آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت : در این آموزش به موارد زیر میپردازیم :

  1. تنظیم مدت زمان فعالیت ها
  2. روش های تعیین مدت زمان
  3. تاثیر نوع برنامه ریزی بر مدت زمان
  4. واحدهای مدت زمان
  5. مدت زمان های روزشمار
  6. مدت زمان های تخمینی
  7. وارد کردن مدت زمان
  8. کنترل مدت زمان در نمودار گانت

 

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

 

برای دسترسی به آموزش های قبلی نرم افزار msp کلیک کنید : آموزش نرم افزار ام اس پی

تنظیم مدت زمان فعالیت ها

معمولا یکی از اولین کارهایی که بعد از تدوین ساختار شکست کار و فعالیت ها انجام می شود، برآورد و ثبت مدت زمان های آن هاست. در این آموزش تمام اطلاعاتی که در مورد ثبت مدت زمان فعالیت ها و درک شیوه محاسبه مدت زمان خلاصه فعالیت ها نیاز دارید مطرح خواهد شد.

نکته مهم دیگری که در مورد مدت زمان ها وجود دارد، شیوه تبدیل واحدها به یکدیگر است که متاسفانه برای بسیاری از کاربران مشکل ایجاد می کند. این مشکل یا به خاطر مسلط نبودن به مفهوم زمان در نرم افزار یا اشتباه گرفتن آن با تنظیم های تقویم است. بهتر است مطالب این آموزش را کاملا بیاموزید تا در مباحث پیشرفته تر دچار مشکل نشوید.

روش های تعیین مدت زمان

در ادامه آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت پیش از این توضیح داده شد که بین بسیاری از فیلدها وابستگی هایی وجود دارد. فیلد مدت زمان نیز به بسیاری فیلدهای دیگر وابسته است. مهم ترین وابستگی، وابستگی به مقدار کار است که در فیلد Work مشخص می شود.

ترکیب این دو فیلد به همراه میزان تخصیص منابع تکمیل می شود.

به عنوان مثال فعالیتی را فرض کنید که برای مدت زمان آن مقدار ۱۰ روز وارد شده باشد و در تمام این مدت دو نیروی تمام وقت به کار آن گمارده شده باشند. در این صورت مقدار کار در تقویم استانداردی که روزی ۸ ساعت کار دارد ،۱۶۱ نفر ساعت خواهد بود. حال اگر میزان تخصیص ها (دو نفر تمام وقت) ثابت باشد و مقدار کار را به ۱۲۰ نفر ساعت تبدیل کنیم، مدت زمان فعالیت به ۵/۷ روز تبدیل خواهد شد.

همانطور که متوجه شده اید این رابطه زمانی برقرار است که برنامه منبع داشته باشد. هر برنامه ای منبع ندارد و در مورد چنین برنامه هایی مدت زمان وابستگی معنی داری با کار و میزان تخصیص نخواهد داشت.

در این آموزش ابتدا تعیین دستی مدت زمان توضیح داده می شود. این کار تنها روش برای تعیین مدت زمان فعالیت های برنامه های بدون منبع است. در مورد برنامه هایی که منبع داشته باشند نیز می توان از این روش استفاده کرد، ولی می توان به جای آن مقدار کار و میزان تخصیص ها را وارد کرد. این مسئله در انتهای آموزش توضیح داده می شود.

تاثیر نوع برنامه ریزی بر مدت زمان

در ادامه خواهید دید که برنامه ریزی هر آیتم خودکار یا دستی است و این تنظیم که در فیلد Task Mode وارد می شود و از قابلیت های جدید نسخه ۲۰۱۰ بود چه تاثیرهایی در کار دارد. در حال حاضر مسئله ای که باید در این حوزه بدانید این است که فیلد مدت زمان فعالیت هایی که دستی برنامه ریزی می شوند بعد از ساخت تهی است و فیلد مدت زمان فعالیت هایی که خودکار برنامه ریزی می شوند مقدار پیش فرض ۱ روز را نشان می دهد.

اگر برنامه ریزی فعالیتی از نوع خودکار باشد فیلد مدت زمان آن نمی تواند تهی باشد و نمی توانید مقدار آن را پاک کنید.

در هر دو حالت برنامه ریزی می توان تاریخ شروع و پایان را وارد کرد تا مدت زمان بر آن اساس محاسبه شود. انجام این کار کاملا با منطق برنامه ریزی در تناقض است و اکیدا توصیه می شود که از آن اجتناب کنید.

فیلد Task Mode به طور پیش فرض در نمای گانت نمایش داده می شود و نوع برنامه ریزی فعالیت را با یکی از دو آیکن زیر نمایش می دهد:

  1. برنامه ریزی خودکار (Auto Scheduled)
  2. برنامه ریزی دستی (Manually Scheduled)

واحدهای مدت زمان

مدت زمان فقط به یک صورت در بانک اطلاعاتی برنامه ذخیره می شود: دقیقه.

مدت زمان ها را به هر ترتیبی که وارد کنید، به دقیقه تبدیل شده، در فایل ذخیره می شوند. در زمان نمایش نیز مدت زمان هایی که بر حسب دقیقه هستند به واحدهای دیگر تبدیل شده، نمایش داده می شوند. در نظر داشتن این مسئله جلوی بروز بسیاری از مشکلاتی که در آینده نزدیک به آن ها اشاره خواهد شد را می گیرد.

مدت زمان را با واحدهای مختلفی می توان وارد کرد. علامت واحدها از این قرار است:

  • دقیقه :min ،m و  mins
  • ساعت : hours ،hour ،hrs ،hr h
  • روز :day ،dy ،d و days
  • هفته:  week ،wks ،wk ،w  و weeks
  • ماه : month ،mons ،mon ،mo و months

بزرگی و کوچکی حروف اهمیتی ندارد. واحد را باید بعد از مقدار وارد کرد و می توان آن را با فاصله یا بدون فاصله تایپ کرد. از علامت های متعددی که برای هر واحد وجود دارد، یکی پیش فرض است و بعد از وارد کردن مقدار، علامت به مقدار پیش فرض تبدیل می شود.

اگر قبلا مقداری وارد نشده باشد و مقدار جدید را بدون واحد وارد کنید، واحد آن روز خواهد بود این پیش فرض را می توان در تنظیم ها تغییر داد. اگر قبلا واحدی وارد شده باشد و مقدار جدید را بدون واحد وارد کنید، واحد قبلی برایش به کار خواهد رفت.

مدت زمان های روزشمار

در ادامه آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت تمام واحدهای گفته شده مدت زمان های کاری هستند. یعنی اگر فعالیتی با ۲ days وارد شده باشد و در روز جمعه آغاز شود، یک روز کاری آن در روز جمعه انجام می شود، شنبه و یکشنبه که تعطیل هستند در نظر گرفته نمی شوند و در نهایت در پایان دوشنبه که روز کاری است تمام می شود. تعطیلی های تقویم قابل تنظیم هستند و این مسئله در آموزش های بعدی از سری آموزش های ام اس پی توضیح داده می شود.

علاوه بر واحدهای گفته شده، که واحدهای مبتنی بر زمان های کاری هستند، واحدهای دیگری برای مدت زمان های فارغ از تعطیلی یا اصطلاحا روزشمار نیز وجود دارد. این واحدها مشابه واحدهای قبلی هستند، با این تفاوت که در ابتدای پسوند آن ها e (ابتدای elapsed)قرار می گیرد. به این ترتیب ۱ edays به معنی یک روزِ فارغ از تعطیلی خواهد بود.

اصولا اکثرِ مدت زمان ها معمولی وارد می شوند و فقط برخی از آن ها روزشمار هستند. به عنوان مثال اگر احیانا برای مدت گیرش بتن فعالیتی تعریف کرده باشید، باید مدت زمان آن را فارغ از تعطیلی وارد کنید، زیرا گیرش بتن در صورت تعطیل بودن کارگاه متوقف نخواهد شد.

در نظر داشته باشید که رفتار مدت زمان های روزشمار در برخی مواقع مطابق انتظار نیست و در نتیجه بهتر است تا جای ممکن از آن ها اجتناب کنید.

مدت زمان های کاری برای بسیاری از مخاطبان عجیب هستند، زیرا با تفاضل تاریخ پایان و شروع هماهنگ نیستند. مثلا ممکن است فعالیتی ۱/۱/۸۸ آغاز شده باشد و ۱/۱/۸۹ تمام شده باشد، ولی فیلد مدت زمان به جای ۳۶۵ روز، مقداری مانند ۳۲۱ روز نشان دهد. مخاطبانی که با اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه آشنا نیستند گمان می کنند که اشتباهی رخ داده است، در حالی که در واقع مدت زمان گزارش شده تعداد روزهای کاری بازه ۱/۱/۸۸ تا ۱/۱/۸۹ است. اگر لازم باشد می توانید برای رفع این مشکل فیلدهای اختصاصی بسازید که مدت زمان های روزشمارِ فارغ از تعطیلی هر فعالیت را محاسبه کرده، نشان دهد.

مدت زمان های تخمینی

در ادامه آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت نکته دیگری که در مورد مقادیر مدت زمان وجود دارد، مدت زمان های تخمینی است. اصولا تمام مدت زمان ها تخمینی هستند، ولی گاهی میزان تخمینی بودنِ آن ها از حدی بیشتر است و نیاز به توجه خاص دارد. در این موارد می توانید در انتهای واحد علامت سوال قرار دهید. به عنوان مثال ۵ days? به معنی مدت زمان ۵ روزه ای است که به آن شک داریم، تقریب آن زیاد از حد است ، یا به هر دلیل دیگری نیاز به توجه و احیانا اصلاح بعدی دارد.

تخمینی بودن مدت زمان هیچ تاثیری در محاسبات ندارد، فقط علامتی را نمایش می دهد که مسئله را به شما یادآوری کند. البته نکته جالب در مورد مدت زمان های تخمینی این است که اگر مدت زمان دیگری را تحت تاثیر بگذارد، آن مدت زمان نیز تخمینی به شمار خواهد رفت. اگر خلاصه فعالیتی داشته باشید که حتی یکی از فعالیت هایش مدت زمانی تخمینی داشته باشد ، مدت زمان آن خلاصه فعالیت و تمام خلاصه  فعالیت های مادرش نیز تخمینی می شوند و با علامت سوالی که در انتهای مقدار نمایش داده می شود مشخص می شوند.

 

وارد کردن مدت زمان

در ادامه آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت مدت زمان ها را باید در فیلد Duration وارد کرد. این فیلد پرکاربرد است و به همین خاطر به طور پیش فرض در نمای گانت وجود دارد. به راحتی می توانید فیلد مدت زمان هر فعالیتی که مایل بودید را انتخاب کرده، مدت زمان را با رعایت مسایلی که در مورد واحدها گفته شد وارد کنید. شکل زیر برنامه ای را نشان می دهد که مدت زمان های فعالیت هایش وارد شده اند.

 

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

 

همانطور که می بینید با وارد کردن مدت زمان ها میله های نمودار گانت نیز شکل می گیرند. هر فعالیت میله ای در نمودار گانت دارد که از تاریخ شروع آن فعالیت تا تاریخ پایانش امتداد می یابد و در نتیجه مدت زمان روزشمار آن را هم نشان می دهد.

کنترل مدت زمان در نمودار گانت

به شکل زیر توجه کنید. در این شکل مدت زمان فعالیتی وارد شده است و میله گانت آن نیز دیده می شود.

 

 

در نمودار گانت دیده می شود که فعالیت از روز دوشنبه (M) آغاز شده و در پایان روز جمعه (F) تمام شده است .اکنون تصور کنید که مدت زمان فعالیت که ۵ روز بود را به ۶ روز تبدیل کنیم. چه اتفاقی خواهد افتاد؟ شکل زیر نتیجه را نشان می دهد.

 

 

اگر انتظار داشتید که فعالیت در پایان روز شنبه تکمیل شود، اشتباه کرده اید. روزهای شنبه و یکشنبه در تقویم استاندارد Project تعطیل هستند و به همین خاطر یک روز کاری اضافه فعالیت در روز دوشنبه هفته بعد تکمیل خواهد شد. روزهای تعطیل در نمودار گانت با پس زمینه خاکستری نمایش داده می شوند تا مخاطب را راهنمایی کنند. در شکل های قبل مشخص است که روزهای شنبه و یکشنبه تعطیل هستند.

اکنون اگر مدت زمان فعالیت را به مدت زمان روزشمار تبدیل کنیم، یعنی به جای ۶ days مقدار ۶ edays را وارد کنید، تعطیلی ها در نظر گرفته نخواهند شد.

 

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

 

از نمودار گانت مشخص می شود که تاریخ شروع اصلی فعالیت روز شنبه بوده است ، ولی چون این روز تعطیل بوده است در حالت های قبلی در روز دوشنبه، که اولین روز کاری بعد از تاریخ شروع ممکنِ فعالیت است، آغاز شده بود. در حال حاضر فعالیتی داریم که اولین روز کار آن در روزی غیر کاری است! می توانید حدس بزنید که اگر مدت زمان آن را یک روز دیگر اضافه کنیم، آخرین روز کار آن نیز در روزی غیر کاری خواهد بود.

 

آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت

 

احتمالا متوجه شده اید که فیلد مدت زمان فعالیت در شکل های قبل پس زمینه دارد. یکی از قابلیت هایی که در نسخه ۲۱۱۷ به Project اضافه شد این است که وقتی مقدار فیلدی ویرایش می شود، آن فیلد و تمام فیلدهای دیگری که به خاطر ویرایش آن تغییرکرده اند با پس زمینه آبی کمرنگ متمایز می شوند. وقتی فایل را ذخیره کنید یا کلید F9 را بزنید، پس زمینه ها محو خواهند شد. پس زمینه ها در زمان چاپ نیز وجود نخواهند داشت و فقط برای اطلاع رسانی به برنامه ریز طراحی شده اند. بهتر است همیشه به پس زمینه ها دقت کنید و ببینین که اصلاحات چگونه بر قسمت های مختلف برنامه تاثیر می گذارند و تاثیرها را در ذهن خود تحلیل کنید.

 

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش کامل نرم افزار ام اس پروجکت بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *