مراحل برنامه ریزی یک پروژه برای مدیران پروژه | (قسمت اول)
گام های برنامه ریزی یک پروژه
مراحل برنامه ریزی یک پروژه شامل ۷ مرحله زیر است :
- بررسی تعریف پروژه
- استنتاج منطق پروژه
- آماده سازی زمانبندی پروژه
- آنالیز منبع و هزینه
- بهینه سازی در جهت برآوردن نیازهای مشتری
- اعتبار سنجی و تصویب طرح
- راه اندازی پروژه
در این قسمت از مراحل برنامه ریزی پروژه به آموزش مرحله اول یعنی بررسی تعریف پروژه میپردازیم.
آیا می توانید پروژه ای را در ۳۰ دقیقه برنامه ریزی کنید؟ حتی اگر کوچک باشد و کس دیگری هم در کار نباشد به وقت بیشتری نیاز خواهی داشت. برنامه ریزی یعنی سازماندهی آینده، یا حداقل آینده کوتاه مدت، و بعد اطمینان از اینکه هر کسی که در پروژه دخیل است نقش خود و آنچه را که باید برای آن موقعیت انجام دهد می داند.
برنامه ریزی راهی مناسب است برای برقراری ارتباط با ساز و کار آینده کوتاه مدت و نشان دادن آنچه که باید انجام شود، چه کسی باید آن را انجام دهد کی و کجا باید انجام شود و ضرب الاجل و مهلت نهایی که باید در نظر گرفته شود.
سعی کرده ایم، مطالبی که در این خصوص در اختیار شما قرار میدهیم ویژگی های زیر را داشته باشد.
- خواندنش راحت است
- جلسه توجیهی کوتاهی از اصول ضروری را به شما می دهد
- ۷ مرحله سهل الوصول را برای شما فراهم می آورد
- شما را قادر می سازد که با اعتماد به نفس پروژه بعدیتان را به نحو موثری برنامه ریزی کنید
امروزه ما در محیط کار از متخصصانی در همین زمینه برخودار هستیم و این مسئله مخصوصا هنگام برنامه ریزی مصداق پیدا می کند. تا حالا متوجه شده اید که همه ادعا می کنند که برنامه ریزان خوبی هستند؟ وقتی این کتاب را بخوانید متوجه می شوید که چه کسی می تواند پروژه ای را به نحو موثر برنامه ریزی کند و از تجربیات آنها و خودشان بیشتر بهره ببرید. از هر فرصتی برای استفاده از هدایت و راهنمایی آنها استفاده کنید. دانش کاربردی آنها موهبت ارزشمندی است که اغلب توسط همکاران و سازمان نادیده گرفته می شود.
در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه فرایند برنامه ریزی برای استفاده تیم پروژه شما طراحی شده است. موقعیت های متعددی برای پروژه های کوچک تک نفره وجود دارد و تکنیک هایی که در اینجا توصیف می شوند برای دستیابی شما به موفقیت همچنان معتبر و مفیدند.
اگر شما یک تیم هستید در مواقعی که از محتوای کار مطمئن نیستید از هر فرصتی برای راهنمایی گرفتن از همکاران با تجربه استفاده کنید .سعی کنید وظیفه تان را با دقت انجام داده و به برنامه پایبند باشید. ممکن است بواسطه اضطرار براحتی مورد ستم واقع شوید و مستقیم به نقطه شروع کار بازگشته ، بدون اینکه هیچ برنامه و طرحی داشته باشید. به وضوح مشهود است که اتفاقاتی در حال وقوع است. اما آیا آنچه انجام می شود صحیح است؟ تا وقتی که متوجه نشده اید چه چیزهایی انجام نشده یا چه فرضیه هایی به اشتباه ساخته شده هرگز نمی توانید مطمئن باشید .
سپس با دوباره کاری که وقت و زمان زیادی می گیرد روبرو و مواجه خواهید شد. برنامه ریزی را نوعی سرمایه گذاری برای صرفه جویی در زمان های آینده بدانید.
فرایند مرحله ای که در اینجا شرح داده شد بر اساس تجربه است. هدف من ارائه توجیه مختصری است که شما را می قادر سازد پروژه بعدیتان را به نحو موثری برنامه ریزی کرده و به نتایج موفقیت آمیزی برسید. فرایند نسبتا ساده است اما به هیچ وجه راحت نیست و لازمه آن ارتباط قوی ، عزم راسخ و انگیزه کسب موفقیت است. برنامه ریزی کاری است سخت، سرگرم کننده، خسته کننده، کاری سرگرم کننده تر و سخت تر، اما در نهایت وقتی که با مشاهده نتیجه بسیار لذت خواهید برد و هر بار تجربه یادگیری بیشتری بدست می آورید. من برای شما آرزوی موفقیت در تمام تلاش های آینده تان را دارم.
مطلبی که حتما باید بخوانید (کلیک کنید) : ۱۰ اشتباه بزرگ در مدیریت هزینه پروژه که باید بدانید
فرایند برنامه ریزی
برنامه ریزی پروژه، فرآیندی است که طی آن اطمینان حاصل خواهید کرد که پروژه تان به بار خواهد نشست: به نحوی سازمان یافته و ساختارگرا، کاهش ریسک و عدم اطمینان به حداقل، ایجاد استانداردهای مشخص کیفیت و اجرا؛ حصول اطمینان از نتایج با صرف حداقل هزینه و وقت.
برنامه ریزی فرآیندی پویاست که با پیشروی پروژه مستلزم بازبینی و تصحیح است. مشکلات بر سر راه باید به طرز صحیحی حل شوند و اقداماتی جهت دستیابی به اهداف در مهلت مقرر صورت بگیرد. برنامه ریزی تنها زمانی واقعا متوقف می شود که روزی فرا رسد که شما با اعتماد به نفس فریاد بزنید «کامل شد »و مشتری راضی و خوشحال داشته باشید.
چه کسانی باید در مراحل برنامه ریزی پروژه مشارکت کنند؟
برنامه پروژه مجموعه ای از ایده ها و دانش است که به صورت بسته های کاری سازماندهی شده اند. آیا شما همه دانش لازم، ایده های نامحدود و تجربه گسترده را دارا هستید؟ چنین پروژه در عمل مهارت شما دستیابی به ایده ها و دانش از هر تعداد افراد ممکن است. این بدان معنی نیست که شما باید با تمام سازمان مشورت کنید. نادیده گرفتن مهارت های واقعی دیگران که می توانند در جهت موفقیت پروژه موثر باشند به طور بالقوه برای پروژه خطرناک است.
اگر شش نفر پروژه ای مشابه را به طور مستقل برنامه ریزی کنند، نتیجه تفاوت های اساسی را نشان خواهد داد. این شش نفر را کنار هم بگذارید و برنامه را با همانگی به پیش ببرید به نحوی که همه در درست بودن آن توافق داشته باشند در اینصورت پروژه شانس بیشتری برای موفقیت دارد.
برنامه ریزی یک کار گروهی است بنابراین بجز خودتان، تیم پروژه(در صورتی که دارید) و کسانی که مهارت های مرتبط دارند را دعوت کرده تا در بخش برنامه ریزی شما مشارکت کنند. اگر تیمی ندارید باز هم دیگران را برای مشارکت دعوت کنید تجربیات آنها بعدها می تواند باعث صرفه جویی در وقت شما شود. مزیت کار گروهی در برنامه ریزی پروژه به شفافیت هدف، درک و پذیرش از سوی همه می باشد.
این مسئله منجر به ایجاد تعهد و میل به بردن یک پروژه موفق می شود. به خاطر داشته باشید هیچکس نمی خواهد با شکست عجین شود.
فرایند
فرایند برنامه ریزی پروژه ای که در اینجا به کار می بریم به صورت یک فعالیت سه مرحله ای یا سه بلوکی اجرا می شود:
- بررسی تعریف پروژه
- استنتاج منطق پروژه
- آماده سازه زمانبندی اولیه
- آنالیز منابع و هزینه ها
- بهینه سازی و برآورده کردن نیازهای مشتری
- اعتبارسنجی و تصویب طرح
- راه اندازی پروژه
اصطلاحات در مراحل برنامه ریزی پروژه
در برنامه ریزی پروژه مجموعه ای از اصطلاحات به کار می روند که ممکن است با آنها ناآشنا باشید:
- وظیفه: بخشی از کار که توسط یک شخص انجام می شود.
- فعالیت: بسته کاری متشکل از وظایف مختلف که توسط یک یا چند نفر انجام می شود.
- مرحله کلیدی: فعالیتی خاص که معمولا یک فعالیت گروهی است.
- وابستگی: ارتباط منطقی بین فعالیت ها به طوری که فعالیت ورودی هر فرد مستقیما به فعالیت خروجی دیگری وابسته است.
- نمودار منطقی: نمایش گرافیگی تمامی مراحل کلیدی پروژه که ارتباط وابستگی شان را نشان می دهد.
- منابع: تک تک افراد با مسئولیتی برای حصول انجام بخشی از کار در زمان مقرر.
- ساختار تفکیک کار: نمایش گرافیکی تمامی کار های پروژه که نشان دهنده لیست کارهایی است که برای هر مرحله کلیدی صورت می گیرد.
- اسپانسر: شخصی که شما به او به عنوان هدایت کننده پروژه گزارش می دهید . معمولا یک مدیر ارشد که مسئول موفقیت پروژه است.
- سهامدار: هر شخصی که از نتایج پروژه نفعی می برد. مشتری ،سایر مدیران، دپارتمان مالی، پیمان کاران، تدارکات، کاربران نهایی و غیره.
بقیه موارد با ادامه پیشروی در فرایند تعریف خواهند شد.
مرحله اول از مراحل برنامه ریزی پروژه
بررسی تعریف پروژه
در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه همیشه قبل از برنامه ریزی برای آنچه باید انجام شود اعتبارسنجی تعریف پروژه ضرورت دارد. فرایند تعریف باید به طور شفاف انجام شود چرا انجام پروژه در حال حاضر ضرورت دارد و چه نتایجی انتظار می رود. هر کسی که در برنامه ریزی دستی دارد باید قبل از آنکه بتوانند در واقعیت در برنامه ریزی پروژه سهمی داشته باشند این تعریف را بفهمد. مولفه های لازم برای تعریف باید شامل موارد زیر باشد:
ذکر ضرورت یا فرصت
این عبارتی دقیق در مورد علت ضرورت پروژه در شرایط موجود است، احتمالا هدف قرار دادن یک مشکل خاص یا غنیمت شمردن فرصتی که پیش روی سازمان قرار گرفته است. این منطق پروژه است و پیش زمینه لازم برای دلیل انجام پروژه را فراهم می آورد.
ذکر اهداف کلی پروژه
در برقراری ارتباط با دیگران بهتر است اهداف خود را به صورت کلی و معمولا به صورت زمانبندی شده یا به صورت ضرب العجل هایی برای اعلام پایان پروژه بیان کنید. چنین عباراتی معمولا دقیق هستند و شفاف بودن هدف را می رسانند.
هدف پیاده کردن استراتژی بازاریابی با برنامه های اجرایی یکپارچه برای بخش های اجرائی برای دوره ۲۰۰۰۸-۱۹۹ تا ژانویه ۱۹۹۸ می باشد.
لیستی از محدودیت ها و فرضیه ها
در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه وقتی پروژه ای شروع می شود معمولا باید فرضیه هایی مطرح شود، مثل پول، افراد موجود، فن آوری مورد نیاز، مهارت های مورد نیاز، فضا و تجهیزات مورد نیاز و غیره. فرضیه ها معمولا با پیشرفت پروژه به فراموشی سپرده می شوند تا اینکه مشکلی به وجود آید. سپس کسی به یاد می آورد چه چیزی در ابتدا به اشتباه تصور می شد. همیشه در مسیر تکمیل پروژه محدودیت هایی وجود دارد که همیشه آمیخته باموارد زیر هستند:
- افراد– منابع و مهارت هایشان برای انجام کار
- پول– سرمایه و درآمد موجود
- زمان – باید طی یک ضرب العجل مشخص به نتایجی دست یابید
ممکن است به شما تاریخ حیاتی کسب و کاری داده شود که در آن باید به نتایجی رسیده باشید و هر لغزشی برای پیش بینی روند پروژه مهم است.
لیست دستاوردها و سود ها در مراحل برنامه ریزی پروژه
در نشست های قبلی شما با سهامداران باید نیازهایشان و آنچه از تلاش های آینده شما انتظار دارند راشناسایی کنید. برآورده کردن نیازهای سهامداران هرگز آسان نیست چرا که طرح های پنهان همیشه از ابتدا آسان نیستند. هدف شما این است که اطمینان حاصل کنید نیازهای آنها رافهمیده اید و آنچه که معتقدید لازمه پروژه برای برآورده کردن این نیازها و بسیاری از انتظاراتی که منطقا در زمان مورد نظر احتمال می روند آنرا پیشنهاد کنید.
- دستاوردها – نتایج قابل اندازه گیری و محسوس که هم به صورت موقت و هم به صورت نهایی باید به دست آیند.
- سوده ها – منافع متعاقب قابل اندازه گیری هم برای مشتری و هم برای شرکت که معمولا به صورت مالی و نه زمانی مثلا درآمدی، همکاری، و صرفه جویی در هزینه اندازه گیری می شوند.
- ویژه – به طور شفاف توصیف و تعریف شوند.
- قابل اندازه گیری – ابزار اندازه گیری دستاوردها با معیارها که به طور شفاف تعریف شده اند.
- قابل دسترسی – مهارت هایی که در محیط فعلی موجود است.
- واقع گرایانه – قابل دسترسی با دانش فعلی و بدون در بر داشتن ریسک های بالا و ناشناخته
- محدودیت زمانی– محدود به زمان تکمیل و بر اساس نیاز های شناخته شده و واقعی
بودجه پروژه
در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه ممکن است پروژه در ابتدا طی مرحله تعریف مشخص شود. ممکن است بر اساس پروژه های مشابه قبلی باشد یا الهام گرفته از حدس و گمان! هزینه هایی که معمولا به سرمایه یا هزینه های درآمد تقسیم می شوند. اولی مربوط به سیاست ها وروش های سازمان است که ممکن است برای تکمیل کمی زمان ببرد. هزینه های درآمد اغلب نادیده گرفته شده به عنوان بخشی ازهزینه های اجرایی کلی جذب می شوند.
برای کنترل خوب پروژه هزینه های منابع باید اندازه گیری شود چرا که بدین وسیله می توان آنالیز هزینه/سود جامعتری را انجام داد.بدون این داده هاهزینه های واقعی پروژه پنهان استب هطوریکه بازگشت سرمایه گذاری وقت مردم هرگز به طور دقیق مشخص نمی شود. بودجه واقعی فقط بعد از اجرای برنامه و صرف هزینه ها به طور دقیق مشخص می شود.
آنالیز خطرات
همه پروژه ها کوله باری سنگین هستند. شما نمی توانید آنها را نادیده بگیرید چرا که هر مشکل غیر قابل پیش بینی که طی کار پیش می آید از خطری نا معلوم سر می زند ، که باید پیش بینی می کردید. خطرات به سه دسته تقسیم می شوند:
- خطر کسب و کار– تاثیر بر فعالیت کسب و کار فعلی یا عملکرد آینده
- پروژه – مرتبط با بخش فنی پروژه، یعنی: فن آوری، عملکرد تجهیزات و غیره.
- فرایند– مرتبط با فرآیند ها و فرایند هایی که شما برای تکمیل به موقع پروژه به کار می برید.
شما باید هر یک را با تیم خود امتحان کنید و ریسک های بالا، آنهایی که تاثیری جدی و احتمال زیاد وقوع دارند را شناسایی کنید. چنین ریسک هایی مشمول طرح های اقداماتی محتمل الوقوع و حتی اقدامات پیشگیرانه، قبل از شروع برنامه ریزی است. فهرستی از چنین خطراتی برای مرور و بروزرسانی مداوم تهیه کنید. به تیم پروژه مرتبا یادآوری کنید این خطرها یا خطرهای جدید را پیش بینی کنند.
استراتژی پروژه و مهارت های مورد نیاز
در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه حالا باید برای پروژه استراتژی وجود داشته باشد. آیا برای رسیدن به هدفتان بیش از یک گزینه را پیش می گیرید؟ آیا در منابعتان به یک سری مهارت های متفاوت برای این گزینه ها نیاز دارید؟ اطمینان حاصل کنید که شما و تیمتان استراتژی مورد توافق را می فهمند و آن را به عنوان یک شیوه معتبر می شناسند .تصمیمات قبلی مبنی بر استفاده از پیمانکاران زیر مجموعه برای بخشی از کار یا استفاده مجدد از تجهیزات و تکنولوژی فعلی را اعتبارسنجی کنید. هر مهارت جدید و خاصی که در حال حاضر در سازمان وجود ندارد و برای پروژه و همینطور اقداماتی که برای درست کردن اوضاع نیاز است را تایید کنید.
امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره مراحل برنامه ریزی یک پروژه بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉
