۸ چیزیکه باید برای پیاده سازی طرح کنترل پروژه موفق بدانید

طرح کنترل پروژه

طرح کنترل پروژه (Project Controls Plan) (PCP) یک استراتژی اجرایی کنترل پروژه مستقل است که توصیف فرآیندها، روش ها، سیستم ها و ابزارهای مورد استفاده توسط تیم کنترل پروژه در طول چرخه حیات پروژه است. طبق AACE International RP No.60R-10، “استفاده از یک طرح کنترل پروژه، یک شاخص پیشرو در کمک به موفقیت تحویل پروژه است. زمان سرمایه گذاری در تهیه، مستند سازی و ارتباط یک برنامه کنترل پروژه جامع، موفقیت اجرای پروژه را افزایش می دهد. “اگر چه مستند سازی طرح کنترل پروژه برای موفقیت پروژه ضروری است، اما به اندازه کافی نیست. الزامات دیگری وجود دارد که به پیاده سازی طرح موفق کنترل پروژه کمک می کند.

۱. صندوق طرح

یکی از الزامات اساسی اما ضروری برای پیاده سازی موفق کنترل پروژه این است که برنامه را جلب کند. این پروژه باید برای آن بودجه. اگر به درستی برنامه ریزی نشده باشد، تیم مدیریت پروژه زمان زیادی برای ارائه اطلاعات دقیق، سازگار و به موقع پروژه خواهد داشت. فقدان بودجه مناسب، یک مسئله معمول در بسیاری از پروژه ها است. تابع کنترل پروژه ها معمولا کم بودجه دارد.این ناشی از عدم درک میزان کار است که تیم کنترل پروژه باید در یک پروژه انجام دهد.

با این حال، با آموزش مناسب و حسابرسی و نشان دادن ارزشمندی که تیم کنترل پروژه میتواند به آن برسد، شما می توانید به آرامی بر روی موضوع تامین مالی برای رشته های کنترل پروژه غلبه کنید. گاهی اوقات این پروژه واقعا کوچک است و نه بودجه ای کافی برای زمانبندی و یا منابع لازم برای ایجاد طرح دقیق پروژه نداریم.
در این شرایط، یک رویکرد خوب، طرح کلی کنترل پروژه را برای پروژه های کوچک، که انتظار می رود از این پروژه ها به دنبال ساختار و استراتژی اجرایی مشابه باشد، در حال توسعه است.

۲. برنامه کنترل پروژه (PCP) را توسعه دهید.

گام بعدی برای اجرای موفقیت آمیز کنترل پروژه، توسعه و مستند سازی این طرح است. جزئیات بیشتر در مورد برنامه کنترل پروژه در سایر فیلم ها می تواند یافت شود: “برنامه ای برای کنترل پروژه چیست” و “اجزای طرح کنترل پروژه”.

۳. بررسی و تایید PCP

هنگامی که پروژه کنترل پروژه توسعه یافته است، باید توسط تیم پروژه بررسی و تایید شود. دلیل بررسی و تایید رسمی این است که: تعیین کنید که آیا طرح کنترل پروژه اطلاعات مورد نیاز را ارائه می دهد و به عنوان پایه ای برای کنترل مناسب است اطمینان از اتخاذ سیاست ها و روش های شرکت اطمینان از رعایت اهداف و الزامات پروژه ارزیابی هماهنگی با بهترین صنعت شیوه ها و دستورالعمل ها یکی دیگر از دلایل روند بررسی و مجوز، ایجاد یک سند رسمی برای رعایت تمام چرخه عمر پروژه است.

۴. ارتباط با طرح

بدون توجه به اینکه چقدر برنامه Planning Controls را تعریف کرده اید و چقدر تلاش کرده اید که در توسعه آن سرمایه گذاری کنید، به نتایجی که شما تصور می کردید اعتماد نخواهید کرد، اگر شما آن را به تیم پروژه نگویید. بسیاری از مردم بعد از قدم قبلی متوقف می شوند. هنگامی که آنها برنامه کنترل پروژه را تأیید می کنند، آن ها را در یک پوشه پروژه یا اینترانت بایگانی می کنند و یا آن را به تیم ارسال نمی کنند و هیچ ارتباطی با آنها ندارند.

این کار اثرگذاری این طرح را به شدت کاهش می دهد و در نتیجه اولویت اصلی اتلاف وقت و تلاش در توسعه آن است. برای ایجاد کار پروژه کنترل پروژه، باید به تیم پروژه اطلاع داده شود. یک رویکرد موثر برای انجام این کار، سازماندهی یک جلسه / کارگاه جهت گیری با تمام مدیران حسابداری کنترل و رهبران تیم است.
سرپرست / مدیریت پروژه پروژه به طور معمول این جلسه را تسهیل می کند و هر کس را از طریق برنامه های کنترل پروژه با استفاده از برخی مثال های دستی و سناریوهای هر چیزی می گذراند.

۵. کارکنان طرح

برنامه های کنترل پروژه در صورتی که کارکنان مناسب برای پروژه اختصاص داده شود، عملی خواهد شد. تعداد کارکنان اختصاص یافته به پروژه بستگی به عوامل متعددی نظیر اندازه و پیچیدگی یک پروژه، نوع قرارداد، نتایج مورد نیاز و سطح جزئیات دارد. برای پروژه های کوچکتر، مدیر پروژه، رهبر پروژه یا تعیین کننده ممکن است فرایند کنترل پروژه را مدیریت کند. برای پروژه های بزرگتر، ممکن است نیاز به کارکنان گسسته برای رسیدگی به مسئولیت های کنترل پروژه از قبیل برآورد هزینه، کنترل هزینه، برنامه ریز / زمانبندی و غیره باشد.

۶. راه اندازی سیستم های کنترل پروژه ها و ابزارها

اولین گام در اجرای فرآیند کنترل پروژه، راه اندازی سیستم ها و ابزارهای مرتبط است. این شامل ایجاد ساختارهای کدگذاری در سیستم های مختلف، تعیین رابطه بین الزامات برنامه نویسی در رابطه با سیستم ها و الزامات آنها، ارائه دسترسی و حقوق امنیتی به سیستم ها / ابزار خاص، ایجاد الگوهای گزارش پروژه و خیلی بیشتر.

۷. اجرای طرح کنترل پروژه

با توجه به AACE RP 60R-10، اجرای پروژه کنترل پروژه، ادغام تمام جنبه های طرح کنترل پروژه است. تیم پروژه مورد نیاز خواهد بود که با تمام بخش های مرتبط برنامه کنترل پروژه پیروی کند.

۸. درخواست بازبینی برای طرح کنترل پروژه

گام نهایی در اجرای طرح کنترل پروژه با ترکیب تغییرات طرح با استفاده از یک فرایند مدیریت تغییر رسمی. مدیریت تغییر سیاست باید شناسایی کند که تغییر را تایید کرده است، چه کسانی تغییرات را توزیع می کند و چگونه نسخه ها مدیریت می شوند. این امر در نتیجه مجددا طرح نظارت بر پروژه را با شماره تجدید نظر جدید تغییر می دهد و به این ترتیب تغییرات را به تیم تغییر می دهد.

خلاصه

به طور خلاصه، پیاده سازی موفق کنترل پروژه نیازمند منابع مناسب برای توسعه و اجرای یک برنامه مشخص است. پس از توسعه، نیاز به بازبینی و اعتبار دارد تا اطمینان از پیروی از سیاست ها و رویه های شرکت و همچنین اهداف و الزامات پروژه باشد. یک جنبه مهم در طرح کنترل پروژه، ارتباط صحیح طرح با تیم پروژه است. کارکنان این طرح، ایجاد سیستم ها و ابزارهای کنترل پروژه، پیوستن به طرح در حین اجرای و تنظیم برنامه با تغییرات، الزامات دیگری از اجرای طرح کنترل پروژه های موفق می باشد.

اگر میخواهید بدانید تفاوت کنترل پروژه و مدیریت پروژه چیست اینجا کلیک کنید 🙂

امیدواریم از این مطلب که درباره طرح کنترل پروژه در صنایع سافت لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉