اجزا برنامه کنترل پروژه برای مهندسان صنایع

اجزا برنامه کنترل پروژه، آیا تا به حال به یک پروژه اختصاص داده شده و از آنها خواسته شده است که روش، گزارش یا ارائه مربوط به پروژه را توسعه دهند، اما دقیقا نمی دانند که چگونه؟

اکثر مردم، علیرغم دانش یا تخصصشان، هنگام خواسته شدن در مورد روش، سند یا ارائه، از آنچه در مورد صحبت کردن یا نوشتن صحبت می کنند، گیج می شوند. چیزهای زیادی در ذهن دارند، اما نمی دانند چگونه به درستی آن را روی کاغذ بنویسند. با این حال، به محض این که شما به آنها ساختار، لیست عناوین یا اجزای گزارش را بدهید، آنها سریعا پر کردن فرم ها را شروع می کنند.

نکته ای که می خواهیم به آن بپردازیم این است که اگر دقیقا مشخص کنید کدامیک از اجزای گزارش، ارائه یا روش پروژه شما هستند، می توانید به راحتی اطلاعات را کامپایل کرده و یک سند خوب ایجاد کنید.

در این آموزش، ما قصد داریم اجزا یک برنامه کنترل پروژه را پوشش دهیم، به طوری که دفعه بعد شما برای ایجاد پروژه، اجزا برنامه کنترل پروژه خود و آنچه مورد پوشش آن است را میدانید.

برای اینکه یک ایده را بدست آورید، برنامه کنترل پروژه (PCP) یک استراتژی اجرای دقیق کنترل پروژه است که پروسه ها، روش ها، سیستم ها و ابزارهای مورد استفاده توسط تیم پروژه را در طول چرخه حیات پروژه مورد استفاده قرار می دهد.

بر اساس AACE® Practice Recommendation No.60R-10، برنامه کنترل پروژه یک ابزار ارتباطی برای ایجاد پروسه کنترل پروژه است.

بنابراین، برای تشخیص اجزای یک پلان اجزا برنامه کنترل پروژه و نحوه جمع آوری این طرح، ابتدا باید فرایند کنترل پروژه را درک کنیم.

فرایند کنترل پروژه

بر اساس چارچوب TCM AACE، یک فرایند کنترل پروژه موثر بر روی چرخه کنترل PDCA، که همچنین به عنوان چرخه دمینگ شناخته می شود، ساخته شده است.

چرخه PDCA / Deming یک روش برای کنترل و بهبود مستمر محصولات و خدمات است. این برای “طرح”، “انجام”، “بررسی”، و “عمل / ارزیابی / تنظیم” است.

مرحله اول فرایند کنترل پروژه، “برنامه ریزی پروژه” است. در مرحله برنامه ریزی، برنامه شما، تعریف و توسعه دامنه، زمان و هزینه و ارزیابی خطرات مرتبط با آن را تعیین می کنید. این مرحله یک گام اساسی در تشکیل یک طرح پایه پروژه است.

پس از اجرای طرح در محل و ایجاد پایگاه های پروژه، شما کنترل پروژه را با ثبت و اندازه گیری هزینه واقعی و وضعیت برنامه اجرا می کنید. این همچنین شامل اندازه گیری پیشرفت، مدیریت تغییر، و همچنین مدیریت ریسک و احتمالات می باشد.

مرحله بعدی، که به صورت دستی با مرحله اجرای اجزا برنامه کنترل پروژه  می شود، اندازه گیری و ارزیابی عملکرد پروژه است. در این مرحله، شما اندازه گیری و نظارت بر هزینه و برنامه ریزی عملکرد در برابر خط مشی اولیه و ارزیابی سلامت پروژه خود را انجا میدهیدکه آیا شما در زمان و در بودجه به پایان خواهد رسید یا نه. پس از به دست آوردن نتایج عملکرد، شما تجزیه و تحلیل و پیش بینی رفتار پروژه را انجام میدهید.

در نهایت، وضعیت پروژه و هر گونه اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه توصیه شده به اعضای تیم پروژه از طریق گزارش های مختلف کنترل پروژه و نتایج ارائه می شود.

به طور کلی، این فرآیند کنترل کلی پروژه است.

اجزا برنامه کنترل پروژه

اجزا برنامه کنترل پروژه باید به همان اجزا در فرایند کنترل پروژه و همچنین کاربرد ابزار / نرم افزار مربوط باشد.

اجزای برنامه کنترل پروژه

عناصر زیر باید در اجزا برنامه کنترل پروژه مورد توجه قرار گیرند:

برنامه ریزی پروژه

دامنه طرح پروژه، اجرای و توسعه استراتژی متعاهد:

  • شرح مختصری از محدوده کار پروژه
  • توسعه و ساختار پروژه WBS
  • شرح مختصری از استراتژی اعدام (استاندارد، مسیر سریع، خاموش کردن، و غیره)
  • شرح مختصری از استراتژی قرارداد (self-execute، پیمانکار اصلی، چند پیمانکار، JV …) و نحوه ساختار و سیستم های کد گذاری یکپارچه (یا نقشه برداری)
  • توسعه و سازمان حسابرسی پروژه

تحلیل ریسک و احتمالی:

  • آیا تجزیه و تحلیل ریسک رسمی برای تعیین هزینه و / یا برنامه احتمالی انجام خواهد شد و چه کسی مسئول انجام کارگاه خطر است.
  • هزینه هدف و برنامه احتمالی / سطح اطمینان برای احتمالی
  • اگر زمان رزرو برای برنامه ریزی شود، چگونه انجام می شود.
  • سیستم / نرم افزار مورد استفاده برای تحلیل ریسک
  • روند ضبط و نگهداری ثبت ریسک

برنامه ریزی و توسعه برنامه:

  • چگونگی برنامه ریزی پروژه، اعتباردهی و پایه ریزی شده است.
  • چگونگی برنامه ریزی اسناد
  • ابزار مورد استفاده برای برنامه ریزی و توسعه برنامه.
  • سطح جزئیات مورد نیاز برای برنامه های توسعه یافته در طول پروژه، از جمله بارگذاری و سطح منابع.
  • چگونگی تعیین منابع مورد نیاز برای حمایت از اجرای پروژه.
  • چگونه برنامه کارشناسی ارزیابی می شود و چه کسی مسئول توسعه و نگهداری برنامه استاد است.

برآورد هزینه و بودجه گیری:

  • سیستم طبقه بندی هزینه برآورد شده.
  • کلاس برآورد هزینه در پایان هر مرحله توسعه پروژه.
  • چگونگی ارزیابی هزینه ها مستند خواهد شد.
  • چگونگی تخمینی هزینه ها توسعه خواهد یافت.
  • چطور کل هزینه هزینه برآورد شده جمع آوری می شود و مسئولیت دارد.
  • چه ابزار / نرم افزار برای برآورد هزینه و بودجه بندی هزینه استفاده می شود؟
  • چگونگی برآورد هزینه با برنامه یکپارچه شده است.

اجرای کنترل پروژه

مدیریت تغییر:

  • فرآیند مدیریت تغییرات (از آغاز تا تایید، تغییرات داخلی / خارجی، تغییرات پروژه در مقابل تغییر قرارداد)
  • روشهای ارتباط تغییر در کنترل پروژه
  • پروژه کنترل درگیر در ارزیابی تغییرات در هزینه و برنامه پروژه
  • چگونه تغییرات در محدوده مدیریت خواهد شد
  • در چه نقطه ای، تغییرات به هزینه ها و برنامه های پروژه اضافه می شود
  • مسئولیت پیمانکاران در مدیریت و ارتباط تغییرات
  • ابزارها / قالب ها برای مدیریت تغییرات

اندازه گیری پیشرفت:

  • چگونه پیشرفت فیزیکی اندازه گیری خواهد شد (روش ها / قوانین اعتباری)
  • انتظارات از پیمانکاران در اندازه گیری و گزارش پیشرفت
  • رابط بین کنترل برنامه و اندازه گیری پیشرفت فیزیکی

مدیریت ریسک و احتمالی:

  • چه کسی احتمال این پروژه را مدیریت می کند؟
  • هنگامی که صندوق احتمالی می تواند مورد استفاده قرار گیرد (به عنوان مثال برای “در دامنه” تغییرات؟)
  • چگونگی هزینه احتمالی و برنامه ریزی رزرو اختصاص داده خواهد شد
  • چگونگی ریسک ها در طول پروژه بررسی می شود

کنترل هزینه:

  • چه ابزار / سیستم / روش برای مدیریت و کنترل هزینه های پروژه مورد استفاده قرار می گیرد
  • چگونه هزینه ها و هزینه های واقعی جمع آوری می شود
  • پیش بینی هزینه چگونه انجام می شود
  • چگونه هزینه های پروژه با سیستم حسابدار هزینه های مالک ارتباط برقرار می کند

کنترل زمانبندی:

  • چه ابزار / سیستم برای مدیریت و کنترل برنامه پروژه مورد استفاده قرار خواهد گرفت
  • چگونه برنامه به روز و حفظ می شود
  • چگونه واریانس برنامه ها گزارش خواهد شد
  • استراتژی پیرامون بازآفرینی دوباره چیست
  • چگونه تغییرات در برنامه درج خواهد شد
  • چگونه منابع ردیابی و پیش بینی می شود

ارزیابی عملکرد پروژه

  • چگونگی هزینه و برنامه ریزی عملکرد اندازه گیری خواهد شد
  • آستانه واریانس قابل قبول برای هزینه و برنامه پروژه چیست؟
  • نحوه اندازه گیری هزینه ها و برنامه های زمان بندی پروژه
  • پیش بینی هزینه چگونه انجام می شود
  • چگونه تجزیه و تحلیل برنامه و پیش بینی انجام می شود

گزارش کنترل پروژه و ارتباطات

  • محدوده، محتوای، قالب و مسئولیت های آماده سازی، ارائه و تایید گزارش های پروژه.
  • گزارش های گزارش پروژه و فرکانس گزارش (تقویم گزارش پروژه)
  • کنترل پروژه مورد نیاز و فرکانس جلسات را برآورده می کند
  • ساختار پرونده برای ذخیره پرونده ها و اطلاعات پروژه.
  • پروژه کنترل خروجی / تحویل، مورد نیاز برای اجرای و مدیریت پروژه است.
  • ابزار / سیستم های مورد استفاده برای گزارش کنترل پروژه.

به خاطر داشته باشید، طرح کنترل پروژه به یک سند طولانی نیازی ندارد. بهتر است اگر کوتاه و به نقطه ای باشد. تا زمانی که استراتژی اجرای کنترل پروژه روشن است توصیف فرآیندهای خاص، روش ها، سیستم ها و ابزار های مورد استفاده توسط تیم پروژه کنترل در پروژه، باید خوب باشد.

اگر سازمان شما در حال حاضر روشهای کنترل پروژه را توسعه داده است، این مسئله این است که این روش ها را با توجه به نیازهای پروژه خود تطبیق دهید و رویکرد کلی پروژه های پروژه را مستند سازید.

 

آیا لازم است طرح کنترل پروژه برای یک پروژه ایجاد شود؟

با توجه به AACE® International RP No.60R-10، استفاده از یک طرح کنترل پروژه، یک شاخص پیشرو برای کمک به موفقیت تحویل پروژه محسوب می شود.

زمانی که شما در توسعه، مستند سازی و ارتباط یک برنامه کنترل پروژه قوی سرمایه گذاری می کنید، خطرات تحویل پروژه کاهش می یابد و در نتیجه، موفقیت اجرای پروژه را افزایش می دهد.

بنابراین، هر گونه توجه به توسعه یا اجرای طرح کنترل پروژه در کل یا بخش، یک سطح از خطر برای پروژه را معرفی می کند.

 

امیدواریم از این مقاله که درباره آموزش آشنایی با نرم افزار ویزیو  در صنایع سافت بود لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

 

حتما شما هم دوست دارید مانند دیگر مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب کافیه که فقط ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید. به همین راحتی :)

 

دانشجوی کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها و دوست دارم که هر روز آموزش های بیشتری برای مهندسان صنایع تولید کنم

احمد جعفری

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

 

Rate this post