نوشته‌ها

مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک پروژه چیست ؟ (توضیح کامل)

در این مطلب به توضیح مدیریت ریسک پروژه یکی از حوزه های دانش پروژه می پردازیم. حتما در پایان این مطلب نظر خودتون رو درباره این آموزش برای ما کامنت کنید، نظرات شما باعث افزایش کیفیت آموزش های ما خواهد شد.

حوزه های دانش مدیریت پروژه:

  1. مدیریت یکپارچگی پروژه
  2. مدیریت محدوده پروژه
  3. مدیریت زمان پروژه
  4. مدیریت هزینه پروژه
  5. مدیریت کیفیت پروژه
  6. مدیریت منابع انسانی پروژه
  7. مدیریت ارتباطات پروژه
  8. مدیریت ریسک پروژه
  9. مدیریت تدارکات

 

مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک پروژه چیست

مدیریت ریسک پروژه شامل فرآیند های هدایت برنامه ریزی مدیریت ریسک، شناسایی، تحلیل، برنامه ریزی پاسخ، و نظارت و کنترل پروژه است. اهداف مدیریت ریسک پروژه، افزایش احتمال و اثر وقایع مثبت، و کاهش احتمال و اثر وقایع منفی در پروژه است.

مدیریت ریسک پروژه شامل عناوین زیر می شود:

  1. برنامه ریزی مدیریت ریسک: فرآیند تعریف نحوه هدایت فعالیت های مدیریت ریسک پروژه.
  2. شناسایی ریسک ها: فرآیند تعیین ریسک هایی که ممکن است بر پروژه و مستندسازی خصوصیات آنها اثر بگذارند.
  3. انجام تحلیل کیفی ریسک: فرآیند اولویت بندی ریسک ها برای تحلیل بیشتر یا اقدام توسط ارزیابی و ترکیب احتمال رخداد اثر.
  4. انجام تحلیل کمی ریسک: فرآیند تحلیل عددی اثر ریسک های شناسایی شده بر اهداف کلی پروژه.
  5. برنامه ریزی پاسخ های ریسک: فرآیند توسعه گزینه ها و اقدامات در راستای ارتقای فرصت ها و کاهش خطرات در مورد اهداف پروژه.
  6. نظارت و کنترل ریسک ها: فرآیند پیاده سازی برنامه های پاسخ به ریسک، ردگیری ریسک های شناسایی شده ،نظارت بر ریسک های باقیمانده، شناسایی ریسک های جدید و ارزیابی اثربخشی فرآیند ریسک در سراسر پروژه.

 

مطلب مفید : ۱۰ اشتباه در مدیریت هزینه پروژه

 

این فرآیند ها با یکدیگر و با فرآیند های دیگر حوزه دانش، در تعامل می باشند. هر فرآیند می تواند با تلاش یک یا چند نفر، براساس نیاز های پروژه، در ارتباط باشد. هر فرآیند، حداقل یک بار در هر پروژه، و در یک یا چند فاز پروژه، اگر پروژه چند فازه باشد، اتفاق می افتد. اگرچه فرآیند ها در اینجا به صورت عناصر مجزا با ارتباطات دوسویه به خوبی تعریف شده ،ارائه می شوند اما در عمل، به روش هایی که در اینجا به تفصیل بیان نشده اند، هم پوشانی و تعامل دارند.

ریسک پروژه معمولاً در آینده است. ریسک، یک وضعیت یا واقعه غیر مسلم است که اگر اتفاق افتند، حداقل بر یکی از اهداف پروژه، اثر دارد. اهداف می توانند محدوده، زمانبدی، هزینه و کیفیت باشند. یک ریسک ممکن است یک یا چند علت داشته باشد، و اگر اتفاق افتد، ممکن است یک یا چند اثر در بر داشته باشد.

یک علت ممکن است یک الزام، یک فرض، محدودیت، یا وضعیتی باشد که موجب ایجاد احتمال نتایج مثبت یا منفی گردد. برای مثال، علت ها می توانند شامل نیاز ها به مجوز محیط زیست جهت انجام کار، یا پرسنل محدود برای طراحی پروژه باشند. واقعه ریسک در اینجا آن است که مؤسسه ارائه دهنده مجوز ممکن است دیر تر از آنچه در برنامه دیده شده است، مجوز را صادر کند یا در حالت یک فرصت، اینکه پرسنل محدوده طراح، هنوز توانایی انجام به موقع طراحی را داشته باشند، در نتیجه کار با مصرف منابع کمتری انجام می شود. اگر هریک از این وقایع غیر مسلم، واقع شوند، ممکن است بر هزینه، زمانبندی یا عملکرد پروژه، اثر بگذارند.

شرایط ریسک می تواند شامل جنبه های محیطی پروژه یا سازمان باشد که امکان دارند در ریسک پروژه، سهیم شوند مانند راهکار های کمتر رشد یافته مدیریت پروژه، فقدان سیستم های مدیریت یکپارچه، پروژه های متعدد همزمان، یا وابستگی به شرکای خارجی که قابل کنترل نیست.

منشا ریسک پروژه، نامعلومی موجود در تمامی پروژه ها است. ریسک های معلوم آنهایی هستند که شناسایی و تحلیل گشته اند و امکان برنامه ریزی پاسخ برای آنها وجود دارد. ریسک های نامعلوم خاص را نمی توان به صورت مؤثر، مدیریت نمود که پیشنهاد می شود تیم پروژه یک برنامه احتیاطی را تهیه نماید. ریسک پروژه ای که اتفاق افتاده است را می توان یک مسئله با موضوع فرض کرد.

سازمان ها، ریسک ها را به صورت اثر عدم قطعیت بر اهداف پروژه و سازمان دریافت می کنند. سازمان ها و ذی نفعان، درجات مختلفی از ریسک را می پذیرند که به آن تحمل ریسک گفته می شود. ریسک هایی که تهدید محسوب می شوند ممکن است اگر درون حدود تحمل واقع شوند و با پاداش های حاصل از ریسک، متوازن شوند، پذیرفته گردند. برای مثال، قبول یک زمانبندی تسریعی ریسکی است که با کسب پاداش حاصل از تکمیل زودتر، همراه است.

گروه ها و افراد، شییوه هایی را در مواجهه با ریسک اتخاذ می کنند تا بر روش پاسخ دهی، اثرگذار باشند. این شیوه های ریسک، توسط ادراک، تحمل یا دیگر تمایلات، به گونه ای سوق داده می شوند که تا حد امکان صریح و آشکار گردند. یک رویکرد استوار به ریسک که الزامات سازمان را تأمین نماید، باید برای هر پروژه، توسعه داده شود و ارتباطات مربوط به ریسک و اداره آن، باید باز و درست باشد .

پاسخ های ریسک، توازن دریافت شده سازمانی بین قبول ریسک و اجتناب از آن را منعکس می سازند.

برای موفق بودن، سازمان باید به توجه فعالانه و مداوم بر مدیریت ریسک در سراسر پروژه، متعهد باشد. انتخاب هوشیارانه در تمامی سطوح سازمان جهت شناسایی فعال، و پیگیری اثر بخش مدیریت ریسک در طی حیات پروژه باید مد نظر قرار گیرد .ریسک، از زمانی که پروژه آغاز می شود، وجود دارد. حرکت به سمت پروژه، بدون تمرکز فعال بر مدیریت ریسک، اثر یک ریسک تحقیق یافته را بر پروژه افزایش می دهد و می تواند به صورت بالقوه به شکست پروژه منجر شود.

شناسایی ریسک ها

در ادامه مطلب مدیریت ریسک پروژه شناسایی ریسک ها، فرآیند تعیین ریسک های اثر گذار بر پروژه، و مستندسازی خصوصیات آنها است. مشارکت کنندگان در فعالیت های شناسایی ریسک، می توانند شامل موارد زیر باشند: مدیر پروژه، اعضای تیم پروژه، تیم مدیریت ریسک (درصورت انتصاب)، مشتریان، کارشناسان موضوعی از خارج از تیم پروژه، کاربران پایانی، دیگر مدیران پروژه، ذی نفعان، و متخصصان مدیریت ریسک، اگر چه این افراد، مشارکت کنندگان کلیدی در بحث شناسایی ریسک می باشند، اما تمامی افراد تیم باید به شناسایی ریسک ها، تشویق شوند.

شناسایی ریسک ها، یک فرآیند تکراری است زیرا ریسک های جدید ممکن است با پیشرفت پروژه در چرخه حیاتش، نمود پیدا کند. فراوانی تکرار و فرد شرکت کننده در هر چرخه، بسته به شرایط، تغییر می کنند. فرمت بیانیه های ریسک باید ثابت باشد تا توانایی مقایسه اثر نسبی وقوع ریسک ها با یکدیگر، در پروژه تضمین گرددو تیم پروژه باید در فرآیند، دخالت داده شود تا آنها بتوانند حس مالکیت و مسئولیت پذیری در مورد ریسک ها و اقدامات پاسخی مرتبط را توسعه و حفظ کنند. ذی نفعان خارج از تیم پروژه ممکن است اطلاعات اضافی تری در رابطه با اهداف، فراهم سازند.

 

شناسایی ریسک ها: ورودی ها

۱٫ برنامه مدیریت ریسک

ورودی های کلیدی از برنامه مدیریت ریسک به فرآیند شناسایی ریسک ها، عبارت از اختصاص نقش ها و مسئولیت ها، تدارک فعالیت های مدیریت ریسک در بودجه و زمانبندی، و دسته بندی های ریسک است که گاهی اوقات در ساختار شکست ریسک بیان می شوند.

 

۲٫ برآورد های هزینه فعالیت

بازنگری های برآورد های هزینه فعالیت، در شناسایی ریسک ها مفیدند به طوری که یک ارزیابی کمی از هزینه محتمل جهت تکمیل فعالیت های زمانبندی شده را فراهم می سازند و به طور مطلوب، در قالب یک طیف بیان می گردند که وسعت این طیف بیانگر درجات ریسک است. بازنگری ممکن است منجر به این شود که در طرح ریزی، برآورد برای تکمیل یک فعالیت (و بنابراین مطرح کردن یک ریسک در پروژه)، کافی می باشد یا خیر.

 

۳٫ برآورد های مدت زمان فعالیت

بازنگری های برآورد مدت زمان فعالیت، در شناسایی ریسک های مرتبط با فوق العاده های زمانی برای فعالیت ها یا کل پروژه، و دوباره با وسعت طیفی از برآورد هایی که بیانگر درجات نسبی ریسک می باشند، مفید هستند.

 

۴٫ خط مبنای محدوده

فرضیات پروژه در بیانیه محدوده پروژه، یافت می شوند. ابهام در فرضیات پروژه باید به عنوان دلایل بالقوه ریسک پروژه، ارزیابی گردند.

WBS، یک ورودی حیاتی در شناسایی ریسک ها است به گونه ای که فهم ریسک های بالقوه، در هر دو سطح کوچک و بزرگ را تسهیل می نماید. ریسک ها را می توان در سطوح خلاصه، حساب کنترل، و / یا بسته های کاری ،شناسایی و متعاقباً ردگیری کرد.

 

۵٫ ثبت کننده ذی نفعان

اطلاعات مربوط به ذی نفعان، در ورودی های درخواستی برای شناسایی ریسک ها مفید می باشند به گونه ای که اطمینان بخشد ذی نفعان کلیدی، بخصوص مشتری، به صورت مصاحبه یا به گونه ای دیگر، در فرآیند شناسایی ریسک ها، مشارکت خواهند داشت.

 

۶٫ برنامه مدیریت هزینه

فرآیند شناسایی ریسک، نیازمند درک برنامه های مدیریت هزینه است که در برنامه مدیریت پروژه، یافت میشوند.

رویکرد پروژه ای به مدیریت هزینه ممکن است به تولید یا تخفیف ریسک به واسطه ساختار یا طبیعت آن، منجر شود.

۷٫ برنامه مدیریت زمانبندی

فرآیند شناسایی ریسک، همچنین به درکی از برنامه مدیریت زمانبندی نیازمند است که در برنامه مدیریت پروژه، یافت می شود. رویکرد پروژه ای به مدیریت زمانبندی ممکن است به تولید یا تخفیف ریسک به واسطه ساختار یا طبیعت آن، منجر شود.

 

۸٫ برنامه مدیریت کیفیت

فرآیند مدیریت ریسک همچنین به درکی از برنامه مدیریت کیفیت نیازمند است که در برنامه مدیریت پروژه یافت می شود. رویکرد پروژه ای به مدیریت کیفیت ممکن است به تولید یا تخفیف ریسک به واسطه ساختار یا طبیعت آن، منجر شود.

 

۹٫ اسناد پروژه

اسناد پروژه شامل موارد زیر بوده اما به این موارد محدود نمی شوند:

  1. ثبت فرضیات
  2. گزارشات عملکرد کاری
  3. گزارشات ارزش حاصله
  4. نمودار های شبکه
  5. خطوط مبنا
  6. دیگر اطلاعات پروژه که ثابت شده است در شناسایی ریسک ها، ارزشمند می باشند.

 

۱۰٫ عوامل محیطی

عوامل محیطی که می توانند بر فرآیند شناسایی ریسک ها اثرگذار باشند به شرح زیر بوده ولی به این موارد محدود نمی شوند:

  1. اطلاعات منتشر شده شامل بانی های اطلاعاتی تجاری
  2. مطالعات علمی
  3. چک لیست های منتشر شده
  4. محک زنی
  5. مطالعات صنعتی
  6. گرایشات ریسک

 

۱۱٫ سرمایه های فرآیندی سازمان

سرمایه های فرآیندی سازمان که می توانند بر فرآیند شناسایی ریسک ها اثر بگذارند شامل موارد زیر است اما به این موارد محدود نمی شوند:

  1. فایل های پروژه شامل داده های واقعی
  2. کنترل های فرآیندی پروژه و سازمان
  3. الگوهای بیانیه ریسک
  4. درس های آموختنی

 

شناسایی ریسک: ابزار ها و تکنیک ها

۱٫ بازنگری های مستند سازی

یک بازنگری ساختاریافته ممکن است از مستند سازی پروژه از جمله برنامه ها، فرضیات، پرونده های قبلی پروژه، قرارداد ها و دیگر اطلاعات، انجام گردد. کیفیت برنامه ها، به همراه سازگاری بین آن برنامه ها و فرضیات و الزامات پروژه می توانند شاخص هایی از ریسک در پروژه باشند.

 

۲٫ تکنیک های جمع آوری اطلاعات

در ادامه مطلب مدیریت ریسک پروژه مثال هایی که از تکنیک های جمع آوری اطلاعات که در شناسایی ریسک استفاده می شوند به شرح زیر می باشند:

  • طوفان مغزی: هدف از طوفان مغزی، بدست آوردن لیست جامعی از ریسک های پروژه است. تیم پروژه معمولاً طوفان مغزی را با مجموعه متنوعی از متخصصان خارج از تیم انجام می دهد. ایده های ریسک پروژه، تحت رهبری یک تسهیل گر، هم به صورت جلسه آزاد سنتی با ایده های مشارکت کنندگان و هم با استفاده از تکنیک های ساختار یافته و سنگین مذاکره ای از قبیل تکنیک گروه اسمی تولید می شوند.

دسته بندی های ریسک، از قبیل ساختار شکست ریسک را می توان به عنوان یک چارچوب استفاده نمود.

ریسک ها، سپس شناسایی و بسته به نوعشان، دسته بندی می شوند و تعاریفشان واضح تر می گردند.

  • تکنیک دلفی: تکنیک دلفی، روشی جهت رسیدن به اجماع کارشناسان است. کارشناسان ریسک پروژه در این تکنیک به صورت بی نام مشارکت می کنند. یک تسهیل گر، از یک پرسشنامه جهت درخواست ایده های ریسک های مهم پروژه استفاده می کند. پاسخ ها، جمع بندی و سپس دوباره بین گارشناسان جهت توضیحات بیشتر، چرخانده می شوند. اجماع ممکن است در چند دور از این فرآیند، حاصل گردد .

تکنیک دلفی به کاهش تعصب در داده ها کمک می کند و از هرگونه اعمال نفوذ بر نتایج توسط افراد، جلوگیری می نماید.

  • مصاحبه: مصاحبه با مشارکت کنندگان با تجربه پروژه، ذی نفعان، و کارشناسان موضوعی می تواند به شناسایی ریسک ها منجر شود.
  • تحلیل علت ریشه ای: تحلیل علت ریشه ای، یک تکنیک خاص در راستای شناسایی یک مشکل، کشف دلایل مسبب آن، و توسعه اقدام پیشگیرانه است.

 

۳٫ تحلیل چک لیست ها

چک لیست های شناسایی ریسک را می توان بر اساس اطلاعات تاریخی و دانش جمع شده از پروژه های مشابه پیشین و دیگر منابع اطلاعاتی، توسعه داد. پایین ترین سطح RBS را نیز می توان به عنوان یک چک لیست ریسک، استفاده نمود. اگرچه یک چک لیست می تواند سریع و ساده باشد، اما تهیه یک چک لیست جامع و فراگیر ،غیر ممکن است. تیم برای کشف اقلامی که در یک چک لیست وجود ندارند باید مراقب باشد. چک لیست باید در طی خاتمه پروژه، در راستای ترکیب درس های آموختنی جدید و بهبود آن برای استفاده در پروژه های آتی، گردد.

 

۴٫ تحلیل فرضیات

هر پروژه و هر ریسک شناخته شده پروژه، بر اساس مجموعه ای از انگاشت ها، سناریو ها یا فرضیات، درک و توسعه داده می شوند. تحلیل فرضیات، اعتبار فرضیاتی را که در پروژه به کار می روند، نمایان می کند. همچنین ریسک هایی را شناسایی می کند که از نادرستی، ناپایداری، ناسازگاری، یا نقص بودن فرضیات، بر پروژه، تحمیل می گردند.

 

۵٫ تکنیک های نمودارسازی

تکنیک های نمودارسازی ریسک ممکن است شامل موارد زیر شوند:

  • نمودار های علت و معلول. اینها را نمودار های ایشیکاوا یا فیش بن نیز می نامند و در شناسایی دلایل ریسک ها، مفید می باشند.
  • نمودار های جریان فرآیند یا سیستم: به نمایش عناصر متنوع از مناسبات سیستم، و ساز و کار علت می پردازند.
  • نمودار های تأثیر: اینگونه نمودار ها، ارائه های گرافیکی موقعیت هایی هستند که عوامل تأثیرگذار ،ترتیب زمانی رخداد ها، و دیگر روابط بین متغیر ها و نتایج را نشان می دهند.

 

۶٫ تحلیل SOWT

این تکنیک، پروژه را به لحاظ هر یک از چشم انداز های SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت ها، تهدید ها) در راستای افزایش وسعت ریسک های شناسایی شده شامل ریسک های تولید شده داخلی، رسیدگی می کند. این تکنیک با شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان، و با تمرکز بر سازمان پروژه یا کسب و کار وسیع تر، شروع می کند.

این عوامل غالباً از طریق طوفان مغزی شناسایی می شوند. تحلیل SOWT، سپس هرگونه فرصت های پروژه را که از نقاط قوت سازمانی، ناشی می شوند و تهدید های ناشی از نقاط ضعف سازمانی را شناسایی می کند. تحلیل SOWT همچنین درجه ای که نقاط قوت سازمانی، تهدید ها و فرصت ها را در راستای غلبه بر نقاط ضعف، متوازن می سازند، بررسی می کنند.

 

۷٫ قضاوت کارشناسی

ریسک ها همچنین می توانند به صورت مستقیم، توسط کارشناسان با تجربه مرتبط از پروژه ها یا حوزه های تجاری مشابه، شناسایی می شوند. این کارشناسان باید توسط مدیر پروژه شناسایی شوند و در راستای مدنظر قرار دادن تمام جنبه های پروژه، دعوت گردند و ریسک های ممکن را بر اساس تجربه پیشین و حوزه های تخصصشان ،پیشنهاد دهند. تعصب کارشناسان را باید در این فرآیند به حساب آورد.

 

شناسایی ریسک ها: خروجی ها

خروجی های اصلی شناسایی ریسک ها، نوعاً در ثبت کننده ریسک گنجانده می شوند.

١. ثبت کننده ریسک

  • خروجی های اولیه از شناسایی ریسک ها ،اقلام ابتدایی در ثبت کننده ریسک هستند. ثبت کننده ریسک در نهایت، نتایج دیگر فرآیند های مدیریت ریسک را هنگامی که هدایت می شوند، در بر می گیرد و به افزایش سطح و نوع اطلاعات مندرج در ثبت کننده ریسک، در طول زمان، منجر می شود. آماده سازی ثبت کننده ریسک، در فرآیند شناسایی ریسک، با اطلاعات زیر، آغاز می شود و سپس در دسترس دیگر فرآیند های مدیریت ریسک پروژه و مدیریت پروژه قرار می گیرد.
  • لیست ریسک های شناسایی شده: ریسک های شناسایی شده، تا حدی که معقول باشند به تفصیل ،توضیح داده می شوند. از یک ساختار ساده برای ریسک ها در لیست، ممکن است استفاده شود.مانند اگر واقعه اتفاق افتد ،موجب اثر می شود، یا اگر سبب بوجود آید، واقعه ممکن است اتفاق افتد که منجر به اثر شود. علاوه بر لیست ریسک های شناسایی شده، دلایل ریشه ای آن ریسک ها هم ممکن است آشکار شوند. اینها وقایع یا شرایط اساسی هستند که ممکن است در یک یا چند ریسک شناسایی شده اتفاق افتند. آنها باید ثبت و جهت پشتیبانی شناسایی ریسک آینده در این پروژه و پروژه های دیگر استفاده گردند.

لیست پاسخ های بالقوه: پاسخ های بالقوه به یک ریسک ممکن است در خلال فرآیند شناسایی ریسک ها مورد شناسایی قرار گیرند. اینگونه پاسخ ها اگر در این فرآیند شناسایی شوند، ممکن است به عنوان ورودی های فرآیند برنامه ریزی پاسخ های ریسک، مفید واقع شوند.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره مدیریت ریسک پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو برای ما کامنت کنید تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

برنامه ریزی و کنترل پروژه

آشنایی با سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه (قسمت ۱)

ورودی ها و خروجی های مهم سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه : به طور کلی در هر پروژه، واحد های مختلفی فعالیت می کنند مثل واحد فنی، واحد اجرایی، واحد پشتیبانی و … هر کدام از این واحدها، شرح وظایف مشخصی دارند. اما نکته مهم این است که هر واحدی، باید اطلاعات مورد نیاز خود را از منابع مطمئنی دریافت کند (ورودی ها) تا در نهایت بتواند خروجی های مورد انتظار سازمان را ارائه دهد. واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه نیز به عنوان یک واحد مستقل، ورودی ها و خروجی های مشخصی دارد.

قبل از آنکه این مطلب را بخوانید باید بگویم که اگر به انتهای مطلب رسیدید و احساس کردید که باید موارد دیگری را بدانید ما برای شما آماده کرده ایم:

کلیک کنید : آموزش مدیریت پروژه

 

 

برنامه ریزی و کنترل پروژه

 

مهم‌ترین ورودی های سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه عبارتند از:

  • قراردادها
  • نقشه های اجرایی
  • مستندات پروژه های مشابه
  • گزارشات پیشرفت پروژه مثل گزارش روزانه، هفتگی، ماهانه و …
  • بازدیدهای منظم از عملیات اجرایی پروژه

شاید سوال کنید که این ورودی ها، چه نوع اطلاعاتی را در اختیار ما قرار می دهند؟

جواب این سوال، در جدول زیر بیان شده است.

 

منبع ورودی مهم ترین اطلاعاتی که این منیع به ما میدهد
قراردادهامحدوده پروژه شامل کلیه تحویل شدنی های کلان پروژه، احجام کلی پروژه، قیمت های مربوط به فعالیت های پروژه، مبلغ کل پروژه، مدت زمان اولیه پروژه، شرایط عمومی و خصوصی پروژه
نقشه های اجرایی فعالیت های مروبط به هر یک از تحویل شدنی های پروژ] به همراه حجم کل آن فعالیت ها، توالی بین فعالیت ها، روش اجرای فعالیت ها، تخمین زمان فعالیت ها و..
مستندات پروژه های مشابهنمودار WBS پروژه، برنامه ریزی ریسک پروژه، تخمین زمان فعالیت های پروژه، تخمین زمان کل پروژه، روش اجرای فعالیت های مختلف در پروژه، برآورد ریالی پروژه، برآورد هزینه کل پروژه
گزارشات پیشرفت پروژهفعالیت های انجام شده تاکنون، تاریخ های شروع و پایان واقعی فعالیت های پروژه، پیشرفت فیزیکی فعالیت های پروژه، پیشرفت فیزیکی کل پروژه، مصالح و تجهیزات وارد شده، مشکلات و موانع پیشرفت کار و…
بازدیدهای منظم از عملیات اجرایی پروژهاطلاعات بسیار مهم در مورد فعالیت های پروژه از جمله: پیشرفت فیزیکی فعالیت ها، تاریخ های شروع و پایان واقعی فعالیت ها، تصاویر پیشرفت پروژه و..

 

بنابراین مسئولین و کارشناسان واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه، بایستی با حوصله و دقت زیاد، اطلاعات مورد نیاز خود را از منابع قوق استخراج کنند تا بتوانند خروجی های مورد نظر سازمان خود را ارائه نمایند.

در ادامه به بهترین خروجی های واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه اشاره می کنم. متاسفانه معمولا در پروژه های ما در مورد این خروجی ها اختلاف نظر وجود دارد اما به نظر من، با کمی فکر و تحلیل موضوع، به راحتی می توانیم بفهمیم که آیا این کاری که ما انجام می دهیم یا این کاری که سرپرست کارگاه از ما انتظار دارد، واقعأ جزو خروجی های اصلی واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه هست یا نه؟

به نظر من، مسئولین و کارشناسان واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه، فقط باید بر روی خروجی های اصلی کار خود تمرکز کنند و چنانچه کاری، خارج از محدوده و ایشان از آن ها خواسته شود، نباید آن را انجام دهند.

مهمترین خروجی های سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه نیز عبارتند از:

  • برنامه زمانبندی
  • برنامه زمانبندی به روز شده
  • برنامه ریزی منابع مورد نیاز پروژه
  • گزارشات پیشرفت پروژه مانند گزارش روزانه گزارش ماهانه و …
  • کنترل هزینه های پروژه
  • برنامه ریزی ریسک پروژه
  • مستند سازی تجربیات
  • تحلیل درآمد و هزینه های پروژه
  • پیش بینی هزینه پروژه
  • پیش بینی درآمد پروژه

اهمیت این بحث به اندازه ای است که حتما باید در مورد تک تک خروجی های فوق، مطالب لازم را بیان کنم. البته شما در قسمت های قبلی، با خروجی های واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه و چگونگی انجام هر کدام آشنا شده اید.

بنابراین در این قسمت، من فقط توضیحات تکمیلی را در مورد هر مورد، بیان می کنم:

۱- برنامه زمانبندی: یکی از مهمترین وظایف واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه، تهیه برنامه های زمانبندی است برنامه زمانبندی شامل: برنامه زمانبندی اولیه پروژه، برنامه هفتگی و برنامه ماهانه است. هدف اصلی از تهیه این برنامه ها این است که زمان، همیشه در کنترل ما باشد و بتوانیم به صورت مداوم، وضعیت واقعی پروژه را ارزیابی کنیم.

۲- برنامه به روز شده: همانطور که قبلا هم گفته ام، فرآیند برنامه ریزی از ابتدای پروژه تا پایان پروژه ادامه دارد و ما باید در پایان هر ماه، برنامه زمانبندی پروژه را با وارد کردن اطلاعات واقعی در برنامه، به روز کنیم تا اینکه زمان پروژه، همیشه در کنترل ما باشد. البته در این مرحله شما باید یک کار مهم دیگر را هم انجام دهید و آن عبارت است از: پیگیری روند اجرای برنامه ها منظورم این است که شما باید پس از تهیه هر برنامه ای، روند اجرای آن را هم پیگیری و کنترل کنید.

یعنی باید پیگیری کنید که آیا فعالیت های برنامه اجرا می شوند یا نه؟ چه مشکلی وجود دارد که بعضی از فعالیت ها هنوز اجرا نشده اند؟ سپس باید گزارش کاملی از عملکرد برنامه را تهیه و به سرپرست کارگاه ارائه دهید.

نکته آخر در این قسمت این است که همانطور که قبلا گفته ام، نمودار گانت بهترین ابزار برای کنترل پیشرفت پروژه است.

پس بهتر است در پایان هر ماه پس از به روز کردن برنامه زمانبندی پروژه، نمودار گانت خود را نیز به روز کنید.

با انجام این کار، شما با یک نگاه به نمودار گانت به روز شده، می توانید بفهمید که پروژه تا الان چگونه پیش رفته است.

۳- برنامه ریزی منابع مورد نیاز پروژه: یکی از مهمترین کارهایی که می توان در واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام داد، تهیه برنامه پیش بینی ماهانه با درنظر گرفتن منابع مورد نیاز برای اجرای این برنامه است. یعنی باید به این فکر کنید که برای اجرای این برنامه ماهانه، به چه منابع و امکاناتی نیاز دارید. سپس باید جدول منابع مورد نیاز را تهیه کرده و آن را به سرپرست کارگاه تحویل دهید و البته خودتان هم باید پیگیری های لازم را برای محقق شدن این برنامه انجام دهید.

۴- گزارشات پیشرفت: همانطور که قبلا گفته اید کنترل پروژه یک زبان مشترک است برای بیان نیازها و اندازه گیری زحمات از طریق گزارشات پیشرفت است که شما می فهمید چه کارهایی تا الان انجام شده است، چه قدر پروژه پیشرفت کرده است؟

چند روز تاخیر در پروژه ایجاد شده است؟ علت تأخیرات چه بوده است؟ چقدر تا الان سود کرده اید و …

همینطور می توانید با یک گزارش مناسب، عملکرد کار خود را به بهترین نحو به کارفرما مدیر عامل، مدیر پروژه و یا هر شخص دیگری ارائه دهید. البته در قسمت های قبلی، در مورد انواع گزارشات پیشرفت پروژه و محتوای آنها، توضیحات لازم ارائه شده است.

۵- کنترل هزینه های پروژه: به طور کلی، هزینه های پروژه شامل دو دسته است: هزینه های مستقیم و هزینه های غیر مستقیم.

هزینه های مستقیم به هزینه هایی گفته می شود که به طور مستقیم صرف اجرای فعالیت های اجرایی می شوند.

به عنوان مثال، پولی که به پیمانکار دیوار چینی خود می پردازید، برای شما به عنوان هزینه مستقیم محسوب می شود.

مثال دیگر: فرض کنید شما برای انجام عملیات بتن ریزی، یک دستگاه پمپ موبایل اجاره کرده اید. صاحب اپن دستگاه به ازای هر متر مکعب بتن ریزی، ۵۰۰۰ تومان از شما پول می گیرد.

در این صورت تمام پولی که به او می پردازید. به عنوان هزینه مستقیم برای شما محسوب می شود.

حتی اگر شما یک دستگاه پمپ موبایل بخرید کل پولی که بابت خرید آن پرداخته اید نیز جزو هزینه های مستقیم محسوب خواهد شد. پس به طور کلی، تمام پولی که بایت خرید مصالح مانند سیمان، میلگرد، آجر، ساندویچ پانل، شن و ماسه و نیز خرید انواع دستگاه ها، تجهیزات و ماشین الات سنگین و نیمه سنگین که برای اجرای فعالیت ها به کار می روند می پردازید و همینطور تل پولی که به پیمانکاران یا نیروی انسانی خود، بابت انجام تعهداتشان می پردازید به عنوان هزینه های مستقیم برای شما محسوب می شوند.

اما کمی هم در مورد هزینه های غیر مستقیم صحبت کنید. هزینه های غیر مستقیم، هزینه هایی هستند که پرداخت آن ها برای پیشرفت پروژه الزامی است. به عنوان مثال، پولی که بابت بیمه، مالیات، اجاره مهمانسرا، اجاره دفتر کار، غذا و … می پردازید به عنوان هزینه های غیرمستقیم برای شما محسوب می شود.

هزینه های غیر مستقیم شامل موارد زیادی می شوند و با افزایش زمان پروژه افزایش می یابند. پس باید با دقت زیاد آن ها را بررسی و مدیریت کنید.

البته حقوق و دستتون نیروی انسانی، هم می تواند جزو هزینه های مستقیم محسوب شود و هم غیر مستقیم.

به عنوان مثال، در قسمت های قبلی در پروژه واقعی که برای شما مثال زدم، گفتم که حامد تمام فعالیت های پروژه خود را توسط نیروی انسانی خود انجام می دهد. بنابراین کلی پولی که او به عنوان دستمزد به نفرات خود پرداخت می کند. به عنوان هزینه مستقیم برای او محسوب می شود.

اما بر عکس، کارفرمای حامد که پیمانکار اصلی این طرح بزرگ است. بیشتر کارهای خود را به پیمانکاران دسته دوم مثل حامد واگذار کرده است و خودش صرفا فعالیت های مربوط به عملیات خاکی را انجام می دهد.

تعداد نیروی انسانی کارفرمای حامد، ۲۲۱ نفر است که حدودا ۱۳۰ نفر از آن ها درگیر فعالیت های اجرایی هستند و بقیه آن ها، در قسمت های دیگری مثل اداری، فنی، مالی، برنامه ریزی و کنترل پروژه و … مشغول به کار هستند.

بنابراین می توان گفت: کل پولی که کارفرمای حامد، بابت حقوق و دستمزد نیروی انسانی خود می پردازد به عنوان هزینه های غیر مستقیم و کل پولی هم که به پیمانکاران خود می پردازد به عنوان هزینه های مستقیم برای او محسوب می شود.

اما در مورد کنترل هزینه ها، بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که در پایان هر ماه، هزینه های انجام شده تا پایان ماه را از واحد مالی بگیرید و آیتم های مختلف آن را با ماه قبل مقایسه کنید با انجام این کار، متوجه خواهید شد که نسبت به ماه قبل چقدر هزینه کرده اید و این افزایش یا کاهش هزینه ها مربوط به چه آیتم هایی است. در مجموع در بحث کنترل هزینه. هدف این است که با شناسایی آیتم های پرخرج و غیر ضروری، تا جایی که ممکن است هزینه های پروژه را کمی کاهش دهیم تا در نهایت، احتمال سودآور بودن پروژه افزایش پیدا کند.

در ادامه مطلب آشنایی با برنامه ریزی و کنترل پروژه، برای روشن تر شدن موضوع، انواع هزینه های مستقیم و غیر مستقیم پروژه در یک نمودار نمایش داده شده است.

 

هزینه های پروژه

 

۶- برنامه ریزی ریسک: در قسمت های قبلی از سری آموزش های مدیریت پروژه این قسمت را توضیح داده ام. در اینجا فقط این نکته را اضافه می کنم که بسیار کار سنجیده و درستی است که در پایان هر ماه، ریسک ها و خطرات احتمالی آینده را که قبلا پیش بینی نکرده اید پیش بینی کنید و آن ها را در برنامه ریسک خود وارد نمایید و در نهایت برنامه ریسک پروژه خود را به روز کنید. این کار، احتمال موفقیت شما را در پروژه بسیار افزایش می دهد.

۷- مستند سازی تجربیات: این کاری است که شما باید از همان لیستای پروژه، اهمیت زیلای به آن بدهید. در واقع شما باید فرم های کنترلی مناسبی را برای این کار تهیه کنید و به صورت روزانه، اطلاعات مورد نیاز را در این فرم ها ثبت کنید.

به عنوان مثال، یکی از موضوعاتی که در مستند سازی پروژه نقش مهمی دارد، عکس ها و فیلم های پروژه هستند شما باید در طول اجرای پروژه، به طور منظم از مراحل پیشرفت پروژه، عکس و فیلم تهیه کنید و به شکل مناسبی آن ها را پوشه بندی و ذخیره کنید. اگر کار مستند سازی پروژه را با دقت و به درستی انجام دهید، انجام بازبینی پروژه برای شما، بسیار راحت خواهد بود ضمن اینکه سازمان شما نیز برای اجرای پروژه های مشابه در آینده، کار راحت تری خواهد داشت. در واقع شما با مستند سازی پروژه دانش و تجربه ای را به سازمان خود انتقال می دهید که برای موفقیت در پروژه های مشابه بسیار به آن نیازمند است و این یک خدمت بزرگ و بسیار مهم است که می توانید به سازمان خود ارائه دهید.

۸- تحلیل درآمد و هزینه های پروژه: یکی از مهمترین خروجی های واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه، این مورد است. در این قسمت، شما باید در پایان هر ماه، آخرین وضعیت درآمد و هزینه های پروژه خود را تحلیل و بررسی کنید. شما باید بفهمید که تا الان سود کرده اید یا ضرر؟ نسبت به ماه گذشته سودتان بیشتر شده است یا کمتر؟

اگر تا الان ضرر کرده اید، علت آن چه بوده است؟ برای جبران این ضرر، در ماه های آینده چه کاری باید انجام دهید؟

۱۰ و ۹- پیش بینی درآمد و هزینه های پروژه: این دو مورد نیز جزو خروجی های مهم سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه محسوب می شوند. البته ناگفته نماند که پیش بینی درآمد، راحت تر و آسان تر از پیش بینی هزینه پروژه است، چرا که آیتم هایی که شما باید بابت آن ها هزینه پرداخت کنید، بیشتر از آیتم های درآمد زا هستند.

آیتم های درامد زا عبارت است از: صورت وضعیت کارهای انجام شده طبق قرارداد، صورتجلسات کارهای انجام شده خارج از قرارداد، پاداش، اما این های هزینه را بسیار زیاد هستند و من در صفحات قبل، به مهمترین آن ها اشاره کرده ام

اما شاید بپرسید روش پیش بینی درآمد چگونه است؟

پاسخ این است که، شما ابتدا باید پیش بینی کنید که برای ماه آینده چه کارهایی را و با چه مقداری قصد دارید انجام دهید سپس می توانید با کمک یک فایل اکسل، درآمد پیش بینی ماه آینده را محاسبه کنید.

این فایل اکسل می تواند به شکل زیر باشد:

 

پیش بینی ماه آینده پروژه

 

حالا درآمد پیش بینی ماه آینده، از جمع درآمد خانه های ستون آخر، به دست می آید.

اما برای پیش بینی هزینه پروژه در ماه آینده نیز، باید ابتدا به هزینه های واقعی ماه قبل که قبلا آن ها را از واحد مالی دریافت کرده اید، نگاهی بیندازید. سپس با توجه به هزینه های واقعی ماه قبل و انتظارات و الزامات خودتان، می توانید برای هر یک از ایتم های هزینه زای پروژه، پیش بینی خود را برای ماه آینده انجام دهید. البته این کار، سختی های خاص خودش را دارد، اما با چند بار انجام آن، می توانید پیش بینی های دقیق تری را در آینده انجام دهید.

توصیه می کنم حتما روی مباحث مربوط به پیش بینی و تحلیل درآمد و هزینه پروژه های خود کار کنید و اهمیت زیادی برای این کار قائل باشید چرا که با انجام درست این کار، مطمئنا مورد توجه مدیران ارشد پروژه قرار خواهید گرفت.

راستش را بخواهید تا الان بارها شاهد این موضوع بوده ام که مسئولین و کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه درک مناسبی از خروجی های این واحد نداشته و تقریبا بیشتر نشان را صرف تهیه گزارشات مخفف می کنند.

اگر هم گاهی اوقات، برنامه هفتگی یا ماهانه را تهیه کنند، دیگر کاری به اجرا با عدم اجرای برنامه ندارند و این یک اشتباه مسلم است.

هدف از تهیه هر برنامه ای باید اجرا شدن و محقق شدن آن باشد ضمن اینکه سرپرست کارگاه، سرپرست اجرایی و سرپرست واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه باید حتما پیگیری های لازم را برای محقق شدن برنامه ها انجام دهند.

تجربه نشان داده است که با همفکری، برنامه ریزی و پیگیری برنامه ها، احتمال موفقیت در پروژه تا اندازه زیادی افزایش می یابد و این همان چیزی است که در پروژه های کشور ما، ضعیف است و به چشم نمی آید.

البته من اعتقاد دارم که ابتدا ما باید روش صحیح مدیریت پروژه را یاد بگیریم و سپس برای پیاده سازی آن در پروژه ها، اقدام کنیم که البته پیاده سازی آن، کمی زمان بر است و نیاز به صبر و حوصله زیادی دارد.

در هر صورت باید با امید و تلاش زیاد، سعی کنیم دانش مدیریت پروژه را در کشورمان رشد دهیم تا شاهد پیشرفت و سربلندی کشور عزیزمان باشیم.

اما اگر از من سوال کنید که وظایف واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

خواهم گفت: واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه خروجی های مشخصی دارد و باید مسئولین این واحد تلاش کنند تا این خروجی ها را به سازمان خود ارائه دهند. فقط همین.

عواقب ناشی از به تاخیر افتادن پروژه

اما شاید سوال کنید که اگر پروژه به تاخیر بیفتد چه اتفاقی خواهد افتاد؟

واقعیت این است که ایجاد تاخیر در پروژه، هزینه هایی را به شما تحمیل می کند که گاهی اوقات جبران ناپذیر است و هر چه قدر که پروژه شما بزرگتر باشد، هزینه های تحمیل شده نیز بیشتر خواهد بود. بگذارید تا با یک مثال این بحث را ادامه دهم.

فرض کنید شما یک پیمانکار هستند و قرار است که یک کارخانه تقلیظ مس را بسازید.

فرض کنید مدت زمان اولیه این پروژه ۴ سال است حالا اگر شما بتوانید در این مدت زمان پروژه را تمام کنید چه اتفاقی خواهد افتاد؟

اگر شما توانید این پروژه را به موقع انجام دهید، ضررهایی متوجه شما کارفرما و کشورتان خواهد شد که من به مهمترین آن ها اشاره می کنم:

۱- ضرر ناشی از سود از دست رفته: فرض کنید طبق پیش بینی ها، با احدث کارخانه، درآمد روزانه کارخانه تقریبا دهه ۱۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ تومان خواهد بود.

برای محاسبه درآمد سالیانه کافی است که این عدد را در ۳۶۵ ضرب کنید که می شود:

۳۶٫۵۰۰٫۰۰۰٫۰۰ = ۱۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ * ۳۶۵ تومان

حالا اگر شما با یک سال تاخیر، این پرژه را تمام کنید، کارفرما به مدت یک سال، از چنین درآمد کلاتی محروم خواهد شد.

۲- ضرر ناشی از افزایش قیمت مصالح، تجهیزات و ماشین آلات یا افزایش حقوق و دستمزد نیروی انسانی:

با افزایش قیمت مصالح و تجهیزات مانند سیمان، میلگرد. قطعات یدکی ماشین آلات سنگین و موارد دیگر و نیز افرایش حقوق و دستمزد نیروی انسانی، هزینه های شما هم در پروژه بیشتر می شود و این مسئله باید برای شما نگران کننده باشد.

حالا اگر شما به جای ۴ سال، پروژه را در مدت ۸ سال انجام دهید قطعا در آن زمان، هزینه های شما بسیار افرایش یافته است و وضعیت مالی شما از ۳ حالت خارج نیست: یا ضرر کرده اید. با درآمد و هزینه نهایی شما تقریبا سر به سر شده است و یا اینکه با درصد سود ناچیزی، این پروژه را انجام داده اید. حتی ممکن است در اواسط پروژه متوجه شوید که دیگر انجام این پروژه برای شما مقرون به صرفه نیست و نمی توانید ادامه دهید. پس باید توجه زیادی به تاخیرات پروژه خود داشته باشید.

۳- ضرر ناشی از از دست دادن بازار رقابت: اگر کارفرما احساس کنند که شما نمی توانید پروژه را در مدت زمان تعیین شده به پایان برسانید و از طرف دیگر، عامل زمان برای کارفرما مهم باشد، می تواند کل کار یا بخشی از آن را را به یک پیمانکار دیگری واگذار کند. در هر دو صورت به اعتبار و وجهه شرکت شما لطمه وارد می شود و این موضوع ممکن است باعث شود رقبای شما، از شما پیشی بگیرند و در آینده پروژه های بزرگ به آن ها واگذار شود.

در هر صورت، همیشه افراد با شرکت هایی هستند که از شما برترند و اگر شما توانید کار را در زمان مقرر و با کیفیت مد نظر کارفرما انجام دهید، رقبای شما وارد میدان خواهند شد و ممکن است شما آن پروژه را از دست بدهید.

۴- ضرر ناشی از بیکاری و عدم اشتغال در کشور: اگر شما کارخانه را در مدت ۴ سال بسازید و تحویل دهید مثلا ۵۰۰ نفر در کارخانه مشغول به کار می شوند اما اگر پروژه را در مدت ۸ سال انجام دهید. همین تعداد افراد ۴، سال دیرتر سر کار می روند و معظلاتی مثل جرم، جنایت، طلاق، فسادهای اخلاقی و … که ناشی از بیکاری است گریبانگیر جامعه خواهد شود. پس در نگاه کلان، تاخیر در اتمام پروژه ها می تواند باعث ایجاد معضلات اجتماعی مخفی شود.

۵-کاهش درآمد دولت و رفاه اجتماعی مردم:

همانطور که می دانید، بخشی از درآمدهای پروژه های بزرگ، در اختیار دولت قرار می گیرد و با چنین درآمدهایی است که دولت می تواند امکانات رفاهی و گردشگری را در داخل شهرها توسعه دهد. حال اگر پروژه ها با اخیر به پایان برسند قطعا درآمد دولت هم کاهش می یابد و این موضوع، باعث کاهش رفاه اجتماعی مردم نیز خواهد شد.

اما در پایان این قسمت، می توانم بگویم که مهمترین رسالت مدیریت پروژه ایجاد تعهد و مسئولیت در قبال برنامه زمانبندی است که می تواند مانع از تاخیر به این پروژه و ضررهای ناشی از آن گردد.

مهارت های مورد نیاز برای موفقیت در حرفه برنامه ریزی و کنترل پروژه

با تجربه ای که در تا کنون در زمینه برنامه ریزی و کنترل پروژه به دست آورده ام، به این عقیده رسیده ام که برای موفقیت در این حرفه بسیار مهم، باید مهارت های خاصی را آموخت. در غیر این صورت موفقیتی حاصل نخواهد شد.

من این مهارت ها را به صورت قدم به قدم، برای شما بیان کرده ام که می توانید در نمودار صفحه بعد، آن را ملاحظه کنید.

امیدوارم با تلاش و کوشش بتوانید این مهارت ها را کسب کنید و تغییرات چشمگیری را در پروژه ها و سیستم کاری خود ایجاد کنید.

خب دوستان من، در قسمت های قبلی، شما با روش کار سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه تا اندازه زیادی آشنا شدید.

امیدوارم با مطالعه دقیق این مطالب و عمل کردن به آموزه های آن موفقیت چشمگیری در کار خود داشته باشید و همه با کمک هم بتوانیم دانش مدیریت پروژه را در کشورمان رشد دهیم.

با آرزوی موفقیت شما در تمام پروژه های آینده.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آشنایی با سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو برای ما کامنت کنید تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش بازبینی پروژه

آموزش بازبینی پروژه در مدیریت پروژه(مرحله ۱۲ام)

آموزش بازبینی پروژه

آموزش بازبینی پروژه : در آموزش های قبلی تا مرحله یازدهم آموزش مدیریت پروژه را آموختیم. در این آموزش قصد داریم به ادامه مراحل بپردازیم. اگر از این سری آموزش ها لذت بردید حتما به دوستان علاقه مند خود هم این آموزش را پیشنهاد دهید.

 

آموزش بازبینی پروژه

 

مرحله دوازدهم: بازبینی پروژه

آخرین مرحله مدیریت پروژه بازبینی پروژه است. پیمانکاران معمولا به دلایل مختلفی از انجام این مرحله اجتناب می کنند.

ممکن است زمان کافی برای انجام آن نداشته باشند یا ممکن است همه کارها خیلی خوب پیش می رود و ان ها فکر می کنند که نیاز به بازبینی نیست یا اینکه شاید پروژه خیلی بد پیش رفته است و آن ها نمی خواهند بازبینی را انجام دهند. یا حتی ممکن است فکر کنند که در آینده پروژه ای شبیه به این پروژه وجود ندارد پس بنابراین دلیلی برای بازبینی وجود ندارد.

اما تمام این دلایل، برای پرهیز از بازبینی اشتباه است و این بسیار مهم است که در پروژه خودتان بازبینی داشته باشید و تجربیات پروژه خود را ثبت کنید. شاید فکر کنید که در آینده همه اتفاقات پروژه خود را به یاد خواهید آورد اما واقعیت این است که شما در طول یک یا دو سال تمام تجربیات و اتفاقات پروژه را فراموش خواهید کرد.

تصور کنید پس از مدتی سازمان، مستندات و اطلاعات پروژه قبلی را از شما بخواهد، در این صورت شما چه کار می کنید؟

اگر تجربیات پروژه خود را ثبت نکرده باشید، چگونه می خواهید جوابگوی سازمان خود باشید؟ و یا چگونه می خواهید برای پروژه جدید که مشابه پروژه قبلی است. برنامه ریزی نسبتا مطمئنی را انجام دهید؟

بنابراین یکی از وظایف مهم مدیریت پروژه، اطمینان از انجام بازبینی در پروژه است. اما سوال مهم این است که ما چه زمانی و چگونه، باید عمل بازبینی را انجام دهیم؟

پاسخ: شما باید در طول اجرای پروژه، عمل مستند سازی تجربیات را انجام دهید. به عبارت دیگر شما باید اتفاقات واقعی پروژه را که شامل تاریخ های شروع و پایان واقعی فعالیت ها، احجام اجرا شده، مدت زمان اجرای فعالیت ها مشکلات و خطرات پیش آمده، تصاویر پیشرفت بخش های مختلف پروژه و موارد دیگر را به طور منظم کنترل و ثبت نمایید تا اینکه در پایان پروژه بتونید عمل بازبینی را انجام دهید.

پس به یاد داشته باشید که پیش نیاز بازبینی پروژه مستند سازی تجربیات است که باید در طول اجرای پروژه انجام شود و عمل بازبینی در پایان پروژه انجام می شود.

حالا به سراغ پروژه واقعی خودمان می رویم:

حامد در طول اجرای پروژه علاوه بر کنترل و ارزیابی دوره ای عملکرد خود به موضوع مستند سازی تجربیات نیز اهمیت زیادی میداد. بنابراین با اتمام پروژه کار او برای انجام بازبینی بسیار راحت است.

در واقع کافی است که او اطلاعات و مستندات پروژه را که در طول اجرای پروژه جمع آوری کرده است، یکپارچه کرده و آن ها را به یک گزارش جامع و کامل تبدیل کند. عنوان این گزارش عبارت است از: بازبینی و ارزیابی عملکرد پروژه.

حامد از همان ابتدای پروژه می دانست که برای انجام پروژه های مشابه در آینده، به مستندات و تجربیات این پروژه نیاز خواهد داشت. به همین دلیل از همان ابتدای کار، توجه زیادی به موضوع مستند سازی تجربیات داشت.

به طور کلی، گزارش بازبینی عملکرد پروژه، شامل موضوعات و اطلاعات بسیار مهمی است که در ادامه با آن آشنا خواهید شد ولی نکته مهم این است که شما باید این اطلاعات را با دقت زیادی جمع آوری کنید تا گزارش بازبینی شما دقیق و قابل استناد باشد.

حالا با هم خلاصه ای از گزارش بازبینی حامد را بررسی می کنیم. همانطور که ملاحظه خواهید کرد. این گزارش دارای بخش های مختلفی است که حامد برای جمع آوری آن ها، تلاش زیادی کرده است.

 

مدت زمان و تاریخ های شروع و پایان کل پروژه

 

مشخصات واقعی تحویل شدنی های کلان پروژه

 

درامد محقق شده در پروژه

 

 

احجام اجرا شده در پروژه

 

 

 

 

جدول نهایی ساختار شکست قیمت پروژه

 

 

نمودار WBS نهایی پروژه

 

نمودار ساختار شکست پروژه

 

ریسک های پروژه

 

 

نمودار گانت اولیه و نهایی پروژه

 

 

 

حتما بخوانید : ۱۰ اشتباه بزرگ در مدیریت هزینه پروژه

ارزیابی و تحلیل نهایی پروژه

در ادام آموزش بازبینی پروژه یکی از مهمترین بخش های بازبینی پروژه، تحلیل و ارزیابی پروژه است.

در این بخش، نقاط قوت و ضعف پروژه همینطور کلیه تجربیات و مواردی که در طول اجرای پروژه آموخته ایم مورد بررسی قرار می گیرد.

اما ارزیابی و تحلیل نهایی حامد از این پروژه، به این صورت است:

مدت زمان اولیه این پروژه ۶ ماه بود که از همان ابتدا با توجه به مشکلاتی مانند: آماده نبودن نقشه ها، مشکلات مالی کارفرما کمبود مصالح و متریال مورد نیاز و موارد دیگر، پیش بینی می شد که این پروژه به مدت زمان بیشتری برای اجرا نیاز دارد در هر صورت، تمام مشکلات فوق در این پروژه اتفاق افتاد و در نهایت پروژه در مدت زمان ۱۴ ماه به پایان رسید.

مهمترین عواملی که باعث ایجاد تاخیر در این پروژه شد عبارتند از:

  1. تاخیر در ابلاغ نقشه ها توسط کارفرما
  2. تاخیر زیاد در پرداخت مطالبات پیمانکار
  3.  انتظارات لحظه ای کارفرما که بیشتر اوقات برنامه ریزی پیمانکار را به هم می ریخت.

اما على رغم تلاش پیمانکار برای به دست آوردن سود بیشتر، این پروژه با حاشیه سود ۱۸٫۸% به پایان رسید این در حالی است که حاشیه سود پیش بینی شده در ابتدای پروژه از %۳۰ بود، در نتیجه سود محقق شده، مطلوب نیست.

در واقع افزایش زمان پروژه، سبب شد تا هزینه های پیمانکار نیز افزایش یابد.

هزینه هایی مانند: حقوق و دستمزد نیروی انسانی، غذای نفرات، بیمه نفرات، مالیات و هزینه اجاره خوابگاه. در مجموع، سود پیمانکار در این پروژه ۵۴٫۰۶۲٫۵۰۰ تومان بود. اگر پروژه در همان مدت زمان اولیه یعنی ۶ ماه به پایان می رسید، درآمد پیمانکار در هر ماه برابر بود با:

۵۴۰۶۲۵۰۰/۶=۹۰۱۰۴۱۶

اما الان که پروژه در مدت زمان ۱۴ ماه به پایان رسیده است. درآمد متوسط ماهانه پیمانکار عبارت است از:

۵۴۰۶۲۵۰۰/۱۴=۳۸۶۱۶۰۷

این موضوع نشان می دهد که تاخیرات ایجاد شده در پروژه، درآمد متوسط مامانه پیمانکار را به مقدار یک سوم کاهش داده است

نکته مهم دیگر این است که اگر پروژه در مدت ۶ ماه انجام می شد. شاید پیمانکار می توانست پس از پایان این پروژه، پروژه مناسب دیگری را به دست آورد، اما طولانی شدن پروژه، تمام وقت، توان و فرصت های کاری احتمالی آینده را از پیمانکار گرفت.

در حال حاضر، درآمد روزانه یک استاد کار آرماتوربند و قالب بند برابر است با: ۱۵۰٫۰۰۰ تومان

اگر این عدد را در ۳۰ ضرب کنیم درآمد ماهانه این استاد کار برابر می شود با: ۴٫۵۰۰٫۰۰۰ تومان

در این پروژه، متوسط درآمد ماهانه پیمانکار کمتر از درآمد یک استاد کار آرماتوربند و قالب بند شده است در نتیجه، این پروژه برای پیمانکار، به عنوان یک پروژه ضعیف و با سود آوری کم محسوب می شود از آنجا که پیمانکار در گذشته مشابه چنین پروژه ای را انجام داده بود و با روش های اجرایی این پروژه کاملا آشنا بود لذا این پروژه، از این نظر نکته آموزنده ای برای او نداشت.

ولی به هر صورت، این پروژه نیز مثل هر پروژه دیگری، نکات آموزنده ای برای پیمانکار داشت.

در ادامه آموزش بازبینی پروژه به عنوان مثال، پیمانکار با انجام این پروژه به این نتیجه رسید که در پروژه های آینده بایستی به موضوع برنامه ریزی و کنترل پروژه اهمیت بیشتری بدهد، خصوصا به موضوعاتی مثل: کنترل هزینه ها، تحلیل در آمد و هزینه های پروژه، مستند سازی تجربیات، برنامه ریزی ریسک و البته برنامه ریزی برای فعالیت های پروژه.

نکته آموزنده دیگر برای پیمانکار این بود که منبعد باید در مرحله قیمت گذاری بیشتر دقت و تأمل نماید خصوصا در موضوعاتی مثل: سود پیش بینی شده و برآورد هزینه ها، باید بیشتر دقت و تامل کند تا اینکه در نهایت بتواند در پروژه های آینده، موفق تر عمل کرده و سود بیشتری را به دست آورد.

 

خب دوستان من، این بود فرایند ۱۲ مرحله ای مدیریت پروژه که با هم مراحل مختلف آن را با یک مثال واقعی بررسی کردیم. امیدوارم با مطالعه دقیق این قسمت، با روش صحیح مدیریت پروژه، آشنا شده باشید و بتوانید این مراحل را با موفقیت در پروژه های خود اجرا کنید.

اما در ادامه آموزش مدیریت پروژه، قصد دارم تا مطالب بسیار مهمی را در مورد سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه و نقش آن در مدیریت پروژه برای شما بیان کنم. لطفا با من همراه باشید.

آشنایی با سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه

 

من در این قسمت قصد دارم تا مطالب مهمی را در مورد سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه بیان کنم.

امیدوارم تا اینجا، آموزش مدیریت پروژه را، با دقت و تأمل، مطالعه کرده باشید.

اگر موافق باشید یک بار دیگر مراحل مدیریت پروژه را با هم مرور کنیم:

  • مرحله اول: تعریف دقیق پروژه
  • مرحله دوم: تهیه فهرست فعالیت های پروژه
  • مرحله سوم: برآورد زمان فعالیت های پروژه
  • مرحله چهارم: برآورد زمان کل پروژه
  • مرحله پنجم: کوتاه کردن زمان پروژه
  • مرحله ششم: تهیه نمودار گانت
  • مرحله هفتم: بررسی منابع مورد نیاز پروژه
  • مرحله هشتم: برنامه ریزی ریسک
  • مرحله نهم: کنترل پیشرفت پروژه
  • مرحله دهم: کنترل هزینه های پروژه
  • مرحله یازدهم : برنامه ریزی مجدد برای پروژه
  • مرحله دوازدهم: بازبینی پروژه

شما در قسمت های قبلی، با چگونگی انجام هر مرحله آشنا شدید.

لطفا یک بار دیگر مراحل مدیریت پروژه را با دقت مرور کنید.

درست متوجه شده اید، اکثر فعالیت های مربوط به مدیریت پروژه، مربوط می شوند به فعالیت های مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه. پس نتیجه می گیریم که مدیریت پروژه. اساسا پیرامون موضوع برنامه ریزی است.

یک سوال: به نظر شما یک مدیر پروژه چگونه می تواند تمام این مراحل بالا را انجام دهد؟

جواب: قطعا مدیر پروژه برای انجام وظایف و مسئولیت های خود به تعدادی از کارشناسان حرفه ای برنامه ریزی و کنترل پروژه نیاز دارد. به عبارت دیگر، دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه میتواند به عنوان یک ابزار بسیار کارآمد و مفید، در اختیار مدیر پروژه قرار بگیرد تا او بتواند پروژه را با موفقیت به پایان برساند و این جایگاه واقعی سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه است.

تعریف ساده برنامه ریزی و کنترل پروژه

اگر بخواهم در یک جمله دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه را تعریف کنم خواهم گفت:

دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه، وسیله ای برای مچ گیری از پیمانکاران و نیروهای اجرایی نیست بلکه یک زبان مشترک است برای بیان نیازها و اندازه گیری زحمات.

واقعیت این است که مسئولین پروژه ها در سطوح مختلف و حتی مسئولین و کارشناسان واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه هر کدام انتظارات، دیدگاه ها و نظرات مختلفی در مورد عملکرد واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه دارند و هنوز در این مورد به اتفاق نظر نرسیده اند. همانطور که قبلا هم گفته ام، عنوان صحیح این واحد عبارت است از: واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه اما متاسفانه معمولا در سازمان ها و شرکت های پیمانکاری، این واحد را با عنوان واحد کنترل پروژه نام می برند و قسمت برنامه ریزی آن را حذف می کنند.

در ادامه آموزش بازبینی پروژه من فکر می کنم علت اصلی این اختلاف نظر ها در مورد سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه جوان بودن دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه در کشور ماست وگرنه در کشورهای پیشرفته، سیستم کاری واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه کاملا مشخص است و معمولا این واحد، جزو مهمترین و موفق ترین واحد ها در هر پروژه ای محسوب می شود. البته به نظر من، ما هم می توانیم در کشور خودمان، با کمی تلاش بیشتر، انجام مطالعه و کار تحقیقاتی موفقیت های زیادی را در زمینه مدیریت پروژه کسب کنیم. به شرط اینکه بخواهیم.

دیدگاه های اشتباه درباره برنامه ریزی و کنترل پروژه

اما در اینجا قصد داردم تا به برخی از دیدگاه های اشتباه در مورد برنامه ریزی و کنترل پروژه اشاره کنم:

دیدگاه اشتباه اول: می توانیم بدون وجود برنامه، پروژه را شروع کنیم.

دیدگاه صحیح: بدون وجود اولین نسخه از برنامه ها، شروع پروژه ممنوع است. اجرای پروژه یعنی محقق کردن برنامه ها پس بنابراین، تا وقتی که اولین نسخه از برنامه ها را کامل نکرده باشید، نباید اجرای پروژه را شروع کنید.

دیدگاه اشتباه دوم: ما ابتدا برنامه ریزی می کنیم، سپس پروژه را شروع می کنیم و دیگر با برنامه ریزی کاری نداریم.

دیدگاه صحیح: فرآیند برنامه ریزی از ابتدای پروژه شروع می شود و تا پایان پروژه ادامه دارد.

بنابراین ما به طور دائم، باید برنامه های خود را اصلاح کرده و آن ها را بهبود ببخشیم تا پروژه با شرایط بهتری به پیش برود.

دیدگاه اشتباه سوم: برای پیاده سازی دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه، به یک محیط ایده آل نیاز داریم.

دیدگاه صحیح: جایی که شما به مدیر پروژه، سرپرست اجرا و … نیاز دارید. پس به برنامه ریزی و کنترل پروژه هم نیاز خواهید داشت و شما بدون داشتن یک تیم کامل نمی توانید با موفقیت، پروژه را اداره کنید.

دیدگاه اشتباه چهارم: برنامه زمانبندی پروژه ثابت است و تا پایان پروژه نباید آن را تغییر دهیم.

دیدگاه صحیح، برنامه زمانبندی، در واقع مدل شبیه سازی شده پروژه است و کاملا پویاست علاوه بر این ما باید هر ماه، اطلاعات واقعی را در برنامه وارد کنیم. در نتیجه، برنامه زمانبندی دائما در حال تغییر است.

اما شاید سوال کنید که واقعا در یک پروژه، چه نیازی به برنامه ریزی وجود دارد؟ چرا باید برنامه ریزی کنیم؟

پاسخ این است که به ۵ دلیل، نیاز به برنامه ریزی داریم:

  • به ارزیابی وضعیت واقعی پروژه
  • برنامه ریزی و چاره اندیشی برای آینده
  • یافتن راه حل برای مشکلات احتمالی در آینده
  • جلوگیری از ایجاد تاخیر در پروژه
  •  احتمال موفقیت بیشتر در پروژه

فکر نمی کنم که موارد بالا، نیاز به توضیح خاصی داشته باشد، چرا که با کمی فکر کردن، به راحتی می توانیم اهمیت آن ها را درک کنیم.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش بازبینی پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش کنترل پروژه

آموزش کنترل پروژه رایگان (۹ام ۱۰ام ۱۱ام)

آموزش کنترل پروژه

آموزش کنترل پروژه : در آموزش‌های قبلی تا مرحله هشتم از دوازده مرحله آموزش مدیریت پروژه را آموزش دادیم و یاد گرفتید. دراین مطلب قصد داریم به آموزش مراحل نهم تا دوازدهم که همگی مربوط به زمان اجرای پروژه هستند بپردازیم و شما کارهای بسیار مهمی را باید در این مراحل انجام دهید پس با ما همراه باشید.

 

آموزش کنترل پروژه

 

مراحل نهم، دهم و یازدهم؛ کنترل پیشرفت، کنترل هزینه ها و برنامه ریزی مجدد

تا الان شما پروژه خود را تعریف کرده‌اید و برنامه‌ریزی‌های لازم را برای شروع کار انجام داده‌اید. حالا وقت شروع پروژه است. سعی کنید حتما از همان ابتدای پروژه، با برنامه ریزی کار کنید. یک تصور اشتباه در مورد برنامه‌ریزی این است که برنامه ریزی فقط یک بار اتفاق می افتد، آن هم قبل از شروع کار و دیگر نیازی به برنامه ریزی وجود ندارد.

اما دیدگاه درست این است که پیمانکار ابتدا باید یک برنامه زمانبندی اولیه را تهیه نماید و آن را به کارفرما تحویل دهد، سپس با شروع پروژه، برای هر هفته یک برنامه هفتگی داشته باشد و سعی کند تا حد امکان، همه فعالیت های این برنامه را انجام دهد.

نکته بسیار مهم این است که شما باید هنگام تهیه برنامه هفتگی، به تاریخ های شروع و پایان برنامه اولیه پروژه نیز توجه کنید، همچنین باید در پایان هر ماه، برنامه زمانبندی اولیه خود را نیز، به روز کنید.

برای به روز کردن برنامه، به اطلاعات مهمی مثل: تاریخ شروع و پایان واقعی فعالیت ها، تاریخ ابلاغ نقشه های اجرایی و پیشرفت واقعی فعالیت ها نیاز دارید.

برای به دست آوردن این اطلاعات. شما باید به صورت روزانه روند اجرای فعالیت های پروژه را کنترل کنید و اطلاعات به دست آمده را در فرم هایی کنترلی مناسبی که از قبل تهیه کرده اید، ثبت کنید.

پس به طور کلی، کارهایی که شما باید در مرحله نهم و دهم انجام دهید عبارت است از:

  1. تهیه برنامه هفتگی با در نظر گرفتن تاریخ های شروع و پایان فعالیت ها در برنامه زمانبندی اولیه پروژه و کنترل روزانه این برنامه هفتگی
  2. کنترل و ثبت کردن اطلاعات واقعی پروژه مثل تاریخ های شروع و پایان فعالیت ها، پیشرفت فعالیت ها، ورود و خروج مصالح و تجهیزات، وضعیت ابلاغ نقشه های پروژه، موانع و مشکلات کار، احجام اجرا شده و موارد دیگر به صورت روزانه
  3.  وارد کردن اطلاعات واقعی در برنامه زمانبندی اولیه و به روز کردن آن
  4. تهیه گزارشات پیشرفت پروژه مثل گزارش روزانه، هفتگی، ماهانه (تحلیلی)
  5. کنترل و ثبت درآمد و هزینه های پروژه در پایان هر ماه و تهیه گزارشی با عنوان: تحلیل درآمد و هزینه های پروژه

 

 

با انجام این اقدامات کنترلی، شما در پایان هر ماه می دانید که:

تا الان، چه کارهایی انجام شده است؟ چه مقدار از برنامه اولیه خود عقب هستید؟ آیا تا الان پروژه شما سود آور بوده است یا نه؟ و موارد بسیار مهم دیگر را.

پس این نکته بسیار مهم را به خاطر بسپارید که: اول برنامه رتری و سپس کنترل.

در واقع اگر شما برنامه ای نداشته باشید، کنترل هم معنایی ندارد. شما چه چیزی را می خواهید کنترل کنید؟

 

به طور کلی کنترل پروژه می تواند در موارد زیر باشد:

  1. تا الان چه فعالیت هایی انجام شده است؟
  2. پیشرفت فیزیکی پروژه تا الان چند درصد است؟
  3. چقدر از برنامه زمانبندی عقب هستیم؟
  4. چند روز تاخیر در پروژه ایجاده شده است؟
  5. تاخیرات ایجاد شده مربوط به چه فعالیت هایی هستند؟
  6. چه راه حلی برای جبران این تاخیرات وجود دارد؟
  7. هزینه واقعی ما تا الان چقدر بوده است؟
  8. آیا تا الان، پروژه ما سودآور بوده است یا ضرر ده؟
  9. و موارد دیگر

در ادامه، این سه مرحله بسیار مهم را با جزئیات بیشتری برای شما بیان می کننم تا با اهمیت آن ها بیشتر آشنا شوید.

حالا به سراغ پروژه واقعی خودمان می رویم.

حامد در تاریخ ۹۵/۱۰/۰۸ همراه با دو استاد کار آرماتوربند و قالب بند به محل پروژه می رود. پس از صحبت هایی ابتدایی با سرپرست کارگاه و واحد امور قراردادها، نقشه Pipe 01+220 را تحویل می گیرد و همان روز، بتن مگر فونداسیون این آبرو را اجرا می کند ولی از روز بعد، یک برنامه هفتگی برای خود تهیه می کنند و هر روز پیشرفت کار را طبق آن، کنترل می کند. جالب اینجاست که پیش بینی حامد محقق می شود و کارفرما نمی تواند تمام نقشه ها را در همان هفته اول، تهیه و به حاصد ابلاع کند.

به هر حال، کارفرما به مرور زمان نقشه ها را به تهیه و ابلاغ میکند و حامد نیز با توجه به روند ابلاغ نقشه ها، حجم کار و اولویت های کارفرما، تعداد نفرات خود را کاهش یا افزایش می دهد و برای اجرای فعالیت های پروژه، برنامه ریزی می کند.

این یک واقعیت مسلم است که اگر پیمانکار برای کار خود برنامه ریزی نداشته باشد، مجبور است طبق برنامه کارفرما کار کند، و این اصلا به صلاح پیمانکار نیست. چرا که پیمانکار، مجری کار است و مسئولیت نهایی کار به عهده اوست، پس خود پیمانکار نیز باید برای فعالیت های خود، برنامه ریزی کند.

روش صحیح این است که پیمانکار ابتدا برای کار خود، برنامه ریزی کند و سپس هماهنگی های لازم را با کارفرما انجام دهد. این کار باعث می شود تا کارفرما از برنامه اجرایی پیمانکار مطلع شود و حمایت های لازم را برای تحقق آن انجام دهد.

شکل زیر، یکی از برنامه های هفتگی حامد است که در ابتدای پروژه تهیه شده است:

 

جدول مربوط به آموزش کنترل پروژه

 

حامد پیمانکار باتجربه ای است. او در این پروژه به دنبال سود است و به هیچ وجه نمیخواهد ضرر کند.

بنابراین او هر روز تلاش می کند تا کارها طبق برنامه ریزی پیش برود و به شکلی نیروی انسانی خود را مدیریت می کند که با کمترین زمان بیکاری، کار خود را انجام دهند.

یکی از اتفاقات این پروژه که البته قبلا پیش بینی نشده بود. لزوم اجراء سنگ بتن در فونداسیون Wall 0+860 و BOX 01+055 بود. حامد نیز پس از انجام آنالیز هزینه، مبلغ ۵۰۰۰ تومان را برای اجرای یک مترمکعب سنگ بتن پیشنهاد میدهد که مورد تایید کارفرما قرار می گیرند. این یکی از مهمترین کارهای پیش بینی نشده این پروژه بود.

به همین صورت، حامد تمام اتفاقات و رویدادهای واقعی پروژه را به صورت روزانه کنترل می کند و این اطلاعات را در فایلهای کنترلی که قبلا تهیه کرده است، ثبت می کند. اطلاعاتی مثل تاریخ شروع و پایان واقعی فعالیت ها مشکلاتی که باعث توقف کار او شده است. تاریخ ابلاغ نقشه ها، کارهایی که خارج از قرارداد انجام داده است هزینه های واقعی پروژه، فعالیت های انجام شده در طی روز، لیست حضور و غیاب نفرات و موارد دیگر.

در نتیجه لو در پایان هر ماه، اطلاعات بسیار مهمی را درباره عملکرد پروژه خود در اخبار دارد اطلاعاتی مثل پیشرفت فیزیکی پروژه، وضعیت پروژه از لحات مالی. برنامه ریزی برای کارهای باقیمانده و …

همانطور که گفتم، حامد در پایان هر ماه، عملکرد پروژه خود را ارزیابی کرده و برای ماه بعد نیز برنامه ریزی می کند.

حالا به عنوان نمونه، یک مورد از کنترل ها و ارزیابی های حامد را با هم بررسی می کنیم. این ارزیابی در تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱ انجام شده است.

 

 

 

 

 

 

 

در ادامه آموزش کنترل پروژه همانطور که ملاحظه می کنید، در جداول فوق تاریخ های شروع و پایان واقعی فعالیت ها بر اساس تاریخ شمسی وارد شده است. حالا حامد قصد دارد تا پیشرفت فیزیکی پیش بینی و واقعی پروژه را نیز تا تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱ محاسبه کند و سپس برنامه خود را به روز رسانی کند.

برای محاسبه پیشرفت فیزیکی واقعی پروژه، او باید به فعالیت های پروژه وزن فیزیکی اختصاص دهد. برای اینکار باید در نرم افزار Microsoft Project یک ستون را از نوع Number به برنامه خود اضافه کند، سپس وارد قسمت تنظیمات این ستون شود، گزینه Roll up را انتخاب کند و سپس حالت SUM را انتخاب کند تا اعداد داخل سلول ها، با هم جمع شوند که در نهایت جمع آن ها باید مساوی با عدد ۱۰۰ باشد.

حالا حامد باید ستون Physical% Complete را به برنامه خود اضافه کند و در این ستون، پیشرفت واقعی فعالیت ها را تا تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱ وارد نماید.

در نهایت، او باید یک شون دیگر از نوع Number به برنامه اضافه کند و فرمول محاسبه پیشرفت فیزیکی واقعی را در آن وارد نماید.

در این قسمت نیز او باید وارد تنظیمات این ستون شود، ابتدا گزینه Rollup و سپس حالت SUM را انتخاب کند تا اعداد داخل سلول ها با هم جمع شوند و در نهایت، پیشرفت فیزیکی واقعی پروژه محاسبه شود.

فرمول محاسبه پیشرفت فیزیکی واقعی عبارت است از: (عدد ۱۰۰ در مخرج است)

Σ( وزن فیزیکی*پیشرفت واقعی فعالیت / ۱۰۰)

برای محاسبه پیشرفت فیزیکی پیش بینی نیز، کافی است ستون %Complete را به برنامه خود اضافه نماید و برنامه را تا تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱ به روز کند. در این صورت نرم افزار به صورت خودکار، بر اساس زمان سپری شده از پروژه، پیشرفت فیزیکی پیش بینی پروژه را محاسبه می کند.

حالا حامد باید تاریخ های شروع و پایان واقعی و نیز پیشرفت واقعی فعالیت ها را در برنامه اولیه پروژه وارد کند و سپس پروژه را تا تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱ Reschedule (برنامه ریزی مجدد) نماید.

توصیه من این است که حتی الامکان هنگام استفاده از نرم افزار MSP، از قفل سخت افزاری پرنیان استفاده نمایید. با استفاده از این سخت افزار، تاریخ های شروع و پایان فعالیت ها به صورت تاریخ های شمسی نمایش داده می شود و این قابلیت مهم، سرعت کار شما را تا اندازه بسیار زیادی افزایش خواهد داد.

من فایل برنامه به روز شده پروژه تا تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱ را در داخل DVD برای شما قرار داده ام که البته تاریخ های آن به صورت میلادی است و شما میتوانید خودتان آن ها را به تاریخ شمسی تبدیل کنید.

 

حتما بخوانید : آموزش ام اس پی رایگان

 

البته یه راهکار بسیار ساده وجود دارد که با استفاده از آن می توانید تاریخ های میلادی و شمسی را به یکدیگر تبدیل کنید. بله. در اکسل ۲۰۱۶ این قابلیت بسیار مهم وجود دارد.

حالا حامد پس از انجام محاسبات لازم و به روز کردن برنامه خود تا تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱، به این نتیجه می رسد که:

  • – پیشرفت فیزیکی پیش بینی پروژه برابر است باد: ۸۷%
  • – پیشرفت فیزیکی واقعی پروژه برابر است با: ۳۲%
  • – درصد عقب ماندگی از برنامه برابر است با: ۵۵%
  • – پیشرفت ریالی پروژه برابر است با: ( ۳۸٫۷%  = ۸۷۹,۰۰۹,۰۵۰/۲,۲۶۸,۵۰۰,۰۰۰  )

تاریخ پایان پیش بینی پروژه پس از Reschedule کردن برنامه، برابر است با: ۲۰۱۷/۰۹/۲۷ معادل ۱۳۹۶/۰۹/۲۷ تاخیرات ایجاد شده در پروژه نیز برابر است با: ۶۷ روز

لازم به ذکر است که فرمول محاسبه تأخیرات پروژه عبارت است از:

FINISH VARIANCE = FINISH – BASELINE FINISH

اما یک سوال بسیار مهم در اینجا این است که علت تأخیرات ایجاد شده چیست؟

قبل از تحلیل و بررسی علت تأخیرات، لازم است ۲ نکته را بیان کنم:

  1. ۲ روز در دی ماه ۹۵ و نیز از تاریخ ۹۵/۱۱/۲۴ الی ۹۵/۱۲/۰۵ به دلیل بارش سنگین برف، کارگاه تعطیل بوده است که این تعطیلی ها در جدول تحلیل تاخیرات پروژه لحاظ شده و به عنوان تاخیرات مجاز، محسوب شده است.
  2. مشکلاتی مثل کمبود نقدینگی در پروژه و عدم تامین به موقع بتن، میلگرد و … توسط کارفرما که در اکثر پروژه ها وجود دارد، در این پروژه نیز وجود داشته است. اما تا زمان بررسی تأخیرات پروژه (تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱) این مشکلات نقش پررنگی در این پروژه نداشت و می توان گفت مهمترین عاملی که باعث ایجاد تاخیر در این پروژه شده است تاخیر در ابلاغ و یا عدم ابلاغ نقشه ها بوده است.

این جدول تحلیل تاخیرات پروژه است که توسط حامد تهیه شده است:

 

 

اما سوال مهمتر این است که: برای جبران این تخیرات چه راه کار عملی وجود دارد؟

اگر خاطرتان باشد در مراحل قبل گفتم که زمان در این پروژه عامل اصلی نیست بلکه کیفیت عامل اصلی است.

دلیلش هم این بود که همه نقشه ها در همان ابتدای پروژه آماده نبود و کارفرما هم دلیل منطقی برای اجراء پروژه در مدت ۶ ماه ارائه نمی داد. از ابتدای پروژه یعنی از تاریخ ۹۵/۱۰/۰۸ تا تاریخ بررسی یعنی ۹۶/۰۲/۳۱، تقریبا ۶۰% نقشه ها ابلاغ شده و ما بقی هنوز ابلاغ نشده است. به هر صورت، حامد این را می دانند که با افزایش زمان پروژه، هزینه های بالاسری او افزایش می یابد و احتمال سود آور بودن، پروژه نیز کاهش می یابد.

بنابراین او تصمیم می گیرد برای جبران تاخیرات ایجاد شده، کارهای زیر را به صورت روزانه پیگیری نماید:

  1. پیگیری برای دریافت مابقی نقشه ها
  2. کنترل دقیق تردرآمدها و هزینه های پروژه به صورت روزانه
  3. توجه بیشتر به کیفیت اجرای ابنیه فنی
  4. تهیه برنامه روزانه بر مبنای برنامه هفتگی و اجرای آن به صورت کامل
  5. صورتجلسه کردن فعالیت های انجام شده خارج از قرارداد و مطالبه کردن هزینه آن از کارفرما
  6. حضور مستمر و فعال در پای کار، برای مدیریت هر چه بهتر نیروی انسانی

اما هنوز در مورد دیگر هست که نیاز به بررسی و کنترل دارد:

  1. ریسک های پروژه
  2. وضعیت مالی پروژه

از ابتدای پروژه تا تاریخ بررسی و کنترل عملکرد یعنی ۹۶/۰۲/۳۱، مشکلاتی پیش آمده است که حامد از قبل بیشتر آن ها را پیش بینی کرده است. حالا حامد قصد دارد تا برنامه ریسک پروژه را نیز مطابق ماه های گذشته، به روز کرده و احتمالا ریسک های جدیدی را برای ادامه پروژه پیش بینی کند.

 

 

این برنامه ریسک حامد است که تا تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱ به روز شده است:

همانطور که ملاحظه کردید، خوشبختانه تا الان مشکلات پیش آمده، توانسته است خطر جدی را برای حامد به وجود آورد و حامد تا الان توانسته است بیشتر مشکلات و خطرات پیش آمده را مدیریت کرده و خطر آن ها را کاهش دهد، اما الان حامد قصد دارد تا وضعیت پروژه خود را از لحاظ مالی بررسی کند. برای هر پیمانکاری بسیار مهم است که بداند آیا تا الان پروژه او سود آور بوده است یا نه؟ اگر تا الان ضرر کرده است، برای جبران این ضرر، چه کارهایی را باید انجام دهد؟ و موارد دیگر.

از ابتدای پروژه، حامد سعی کرده است به گونه ای پروژه خود را مدیریت کند تا بیشترین سود ممکن را به دست اورد.

حامد تا الان، کارهایی را خارج از قرارداد انجام داده است. البته او همه این کارها را با هماهنگی قبلی با کارفرما انجام داده است و تا الان، تمام آن کارها را با کارفرما صورتجلسه کرده و کارفرما هم متعهد شده است که هزینه آن را پرداخت کند.

در اینجا من فقط یک نمونه را برای روشن تر شدن مطلب بیان می کنم.

حامد برای ادامه آرماتور بندی و قالب بندی دیوار حائل ۱۸۱+۰۱، باید دو طرف دیوار را داربست فلزی ببندد. این آیتم در قرارداد حامد نیست و یک کار خارج از قرارداد محسوب می شود.

حامد ابتدا این موضوع را با کارفرما مطرح می کند، از آن جایی که کارفرما نفرات لازم را برای بستن داربست در اختیار ندارد انجام این کار را به خود حامد واگذار می کند و متعهد می شود که بعدا هزینه آن را به حامد پرداخت کند.

حامد نیز ۲ نفر را برای انجام این کار اختصاص می دهد و در مجموع این کار، ۲ روز طول می کشد.

هزینه این کار، به این صورت محاسبه می شود:

دستمزد روزانه کارگر ساده: ۶۰۰۰۰ تومان

تومان ۲۴۰۰۰۰= ۶۰۰۰۰*۲*۲

حالا حامد هزینه این کار را در قالب صورتجلسه انجام کارهای خارج از قرارداد، از کارفرما مطالبه می کند و کارفرما نیز بهای آن را پرداخت می کند.

برخی از پیمانکاران هستند که بدون هماهنگی با کارفرما، کاری را که خارج از قرارداد است انجام می دهند و سپس پول آن را از کارفرما مطالبه می کنند که معمولا کارفرما این موضوع را نمی پذیرد و پول آن را نیز پرداخت نمی کند.

برخی دیگر از پیمانکاران نیز، قبل از انجام کاری که خارج از قرارداد است، با کارفرما صحبت می کنند اما نمی توانند کارفرما را مجاب کنند که بعدا هزینه آن را بپردازد. در نتیجه، آن کار را انجام می دهد بدون اینکه بعدا هزینه آن را از کارفرما دریافت کنند.

به نظر شما برای انجام کارهای خارج از قرارداد، کدام روش صحیح تر و منطقی تر است؟ روش حامد یا روش های دیگر؟ قضاوت را به خود شما واگذار می کنم.

این جدول مربوط می شود به احجام اجرا شده و درآمد محقق شده پروژه تا تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱:

 

 

این جدول نیز، سود و زیان پروژه را تا تاریخ ۹۶/۰۲/۳۱ نشان می دهد. لطفا با دقت به آن توجه کنید:

 

 

اما طبق قرارداد، حامد باید گزارش کار کرد روزانه خود را صبح روز بعد به کارفرما تحویل دهد.

همینطور او باید در پایان هر ماه نیز، گزارش عملکرد ماهانه خود را تهیه کرده و به کارفرما تحویل دهد. البته حامد از قبیل، یک فایل پاورپوینت را نیز تهیه کرده است تا در جلسات کارفرما، عملکرد اجرایی خود را به بهترین شکل ارائه دهد.

دوستان من، به طور کلی گزارشات پیشرفت پروژه اعم از: گزارش روزانه، گزارش هفتگی، گزارش ماهانه (تحلیلی) و گزارشات موردی مثل گزارش پاورپوینت عملکرد اجرایی، یکی از مهمترین خروجی های سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه هستند و در واقع این گزارشات نشان دهنده زحمات و تلاش های انجام شده هستند.

بنابراین بسیار خوب است که پیمانکاران، همانطور که به زمان. کیفیت و هزینه های پروژه خود توجه دارند به ارائه هر چه بهتر عملکرد خود در قالب گزارشات نیز، توجه جدی داشته باشند.

حالا من قصد دارم تا در جدول زیر، درباره محتوای گزارشات پیشرفت پروژه، مطالب مفیدی را برای شما بیان کنم.

 

 

حامد در ماه های دیگر نیز، فعالیت های برنامه ریزی و کنترلی را انجام می دهد تا اینکه در نهایت پروژه او در تاریخ ۹۶/۱۲/۲۰ به پایان می رسد یعنی با ۸ ماه تاخیر آخرین تاریخ ارزیابی و کنترل حامد هم در تاریخ ۹۶/۱۲/۲۳ انجام می شود که با هم آن را بررسی می کنیم.

 

 

آخرین وضعیت ابلاغ نقشه ها هم به این صورت است:

 

 

حالا حامد برنامه زمانبندی خود را تا تاریخ ۹۶/۱۲/۲۳ به روز می کند. در شکل زیر می توانید شمای کلی از این برنامه به روز شده را ملاحظه کنید.

 

 

اگر خاطرتان باشد در مرحله ششم، گفتم که یکی از کاربردهای بسیار مهم نمودار گانت برای کنترل پیشرفت پروژه است.

حالا با هم نگاهی به نمودار گانت رنگ شده این پروژه می اندازیم:

خطوط قرمز نشان دهنده تاریخ های اولیه پروژه است. خطوط سیاه نیز نشان دهنده تاریخ های شروع و پایان واقعی پروژه است.

 

 

در ادامه آموزش کنترل پروژه به طور کلی، این پروژه از لحاظ زمانبندی، خوب پیش نرفته است چرا که هیچ کاری در زمان پیش بینی شده، انجام نشده و پروژه تقریبا با ۸ ماه تاخیر، به پایان رسیده است.

حامد این پروژه را با احتساب ۲۵% افزایش مبلغ قرارداد با مبلغ ۲۸۲۵۶۲۵۰۰ تومان به پایان رسانده است، و در این زمان (۹۶/۱۲/۲۰) پیشرفت فیزیکی و ریالی پروژه %۱۰۰ می باشد.

شاید بپرسید تأخیرات ایجاده شده به چه دلیل بوده است؟

همانطور که در نمودار گانت به روز شده می بینید. تمام ابنیه فنی با تاخیر اجرا شده اند و علت اصلی این تاخیرات، به دلیل مشکلات مالی، عدم تامین به موقع بتن، میلگرد، قالب، جرتقیل و موارد دیگر است که در تعهد کارفرما بوده است، علاوه بر این، دیر ابلاغ شده نقشه ها نیز تاثیر بسزایی در تاخیر پروژه داشته است.

نکته مهمی که وجود دارد این است که: مشکلاتی مثل: تغییر نقشه ها با تاخیر در ابلاغ نقشه ها و یا عدم تامین به موقع بتن میلگرد، قالب، جرثقیل و … اجتناب ناپذیر است و در اکثر پروژه ها اتفاق می افتد اما سوال اینجاست که پیمانکار چگونه می تواند على رغم وجود این مشکلات، دچار ضرر مالی نشود و از به تأخیر افتادن پروژه نیز جلوگیری کند؟

جواب این است که پیمانکار باید حداقل ۲ یا ۳ جبهه کاری باز داشته باشد تا به محض وقوع چنین مشکلاتی، نفرات او بیکار نمانند و در قسمت دیگری مشغول به کار شوند.

این موضوع در پروژه حامد هم اتفاق افتاد. حامد همیشه ۳ یا ۴ جبهه کاری فعال داشت و به محض وقوع چنین مشکلاتی نظرات خود را به جبهه کاری دیگری انتقال می داد.

نظر شخصی من این است که کار حامد کمی بیش از اندازه، دچار پراکندگی شده بود. و این پراکندگی کار نیز تا اندازه ای باعث به تاخیر افتادن پروژه شد.

شاید حامد بیش از اندازه، به خواسته ها و نظرات کارفرما عمل میکرد و این موضوع باعث میشد که برنامه ریزی حامد به هم بریزد و در نهایت پروژه او دچار تاخیر شود.

من شخصا اعتقاد دارم که یک پیمانکار برای مدیریت هر چه بهتر نیروی انسانی خود و کارهایی که متعهد به انجام آن شده است، باید به صورت متمرکز کار کند. یعنی نباید به صورت همزمان بیشتر از ۳ جبهه کاری فعال داشته باشد. البته ممکن است کارفرما از پیمانکار خواهند که جبهه های کاری و تعداد نفرات خود را افزایش دهد. اما در این مواقع پیمانکار باید کمی فکر کند. سود و زیان خود را بسنجند و سپس تصمیم خود را به کارفرما اعلام کند.

در مجموع من اعتقاد دارم پیمانکاری موفق است که بدون قدر و برنامه ریزی کاری را انجام ندهد و همیشه به فکر سود و زیان خود باشد و علاوه بر این، همیشه به فکر ارائه یک کار باکیفیت و کاهش تأخیرات پروژه نیز باشد.

اما حامد در پایان پروژه، برنامه ریسک خود را به روز می کند تا در پروژه های مشابه آینده بتواند از آن استفاده کند.

جدول زیر، برنامه ریسک به روز شده حامد را در پایان پروژه نشان می دهد:

 

 

 

 

در مجموع به جز ریسک ها و خطراتی که حامد پیش بینی کرده بود. مشکل مهم دیگری در پروژه اتفاق نیفتاد بنابراین می توان گفت که برنامه ریزی ریسک حامد در این پروژه، موفق بوده است.

اما الان که پروژه تمام شده است، حامد باید یک کار بسیار مهم دیگر نیز انجام دهد. بله درست حدس زدید: الان توبت تحلیل و بررسی وضعیت مالی پروژه است.

اینکه حامد تا الان بابت کارهایی که انجام داده است چقدر درآمد داشته و چقدر هزینه کرده است؟ آیا او در این پروژه سود کرده با ضرر؟ اگر سود کرده، چند درصد سود کرده. آیا این درصد سود از حاشیه سود ۳۰% که در ابتدای پروژه پیش بینی کرده بود، بیشتر است یا کمتر و سوالات مهم دیگر.

این جدول، آخرین وضعیت مالی پروژه را تا تاریخ ۹۶/۱۲/۲۰ (تاریخ پایان پروژه) نشان می دهد:

 

 

همانطور که ملاحظه می کنید. سود خالص حامد در این پروژه برابر است با: ۵۴٫۰۶۲٫۵۰۰ تومان

همانطور که می دانید، حاشیه سود از فرمول زیر محاسبه می شود:

(    درآمد-هزینه/درآمد*۱۰۰     )

حالا حالا می تواند با استفاده از فرمول فوق، سود نهایی خود را از انجام پروژه محاسبه نماید.

سود نهایی حامد برابر است با: ۱۸٫۸%

دوستان من، در اینجا به پایان مراحل نهم، دهم و یازدهم می رسیم. امیدوارم تا اینجا با دقت مطالب این آموزش را دنبال کرده باشید.

در تمام مراحل آموزش کنترل پروژه سعی کرده‌ام مطالب را به گونه‌ای بیان کنم، که راحت، ساده و قابل فهم باشد. اما اگر احیا مطلبی را درست متوجه نشدید، توصیه می کنم یک بار دیگر با دقت، آن موضوع را مطالعه کنید.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش کنترل پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش مدیریت پروژه رایگان

آموزش مدیریت پروژه رایگان | (مراحل ۶ام ۷ام ۸ام)

آموزش مدیریت پروژه رایگان

آموزش مدیریت پروژه رایگان : در آموزش های قبلی به بررسی مراحل ابتدایی تا مرحله پنجم آموزش مدیریت پروژه پرداختیم. آموزش زیر شامل موارد زیر است :

  1. تهیه نمودار گانت
  2. بررسی منابع
  3. برنامه ریزی ریسک

آموزش مدیریت پروژه رایگان

مرحله ششم : تهیه نمودار گانت

آموزش مدیریت پروژه رایگان : نمودار گانت، فعالیت های پروژه و روابط ما بین آن ها را در مقیاس زمان و به صورت یک نمودار میله ای افقی، نمایش می دهد.

نمودار گانت سه مزیت بسیار مهم و کاربردی دارد که عبارتند از:

  1. نمودار گانت، بهترین روش برای ارائه برنامه پروژه به دیگران است.
  2. نمودار گانت، روزهای پر کار پروژه (همپوشانی فعالیت ها را) به خوبی نشان می دهند.
  3. نمودار گانت، بهترین وسیله برای کنترل پیشرفت پروژه است.

یک روش استاندارد برای استفاده کاربرانی از نمودار گانت وجود دارد و آن روش به این صورت است که:

پیمانکار پس از انجام برنامه ریزی های اولیه، کار را شروع می کند. سپس هر ماه پس از به روز کردن برنامه زمانبندی نمودار گانت برنامه را نیز رنگ می کند. شاید بپرسید فایده رنگ کردن نمودار گانت چیست؟

من به شما خواهم گفت: برای کارفرما، مدیر عامل، مدیر پروژه و هر شخص دیگری که زمان زیادی ندارد و می خواهد بداند که پروژه شما تا الان چطور پیش رفته است. نمودار گانت رنگ شده، بهترین وسیله است.

در مرحله قبل، حامد زمان کل پروژه را از ۱۰ ماه به ۶ ماء کاهش داد. الان نمودار گانت برنامه حامد نیز آماده شده است.

شکل زیر نمودار گانت برنامه حامد را نشان می دهد: ((به دلیل تعداد زیاد فعالیت ها برنامه تا سطح ۲ نمایش داده شده است))

 

آموزش مدیریت پروژه رایگان

 

مرحله هفتم : بررسی منابع

در ادامه آموزش مدیریت پروژه رایگان حالا در این مرحله، حامد باید بررسی کنند که آیا افراد و امکانات کافی را برای انجام این پروژه در اختیار دارد یا نه؟

طبق قرارداد، تهیه ابزار و وسایل کار مانند: سیم آرماتوربندی و قالب بندی، رابیس و سایر وسایل ضروری برای انجام کار.

مثل: ماله، فرغون، انبرآرماتور بندی و … به عهده حامد است. تعهدات کارفرما نیز عبارتند از: تهیه آرماتور و قالب تامین جرثقیل جهت حمل میلگرد و قالبت تا پای کار، تهیه و حمل بتن تا پای کار.

حامد ابزار و وسائل مورد نیاز برای شروع کار را در اختیار دارد. اما مسئله مهم در شروع کار این است که حامد با چه نیروی انسانی، قصد دارد این پروژه را شروع کنند و تا پایان ادامه دهد؟

از آن جایی که حامد پیمانکار باتجربه ای است تصمیم می گیرد ابتدا با دو نفر که استادکار آرماتوربندی و قالب بندی هستند به محل پروژه رفته و کار را شروع کنند. پس اگر کارفرما، تمام نقشه ها را طی یک هفته به حامد ابلاغ کرد، حامد نیز طبق قولی که داده بود. ۳ اکیپ نیروی انسانی را به محل پروژه خواهد آورد و عملیات اجرایی ابنیه فنی جاده دسترسی کارخانه حائل را به صورت همزمان انجام خواهد داد.

اما اگر کارفرما نتواند، نقشه ها را تا یک هفته اول در اخیر حامد قرار دهد. آن موقع حامد، با همان دو نفر نیروی انسانی کار را شروع می کند و سپس به مرور زمان، با توجه به ابلاغ نقشه ها و افزایش حجم کار، نیروی انسانی خود را افزایش خواهد داد.

 

مقاله ای برای شما : آموزش ام اس پی

مرحله هشتم : برنامه ریزی ریسک

در ادامه آموزش مدیریت پروژه رایگان در این مرحله، شما باید به برنامه پروژه خود نگاهی بیندازید و این سوال را از خود بپرسید: چه مشکلی ممکن است پیش بیاید؟

بعضی افراد از این سوال اجتناب می کنند و می گویند هر زمان که مشکلی به وجود آمد آن وقت، برای آن راهی پیدا می کنیم.

بدیهی است، اینکه ما از قبل، برای ریسک ها و خطرات برنامه ریزی کرده باشیم و در واقع یک مرحله جلوتر باشیم، کار بسیار درست و مفیدی است. حالا اگر در علی پروژه مشکلاتی که قبلا پیش بینی کرده ایم، اتفاق بیفتد، ما می دانیم چه کاری را انجام دهیم و دیگر دچار سردرگمی نخواهیم شد.

توصیه می کنم برای شناسایی هر چه بهتر ریسک ها (خطرات و مشکلات احتمالی) دو کار را حتما انجام دهید:

  1.  مشارکت دادن اعضاء تیم پروژه
  2. استفاده از تجربیات پروژه های مشابه قبلی

در واقع هر ریسک از ۲ جزء تشکیل شده است:

  1. احتمال ریسک
  2. وخامت ریسک

حالا برای اینکه بفهمیم ریسک ها چه قدر اهمیت دارند، یک روش خوب این است که به اجزاء ریسک از صفر تا پنج امتیاز بدهیم. امتیاز حداکثر، ۲۵ است. اگر امتیاز ضرب شده، ۲ رقمی شد. آن وقت آن ریسکی است که شما باید در مورد آن نگران باشید، اما اگر امتیاز ضرب شده. تک رقمی باشد. احتمالا نیاز نیست که زیاد نگران این ریسک باشید.

به عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت پیمانکاری بزرگ قصد دارد تعدادی پل بزرگ را در شهر زاهدان اجرا کند. پیمانکار اصلی، قطعا به کمک پیمانکاران دسته دوم نیز نیاز دارد. آقای سبحانی یکی از پیمانکاران دسته دوم این پروژه است. در واقع پیمانکار اصلی این پروژه، کارفرمای آقای سبحانی است.

حالا آقای سبحانی قصد دارد قبل از شروع کار، مشکلات و خطرات احتمالی را پیش بینی کرده و از الان، برای آنها برنامه ریزی کند. در ضمن قرار است در فصل پاییز، عملیات اجرایی پروژه شروع شود.

این جدول پیش بینی ریسک آقای سبحانی است:

 

آموزش مدیریت پروژه

 

باز هم تکرار می کنم، ریسک های ۲ رقمی، احتمال وقوع بیشتری دارند و باید برای مقابله با آن ها برنامه ریزی کنیم به طور کلی برای کاهش ریسک، ما یا می توانیم احتمال وقوع ریسک را کاهش دهیم، یا وخامت آن را و یا هر دو را.

به عنوان مثال، مشکلات جوی، مشکلی است که شما نمی توانید احتمال آن را کم کنید، بلکه فقط می توانید وخامت آن را کمتر کنید. مثلا می توانید عملیات بتن ریزی را زیر پوشش انجام دهید. یا خطر افتادن از ارتفاع را در نظر بگیرید. شما نمی توانید وخامت آن را کاهش دهید. اما می توانید با گذاشتن نرده محافظ احتمال وقوع این خطر را کاهش دهید.

حالت ایده آل این است که شما برای پروژه خود، یک برنامه برای ریسک داشته باشید و در طول اجراء پروژه نیز، آن را به روز کنید، مطمئنا برای کارفرما نیز بسیار مهم است که بداند شما همه ریسک ها و خطرات احتمالی را پیش بینی کرده اید و توانسته اید اکثر آن ها را کنترل کنند. همینطور برای کارفرما بسیار مهم است که بداند هنوز چه خطراتی وجود دارند که پروژه را تهدید می کنند و هنوز اتفاق نیفتاده اند؟ حتی ممکن است کارفرما، بخواهد برنامه ریسک شما را ببیند.

بنابراین برنامه ریزی ریسک قبل از شروع پروژه، موضوع بسیار مهمی است که با انجام صحیح آن، احتمال موفقیت شما در پروژه افزایش می یاید و شما می توانید از بسیاری از تاخیرات و سردرگمی ها در طول اجراء پروژه، جلوگیری کنید.

حالا به سراغ پروژه واقعی خودمان می رویم و با هم، برنامه ریسک حامد را بررسی می کنیم.

تا اینجا گفتیم که: تحیل ریسک به زبان ساده، یعنی پیش بینی خطرات و مشکلات احتمالی در آینده حالا حامد قصد دارد با همفکری شریک خود، برای این پروژه یک برنامه ریزی اصولی در زمینه ریسک، انجام دهد.

این برنامه ریسک حامد است. لطفا با دقت به آن توجه کنید.

 

 

تا الان حامد، مراحل اول تا هشتم فرایند ۱۲ مرحله ای مدیریت پروژه را انجام داده است.

دیدید که به غیر از مرحله اول که تعریف دقیق پروژه بود. مراحل دوم تا هشتم، همگی مربوط به برنامه ریزی پروژه هستند، حالا حامد می تواند با آگاهی و دانش بیشتری، این پروژه را شروع کند.

همانطور که در ابتدای سری آموزش های، آموزش مدیریت پروژه رایگان  نیز گفته شد، یکی از فواید مهم برنامه ریزی این است که از اتلاف زمان و سرمایه جلوگیری می کند و سازمان را برای مقابله با تغییرات مداوم، آماده می کند.

در ادامه شما بیشتر با کاربرد و اهمیت برنامه ریزی آشنا خواهید شد.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش مدیریت پروژه رایگان بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش رایگان مدیریت پروژه

آموزش رایگان مدیریت پروژه برای مهندسان صنایع | (قسمت ۴ و ۵)

آموزش رایگان مدیریت پروژه

آموزش رایگان مدیریت پروژه : در آموزش های قبلی به مراحل اول تا سوم آموزش مدیریت پروژه به زبان ساده را آموختیم در این آموزش به مرحله چهارم و پنجم میپردازیم. حتما واسمون کامنت بزارین و بگید به چه آموزش هایی در زمینه مهندسی صنایع احتیاج دارید، ما حتما واستون فراهم میکنیم :) برای دسترسی به آموزش های قبلی ما در زمینه آموزش مدیریت پروژه به زبان ساده لینک های زیر رو دنبال کنید :

  1. آموزش مدیریت پروژه به زبان ساده برای مهندسان صنایع و مدیران
  2. آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع | (مرحله اول)
  3. مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه برای مدیران پروژه |(مرحله دوم و سوم)

 

در این آموزش به موارد زیر خواهیم پرداخت :

  1. برآورد زمان کل پروژه
  2.  کوتاه کردن زمان پروژه (تسریع پروژه)

برآورد زمان کل پروژه

در این مرحله، باید فعالیت های موجود در نمودار WBS پروژه را در یکی از نرم افزارهای تخصصی برنامه ریزی و کنترل پروژه وارد کنیم. سپس زمان و روابط بین فعالیت ها را وارد نرم افزار می کنیم و در پایان، نرم افزار به طور اتوماتیک زمان کل پروژه را بر اساس تاریخ شروع پروژه، روابط بین فعالیت ها و مدت زمان فعالیت ها محاسبه می کند. واقعیت این است که نرم افزار های “Microsoft Project” و “Primavera” دو نرم افزار بسیار معروف هستند که برای برنامه ریزی پروژه، گزارش دهی، بروز رسانی، ثبت پیشرفت فیزیکی و پیگیری پیشرفت پروژه ها بکار گرفته میشوند. هر دو نرم افزار در اقصی نقاط جهان بکار گرفته میشوند و هر کدام دارای مزایایی هستند. اما چندین تفاوت بین “MS Project” و “Primavera” وجود دارد که موارد زیر برخی از این تفاوتها را نشان میدهند:

  1. خط مبنا: (Baseline) در MSP امکان تعریف و ایجاد فقط ۱۱ خط مبنا وجود دارد. در صورتیکه در Primavera6 محدودیتی در این رابطه وجود ندارد
  2. دسترسی همزمان چندین کاربر: (Multiple User Access) نرم افزار MSP اجازه کار روی یک پروژه را برای چندین کاربر به صورت همزمان نمی دهد، اما Primavera6 این اجازه را میدهد و علاوه بر آن در Primavera6 شما می توانید برای کاربران مختلف، دسترسی تعریف شده تعیین کنید. به طوریکه هر کاربر فقط امکان دسترسی به برخی از قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار را داشته باشد.
  3. امکان پیگیری ریسک ها: (مسائل و مشکلات پروژه) نرم افزار MSP در رابطه با پیگیری مشکلات و ریسک های پروژه، از قابلیت ضعیفی برخوردار است در صورتیکه در Primavera6 تمامی ریسکها و مشکلات پروژه را میتوان ثبت و پیگیری نمود.
  4. پشتیبانی وب (Web Support) زمانبندی، مستندات و سایر اطلاعات در نرم افزار Primavera6 می تواند مستقیما به فرمت HTML تبدیل شود که در MSP چنین قابلیتی وجود ندارد.
  5. فیلد های سفارشی: (Custom fields) هر دو نرم افزار اجازه ایجاد فیلدهای سفارشی را میدهد اما MSP این قابلیت را دارد که کاربر بتواند برای فیلدها فرمولهای پیچیده و مقادیر را تعریف کند. در Primavera6 نیز می توان یک فیلد سفارشی خالی (Blank) ایجاد نمود ولی امکان تعریف فرمول با پیچیدگی و جزئیات بیشتر (مشابه آنچه که در MSP وجود دارد) وجود ندارد، و بایستی کاربران بصورت دستی، مقادیر را برای هر یک از فیلد های ستون مربوطه، ثبت نمایند.
  6. ستون ها: (Columns) نرم افزار Primavera6 دارای تعداد ستونهای مفید زیادی است. در این نرم افزار امکان ایجاد بیش از ۲۵۰ ستون وجود دارد که هر کدام اطلاعات متفاوتی برای تولید گزارشات متنوع، به شما ارائه می دهد؛ مثل اطلاعات مربوطه به ارزش کسب شده بودجه بندی، هزینه ها، انحرفات، تاریخ ها و غیره. اما در MSP فقط حدود ۳۰ ستون وجود دارد که اطلاعات کمتری نسبت به Primavera6 برای کاربر ارائه می نماید. بنابرین قابلیت تولید گزارش های جدولی متنوع تر Primavera بالاست
  7. روابط چند گانه بین فعالیت ها (Multiple Activity Relationships) در P6 امکان تعریف بیش از یک رابطه بین دو فعالیت وجود دارد، به عنوان مثال می توان رابطه FF و SS بین دو فعالیت تعریف نمود اما در MSP تنها یک رابطه بین دو فعالیت قابل تعریف است. در ادامه با انواع روابط بین فعالیت ها آشنا خواهید شد
  8. وبسایت پروژه: (Project Website) در P6 می توان یک وبسایت جامع ایجاد کرد که تمامی جزئیات پروژه شامل فعالیت ها، منابع، گزارشات، ریسک ها، مسائل و مشکلات، WBS و هر آنچه که در نرم افزار وارد و پردازش شده است را در بر گیرد. این وبسایت یک قابلیت ارزشمند است که در MSP وجود ندارد.
  9. امکان ایجاد و پیگیری پروژه های چندگانه: (Multiply Project Creation, View and Tracking) در P6 امکان ایجاد و نمایش پروژه های چندگانه وجود دارد. گرچه این قابلیت در MSP هم میتواند انجام پذیرد اما اساسا MSP با رویکرد برنامه ریزی و کنترل پروژه های چندگانه طراحی نشده است. بنابراین توانمندی نرم افزار P6 برای برنامه ریزی و کنترل پروژه های چندگانه در مقایسه با MSP بالاست.
  10. ساختار شکست پروژه: (WBS) در P6 ساختار شکست پروژه (WBS) به صورت مجزا از فعالیت ها ایجاد می شود و پس از آنکه WBS ایجاد شد، فعالیتها برای هریک از اجزاء WBS، تخصیص داده می شود. در حالیکه ایجاد ساختار شکست و تعریف فعالیت ها در MSP به صورت همزمان انجام می شود. رویکرد ایجاد ساختار شکست به صورت جداگانه اجازه میدهد که WBS با دقت و عمق بیشتری تهیه گردد و به عبارت دیگر محدوده پروژه با جزئیات کامل تر تعریف گردد. (لازم به توضیح است این رویکرد سازگاری بیشتر با فرایند های استاندارد PMBOK داشته بطوریکه در استاندارد، فرایند های Define Scope و Define Activities دو فرایند متفاوت می باشند).
  11. گزارشات (Reports) در P6 گزارشات جدولی جامع می تواند تهیه گردد؛ بر عکس در MSP گزارشات نمی تواند برای نمایش تمامی نیازهایتان سفارشی گردد. اما قابلیت تولید گزارشات گرافیکی سفارشی در MSP بالا بوده که این قابلیت در P6 ضعیف است. در P6 می توان چندین گزارش گرافیکی محدود از قبیل Gantt chart ، هیستوگرام و … تولید نمود که نمی توان آنها را سفارشی کرد. بنابراین گزارشات گرافیکی موجود در P6 به حد کافی قدرتمند نیستند. به طور کلی نرم افزار Primavera برای سازمانهای پروژه محور از قابلیت های حرفه ای زیادی برخوردار بوده و از نظر انطباق محتوایی، نرم افزار Primavera با فرایندهای حوزه های ۱۰ گانه استاندارد PMBOK سازگاری بیشتری دارد. بنابراین اگر میخواهید در پروژه تان با جزئیات بیشتری درگیر شده و می خواهید تمامی جزئیات پروژه تان را کامپیوتری نمائید پیشنهاد می شود به سراغ نرم افزار Primavera بروید. چنانچه بر روی یک پروژه تکی (Single Project) کار میکنید و نیاز ندارید که جزئیات بیشتری از پروژه خود را در نرم افزار ثبت کنید، نرم افزار MSP پیشنهاد می شود. در مجموع می توان گفت نرم افزار MSP دارای محیط کاری و کاربری راحت و روان (User Friendly) می باشد و قابلیت فارسی نویسی بالایی دارد اما Primavera از قابلیت بانک اطلاعاتی قوی برخوردار بوده و یک نرم افزار حرفه ای تر است.

حالا در این جا قصد دارم تا انواع روابط موجود بین فعالیت ها را به همراه مثال، برای شما بیان کنم:

فرض کنید فعالیت های دیوار چینی و نصب درب و پنجره های یک انبار صنعتی، به یک پیمانکار واگذار شده است.

در جدول زیر، حالت های مختلف انجام این دو فعالیت نمایش داده شده است:

 

 

در ادامه آموزش رایگان مدیریت پروژه در این مرحله حامد قصد دارد تا برنامه زمانبندی پروژه خود را با استفاده از نرم افزار Microsoft Project تهیه کند برای این کار او باید فعالیت ها، زمان های برآورد شده و روابط بین فعالیت ها را وارد نرم افزار کند. مدت زمان پروژه ۶ ماه است بنابراین مدت زمان برنامه زمانبندی حامد نیز باید ۶ ماه باشد. در واقع، این برنامه اولیه این پروژه محسوب می شود ولی در طی اجرای پروژه، اتفاقاتی خواهد افتاد که زیاد خوشایند نیست و باعث ایجاد تاخیر در پروژه می شود.

دو خروجی بسیار مهم برنامه زمان بندی اولیه، فعالیت های بحرانی و نمودار گانت هستند که کاربرد زیادی دارند. حامد پس از تهیه برنامه اولیه پروژه، یک خط مبنا (Base Line) از آن ایجاد می کند. ایجاد خط مبنا باعث می شود که هنگام به روز رسانی برنامه، اطلاعات اولیه برنامه مثل تاریخ های شروع و پایان زمان فعالیت ها روابط پیش نیازی و… ثابت بمانند در نتیجه به راحتی ما می توانیم میزان عقب ماندگی از برنامه را محاسبه کنیم و همچنین پیشرفت فیزیکی واقعی و پیش بینی را با هم مقایسه کنیم.

شکل زیر، شمای کلی برنامه زمانبندی اولیه حامد است:

 

عکس

آموزش رایگان مدیریت پروژه

در این جا لازم می دانم دو نکته مهم را در مورد برنامه زمانبندی بیان کنم:

نکته اول: در یک برنامه زمانبندی، همه فعالیت ها باید حداقل ۱ فعالیت پیش نیاز و ۱ فعالیت پس نیاز داشته باشند. یعنی به عنوان مثال: باید بدانیم که قبل از فعالیت A، به چه فعالیتی باید انجام شده باشد و بعد از فعالیت A، چه کاری باید انجام شود.

نکته دوم : هر برنامه ای باید یک رویداد شروع و یک رویداد پایان داشته باشد. زمان این دو رویداد برابر است با صفر، لازم به ذکر است که در برنامه زمانبندی حامد ۲ نکته فوق کاملا رعایت شده است. اما بر اساس برنامه زمانبندی حامد، تاریخ شروع پروژه ۲۸/۱۲/۲۰۱۶ و تاریخ پایان آن ۱۸/۱۱/۲۰۱۷ پیش بینی شده است.

پس از تبدیل تاریخ های میلادی به تاریخ شمسی، تاریخ شروع و پایان پیش بینی پروژه این گونه خواهد بود:

تاریخ شروع: ۰۸/۱۰/۹۵ و تاریخ پایان: ۲۸/۰۸/۹۶ طبق این برنامه، پروژه ۱۰ ماه و ۲۰ روز طول می کشد و این زمان، مطلوب نیست چرا که کارفرما ۶ ماه را برای انجام این پروژه تعیین کرده و حامد نیز با تعیین پیش شرط های خود، آن را پذیرفته است.

 

حتما بخوانید : آموزش MSP برای مهندسین صنایع

 

در مرحله بعد (مرحله پنجم) حامد باید زمان برنامه خود را به ۶ ماه کاهش دهد.

 کوتاه کردن زمان پروژه (تسریع پروژه)

در مرحله قبل گفتیم که مدت زمان برنامه زمانبندی حامد ۱۰ ماه است در حالی که کارفرما ۶ ماه را برای انجام پروژه تعیین کرده است. حالا حامد باید زمان برنامه خود را به ۶ ماه کاهش دهد.

به طور کلی، برای کاهش زمان پروژه ۳ راه وجود دارد:

  1. افزایش هزینه ها، با این روش پیمانکار می تواند منابع و امکانات بیشتری را برای تسریع در اجراء پروژه در به کار بگیرد و با اینکه بخشی از فعالیت ها را در صورت امکان، در شیفت شب انجام دهد که در هر دو صورت، باید بیشتر هزینه کند.
  2. کاهش کیفیت: به این معنا که پیمانکار کمی کیفیت کار را کاهش دهد اما در عوض سریعتر فعالیت های پروژه را انجام دهد که البته معمولا کارفرما زیر بار کاهش کیفیت کار نمی رود و این حالت به ندرت اتفاق می افتد.
  3. همپوشانی یا اشتراک فعالیت ها: با این روش، پیمانکار می تواند بعضی از فعالیت ها را به صورت همزمان انجام دهد البته انجام این کار، با ریسک همراه است و باید پیمانکار به شکلی همپوشانی را انجام دهد که ضمن حفظ کیفیت کار بتواند منابع و امکانات خود را نیز به درستی مدیریت کند، در غیر این صورت، کار پیچیده و غیر قابل کنترل خواهد شد. اما نکته مهمی که در اینجا وجود دارد این است که هر برنامه زمانبندی، دارای تعدادی فعالیت بحرانی است فعالیت های بحرانی، فعالیت هایی هستند که باید در تاریخ تعیین شده انجام شوند (مقدار شناوری آن ها صفر است) در غیر این صورت پروژه دچار تحیر خواهد شد.

نکته مهمتر این است که برای کاهش زمان پروژه بایستی روی فعالیت های بحرانی تمرکز کنیم و سعی کنیم با انتخاب یک روش صحیح، زمان این فعالیت ها را کاهش دهیم تا درنتیجه زمان کل پروژه کاهش یابد.

در ادامه آموزش رایگان مدیریت پروژه حامد برای کاهش زمان پروژه، تصمیم می گیرد از روش همپوشانی استفاده کند. برای این کار، حامد به سراغ فعالیت های بحرانی می رود. ابتدا کمی زمان این فعالیت ها را کاهش می دهد و در ادامه، بعضی از روابط FS را به SS تبدیل می کند. در برنامه زمانبندی اول که مدت زمان آن ۱۰ ماه بود، دیوارهای حائل در مسیر بحرانی قرار داشتند اما الان پس از تغییراتی که در برنامه به وجود آمده است (همپوشانی فعالیت ها)، آبروهای باکسی در مسیر بحرانی قرار گرفته اند و حالا زمان پروژه به ۶ ماه کاهش یافته است و این، همان زمان مطلوبی است که کارفرما میخواهد.

شکل زیر، فعالیت های بحرانی را قبل از همپوشانی نشان می دهدکه مدت زمان آن ۱۰ ماه است:

 

 

شکل زیر نیز، برنامه زمانبندی اولیه را پس از همپوشانی نشان می دهد که در آن زمان کل پروژه ۶ ماه است.

 

 

دو شکل زیر نیز، فعالیت های بحرانی را پس از همپوشانی فعالیت ها، نشان می دهند:

 

آموزش رایگان مدیریت پروژه

 

حالا برنامه زمانبندی حامد، آماده است. همانطور که گفتم کارفرما انتظار دارد که حامد این پروژه را در مدت ۶ ماه انجام دهد و این در حالی است که کارفرما دلیل منطقی این خواسته خود ارائه نمی دهد. ضمن اینکه هنوز همه نقشه های این پروژه نیز آماده نشده است. همانطور که قبلا هم گفتم، یکی از پیش شرط های حامد برای اجراه پروژه در ۶ ماه، این بود که کارفرما تمام نقشه ها را طی یک هفته به حامد ابلاغ کند تا حامد نیز با ۳ اکیپ نیروی انسانی، اجراء آبروها و دیوارهای حائل را به صورت همزمان آغاز کند.
اما با تجربه ای که حامد دارد تصور او این است که کارفرما نمی تواند نقشه ها را تا یک هفته تهیه کند، بنابراین حامد هم نمی تواند ۳ اکیپ نیروی انسانی با خود بیاورد. اما به هر صورت، کارفرما برنامه زمانبندی ۶ ماهه حامد را می خواهد و حامد نیز باید آن را تهیه کرده و به کارفرما تحویل دهد.
در واقع، این یکی از مشکلات عمده پروژه های در حال اجرا در کشور ما می باشد. اینکه گاهی اوقات کارفرما در طول اجرای پروژه به تعهدات اساسی خود مانند تامین مالی مناسب پیمانکار، حمایت از پیمانکار، تهیه نقشه های پروژه و.. به خوبی نمی تواند عمل کند. اما از آن طرف، شرایط سخت و پیچیده ای را در همان ابتدای کار، به پیمانکار تحمیل می کند.
شرایطی مثل: انجام پروژه در مدت زمان کوتاه، حق فسخ یک طرفه قرارداد توسط کارفرما آن هم بدون علت و بدون در نظر گرفتن شرایط پیمانکار و یا تعیین قیمت ها توسط خود کارفرما به نحوی که سود پیمانکار از مقدار مشخصی (مثلا ۱۵%) بیشتر نشود و موارد دیگر.
در ادامه آموزش ها، مطالب بیشتری را در این مورد بیان خواهم کرد. با من همراه باشید.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش رایگان مدیریت پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

برنامه ریزی پروژه : اصول برنامه ریزی پروژه برای مهندسین صنایع

برنامه ریزی پروژه

در این قسمت از آموزش های نرم افزار msp به موارد زیر میپردازیم :

 

  1. اصول برنامه ریزی
  2. برنامه ریزی پروژه چیست ؟
  3. چرخه حیات برنامه ریزی
  4. نیاز به محیط ایده آل
  5. مدل سازی پروژه
  6. هدفمندی برنامه
  7. تفصیل برنامه
  8. ابزار برنامه ریزی
  9. قواعد زمان بندی پروژه

 

برنامه ریزی پروژه

اصول برنامه ریزی

Project نرم افزاری برای برنامه ریزی و کنترل برخی جنبه های پروژه است. به همین خاطر تا ندانید که برنامه ریزی و کنترل چیست نمی توانید از نرم افزار به خوبی استفاده کنید. مبحث گفته شده خارج گستره این آموزش ها قرار می گیرد و انتظار می رود که آن را از منابع دیگر بیاموزید؛ با این حال در این فصل مدیریت پروژه و ارتباط آن با نرم افزارهای برنامه ریزی را به طور بسیاری اجمالی و صرفا جهت یادآوری برخی مسایل زیربنایی و تاثیرگذار مرور خواهیم کرد .

برنامه ریزی پروژه چیست ؟

برنامه ریزی پروژه مجموعه ای از پیش بینی ها و سیاست گذاری هاست که به اجرای پروژه شکل می دهد. هدف این است که برای هر نوع اتفاق آماده باشیم و تصمیم گیری ها را به لحظه آخر نسپاریم، زیرا معمولا با اقدام های سریع تر می توان جلوی بروز مشکلات را گرفت و از فرصت ها نهایت استفاده را کرد. اجرای پروژه اصولا چیزی نیست جز محقق کردن برنامه پروژه.

برنامه پروژه جنبه های مختلفی دارد که هرکدام یکی از وجه های اجرا را شکل می دهد. استاندارد مدیریت پروژه PMBOK Guide این جنبه ها را به ده گروه تقسیم می کند، که بعضی از آن ها به درجات مختلف در پراجکت قابل برنامه ریزی هستند. جدول بعد نقش پراجکت را در قبال حوزه های دانش مدیریت پروژه نشان می دهد.

 

                                                 نقش پراجکت حوزه دانش
 – یکپارچگی
برنامه ریزی گستره از طریق درج WBS در پراجکت منعکس می شود. گستره
هدف اصلی نرم افزارهایی ماندن پراجکت مدیریت زمان است. زمان
قسمتی از برنامه ریزی ها و ارزیابی های هزینه را می توان در پراجکت انجام داد. هزینه
 – کیفیت
می توان از پراجکت برای قسمت هایی از مدیریت منابع انسانی کمک گرفت. منابع انسانی
 – ارتباطات
 – ریسک
 – تدارکات
 – ذی نفعان

 

پس همیشه در نظر داشته باشید که برنامه ای که در پراجکت تهیه می کنید برای مدیریت پروژه کافی نیست و فقط بخشی از برنامه ها را شکل می دهد .

چرخه حیات برنامه ریزی

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه اصولا برنامه ریزی پروژه یکی از اولین کارهاییست که باید انجام دهید. گاهی اوقات تهیه برنامه زمان بندی را به مدتی بعد از شروع پروژه موکول می کنند، که فقط نشان دهنده این است که وجود برنامه در پروژه جنبه صوری دارد.

تا وقتی که اولین نسخه برنامه ها را کامل نکرده باشید نباید اجرای پروژه را شروع کنید؛ این یک قانون است .اجرای پروژه چیزی نیست جز محقق کردن برنامه ها، در نتیجه تا زمانی که برنامه ای نباشد، اجرا نیز نمی توان کرد .

در آخر این که برنامه ریزی پروژه بعد از تکمیل اولین نسخه برنامه ها پایان نمی یابد، بلکه تا پایان پروژه ادامه پیدا می کند تا با اصلاح و بهبود دایمی برنامه ها امکان اجرای مناسب را به وجود آورد .

شکل ۱-۳ چرخه حیات برنامه ریزی پروژه را مطابق با استاندارد PMBOK Guide نشان می دهد.

 

 

 

حتما بخوانید : آشنایی با استاندارد PMBOK

 

اولین نسخه برنامه ها همیشه باید کامل باشد، ولی گاهی نمی تواند تفصیلی باشد، زیرا آینده پروژه هنوز به روشنی مشخص نشده است. در این حالت مجاز هستیم که پروژه را به صورت کلان برنامه ریزی کنیم و بعد از آن به تدریج آینده نزدیک را به تفصیل برنامه ریزی و بعد اجرا کنیم .PMBOK Guide این روش که اصطلاحا Rolling-Wave Planning نامیده می شود را مجاز می داند.

 

 

تهیه برنامه کلان
 

اصلا  و بهبود دایمی برنامه کلان و برنا مههای تفصیلی
 

برنامه

تفصیلی

۱

 

برنامه

تفصیلی

۲

 

برنامه

تفصیلی

۳

 

ب

۴

 

برنامه

تفصیلی

۵

 

ب

۶

 

ب

۷

 

اجرا۱
 

اجرا

۲

 

اجرا

۳

 

اجرا

۴

 

اجرا

۵

 

اجرا

۶

 

اجرا

۷

 

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه استاندارد PRINCE2 توصیه می کند که همیشه پروژه را مانند حالت دوم به صورت تدریجی برنامه ریزی تفصیلی کنید، با این حال برنامه ریزی تفصیلی یکباره را نیز مجاز می داند. ولی PMBOK Guide شما را تشویق می کند که پروژه را یک باره به تفصیل برنامه ریزی کنید، مگر این که امکان آن وجود نداشته باشد.

در هر حال تمام روش های اصولی در موارد زیر مشترک هستند:

  • حتی اگر قرار نیست پروژه یکباره برنامه ریزی شود، باز هم باید برنامه کلان آن را در ابتدای کار تهیه کنید.
  • هیچ کاری را نمی توان اجرا کرد، مگر این که پیش از آن به تفصیل برنامه ریزی شده باشد.
  • برنامه ریزی را نباید پس از تکمیل اولین نسخه متوقف کرد و باید همواره با اصلاح و بهبود دایمی آن امکان اجرای مناسب را فراهم کرد.

نیاز به محیط ایده آل

بعضی از کارشناسان و دست اندرکاران پروژه ها با منفی بافی می گویند که وضعیت اجرای پروژه ها در ایران مناسب نیست و در نتیجه برنامه ریزی و کنترل پروژه معنایی ندارد. تمام دلایلی که از نظر آن ها منجر به این قضاوت می شود را می توان برای حذف مدیریت پروژه، سرپرست های اجرایی، نیروهای کارشناس، کارگران، ماشین آلات و سایر منابع اجرای پروژه نیز به کار برد و عملا هیچ پروژه ای را اجرا نکرد .

اگر پروژه نیاز به مدیر پروژه و سرپرست اجرایی داشته باشد، نیاز به برنامه ریزی و کنترل پروژه نیز خواهد داشت.

فرقی ندارد که سیستم مدیریت پروژه شما چقدر آشفته یا ضعیف باشد، باز هم می توانید در مقام برنامه ریزی و کنترل اطلاعات مفیدی به مدیران ارائه و از این طریق بنیه تصمیم هایشان را تقویت کنید .

مدل سازی پروژه

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه متاسفانه تصور اکثر افراد از برنامه ریزی اشتباه است. در نظر آنان برنامه زمان بندی تصویری از اجرای پروژه است که در ابتدای کار تهیه می شود و می توان تا انتهای کار به آن نگاه کرد و تفاوت های اجرا را با آن کشف کرد .

واقعیت این است که برنامه زمان بندی مدلی شبیه سازی شده پروژه است. همانطور که برای طراحی سازه از مدل های شبیه سازی شده سازه استفاده می کنند، برای مدیریت پروژه نیز از مدلی شبیه سازی شده استفاده می کنند که همان برنامه زمان بندی است.

برنامه زمان بندی ماهیتی کاملا پویا است و نباید از آن انتظار داشت که همیشه ظاهری ثابت داشته باشد. پیش از شروع کار می توان با دیدن مدل، روند کاری که برنامه ریزی شده است را فهمید. بعد از این که اجرای پروژه شروع شود، باید دایما اطلاعات واقعی را در برنامه وارد کرد. بعد از این مرحله برنامه تغییر شکل می دهد و وضعیت فعلی و آینده پروژه را نشان می دهد. این مدل تاثیر اتفاقات واقعی را بر برنامه ریزی های آینده نشان می دهد.

شبیه سازی پروژه در قالب مدلی که برنامه زمان بندی نام دارد کارکردهای مهمی دارد که از این قرارند:

  • در هر زمان می توان وضعیت واقعی پروژه را به درستی ارزیابی کرد و فهمید. شاید به نظرتان عجیب بیاید، ولی بسیاری از مدیران و کارشناسان خبره نیز نمی توانند بدون این ابزار وضعیت پروژه را به خوبی ارزیابی کنند و فریب می خورند.
  • می توان برای آینده برنامه ریزی کرد. وقعی اطلاعات واقعی در برنامه وارد شوند، تاثیر آن ها بر آینده پروژه نیز مشخص می شود. اگر وضعیت نامطلوبی در آینده مدل سازی شده پروژه دیده شود، می توان پیش از آن که دیر شود چاره ای برایش اندیشید .
  •  می توان راه حل یافت. یافتن راه حل برای رفع مشکلات فعلی و مشکلاتی که در آینده رخ خواهند داد کار ساده ای نیست. مدل پروژه ابزار بسیار خوبی برای یافتن راه حل است. برنامه زمان بندی از دو طریق به این کار کمک می کند:
  1. با نشان دادن حساسیت ها، وابستگی ها، توالی ها، نیازها و سایر عوامل، به کشف سناریوهای حل مشکل کمک می کند.
  2. می توان سناریوهای حل مشکل را در برنامه وارد کرد و نتیجه آن ها را ارزیابی کرد. به این ترتیب می توان بهترین سناریو و به عبارت دیگر بهترین راه حل را انتخاب کرد.

هدفمندی برنامه

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه یکی دیگر از مشکلات رایج در برنامه ریزی، این است که داده های فراوانی را بدون هدف به برنامه اضافه می کنند. مثلا هزینه ها، احجام کاری و نیروی انسانی را با صرف انرژی فراوان استخراج می کنند و در برنامه قرار می دهند .

ولی برای چه؟

باید برای هر داده ای که در برنامه قرار داده می شود دلیلی پذیرفتنی داشت و این کار زمانی ممکن است که اهداف برنامه ریزی و کنترل پروژه مشخص شده باشد. به عنوان مثال ممکن است سازمانی بخواهد در هر زمان بودجه لازم برای دو هفته آینده خود را بداند. در این صورت باید ابزارهای لازم برای این کار مشخص شوند، که یکی از آن ها برآوردهای هزینه فعالیت هاست.

شاید گمان کنید هر داده ای که در برنامه قرار می گیرد ممکن است روزی به کاری آید و به هر حال وجود آن ضرری ندارد. خیر، وجود داده ها ضرر دارد! هرچه داده های برنامه بیشتر باشند، برنامه پیچیده تر خواهد شد و در زمان کنترل مشکلات بیشتری ایجاد خواهد کرد.

نمونه خوبی از مشکلات ناشی از داده های بی هدف، منابع است. بسیاری از سازمان ها به اشتباه اعتقاد دارند که برنامه زمان بندی کامل و حرفه ای، برنامه ای است که منبع داشته باشد. به این خاطر عده ای گرد هم می آیند و برآوردهایی از منابع فعالیت ها تهیه و آن را در برنامه وارد می کنند. ولی کار در این حد باقی می ماند! منابعی که در برنامه وارد شده اند به شیوه ای هدفمند عملیاتی نمی شوند و در نتیجه محصولی نخواهند داشت. در قسمت های بعدی این آموزش خواهید دید که وجود منبع در برنامه چه پیچیدگی ها و مشکلاتی به وجود می آورد. هر برنامه ای نیاز به منبع ندارد. باید کارشناسی خبره نیازها و امکانات را بسنجد و مشخص کند که بهتر است برنامه با منبع نوشته شود یا بدون منبع.

تمام مسایل برنامه ریزی را باید بر اساس اهداف کنترلی تعیین کرد. هیچ ماهیتی را نباید به برنامه اضافه کرد ،مگر این که کاربرد آن تعیین شده باشد و قرار باشد که در آینده عملیاتی شود.

تفصیل برنامه

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه اشتباه دیگری در حوزه برنامه ریزی، این است که گمان می کنند هرچه تعداد فعالیت های برنامه بیشتر باشد ،حرفه ای تر و بهتر است. خیر، در هر شرایط تعداد خاصی از فعالیت ها مناسب است و این مسئله باید با کارشناسی یک فرد خبره تعیین شود. اگر تعداد فعالیت ها بیشتر از حد اپتیمم باشد، کنترل را پیچیده و کند می کند و احتمال بروز اشتباه افزایش می یابد. اگر تعداد فعالیت ها کمتر از حد اپتیمم باشد ، رفتار مدل به اندازه کافی دقیق نخواهد بود و در نتیجه محصولِ برنامه دقت کمتری خواهد داشت.

ابزار برنامه ریزی

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه می توان با قلم و کاغذ هم برنامه ای حرفه ای، هدف مند، عملیاتی و کاربردی به وجود آورد، طوری که حقیقتا در گذشته های دور نیز انجام می شد. برخی مدیران پروژه خبره که کارشناسان کافی در اختیار ندارند و با فن آوری های روز نیز آشنا نیستند کماکان چنین کاری را به خوبی انجام می دهند. بعضی از آن ها آشنایی محدودی با نرم افزارها دارند و برنامه ریزی و کنترل را در نرم افزارهایی عمومی مانند اکسل انجام می دهند و در کار خود موفق نیز هستند .

بسیاری از کسانی که در حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه مشغول به کار هستند خود را بیش از اندازه درگیر نرم افزارها می کنند، طوری که محصول واقعی کارشان محدود، ضعیف و بی کاربرد می شود .

همیشه جنبه های کاربردی کار را در نظر داشته باشید و اجازه ندهید که محیط نرم افزار شما را منزوی کند.

قواعد زمان بندی پروژه

در ادامه آموزش برنامه ریزی پروژه اگر مایل هستید که با بایدها و نبایدهای برنامه ریزی بیشتر آشنا شوید، می توانید به کتاب قواعد زمان بندی پروژه، تالیف نادر خرمی راد و منتشر شده از سوی انتشارات دیباگران تهران مراجعه کنید. در این سری آموزش ها ۱۹ قاعده توصیه می شود که از این قرارند:

  • قاعده ۱: برنامه مدیریت زمان بندی تهیه و مستند شده باشد
  • قاعده ۲: گستره برنامه کامل باشد
  • قاعده ۳: از فعالیت های Level of Effort با احتیاط استفاده شود
  • قاعده ۴: نام فعالیت ها منحصر به فرد باشند
  • قاعده ۵: نام فعالیت ها جمله هایی فعل دار باشند
  • قاعده ۶: شبکه منطقی فعالیت ها کامل باشد
  • قاعده ۷: فعالیت ها معلق نباشند
  • قاعده ۸: اکثر فعالیت ها پیش نیاز FS داشته باشند
  • قاعده ۹: از رابطه SF استفاده نشود
  • قاعده ۱۱: Lag فعالی تها زیاد از حد نباشد
  • قاعده ۱۱: تعداد فعالیت های Lagدار زیاد نباشد
  • قاعده ۱۲: از Lead با احتیاط استفاده شود
  • قاعده ۱۳: فعالیت ها شناوری منفی نداشته باشند
  • قاعده ۱۴: شناوری فعالیت ها از حدی بیشتر نباشد
  • قاعده ۱۵: فعالیت ها Split نشوند
  • قاعده ۱۶: تعداد فعالی تهای دارای قید تاریخ زیاد نباشد
  • قاعده ۱۷: فقط مایل ستونها مجاز به داشتن قید تاریخ هستند
  • قاعده ۱۸: مدت زمان فعالیت ها زیاد نباشد
  • قاعده ۱۹: فقط از یک واحد زمانی استفاده شود

تمام این قواعد در طول سری آموزش های نرم افزار ام اس پی و بسته به موضوعی که آموزش داده می شود به طور مختصر توضیح داده خواهند شد.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش برنامه ریزی پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه

مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه برای مدیران پروژه |(مرحله دوم و سوم)

مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه

مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه در مقاله قبلی به بررسی مرحله اول فرایند مدیریت پروژه یعنی تعریف پروژه پرداختیم در این قسمت از آموزش مدیریت پروژه به مرحله دوم و سوم یعنی تهیه فهرست فعالیت های پروژه و برآورد زمان فعالیت های پروژه میپردازیم.

 

مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه

مرحله دوم: تهیه فهرست فعالیت های پروژه

در ادامه مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه در این مرحله شما باید فهرست همه فعالیت های پروژه را تهیه کنید. یک قهرست منظم و طبقه بندی شده که به آن WBS می گویند. WBS مخفف Work Breakdown Structure است به معنی ساختار شکست کار توسط نمودار WBS، پروژه ابتدا به اقلام قابل تحویل (خروجی های اصلی) و در نهایت به فعالیت ها شکسته میشود.

برای تهیه این نمودار ابتدا باید بدانید محدوده پروژه شما چیست؟ یعنی شما باید چه کارهایی را انجام دهید و با چه کیفیتی؟

در ضمن برای تهیه نمودار WBS حتما باید به چند نکته مهم توجه کنید:

  1. کار انفرادی ممنوع: حتما اعضاء تیمتان را هم برای تهیه این نمودار، مشارکت دهید تا هم روحیه تعهد و کار تیمی در آنها تقویت شود و هم اینکه، WBS شما کامل و بی نقص باش.
  2.  WBS قلب مدیریت پروژه است و مراحل بعدی کار، به آن وابسته است. پس در تهیه آن، خیلی دقت کنید.
  3. دانه بندی (Grandularity): اگر فعالیت ها را زیاد تجربه کنید، زمانی که می خواهید به فعالیت ها زمان، روابط پیش نیازی و منابع را اختصاص دهید. همینطور زمانی که قصد به روز کردن برنامه را دارید کارتان بسیار دشوار خواهد بود و عملا با چنین برنامه ای نمی توانید پروژه خود را کنترل کنید. البته عکس این موضوع هم صادق است. پس بهترین حالت این است که فعالیت ها را تا سطحی تجزیه کنید که قابل مدیریت و کنترل باشند.
  4. ساختار استاندارد نمودار WBS به این صورت است که در سطح اول نام پروژه قید می شود، در صورتیکه پروژه فازبندی خاصی داشته باشد، عنوان این فازها در سطح بعدی قید می شود. در سطح بعد، اقلام قابل تحویل قید می شود و در نهایت فعالیت ها در پایین ترین سطح این نمودار قرار می گیرند.
  5. در نمودار WBS، اقلام قابل تحویل پروژه باید به صورت اسم باشند و فعالیت ها به صورت فعل.
  6. هنگام طراحی نمودار WBS پروژه، نباید به روابط بین فعالیت ها توجه کنید. فقط فعالیت ها را فهرست کنید و نکته آخر اینکه در نمودار WBS پروژه، تحویل شدنی های کلان، در سطح بالاتری قرار می گیرند و تحویل شدنی های سطح پایین، در زیر مجموعه آنها قرار می گیرند. مانند این نمودار:

 

مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه

 

این هم نمونه یک نمودار WBS استاندارد دیگر است:

 

مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه

 

خب دوستان من، حالا بهتر است به سراغ پروژه واقعی خودمان برویم.

در مرحله قبل گفتم: حامد ۲ هفته فرصت دارد تا برنامه ریزی های لازم را انجام دهد و سپس باید به محل پروژه برود و کار را شروع کند. در این مرحله، او باید نمودار WBS پروژه را تهیه کند. خوشبختانه حامد، در گذشته، مشابه این پروژه را در جای دیگری اجرا کرده است. ولی به هر حال، هر پروژه ای متفاوت است و شرایط خاص خودش را دارد. پس از پیگیری های مکرر، حامد موفق می شود نقشه پلان جاده دسترسی کارخانه را از کارفرما دریافت کند. در این نقشه تعداد، نوع و موقعیت تقریبی ابنیه فنی وجود دارد. اکنون حامد با کمک همکار و شریک خودش، می تواند نمودار WBS پروژه را طراحی کند.

خروجی همفکری آنها، نمودار WBS زیر است:

 

مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه

 

الان، نمودار WBS حامد آماده است. این نمودار تمام مشخصاتی را که در صفحات قبل توضیح دادم، دارد. اکنون حامد باید زمان و هزینه فعالیت های پروژه را تخمین بزند که در مرحله بعد، آن را توضیح خواهم داد.

مرحله سوم: برآورد زمان فعالیت های پروژه

در ادامه مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه به طور کلی برای برآورد زمان فعالیت ها، از ۳ منبع اصلی می توانیم استفاده کنیم:

  1. قرارداد پروژه: در قرارداد، اطلاعات باارزشی در مورد محدوده پروژه، بودجه، احجام کل، تعهدات کارفرما و پیمانکار مدت زمان پروژه و موارد دیگر وجود دارد.
  2. نقشه های پروژه: با تحلیل کامل نقشه ها، می توان اطلاعات با ارزشی را به دست آورد از جمله: روش اجرایی کار، روابط بین فعالیت ها، حجم کل فعالیت ها و تخمین زمان فعالیت ها.
  3. مستندات پروژه های مشابه: یکی از مهمترین منابع برای تخمین زمان فعالیت ها، استفاده از تجربیات و مستندات پروژه های مشابه گذشته است، اما زمانی که قصد دارید با استفاده از منابع فوق. زمان فعالیت ها را برآورد کنید، باید به ۲ نکته بسیار مهم نیز توجه کنید:
    ۱- امکانات موجود خود و توان آن ها
    ۲- اختصاص یک زمان مطمتن به فعالیت ها

برای فهم بیشتر نکات فوق، از یک مثال استفاده می کنم:

آقای موسوی پیمانکار نصب استراکچر است. او قصد دارد. اسکلت فلزی یک انبار نیمه صنعتی را نصب کند. ابعاد این انبار عبارت است از: ۲۴*۵۴ متر

تناژ کل استراکچر: ۲۲۴ تن

تأمین استراکچر این انبار به عهده کارفرماست. جرثقیل را هم کارفرما تامین می کند ولی از بابت آن، هر ساعت ۶۰۰۰۰ تومان از پیمانکار پول می گیرد.

منابع و امکانات آقای موسوی عبارتند از: ۶ نفر نصاب، ۱ نفر کارگر ساده، ۱ دستگاه کمپرسور، ۱ دستگاه ژنراتور و ابزار آلات مخصوص نصب مثل ترکمتر، دستگاه وایر زنی و …

اکنون آقای موسوی میخواهد برآورد کند، که این پروژه چه قدر زمان می برد؟

برای این کار، او ابتدا نقشه استراکچر انبار را به طور کامل بررسی می کند. اطلاعاتی مثل ابعاد انبار، تعداد ستون ها، رفترما استرات ها، بادبندها و سایر موارد را بررسی کرده و سپس با بررسی امکانات موجود خود، روش اجرای کار و مستندات پروژه های مشابه قبلی، به این نتیجه می رسد که نصب استراکچر انبار به طور متوسط ۴۰ روز طول می کشد اما با در نظر گرفتن مشکلاتی مثل: خراب شدن جرتقیل، کمبود استراکچر، مرخصی نیروها، مشکلات جوی و … این پروژه احتمالا ۶۰ روز زمان می برد.

پس به طور کلی برای برآورد زمان یک فعالیت سه حالت را باید در نظر بگیریم:

  1. حالت خوش بینانه: یعنی با تصور اینکه هیچ مشکلی پیش نمی آید و کارها طبق برنامه ریزی انجام خواهد شد، زمان فعالیت ها را براورد کنیم که البته این حالت بسیار به ندرت اتفاق می افتد.
  2. حالت متوسط: یعنی اینکه با در نظر گرفتن مسائل و مشکلات اجتناب ناپذیر مثل خرابی دستگاه ها، کمبود نفرات و زمان فعالیت ها را برآورد کنیم.
  3. حالت بدبینانه: فرق این حالت با حالت متوسط، این است که در حالت بدبینانه، با بدبینی بیشتری به پروژه نگاه می کنیم و مشکلات بیشتری را پیش بینی می کنیم. مشکلاتی مثل کمبود استراکچر به مدت طولانی که باعث توقف عملیات نصب خواهد شد، یا خراب شدن طولانی مدت جرثقیل و توقف کار و …

نکته مهم این است که برای تخمین یک زمان مطمئن برای فعالیت، بهترین کار این است که میانگین زمان متوسط و بدبینانه را به دست آوریم. این زمان حاشیه امنیت بالاتری دارد و احتمال تحقق آن نیز بیشتر است. پس دقت کنید که هنگام برآورد زمان فعالیت ها، به هیچ وجه نباید حالت خوش بینانه را در نظر گرفته و آن را به کارفرما اعلام کنیم.

در ادامه مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه حالا به سراغ پروژه خود می رویم:

حامد تا الان، مراحل اول و دوم را انجام داده است. یعنی الان حامد می داند که در این پروژه عامل اصلی چیست؟ محدوده پروژه را هم می داند، او توافقات (قرارداد) خود را با کارفرما مکتوب کرده است و نمودار WBS پروژه را نیز آماده کرده است. الان او باید زمان و هزینه فعالیت ها را برآورد کند. برای انجام این کار، او به یک فایل اکسل نیاز دارد تا بتواند میانگین حالت متوسط و بدبینانه را محاسبه کرده و آن را به عنوان زمان تخمینی فعالیت ها در نظر بگیرد.

نکته مهم این است که حامد فعلا احجام کل هر یک از ابنیه را نمی داند. یعنی به عنوان مثال، نمی داند که مقدار بتن مگر آرماتوربندی قالب بندی و بتن ریزی ۲۲۰+۰۱ Pipe چقدر است؟

در مرحله اول گفتم: حامد در نظر دارد در صورتی که کارفرما نقشه ها را طی یک هفته پس از شروع پروژه در اختیار او قرار دهد، ۳ اکیپ نیروی انسانی مجزا برای اجراء ابنیه فنی اختصاص دهد.

نفرات هر اکیپ شامل: ۱ نفر برای خم و برش، ۱ نفر استاد کار آرماتوربندی و قالب بندی به همراه ۲ نفر نیروی کمکی و ۱ نفر برای بتن ریزی، می باشد. حالا حامد با در نظر گرفتن تعداد و توان نیروی انسانی خود و با تکیه بر تجربه و مستندات پروژه های مشابه قبلی قصد دارد تا زمان لازم را برای اجرای فعالیت های پروژه، برآورد کند.

جداول زیر، خروجی فایل اکسل تخمین زمان فعالیت ها هستند:

 

مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه

 

خب دوستان من، تا اینجا متوجه شدید که حامد چگونه توانست زمان فعالیت های پروژه خود را برآورد کند.

به طور کلی پیش بینی زمان فعالیت ها، کار دشوار و پیچیده ای است به دلیل اینکه: در پروژه، بعضی از فعالیت ها همزمان شروع می شوند و این موضوع، کار برآورد زمان را دشوار می کنند. البته ممکن است عوامل دیگری نیز وجود داشته باشد که کار پیش بینی زمان را دشوار و پیچیده نماید، اما در هر صورت پیمانکار باید در ابتدای پروژه، زمان فعالیت های پروژه را پیش بینی کند تا بتواند زمان کلی پروژه را محاسبه نماید.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره مراحل برنامه ریزی کنترل پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

 

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

آموزش مراحل مدیریت پروژه

آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع | (مرحله اول)

آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع

آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع در مقاله های قبلی از سری آموزش های مدیریت پروژه برای مهندسان صنایع به توضیح اجمالی مراحل مدیریت پروژه پرداختیم که در این قسمت قصد داریم به مرحله اول یعنی تعریف پروژه بپردازیم.

 

آموزش مراحل مدیریت پروژه

مرحله اول: تعریف پروژه (Define the project)

در این مرحله شما ابتدا باید بدانید موضوع پروژه تان چیست و اینکه شما چه کارهایی را باید انجام بدهید و با چه کیفیتی؟

در واقع در این مرحله شما باید محدوه پروژه خود را تعریف کنید. محدوده پروژه یعنی اینکه بدانیم پس از پایان پروژه، چه اقلامی و با چه کیفیتی باید تولید شود تا نیازها و الزامات ذینفعان تامین شود.

سپس شما باید به ۳ عامل زمان، هزینه و کیفیت توجه کنید و این را بفمید که کدام یک از این ۳ عامل، برای کارفرما مهمتر است؟ این ۳ عامل در هر پروژه ای وجود دارند. واقعیت این است که کارفرما همیشه یک کار خارق العاده، در کمترین زمان ممکن و با کمترین هزینه را می خواهد، بنابراین شما از هر سه جهت تحت فشار هستید.

از طرفی این مشکل اصلی مدیریت پروژه است. شما نمی توانید هر ۳ عامل را با هم داشته باشید. لطفا به مثال های زیر دقت کنید.

به عنوان مثال در مسابقات المپیک، عامل اصلی زمان است. در یک زمان مشخص، کاری باید انجام شود. بنابراین برای حضور به موقع در المپیک، ما حاضریم بیشتر هزینه کنیم و حتی اگر لازم باشد کمی کیفیت را هم کاهش خواهیم داد.

یا فرض کنید شما در حال ساخت یک مرکز انرژی هسته ای هستید. در اینجا عامل اصلی کیفیت است. بنابراین اگر قرار باشد یک یا دو سال دیگر صبر کنیم تا به کیفیت بالاتری دست پیدا کنیم. قطعا این کار را خواهیم کرد.

 

آموزش رایگان برای شما : مراحل مدیریت پروژه

 

برای اینکه بفهمید در پروژه شما کدام عامل برای کارفرما مهمتر است، می توانید ۳ سوال زیرکانه را از کارفرمای خود بپرسید:

سوال اول: چرا؟ – چرا پروژه را تا این تاریخ می خواهید؟ یا چرا بودجه ۲۰ میلیارد تومانی تعیین کرده اید؟

در اینجا ممکن است کارفرما یک جواب منطقی به شما بدهد مثلا بگوید: چون در این تاریخ نمایشگاه برگزار می شود.

اینجا شما می فهمید که عامل اصلی در این پروژه، زمان است. یا ممکن است بگوید پروژه را تا این تاریخ می خواهم چون فکر می کنم انجام آن، بیشتر از ۳۶ ماه طول نمی کشد. اینجا شما می فهمید که زمان عامل اصلی نیست.

در مورد هزینه هم همینطور است. اگر هزینه پروژه مثلا ۱۲٫۳۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰ تومان بود شما می فهمید که هزینه عامل اصلی نیست چرا که این، یک عدد رند است که احتمالا آن را به طور تقریبی تخمین زده اند.

اما اگر هزینه پروژه مثلا ۱۲٫۳۵۸٫۵۴۰٫۸۵۹ تومان بود می فهمید که احتمالا عامل اصلی در این پروژه، هزینه است.

سوال دوم: چه می شود اگر؟ – اگر نتواتیم پروژه را تا این تاریخ انجام دهیم چه اتفاقی می افتد؟ یا چه می شود اگر زمان و هزینه بیشتری به پروژه اختصاص دهیم و در عوض، یک کار برجسته را ارئه دهیم؟ حالا باید ببینید عکس العمل کارفرما چیست؟

سوال سوم– پس از اینکه متوجه شدید که عامل اصلی چیست، می توانید پیشنهاد خودتان را به کارفرما ارئه دهید.

حالا بعد از اینکه با کارفرما به یک توافق اولیه رسیدید، شما باید برای شروع این کار، ابتدا برنامه ریزی کنید. یعنی باید مراحل دوم تا هشتم را انجام دهید.

یادتان باشد که شما به عنوان مدیر پروژه، باید اعضاء تیم پروژه را هم در کار برنامه ریزی مشارکت دهید. پس به طور خلاصه در مرحله اول یعنی تعریف پروژه، پیشنهاد من این است که:

۱٫ در ابتدای پروژه، ۲ جلسه با کارفرما برگزار کنید. در جلسه اول باید بفهمید که هدف پروژه چیست؟ محدوده پروژه چیست؟

عامل اصلی در پروژه چیست و به چه علت؟ در کل هدف از برگزاری جلسه اول، این است که شما بفهمید کارفرما چه می خواهد؟

سپس چند هفته، آن ها را ترک کنید، برنامه ریزی های خود را کامل کنید و سپس با برنامه خود، در جلسه دوم حاضر شوید.

در این جلسه، برنامه خودتان را به کارفرما ارائه دهید و سعی کنید او را متقاعد کنید تا با برنامه شما موافقت کند. پس از برگزاری موفق دو جلسه آغازین پروژه، نوبت به امضاء قرارداد می رسد. اما اگر بعد از ارائه برنامه توسط شما کارفرما بگوید: ما نمی توانیم تصمیم بگیریم، ما هنوز نمی دانیم. آن وقت شما چه خواهید کرد؟ آیا کار را شروع می کنید؟

پیشنهاد من این است که هرگز کار را شروع کنید تا زمانی که پروژه مبهم است نباید کار را شروع کرد چون در نهایت شما نمی توانید خروجی مورد نظر کارفرما را ارائه دهید و این منجر به دردسر شما خواهد شد.

در اینجا شما باید بگویید: من نمی توانم تا زمانی که برنامه ریزی کرده ام کار را شروع کنم. من باید تصویر صحیحی از آنچه که شما می خواهید داشته باشم. پس تا زمانی که به توافق نرسیده اید کار را شروع نکنید.

۲٫ سعی کنید همه توافقات خود با کارفرما یا مشاور را مکتوب کنید. چرا که ممکن است کارفرما در حین پروژه کار را افزایش دهد یا انتظارات لحظه ای از شما داشته باشد. مثلا از شما بخواهد کار را با هزینه یا زمان کمتری انجام دهید و موارد دیگر.

در واقع کارفرما برنامه ریزی شما را هم به هم می ریزد و این واقعا اتفاق بدی است. اما اگر شما همه چیز را مکتوب کرده باشید، به آن ها خواهید گفت: اگر بخواهید این کارها را هم به پروژه اضافه کنید خوب است اما هزینه بیشتری برای شما خواهد داشت، حتی ممکن است مشاور یا کارفرما توافقات شفاهی را به مرور زمان فراموش کند سپس شما پس از انجام یک کار، به آن ها خواهید گفت: یادتان هست آن روز توافق کردیم که این کار را هم انجام دهیم؟ الان آن کار انجام شده است، و آن ها خواهند گفت من به یاد نمی آورم. پس حتما همه چیز را در پروژه خود مکتوب کنید تا دچار مشکلات ناشی از آن نشوید. حالا بهتر است به سراغ پروژه واقعی خودمان برویم.

ابتدا کارفرما که همان پیمانکار اصلی این طرح بزرگ است. اسناد مناقصه را برای حامد ارسال می کند. این اسناد شامل موارد ذیل می باشد:

۱٫ نقشه تیپ ابنیه فنی: همانطور که گفتم در این پروژه سه تیپ ابنیه فنی وجود دارد: آبرو لوله ای، آبرو باکسی و دیوار حائل، با بررسی این نقشه ها، حامد با مشخصات کلی و روش اجرایی این ابتیه آشنا می شود.

۲٫ پیش نویس قرارداد: که شامل جدول برآورد مقادیر کار، مدت زمان پروژه و شرایط عمومی و خصوصی پیمان است.

جدول ذیل، همان جدول برآورد مقایر کار است که توسط کارفرما تهیه شده و حامد باید قیمت پیشنهادی خود را در این جدول وارد نماید.

 

آموزش مدیریت پروژه برای صنایع

 

اما نحوه واگذاری کار در این پروژه، به صورت دستمزدی است. لطفا یک بار دیگر با دقت به فعالیت های این جدول توجه کنید.

در واقع کارفرما فقط بابت انجام این فعالیت ها به حامد پول خواهد داد. البته اگر در حین پروژه، حامد با هماهنگی کارفرما کارهایی را خارج از قرارداد انجام دهد. پول آن نیز به حامد پرداخت خواهد شد.

در این جا دو مشکل اساسی وجود دارد: ۱- تعداد دقیق ابنیه فنی جاده هنوز مشخص نیست، و ۲- حامد پس از صحبت با کارفرما متوجه شده که نقشه های پروژه نیز هنوز آماده نشده است. در عین حال، کارفرما ۶ ماه را برای اجرای این پروژه پیشنهاد داده است.

حامد برای انجام این پروژه در مدت ۶ ماه پیش شرط هایی دارد که عبارتند از:

  1. پس از شروع کار، کارفرما تمام نقشه های مربوط به ابنیه فنی جاده را حداکثر تا یک هفته به حامد ابلاغ کند.
  2. کارفرما ماشین آلات کافی را جهت پی کنی فونداسیون ابنیه اختصاص دهد تا حامد بتواند کار را بر اساس نقشه ها و طبق برنامه زمانبندی انجام دهد.
  3. در صورت تحقق دو شرط فوق، حامد نیز متعهد می شود که ۳ اکیپ نیروی انسانی را برای اجرای ابنیه فنی اختصاص دهد. آبروهای لوله ای توسط اکیپ اول، دیوارهای حائل توسط اکیپ دوم و آبروهای باکسی نیز توسط اکیپ سوم اجرا می شوند و این ۳ اکیپ، کار خود را به صورت همزمان انجام می دهند.

در ادامه آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع  به هر حال، حامد با تکیه بر تجربه و دانش خود قیمت های پیشنهادی و پیش شرط های خود را برای اجرای پروژه در مدت ۶ ماه برای کارفرما ارسال می کند.

قیمت های پیشنهادی حامد مطلق جدول ذیل می باشد که در واقع مهمترین قسمت این جدول هم، همین ستون است.

 

آموزش مدیریت پروژه برای صنایع

 

در مجموع، حامد پس از بررسی شرایط موجود متوجه می شود که به چند دلیل، زمان در این پروژه عامل اصلی نیست:

  1. هنوز نقشه ها به طور کامل تهیه نشده و به احتمال زیاد کارفرما قصد دارد به مرور زمان، نقشه ها را تهیه و ابلاغ کند.
  2. این طرح بزرگ، تازه شروع شده است و هنوز کارهای زیاد مهمتری هست که باید انجام شود. بنابراین اجرای ابنیه فنی جاده دسترسی کارخانه، در اولویت اول این طرح نیست.
  3. کارفرما دلیل روشنی برای انجام پروژه در ۶ ماه، ارائه نمی دهد. (از نظر کارفرما این پروژه بیشتر از ۶ ماه زمان نیاز ندارد) از طرفی، کاملا مشخص است که مقادیر کل در جدول فوق، تقریبی است. چرا که هنوز نقشه ها به طور کامل آماده نشده است. بنابراین هزینه هم نمی تواند عامل اصلی در این پروژه باشد. پس قطعأ کیفیت، عامل اصلی است و حامد بایستی تمام تلاش خود را به کار بیرت کار با کیفیتی را در این پروژه ارائه دهد.

در ادامه آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع معنی کیفیت از نظر کارفرما این است که حاصل کار را طبق نقشه، دستور کارهای ابلاغی و با هماهنگی کارفرما انجام دهد. در بیشتر قراردادها تبصره ای هست مبنی بر اینکه: کارفرما می تواند مبلغ قرارداد را تا ۲۵ درصد افزایش با کاهش دهد و پیمانکار نیز حق اعتراض ندارد. در این قرارداد اسم این تبصره وجود دارد.

در هر صورت، کارفرما پس از برگزاری مناقصه، با قیمت های حامد موافقت کرده و انجام پروژه را به او واگذار می نماید.

همینطور کارفرما اعلام می کنند که حامد پس از امضاء صورتجلسه تحویل زمین، تنها ۱۰ روز فرصت دارد تا تجهیز کارگاه کرده و کار را شروع نماید. حامد به خوبی می داند که باید به گونه ای این پروژه را مدیریت کند که ضمن حفظ کیفیت کار هزینه های وی از مبلغ کل قرارداد بیشتر نشود و هر زمان که مبلغ تجمعی صورت وضعیت وی به سقف مبلغ قرارداد رسید باید کار را متوقف کرده و درخواست تمدید قرارداد را از کارفرما داشته باشد.

منشور یا اساسنامه این پروژه مطایق جدول زیر می باشد:

 

آموزش مدیریت پروژه برای صنایع

 

مطلب مفید برای شما : مدیر پروژه کیست

 

اکنون حامد باید مراحل دوم تا هشتم فرآیند ۱۲ مرحله ای را که همگی مربوط به برنامه ریزی پروژه هستند، انجام دهد و سپس کار را شروع کند. کارفرما تنها ۲ هفته، برای تکمیل برنامه ریزی ها به حامد فرصت داده است.

در پایان این نکته را یاد آوری می کنم که اساسا فرآیند تعیین قیمت توسط پیمانکار، بسیار مهم است و اگر پیمانکار بدون آگاهی و دانش کافی، این کار را انجام دهد، احتمال موفقیت او در پروژه بسیار کم خواهد بود.

شاید برای شما جالب باشد که بدانید حامد چگونه قیمت فعالیت های پروژه را تعیین کرده است؟

به طور کلی فرایند تعیین قیمت گذاری توسط پیمانکار، سختی ها و پیچیدگی های خاص خودش را دارد.

مسائل و مشکلاتی مثل: ثابت نبودن تعداد نفرات، افزایش قیمت مصالح و تجهیزات، افزایش هزینه اجاره دستگاه ها و ماشین آلات و افزایش نرخ دستمزد نیروی انسانی در طول اجرای پروژه، تا اندازه زیادی کار قیمت گذاری را دشوار می کند. اما در هر صورت پیمانکار باید قبل از شروع پروژه، قیمت های پیشنهادی خود را محاسبه و به کارفرما اعلام کنند و سپس در صورتی که کارفرما با این قیمت ها موافقت کند، می تواند پروژه خود را شروع نماید. به طور کلی برای محاسبه و تعیین قیمت فعالیت ها، یک قاعده کلی وجود دارد که به این صورت است:

معمولا پیمانکاران ابتدا، هزینه کل پروژه را برآورد می کنند و سپس بر اساس آن، قیمت های خود را تعیین می کنند.

به عبارت دیگر، پیمانکار ابتدا کل هزینه های خود را که شامل: دستمزد نیروی انسانی، هزینه های مربوط به خرید مصالح و تجهیزات، غذا، بیمه، مالیات و … است را برآورد می کند و علاوه برآن، یک حاشیه سود هم برای خود در نظر می گیرد. (مثلا %۴۰) در نهایت، قیمت کل قرارداد از جمع این آیتم ها به دست می آید.

حالا در مرحله بعد، پیمانکار قیمت فعالیت ها را بر اساس قیمت کل قرار داد، تجربیات پروژ های مشابه گذشته با در نظر گرفتن قیمت های عرف محل اجراء پروژه، به دست می آورد. در واقع پیمانکار با این روش، از کل به جزء می رسد.

حالا به سراغ پروژه واقعی خودمان می رویم.

در این پروژه، پرداخت مالیات و بیمه نفرات، به عهده حامد است. غذای نفرات حامد را کارفرما تامین می کند اما هزینه آن را از حامد دریافت می کنند و هزینه آن به ازاء هر نفر ۲۰۰۰۰۰ تومان است. همینطور تامین خوابگاه نیز به عهده کارفرماست ولی از بایت آن نیز ماه به دهه ۳۰۰ تومان از صورت وضعیت ماهانه حامد کسر می کند. حالا حامد با توجه به این شرایط، باید قیمت های پشنهادی خود را محاسبه و به کارفرما اعلام کند.

این جدول برآورد هزینه های حامد است:

 

آموزش مدیریت پروژه برای صنایع

 

در ادامه آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع گمان می کنم جدول بالا، نیاز به توضیح خاصی داشته باشند. همانطور که می بینید حامد تمام هزینه های خود را برآورد کرده و در نهایت به قیمت کل قرارداد رسیده است. حالا حامد بر اساس این قیمت کل، تجربیات پروژه های گذشته و قیمت های عرف محل اجرای پروژه، قیمت های زیر را برای فعالیت های پروژه تعیین می کند. (مطابق جدول زیر)

 

 

در ادامه آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع نکته آخر در این مرحله این است که: پیمانکار هنگام برآورد هزینه های خود، باید حالت نزدیک به واقعیت را در نظر بگیرد نه حالت ایده آل. به طور مثال حامد تر برآورد هزینه نیروی انسانی این مورد را در نظر گرفته است که در زمستان (دی ماه ۹۵) باید کار خود را شروع می کند و احتمال توقف کار به خاطر بارش برف یا باران بسیار محتمل است، بنابراین ۱۰ روز را بابت این مسئله در نظر می گیرد و آن را در برآورد هزینه دستمزد نیروی انسانی خود در نظر می گیرد.

علاوه بر این، بایت تعطیلات سال جدید (سال ۹۶). تقریبا ۲۰ روز کار او متوقف خواهد شد یعنی از ۹۵/۱۲/۲۵ تا ۹۶/۰۱/۱۵ که این مورد را هم در برآورد هزینه ی دستمزد نیروی انسانی خود خود در نظر می گیرد. این بود توضیح خلاصه ای از روش قیمت گذاری توسط پیمانکار.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

 

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

مراحل برنامه ریزی یک پروژه

۳۰ دقیقه تا برنامه ریزی یک پروژه (۷مرحله) | (تریور یانگ)

مراحل برنامه ریزی یک پروژه

مراحل برنامه ریزی یک پروژه شامل ۷ مرحله زیر است :

  1. بررسی تعریف پروژه
  2. استنتاج منطق پروژه
  3. آماده سازی زمانبندی پروژه
  4. آنالیز منبع و هزینه
  5. بهینه سازی در جهت برآوردن نیازهای مشتری
  6. اعتبار سنجی و تصویب طرح
  7. راه اندازی پروژه

در این قسمت از مراحل برنامه ریزی پروژه به آموزش مرحله اول یعنی بررسی تعریف پروژه میپردازیم.

 

مراحل برنامه ریزی یک پروژه

آیا می توانید پروژه ای را در ۳۰ دقیقه برنامه ریزی کنید؟ حتی اگر کوچک باشد و کس دیگری هم در کار نباشد به وقت بیشتری نیاز خواهی داشت. برنامه ریزی یعنی سازماندهی آینده، یا حداقل آینده کوتاه مدت، و بعد اطمینان از اینکه هر کسی که در پروژه دخیل است نقش خود و آنچه را که باید برای آن موقعیت انجام دهد می داند.

برنامه ریزی راهی مناسب است برای برقراری ارتباط با ساز و کار آینده کوتاه مدت و نشان دادن آنچه که باید انجام شود، چه کسی باید آن را انجام دهد کی و کجا باید انجام شود و ضرب الاجل و مهلت نهایی که باید در نظر گرفته شود.

سعی کرده ایم، مطالبی که در این خصوص در اختیار شما قرار میدهیم ویژگی های زیر را داشته باشد.

  • خواندنش راحت است
  • جلسه توجیهی کوتاهی از اصول ضروری را به شما می دهد
  • ۷ مرحله سهل الوصول را برای شما فراهم می آورد
  • شما را قادر می سازد که با اعتماد به نفس پروژه بعدیتان را به نحو موثری برنامه ریزی کنید

امروزه ما در محیط کار از متخصصانی در همین زمینه برخودار هستیم و این مسئله مخصوصا هنگام برنامه ریزی مصداق پیدا می کند. تا حالا متوجه شده اید که همه ادعا می کنند که برنامه ریزان خوبی هستند؟ وقتی این کتاب را بخوانید متوجه می شوید که چه کسی می تواند پروژه ای را به نحو موثر برنامه ریزی کند و از تجربیات آنها و خودشان بیشتر بهره ببرید. از هر فرصتی برای استفاده از هدایت و راهنمایی آنها استفاده کنید. دانش کاربردی آنها موهبت ارزشمندی است که اغلب توسط همکاران و سازمان نادیده گرفته می شود.

در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه فرایند برنامه ریزی برای استفاده تیم پروژه شما طراحی شده است. موقعیت های متعددی برای پروژه های کوچک تک نفره وجود دارد و تکنیک هایی که در اینجا توصیف می شوند برای دستیابی شما به موفقیت همچنان معتبر و مفیدند.

اگر شما یک تیم هستید در مواقعی که از محتوای کار مطمئن نیستید از هر فرصتی برای راهنمایی گرفتن از همکاران با تجربه استفاده کنید .سعی کنید وظیفه تان را با دقت انجام داده و به برنامه  پایبند باشید. ممکن است بواسطه اضطرار براحتی مورد ستم واقع شوید و مستقیم به نقطه شروع کار بازگشته ، بدون اینکه هیچ برنامه و طرحی داشته باشید. به وضوح مشهود است که اتفاقاتی در حال وقوع است. اما آیا  آنچه انجام می شود صحیح است؟ تا وقتی که متوجه نشده اید چه چیزهایی انجام نشده یا چه فرضیه هایی به اشتباه ساخته شده هرگز نمی توانید مطمئن باشید .

سپس با دوباره کاری که وقت و زمان زیادی می گیرد روبرو و مواجه خواهید شد. برنامه ریزی را نوعی سرمایه گذاری برای صرفه جویی در زمان های آینده بدانید.

فرایند مرحله ای که در اینجا شرح داده شد بر اساس تجربه است. هدف من ارائه توجیه مختصری است که شما را می قادر سازد پروژه بعدیتان را به نحو موثری برنامه ریزی کرده و به نتایج موفقیت آمیزی برسید. فرایند نسبتا ساده است اما به هیچ وجه راحت نیست و لازمه آن ارتباط قوی ، عزم راسخ و انگیزه کسب موفقیت است. برنامه ریزی کاری است سخت، سرگرم کننده، خسته کننده، کاری سرگرم کننده تر و سخت تر، اما در نهایت وقتی که با مشاهده نتیجه بسیار لذت خواهید برد و هر بار تجربه یادگیری بیشتری بدست می آورید. من برای شما آرزوی موفقیت در تمام تلاش های آینده تان را دارم.

 

مطلبی که حتما باید بخوانید (کلیک کنید) : ۱۰ اشتباه بزرگ در مدیریت هزینه پروژه که باید بدانید

فرایند برنامه ریزی

برنامه ریزی پروژه، فرآیندی است که طی آن اطمینان حاصل خواهید کرد که پروژه تان به بار خواهد نشست: به نحوی سازمان یافته و ساختارگرا، کاهش ریسک و عدم اطمینان به حداقل، ایجاد استانداردهای مشخص کیفیت و اجرا؛ حصول اطمینان از نتایج با صرف حداقل هزینه و وقت.

برنامه ریزی فرآیندی پویاست که با پیشروی پروژه مستلزم بازبینی و تصحیح است. مشکلات بر سر راه باید به طرز صحیحی حل شوند و اقداماتی جهت  دستیابی به اهداف در مهلت مقرر صورت بگیرد. برنامه ریزی تنها زمانی واقعا متوقف می شود که روزی فرا رسد که شما با اعتماد به نفس فریاد بزنید «کامل شد »و مشتری راضی و خوشحال داشته باشید.

چه کسانی باید مشارکت کنند؟

برنامه پروژه مجموعه ای از ایده ها و دانش است که به صورت بسته های کاری سازماندهی شده اند. آیا شما همه دانش لازم، ایده های نامحدود و تجربه گسترده را دارا هستید؟ چنین پروژه در عمل مهارت شما دستیابی به ایده ها و دانش از هر تعداد افراد ممکن است. این بدان معنی نیست که شما باید با تمام سازمان مشورت کنید. نادیده گرفتن مهارت های واقعی دیگران که می توانند در جهت موفقیت پروژه موثر باشند به طور بالقوه برای پروژه خطرناک است.

اگر شش نفر پروژه ای مشابه را به طور مستقل برنامه ریزی کنند، نتیجه تفاوت های اساسی را نشان خواهد داد. این شش نفر را کنار هم بگذارید و برنامه را با همانگی به پیش ببرید به نحوی که همه در درست بودن آن توافق داشته باشند در اینصورت پروژه شانس بیشتری برای موفقیت دارد.

برنامه ریزی یک کار گروهی است بنابراین بجز خودتان، تیم پروژه(در صورتی که دارید) و کسانی که مهارت های مرتبط دارند را دعوت کرده تا در بخش برنامه ریزی شما مشارکت کنند. اگر تیمی ندارید باز هم دیگران را برای مشارکت دعوت کنید تجربیات آنها بعدها می تواند باعث صرفه جویی در وقت شما شود. مزیت کار گروهی در برنامه ریزی پروژه به شفافیت هدف، درک و پذیرش از سوی همه می باشد.

این مسئله منجر به ایجاد تعهد و میل به بردن  یک پروژه موفق می شود. به خاطر داشته باشید هیچکس نمی خواهد با شکست عجین شود.

فرایند

فرایند برنامه ریزی پروژه ای که در اینجا به کار می بریم به صورت یک فعالیت سه مرحله ای یا سه بلوکی اجرا می شود:

  • بررسی تعریف پروژه
  • استنتاج منطق پروژه
  • آماده سازه زمانبندی اولیه
  • آنالیز منابع و هزینه ها
  • بهینه سازی و برآورده کردن نیازهای مشتری
  • اعتبارسنجی و تصویب طرح
  • راه اندازی پروژه

اصطلاحات

در برنامه ریزی پروژه مجموعه ای از اصطلاحات به کار می روند که ممکن است با آنها ناآشنا باشید:

  • وظیفه: بخشی از کار که توسط یک شخص انجام می شود.
  • فعالیت: بسته کاری متشکل از وظایف مختلف که توسط یک یا چند نفر انجام می شود.
  • مرحله کلیدی: فعالیتی خاص که معمولا یک فعالیت گروهی است.
  • وابستگی: ارتباط منطقی بین فعالیت ها به طوری که فعالیت ورودی هر فرد مستقیما به فعالیت خروجی دیگری وابسته است.
  • نمودار منطقی: نمایش گرافیگی تمامی مراحل کلیدی پروژه که ارتباط وابستگی شان را نشان می دهد.
  • منابع: تک تک افراد با مسئولیتی برای حصول انجام بخشی از کار در زمان مقرر.
  • ساختار تفکیک کار: نمایش گرافیکی تمامی کار های پروژه که نشان دهنده لیست کارهایی است که برای هر مرحله کلیدی صورت می گیرد.
  • اسپانسر: شخصی که شما به او به عنوان هدایت کننده پروژه گزارش می دهید . معمولا یک مدیر ارشد که مسئول موفقیت پروژه است.
  • سهامدار: هر شخصی که از نتایج پروژه نفعی می برد. مشتری ،سایر مدیران، دپارتمان مالی، پیمان کاران، تدارکات، کاربران نهایی  و غیره.

بقیه موارد با ادامه پیشروی در فرایند تعریف خواهند شد.

مرحله اول

بررسی تعریف پروژه

در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه همیشه قبل از برنامه ریزی برای آنچه باید انجام شود اعتبارسنجی تعریف پروژه ضرورت دارد. فرایند تعریف باید به طور شفاف انجام شود چرا انجام پروژه در حال حاضر ضرورت دارد و چه نتایجی انتظار می رود. هر کسی که در برنامه ریزی دستی دارد باید قبل از آنکه بتوانند در واقعیت در برنامه ریزی پروژه سهمی داشته باشند این تعریف را بفهمد. مولفه های لازم برای تعریف باید شامل موارد زیر باشد:

ذکر ضرورت یا فرصت

این عبارتی دقیق در مورد علت ضرورت پروژه در شرایط موجود است، احتمالا هدف قرار دادن یک مشکل خاص یا غنیمت شمردن فرصتی که پیش روی سازمان قرار گرفته است. این منطق پروژه است و پیش زمینه لازم برای دلیل انجام پروژه را فراهم می آورد.

ذکر اهداف کلی پروژه

در برقراری ارتباط با دیگران بهتر است اهداف خود را به صورت کلی و معمولا به صورت زمانبندی شده یا به صورت ضرب العجل هایی برای اعلام پایان پروژه بیان کنید. چنین عباراتی معمولا دقیق هستند و شفاف بودن هدف را می رسانند.

هدف پیاده کردن استراتژی بازاریابی با برنامه های اجرایی یکپارچه برای بخش های اجرائی برای دوره ۲۰۰۰۸-۱۹۹ تا ژانویه ۱۹۹۸ می باشد.

لیستی از محدودیت ها و فرضیه ها

در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه وقتی پروژه ای شروع می شود معمولا باید فرضیه هایی مطرح شود، مثل پول، افراد موجود، فن آوری مورد نیاز، مهارت های مورد نیاز، فضا و تجهیزات مورد نیاز و غیره. فرضیه ها معمولا با پیشرفت پروژه به فراموشی سپرده می شوند تا اینکه مشکلی به وجود آید. سپس کسی به یاد می آورد چه چیزی در ابتدا به اشتباه تصور می شد. همیشه در مسیر تکمیل پروژه محدودیت هایی وجود دارد که همیشه آمیخته باموارد زیر هستند:

  • افراد– منابع و مهارت هایشان برای انجام کار
  • پول– سرمایه و درآمد موجود
  • زمان – باید طی یک ضرب العجل مشخص به نتایجی دست یابید

ممکن است به شما تاریخ حیاتی کسب و کاری داده شود که در آن باید به نتایجی رسیده باشید و هر لغزشی برای پیش بینی روند پروژه مهم است.

لیست دستاوردها و سود ها

در نشست های قبلی شما با سهامداران باید نیازهایشان و آنچه از تلاش های آینده شما انتظار دارند راشناسایی کنید. برآورده کردن نیازهای سهامداران هرگز آسان نیست چرا که طرح های پنهان همیشه از ابتدا آسان نیستند. هدف شما این است که اطمینان حاصل کنید نیازهای آنها رافهمیده اید و آنچه که معتقدید لازمه پروژه برای برآورده کردن این نیازها و بسیاری از انتظاراتی که منطقا در زمان مورد نظر احتمال می روند آنرا پیشنهاد کنید.

  • دستاوردها – نتایج قابل اندازه گیری و محسوس که هم به صورت موقت و هم به صورت نهایی باید به دست آیند.
  • سوده ها – منافع متعاقب قابل اندازه گیری هم برای مشتری و هم برای شرکت که معمولا به صورت مالی و نه زمانی مثلا درآمدی، همکاری، و صرفه جویی در هزینه اندازه گیری می شوند.
  • ویژه – به طور شفاف توصیف و تعریف شوند.
  • قابل اندازه گیری – ابزار اندازه گیری دستاوردها با معیارها که به طور شفاف تعریف شده اند.
  • قابل دسترسی – مهارت هایی که در محیط فعلی موجود است.
  • واقع گرایانه – قابل دسترسی با دانش فعلی و بدون در بر داشتن ریسک های بالا و ناشناخته
  • محدودیت زمانی– محدود به زمان تکمیل و بر اساس نیاز های شناخته شده و واقعی

بودجه پروژه

در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه ممکن است پروژه در ابتدا طی مرحله تعریف  مشخص شود. ممکن است بر اساس پروژه های مشابه قبلی باشد یا الهام گرفته از حدس و گمان! هزینه هایی که معمولا به سرمایه یا هزینه های درآمد تقسیم می شوند. اولی مربوط به سیاست ها وروش های سازمان است که ممکن است برای تکمیل کمی زمان ببرد. هزینه های درآمد اغلب نادیده گرفته شده به عنوان بخشی ازهزینه های اجرایی کلی جذب می شوند.

برای کنترل خوب پروژه هزینه های منابع باید اندازه گیری شود چرا که بدین وسیله می توان آنالیز هزینه/سود جامعتری را انجام داد.بدون این داده هاهزینه های واقعی پروژه پنهان استب هطوریکه بازگشت سرمایه گذاری وقت مردم هرگز به طور دقیق مشخص نمی شود. بودجه واقعی فقط بعد از اجرای برنامه و صرف هزینه ها به طور دقیق مشخص می شود.

آنالیز خطرات

همه پروژه ها کوله باری سنگین هستند. شما نمی توانید آنها را نادیده بگیرید چرا که هر مشکل غیر قابل پیش بینی که طی کار پیش می آید از خطری نا معلوم سر می زند ، که باید پیش بینی می کردید. خطرات به سه دسته تقسیم می شوند:

  • خطر کسب و کار– تاثیر بر فعالیت کسب و کار فعلی یا عملکرد آینده
  • پروژه – مرتبط با بخش فنی پروژه، یعنی: فن آوری، عملکرد تجهیزات و غیره.
  • فرایند– مرتبط با فرآیند ها و فرایند هایی که شما برای تکمیل به موقع پروژه به کار می برید.

شما باید هر یک را با تیم خود امتحان کنید و ریسک های بالا، آنهایی که تاثیری جدی و احتمال زیاد وقوع دارند را شناسایی کنید. چنین ریسک هایی مشمول طرح های اقداماتی محتمل الوقوع و حتی اقدامات پیشگیرانه، قبل از شروع برنامه ریزی است. فهرستی از چنین خطراتی برای مرور و بروزرسانی مداوم تهیه کنید.  به تیم پروژه مرتبا یادآوری کنید این خطرها یا خطرهای جدید را پیش بینی کنند.

استراتژی پروژه و مهارت های مورد نیاز

در ادامه مراحل برنامه ریزی یک پروژه حالا باید برای پروژه استراتژی وجود داشته باشد. آیا برای رسیدن به هدفتان بیش از یک گزینه را پیش می گیرید؟ آیا در منابعتان به  یک سری مهارت های متفاوت برای این گزینه ها نیاز دارید؟ اطمینان حاصل کنید که شما و تیمتان استراتژی مورد توافق را می فهمند و آن را به عنوان یک شیوه معتبر می شناسند .تصمیمات قبلی مبنی بر استفاده از پیمانکاران زیر مجموعه برای بخشی از کار یا استفاده مجدد از تجهیزات و تکنولوژی فعلی را اعتبارسنجی کنید. هر مهارت جدید و خاصی که در حال حاضر در سازمان وجود ندارد و برای پروژه و همینطور اقداماتی که برای درست کردن اوضاع  نیاز است را تایید کنید.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره مراحل برنامه ریزی یک پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

 

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.