برنامه ریزی پروژه : اصول برنامه ریزی پروژه برای مهندسین صنایع

برنامه ریزی پروژه

در این قسمت از آموزش های نرم افزار msp به موارد زیر میپردازیم :

 

  1. اصول برنامه ریزی
  2. برنامه ریزی پروژه چیست ؟
  3. چرخه حیات برنامه ریزی
  4. نیاز به محیط ایده آل
  5. مدل سازی پروژه
  6. هدفمندی برنامه
  7. تفصیل برنامه
  8. ابزار برنامه ریزی
  9. قواعد زمان بندی پروژه

 

برنامه ریزی پروژه

اصول برنامه ریزی

Project نرم افزاری برای برنامه ریزی و کنترل برخی جنبه های پروژه است. به همین خاطر تا ندانید که برنامه ریزی و کنترل چیست نمی توانید از نرم افزار به خوبی استفاده کنید. مبحث گفته شده خارج گستره این آموزش ها قرار می گیرد و انتظار می رود که آن را از منابع دیگر بیاموزید؛ با این حال در این فصل مدیریت پروژه و ارتباط آن با نرم افزارهای برنامه ریزی را به طور بسیاری اجمالی و صرفا جهت یادآوری برخی مسایل زیربنایی و تاثیرگذار مرور خواهیم کرد .

برنامه ریزی پروژه چیست ؟

برنامه ریزی پروژه مجموعه ای از پیش بینی ها و سیاست گذاری هاست که به اجرای پروژه شکل می دهد. هدف این است که برای هر نوع اتفاق آماده باشیم و تصمیم گیری ها را به لحظه آخر نسپاریم، زیرا معمولا با اقدام های سریع تر می توان جلوی بروز مشکلات را گرفت و از فرصت ها نهایت استفاده را کرد. اجرای پروژه اصولا چیزی نیست جز محقق کردن برنامه پروژه.

برنامه پروژه جنبه های مختلفی دارد که هرکدام یکی از وجه های اجرا را شکل می دهد. استاندارد مدیریت پروژه PMBOK Guide این جنبه ها را به ده گروه تقسیم می کند، که بعضی از آن ها به درجات مختلف در پراجکت قابل برنامه ریزی هستند. جدول بعد نقش پراجکت را در قبال حوزه های دانش مدیریت پروژه نشان می دهد.

 

                                                 نقش پراجکت حوزه دانش
 –یکپارچگی
برنامه ریزی گستره از طریق درج WBS در پراجکت منعکس می شود.گستره
هدف اصلی نرم افزارهایی ماندن پراجکت مدیریت زمان است.زمان
قسمتی از برنامه ریزی ها و ارزیابی های هزینه را می توان در پراجکت انجام داد.هزینه
 –کیفیت
می توان از پراجکت برای قسمت هایی از مدیریت منابع انسانی کمک گرفت.منابع انسانی
 –ارتباطات
 –ریسک
 –تدارکات
 –ذی نفعان

 

پس همیشه در نظر داشته باشید که برنامه ای که در پراجکت تهیه می کنید برای مدیریت پروژه کافی نیست و فقط بخشی از برنامه ها را شکل می دهد .

چرخه حیات برنامه ریزی

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه اصولا برنامه ریزی پروژه یکی از اولین کارهاییست که باید انجام دهید. گاهی اوقات تهیه برنامه زمان بندی را به مدتی بعد از شروع پروژه موکول می کنند، که فقط نشان دهنده این است که وجود برنامه در پروژه جنبه صوری دارد.

تا وقتی که اولین نسخه برنامه ها را کامل نکرده باشید نباید اجرای پروژه را شروع کنید؛ این یک قانون است .اجرای پروژه چیزی نیست جز محقق کردن برنامه ها، در نتیجه تا زمانی که برنامه ای نباشد، اجرا نیز نمی توان کرد .

در آخر این که برنامه ریزی پروژه بعد از تکمیل اولین نسخه برنامه ها پایان نمی یابد، بلکه تا پایان پروژه ادامه پیدا می کند تا با اصلاح و بهبود دایمی برنامه ها امکان اجرای مناسب را به وجود آورد .

شکل ۱-۳ چرخه حیات برنامه ریزی پروژه را مطابق با استاندارد PMBOK Guide نشان می دهد.

 

 

 

حتما بخوانید : آشنایی با استاندارد PMBOK

 

اولین نسخه برنامه ها همیشه باید کامل باشد، ولی گاهی نمی تواند تفصیلی باشد، زیرا آینده پروژه هنوز به روشنی مشخص نشده است. در این حالت مجاز هستیم که پروژه را به صورت کلان برنامه ریزی کنیم و بعد از آن به تدریج آینده نزدیک را به تفصیل برنامه ریزی و بعد اجرا کنیم .PMBOK Guide این روش که اصطلاحا Rolling-Wave Planning نامیده می شود را مجاز می داند.

 

 

تهیه برنامه کلان
 

اصلا  و بهبود دایمی برنامه کلان و برنا مههای تفصیلی
  

برنامه

تفصیلی

۱

 

برنامه

تفصیلی

۲

 

برنامه

تفصیلی

۳

 

ب

۴

 

برنامه

تفصیلی

۵

 

ب

۶

 

ب

۷

 
  

اجرا۱
 

اجرا

۲

 

اجرا

۳

 

اجرا

۴

 

اجرا

۵

 

اجرا

۶

 

اجرا

۷

 

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه استاندارد PRINCE2 توصیه می کند که همیشه پروژه را مانند حالت دوم به صورت تدریجی برنامه ریزی تفصیلی کنید، با این حال برنامه ریزی تفصیلی یکباره را نیز مجاز می داند. ولی PMBOK Guide شما را تشویق می کند که پروژه را یک باره به تفصیل برنامه ریزی کنید، مگر این که امکان آن وجود نداشته باشد.

در هر حال تمام روش های اصولی در موارد زیر مشترک هستند:

  • حتی اگر قرار نیست پروژه یکباره برنامه ریزی شود، باز هم باید برنامه کلان آن را در ابتدای کار تهیه کنید.
  • هیچ کاری را نمی توان اجرا کرد، مگر این که پیش از آن به تفصیل برنامه ریزی شده باشد.
  • برنامه ریزی را نباید پس از تکمیل اولین نسخه متوقف کرد و باید همواره با اصلاح و بهبود دایمی آن امکان اجرای مناسب را فراهم کرد.

نیاز به محیط ایده آل

بعضی از کارشناسان و دست اندرکاران پروژه ها با منفی بافی می گویند که وضعیت اجرای پروژه ها در ایران مناسب نیست و در نتیجه برنامه ریزی و کنترل پروژه معنایی ندارد. تمام دلایلی که از نظر آن ها منجر به این قضاوت می شود را می توان برای حذف مدیریت پروژه، سرپرست های اجرایی، نیروهای کارشناس، کارگران، ماشین آلات و سایر منابع اجرای پروژه نیز به کار برد و عملا هیچ پروژه ای را اجرا نکرد .

اگر پروژه نیاز به مدیر پروژه و سرپرست اجرایی داشته باشد، نیاز به برنامه ریزی و کنترل پروژه نیز خواهد داشت.

فرقی ندارد که سیستم مدیریت پروژه شما چقدر آشفته یا ضعیف باشد، باز هم می توانید در مقام برنامه ریزی و کنترل اطلاعات مفیدی به مدیران ارائه و از این طریق بنیه تصمیم هایشان را تقویت کنید .

مدل سازی پروژه

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه متاسفانه تصور اکثر افراد از برنامه ریزی اشتباه است. در نظر آنان برنامه زمان بندی تصویری از اجرای پروژه است که در ابتدای کار تهیه می شود و می توان تا انتهای کار به آن نگاه کرد و تفاوت های اجرا را با آن کشف کرد .

واقعیت این است که برنامه زمان بندی مدلی شبیه سازی شده پروژه است. همانطور که برای طراحی سازه از مدل های شبیه سازی شده سازه استفاده می کنند، برای مدیریت پروژه نیز از مدلی شبیه سازی شده استفاده می کنند که همان برنامه زمان بندی است.

برنامه زمان بندی ماهیتی کاملا پویا است و نباید از آن انتظار داشت که همیشه ظاهری ثابت داشته باشد. پیش از شروع کار می توان با دیدن مدل، روند کاری که برنامه ریزی شده است را فهمید. بعد از این که اجرای پروژه شروع شود، باید دایما اطلاعات واقعی را در برنامه وارد کرد. بعد از این مرحله برنامه تغییر شکل می دهد و وضعیت فعلی و آینده پروژه را نشان می دهد. این مدل تاثیر اتفاقات واقعی را بر برنامه ریزی های آینده نشان می دهد.

شبیه سازی پروژه در قالب مدلی که برنامه زمان بندی نام دارد کارکردهای مهمی دارد که از این قرارند:

  • در هر زمان می توان وضعیت واقعی پروژه را به درستی ارزیابی کرد و فهمید. شاید به نظرتان عجیب بیاید، ولی بسیاری از مدیران و کارشناسان خبره نیز نمی توانند بدون این ابزار وضعیت پروژه را به خوبی ارزیابی کنند و فریب می خورند.
  • می توان برای آینده برنامه ریزی کرد. وقعی اطلاعات واقعی در برنامه وارد شوند، تاثیر آن ها بر آینده پروژه نیز مشخص می شود. اگر وضعیت نامطلوبی در آینده مدل سازی شده پروژه دیده شود، می توان پیش از آن که دیر شود چاره ای برایش اندیشید .
  •  می توان راه حل یافت. یافتن راه حل برای رفع مشکلات فعلی و مشکلاتی که در آینده رخ خواهند داد کار ساده ای نیست. مدل پروژه ابزار بسیار خوبی برای یافتن راه حل است. برنامه زمان بندی از دو طریق به این کار کمک می کند:
  1. با نشان دادن حساسیت ها، وابستگی ها، توالی ها، نیازها و سایر عوامل، به کشف سناریوهای حل مشکل کمک می کند.
  2. می توان سناریوهای حل مشکل را در برنامه وارد کرد و نتیجه آن ها را ارزیابی کرد. به این ترتیب می توان بهترین سناریو و به عبارت دیگر بهترین راه حل را انتخاب کرد.

هدفمندی برنامه

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه یکی دیگر از مشکلات رایج در برنامه ریزی، این است که داده های فراوانی را بدون هدف به برنامه اضافه می کنند. مثلا هزینه ها، احجام کاری و نیروی انسانی را با صرف انرژی فراوان استخراج می کنند و در برنامه قرار می دهند .

ولی برای چه؟

باید برای هر داده ای که در برنامه قرار داده می شود دلیلی پذیرفتنی داشت و این کار زمانی ممکن است که اهداف برنامه ریزی و کنترل پروژه مشخص شده باشد. به عنوان مثال ممکن است سازمانی بخواهد در هر زمان بودجه لازم برای دو هفته آینده خود را بداند. در این صورت باید ابزارهای لازم برای این کار مشخص شوند، که یکی از آن ها برآوردهای هزینه فعالیت هاست.

شاید گمان کنید هر داده ای که در برنامه قرار می گیرد ممکن است روزی به کاری آید و به هر حال وجود آن ضرری ندارد. خیر، وجود داده ها ضرر دارد! هرچه داده های برنامه بیشتر باشند، برنامه پیچیده تر خواهد شد و در زمان کنترل مشکلات بیشتری ایجاد خواهد کرد.

نمونه خوبی از مشکلات ناشی از داده های بی هدف، منابع است. بسیاری از سازمان ها به اشتباه اعتقاد دارند که برنامه زمان بندی کامل و حرفه ای، برنامه ای است که منبع داشته باشد. به این خاطر عده ای گرد هم می آیند و برآوردهایی از منابع فعالیت ها تهیه و آن را در برنامه وارد می کنند. ولی کار در این حد باقی می ماند! منابعی که در برنامه وارد شده اند به شیوه ای هدفمند عملیاتی نمی شوند و در نتیجه محصولی نخواهند داشت. در قسمت های بعدی این آموزش خواهید دید که وجود منبع در برنامه چه پیچیدگی ها و مشکلاتی به وجود می آورد. هر برنامه ای نیاز به منبع ندارد. باید کارشناسی خبره نیازها و امکانات را بسنجد و مشخص کند که بهتر است برنامه با منبع نوشته شود یا بدون منبع.

تمام مسایل برنامه ریزی را باید بر اساس اهداف کنترلی تعیین کرد. هیچ ماهیتی را نباید به برنامه اضافه کرد ،مگر این که کاربرد آن تعیین شده باشد و قرار باشد که در آینده عملیاتی شود.

تفصیل برنامه

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه اشتباه دیگری در حوزه برنامه ریزی، این است که گمان می کنند هرچه تعداد فعالیت های برنامه بیشتر باشد ،حرفه ای تر و بهتر است. خیر، در هر شرایط تعداد خاصی از فعالیت ها مناسب است و این مسئله باید با کارشناسی یک فرد خبره تعیین شود. اگر تعداد فعالیت ها بیشتر از حد اپتیمم باشد، کنترل را پیچیده و کند می کند و احتمال بروز اشتباه افزایش می یابد. اگر تعداد فعالیت ها کمتر از حد اپتیمم باشد ، رفتار مدل به اندازه کافی دقیق نخواهد بود و در نتیجه محصولِ برنامه دقت کمتری خواهد داشت.

ابزار برنامه ریزی

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه می توان با قلم و کاغذ هم برنامه ای حرفه ای، هدف مند، عملیاتی و کاربردی به وجود آورد، طوری که حقیقتا در گذشته های دور نیز انجام می شد. برخی مدیران پروژه خبره که کارشناسان کافی در اختیار ندارند و با فن آوری های روز نیز آشنا نیستند کماکان چنین کاری را به خوبی انجام می دهند. بعضی از آن ها آشنایی محدودی با نرم افزارها دارند و برنامه ریزی و کنترل را در نرم افزارهایی عمومی مانند اکسل انجام می دهند و در کار خود موفق نیز هستند .

بسیاری از کسانی که در حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه مشغول به کار هستند خود را بیش از اندازه درگیر نرم افزارها می کنند، طوری که محصول واقعی کارشان محدود، ضعیف و بی کاربرد می شود .

همیشه جنبه های کاربردی کار را در نظر داشته باشید و اجازه ندهید که محیط نرم افزار شما را منزوی کند.

قواعد زمان بندی پروژه

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه اگر مایل هستید که با بایدها و نبایدهای برنامه ریزی بیشتر آشنا شوید، می توانید به کتاب قواعد زمان بندی پروژه، تالیف نادر خرمی راد و منتشر شده از سوی انتشارات دیباگران تهران مراجعه کنید. در این سری آموزش ها ۱۹ قاعده توصیه می شود که از این قرارند:

  • قاعده ۱: برنامه مدیریت زمان بندی تهیه و مستند شده باشد
  • قاعده ۲: گستره برنامه کامل باشد
  • قاعده ۳: از فعالیت های Level of Effort با احتیاط استفاده شود
  • قاعده ۴: نام فعالیت ها منحصر به فرد باشند
  • قاعده ۵: نام فعالیت ها جمله هایی فعل دار باشند
  • قاعده ۶: شبکه منطقی فعالیت ها کامل باشد
  • قاعده ۷: فعالیت ها معلق نباشند
  • قاعده ۸: اکثر فعالیت ها پیش نیاز FS داشته باشند
  • قاعده ۹: از رابطه SF استفاده نشود
  • قاعده ۱۱: Lag فعالی تها زیاد از حد نباشد
  • قاعده ۱۱: تعداد فعالیت های Lagدار زیاد نباشد
  • قاعده ۱۲: از Lead با احتیاط استفاده شود
  • قاعده ۱۳: فعالیت ها شناوری منفی نداشته باشند
  • قاعده ۱۴: شناوری فعالیت ها از حدی بیشتر نباشد
  • قاعده ۱۵: فعالیت ها Split نشوند
  • قاعده ۱۶: تعداد فعالی تهای دارای قید تاریخ زیاد نباشد
  • قاعده ۱۷: فقط مایل ستونها مجاز به داشتن قید تاریخ هستند
  • قاعده ۱۸: مدت زمان فعالیت ها زیاد نباشد
  • قاعده ۱۹: فقط از یک واحد زمانی استفاده شود

تمام این قواعد در طول سری آموزش های نرم افزار ام اس پی و بسته به موضوعی که آموزش داده می شود به طور مختصر توضیح داده خواهند شد.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش گام به گام نرم افزار مینی تب بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

احمد جعفری

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

1 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *