل ۱ فعالیت پیش نیاز و ۱ فعالیت پس نیاز داشته باشند. یعنی به عنوان مثال: باید بدانیم که قبل از فعالیت A، به چه فعالیتی باید انجام شده باشد و بعد از فعالیت A، چه کاری باید انجام شود.

نکته دوم : هر برنامه ای باید یک رویداد شروع و یک رویداد پایان داشته باشد. زمان این دو رویداد برابر است با صفر، لازم به ذکر است که در برنامه زمانبندی حامد ۲ نکته فوق کاملا رعایت شده است. اما بر اساس برنامه زمانبندی حامد، تاریخ شروع پروژه ۲۸/۱۲/۲۰۱۶ و تاریخ پایان آن ۱۸/۱۱/۲۰۱۷ پیش بینی شده است.

پس از تبدیل تاریخ های میلادی به تاریخ شمسی، تاریخ شروع و پایان پیش بینی پروژه این گونه خواهد بود:

تاریخ شروع: ۰۸/۱۰/۹۵ و تاریخ پایان: ۲۸/۰۸/۹۶ طبق این برنامه، پروژه ۱۰ ماه و ۲۰ روز طول می کشد و این زمان، مطلوب نیست چرا که کارفرما ۶ ماه را برای انجام این پروژه تعیین کرده و حامد نیز با تعیین پیش شرط های خود، آن را پذیرفته است.

 

حتما بخوانید : آموزش MSP برای مهندسین صنایع

 

در مرحله بعد (مرحله پنجم) حامد باید زمان برنامه خود را به ۶ ماه کاهش دهد.

 کوتاه کردن زمان پروژه (تسریع پروژه)

در مرحله قبل گفتیم که مدت زمان برنامه زمانبندی حامد ۱۰ ماه است در حالی که کارفرما ۶ ماه را برای انجام پروژه تعیین کرده است. حالا حامد باید زمان برنامه خود را به ۶ ماه کاهش دهد.

به طور کلی، برای کاهش زمان پروژه ۳ راه وجود دارد:

  1. افزایش هزینه ها، با این روش پیمانکار می تواند منابع و امکانات بیشتری را برای تسریع در اجراء پروژه در به کار بگیرد و با اینکه بخشی از فعالیت ها را در صورت امکان، در شیفت شب انجام دهد که در هر دو صورت، باید بیشتر هزینه کند.
  2. کاهش کیفیت: به این معنا که پیمانکار کمی کیفیت کار را کاهش دهد اما در عوض سریعتر فعالیت های پروژه را انجام دهد که البته معمولا کارفرما زیر بار کاهش کیفیت کار نمی رود و این حالت به ندرت اتفاق می افتد.
  3. همپوشانی یا اشتراک فعالیت ها: با این روش، پیمانکار می تواند بعضی از فعالیت ها را به صورت همزمان انجام دهد البته انجام این کار، با ریسک همراه است و باید پیمانکار به شکلی همپوشانی را انجام دهد که ضمن حفظ کیفیت کار بتواند منابع و امکانات خود را نیز به درستی مدیریت کند، در غیر این صورت، کار پیچیده و غیر قابل کنترل خواهد شد. اما نکته مهمی که در اینجا وجود دارد این است که هر برنامه زمانبندی، دارای تعدادی فعالیت بحرانی است فعالیت های بحرانی، فعالیت هایی هستند که باید در تاریخ تعیین شده انجام شوند (مقدار شناوری آن ها صفر است) در غیر این صورت پروژه دچار تحیر خواهد شد.

نکته مهمتر این است که برای کاهش زمان پروژه بایستی روی فعالیت های بحرانی تمرکز کنیم و سعی کنیم با انتخاب یک روش صحیح، زمان این فعالیت ها را کاهش دهیم تا درنتیجه زمان کل پروژه کاهش یابد.

در ادامه آموزش رایگان مدیریت پروژه حامد برای کاهش زمان پروژه، تصمیم می گیرد از روش همپوشانی استفاده کند. برای این کار، حامد به سراغ فعالیت های بحرانی می رود. ابتدا کمی زمان این فعالیت ها را کاهش می دهد و در ادامه، بعضی از روابط FS را به SS تبدیل می کند. در برنامه زمانبندی اول که مدت زمان آن ۱۰ ماه بود، دیوارهای حائل در مسیر بحرانی قرار داشتند اما الان پس از تغییراتی که در برنامه به وجود آمده است (همپوشانی فعالیت ها)، آبروهای باکسی در مسیر بحرانی قرار گرفته اند و حالا زمان پروژه به ۶ ماه کاهش یافته است و این، همان زمان مطلوبی است که کارفرما میخواهد.

شکل زیر، فعالیت های بحرانی را قبل از همپوشانی نشان می دهدکه مدت زمان آن ۱۰ ماه است:

 

 

شکل زیر نیز، برنامه زمانبندی اولیه را پس از همپوشانی نشان می دهد که در آن زمان کل پروژه ۶ ماه است.

 

 

دو شکل زیر نیز، فعالیت های بحرانی را پس از همپوشانی فعالیت ها، نشان می دهند:

 

آموزش رایگان مدیریت پروژه

 

حالا برنامه زمانبندی حامد، آماده است. همانطور که گفتم کارفرما انتظار دارد که حامد این پروژه را در مدت ۶ ماه انجام دهد و این در حالی است که کارفرما دلیل منطقی این خواسته خود ارائه نمی دهد. ضمن اینکه هنوز همه نقشه های این پروژه نیز آماده نشده است. همانطور که قبلا هم گفتم، یکی از پیش شرط های حامد برای اجراه پروژه در ۶ ماه، این بود که کارفرما تمام نقشه ها را طی یک هفته به حامد ابلاغ کند تا حامد نیز با ۳ اکیپ نیروی انسانی، اجراء آبروها و دیوارهای حائل را به صورت همزمان آغاز کند.
اما با تجربه ای که حامد دارد تصور او این است که کارفرما نمی تواند نقشه ها را تا یک هفته تهیه کند، بنابراین حامد هم نمی تواند ۳ اکیپ نیروی انسانی با خود بیاورد. اما به هر صورت، کارفرما برنامه زمانبندی ۶ ماهه حامد را می خواهد و حامد نیز باید آن را تهیه کرده و به کارفرما تحویل دهد.
در واقع، این یکی از مشکلات عمده پروژه های در حال اجرا در کشور ما می باشد. اینکه گاهی اوقات کارفرما در طول اجرای پروژه به تعهدات اساسی خود مانند تامین مالی مناسب پیمانکار، حمایت از پیمانکار، تهیه نقشه های پروژه و.. به خوبی نمی تواند عمل کند. اما از آن طرف، شرایط سخت و پیچیده ای را در همان ابتدای کار، به پیمانکار تحمیل می کند.
شرایطی مثل: انجام پروژه در مدت زمان کوتاه، حق فسخ یک طرفه قرارداد توسط کارفرما آن هم بدون علت و بدون در نظر گرفتن شرایط پیمانکار و یا تعیین قیمت ها توسط خود کارفرما به نحوی که سود پیمانکار از مقدار مشخصی (مثلا ۱۵%) بیشتر نشود و موارد دیگر.
در ادامه آموزش ها، مطالب بیشتری را در این مورد بیان خواهم کرد. با من همراه باشید.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش رایگان مدیریت پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

احمد جعفری

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

1 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *