نظام آراستگی (۵S) محیط کار چیست ؟ (مراحل پیاده سازی و مزایا)

نظام آراستگی ۵S چیست؟

نظام آراستگی ۵S از دیگر توانایی های هر مهندس صنایع میباشد که با فراگیری آن میتواند برای کارخانه  و یا سازمان های مختلف این استاندارد را پیاده سازی کند. حال میتواند بصورت پیمانکاری یا در استخدام آن شرکت یا سازمان باشد. در این مقاله تلاش شده است اطلاعات کافی در این زمینه به شما عزیزان ارائه شود.

۵S چیست؟

نظام آراستگی ۵S یک سیستم برای سازماندهی فضاها است، بنابراین کارها می توانند کارآمد، موثر و با خیال راحت انجام شوند. این سیستم با تمرکز بر همه چیزهایی که در آن تعلق دارد و تمیز نگهداشتن محل کار است، باعث می شود که مردم بدون اینکه زمان زیادی صرف کنند و یا آسیب ببینند، کار خود را انجام دهند.

نظام آراستگی ۵S ترجمه اصطلاح ۵S از پنج واژه ژاپنی می آید:

• Seiri(ساماندهی)
• Seiton(پاکیزه سازی)
• Seiso(نظم و ترتیب)
• Seiketsu(استانداردسازی)
• Shitsuke(انضباط)

به زبان انگلیسی، این کلمات اغلب به ترتیب عبارتند از:

• Sort
• Set in Order
• Shine
• Standardize
• Sustain

هر S یک بخش از یک فرایند پنج مرحله ای است که می تواند عملکرد کلی از یک کسب و کار را بهبود بخشد.

ریشه های تولید نظام آراستگی ۵S – 5S و روش تولید ناب

در ادامه محتوای ۵اس چیست نظام آراستگی ۵S به عنوان بخشی از سیستم تولید تویوتا (TPS) آغاز شد، روش تولید موتور تویوتا که توسط رهبران شرکت در اوائل و اواسط قرن بیستم آغاز شد. این سیستم، که اغلب به عنوان تولید ناب در غرب نامیده می شود، با هدف افزایش ارزش محصولات یا خدمات مشتریان است.اغلب با یافتن و حذف زباله از فرایندهای تولید انجام می شود.
تولید ناب شامل استفاده از ابزارهای بسیاری مانند ۵S، کایزن، کانبان، جیدوکا، heijunka و پوکا-یوکه است. نظام آراستگی ۵S بخشی اساسی سیستم تولید تویوتا محسوب می شود، زیرا تا زمانی که محل کار در یک کشور تمیز و سازمان نیافته باشد، دستیابی به نتایج همیشگی خوب، دشوار است.
فضای کثیف و فشرده می تواند به اشتباهات، کاهش تولید و حتی حوادث منجر شود، که همه این وقایع منفی یک شرکت را تحت تاثیر قرار می دهند. با داشتن یک سیستم سازماندهی شده سازمان، یک شرکت افزایش احتمال تولید دقیقا همانطور که باید باشد، افزایش می یابد.

مزایای نظام آراستگی ۵S

در طول زمان، روش ۵S منجر به مزایای بسیاری می شود از جمله:

• کاهش هزینه ها
• کیفیت بالاتر
• بهره وری بیشتر
• رضایت کارکنان
• یک محیط کار امن تر

نظام آراستگی ۵S چیست؟

مفهوم نظام آراستگی ۵S ممکن است در این لحظه کمی انتزاعی بنظر بیاید، اما در واقع این یک ابزار عملی بسیار کاربردی است که هر کس در محل کار میتواند بخشی از آن باشد. ۵S شامل ارزیابی همه چیز موجود در فضا، حذف چیز غیر ضروری، سازماندهی چیزها منطقی، انجام وظایف و نگه داشتن این چرخه است. سازماندهی، تمیز کردن، تکرار اجازه دهید نگاهی دقیق تر به هر قسمت از ۵S بگیریم.

Sort(ساماندهی)

بر اساس اولین گام از نظام آراستگی ۵S، مرتب سازی بر، شامل رفتن همه ابزار، مبلمان، مواد، تجهیزات و غیره در یک منطقه کار برای تعیین آنچه که باید وجود داشته باشد و چه چیزی می تواند حذف شود. برخی از سوالاتی که در این مرحله می توانید بپرسید عبارتند از:

• هدف از این آیتم چیست؟
• هنگامی که آخرین بار از این آیتم استفاده شد؟
• چقدر از آن استفاده شده است؟
• چه کسی از آن استفاده می کند؟
• آیا واقعا باید در اینجا باشد؟

این سؤالات به تعیین ارزش هر آیتم کمک می کند. یک فضای کاری ممکن است بهتر باشد بدون موارد غیر ضروری یا مورد استفاده نادرست. این چیزها می توانند راه و یا فضا بگیرند. به خاطر داشته باشید که بهترین افراد برای ارزیابی موارد موجود در فضا، افرادی هستند که در آن فضا کار می کنند. آنها کسانی هستند که می توانند به سوالات فوق پاسخ دهند.

هنگامی که یک گروه مشخص کرده است که بعضی از موارد لازم نیست، گزینه های زیر را در نظر بگیرید:

• اقلام را به یک اداره دیگر بدهید.
• بازیافت / دور انداختن / فروش اقلام
• آیتم ها را به انبار ذخیره کنید.

برای مواردی که ارزش یک آیتم نامشخص است – به عنوان مثال، ابزار اخیرا استفاده نشده است، اما کسی فکر می کند که ممکن است در آینده مورد نیاز باشد، از روش تگ قرمز استفاده کنید. برچسب های قرمز معمولا برچسب ها یا برچسب های مقوا هستند که می توانند به موارد مورد نظر متصل شوند. کاربران اطلاعات مربوط به مورد را پر می کنند مانند:

• محل
• شرح
• نام شخص درخواست تگ
• تاریخ درخواست

سپس آیتم در یک منطقه “برچسب قرمز” با سایر آیتم های مشکوک قرار می گیرد. اگر بعد از یک مقدار مشخص شده (شاید یک یا دو ماه) مورد مورد استفاده قرار نگیرد، وقت آن است که آن را از فضای کاری حذف کنید. این ارزش نداشتن بر روی چیزهایی است که هرگز استفاده نمی شود، زیرا آنها فقط فضا را می گیرند.

نکته: یک یادآوری را بر روی تلفن یا رایانه خود تنظیم کنید یا در جایی که در فضای کاری قرار گرفته است، برای بازرسی در قسمت برچسب قرمزبنویسید، در نتیجه آن را فراموش نخواهید کرد.

Set in order

هنگامی که اختلاف اضافی از بین رفته است، به راحتی می توانید ببینید که چه چیزی است. در حال حاضر گروه های کاری می توانند با استراتژی های خود برای مرتب سازی از طریق موارد باقی مانده ارائه دهند. چیزهایی که باید در نظر گرفت:

• کدام افراد (یا ایستگاه های کاری) از مواردی استفاده می کنند?
• وقتی آیتم مورد استفاده قرار می گیرد؟
• کدام موارد بیشتر استفاده می شود؟
• آیا اقلام باید بر اساس نوع گروه بندی شوند؟
• کجا منطقی است که موارد را قرار دهیم؟
• آیا برخی از مهاجران برای کارگران بیشتر ارگانیک هستند؟
• آیا برخی از محل های پرستاری برای حرکت غیر ضروری کاهش می یابد؟آیا ظروف ذخیره سازی بیشتری لازم است تا چیزها را سازماندهی کنند؟

در این مرحله، همه باید منطقی ترین روش ها را تعیین کنند. این نیاز به تفکر از طریق وظایف، فرکانس آن وظایف، مسیرهایی که مردم از طریق فضا عبور می کنند، و غیره.

شرکت ها ممکن است بخواهند متوقف شوند و در مورد رابطه بین سازمان و تلاش های بزرگتر Lean فکر کنند. چه تنظیماتی باعث کمترین میزان زباله خواهد شد؟

در تولید نان زباله می تواند به صورت:

• عیوب
• زمان انتظار
• حرکت اضافی
• موجودی بیش از حد
• تولید بیش از حد
• پردازش فوق العاده
• حمل و نقل غیر ضرور
• استعدادهای بدون استفاده

نکته: به منظور اهداف نظام آراستگی ۵S، به طور خاص در نظر بگیرید که چگونه طرح بندی و سازمان یک منطقه می تواند زمان انتظار، حرکت و حمل و نقل غیر ضروری را افزایش / کاهش دهد.

Shine(نظم و ترتیب)

در ادامه محتوای ۵اس چیست هر کس فکر می کند که آنها چه چیزی را می دانند، اما یکی از ساده ترین چیزهایی است که باید نادیده گرفته شود، مخصوصا زمانی که مشغول کار می شود. مرحله Shine نظام آراستگی ۵S تمرکز بر تمیز کردن محل کار است که به معنی جابجایی، خرد کردن، گرد و غبار، پاک کردن سطوح، قرار دادن ابزار و مواد دور و غیره است. علاوه بر تمیز کردن پایه، Shine نیز شامل انجام تعمیرات منظم در تجهیزات و ماشین آلات می شود. برنامه ریزی برای تعمیر و نگهداری به زودی به معنی کسب و کار می تواند مشکلات و جلوگیری از خرابی. این بدان معنی است که زمان کم هدر رفته و از دست دادن سود ناشی از توقف کار درخشش در محل کار ممکن است هیجان انگیز نیست، اما مهم است. و باید فقط به کارکنان نگهبان نباشید.

در ۵S، هر کس مسئولیت تمیز کردن فضای کاری خود را بر عهده می گیرد، به طور ایده آل روزانه. این کار باعث می شود مردم مالکیت فضا را بدست آورند، که در بلندمدت به این معنی است که مردم در کار و شرکت خود بیشتر سرمایه گذاری می کنند. نکته: نحوه تمیز کردن ممکن است به نظر آشکار باشد، اما مطمئن شوید که مردم بدانند چگونه به درستی فضاهای خود را فریب دهند. نمایش کارکنان – به ویژه کارکنان جدید – که تمیز کنندگان برای استفاده، جایی که مواد تمیز نگهداری می شود، و نحوه تمیز کردن تجهیزات، به ویژه اگر آن تجهیزات است که می تواند به راحتی آسیب دیده است.

Standardize(استانداردسازی)

پس از تکمیل سه مرحله اول نظام آراستگی ۵S، چیزها باید خیلی خوب باشند. همه چیز اضافی رفته است، همه چیز سازماندهی شده است، فضاهای تمیز، و تجهیزات در نظم کار خوب است.

مشکل این است که وقتی ۵S در یک شرکت جدید است،  برای تمیز کردن و سازماندهی … و آسان است.استاندارد سازی همه چیزهایی را که فقط اتفاق می افتد و سیستم را تغییر می دهد. استاندارد سازی وظایف منظم را اعطاء می کند، برنامه ها را ایجاد می کند و دستورات را پست می کند، بنابراین این فعالیت ها روال می شوند. این باعث می شود که روش های عملیاتی استاندارد برای ۵S به طوری که نظم در کنار راه نمی افتد.

بسته به فضای کاری، چک لیست روزانه نظام آراستگی ۵S یا نمودار ممکن است مفید باشد. یک برنامه ارسال شده نشان می دهد که چه میزان کارهای مشخص تمیز کردن باید انجام شود و چه کسی مسئولیت آن را داشته باشد، یک ابزار مفید دیگر است.

در ابتدا، مردم احتمالا به یادآوری در مورد ۵S نیاز دارند. برای انجام وظایف ۵S، ممکن است روزانه مقدار کمی از زمان را کنار بگذارند. اما با گذشت زمان، وظایف به طور معمول تبدیل می شوند و سازماندهی و تمیز کردن ۵S بخشی از کار منظم خواهد شد.

نکته: نشانه های بصری مانند نشانه ها، برچسب ها، پوسترها، نوار مارک طبقه و ابزار سازمانی همچنین نقش مهمی در ۵S بازی می کنند. آنها می توانند جهت ها را فراهم کنند و اقلام را در جای خود قرار دهند، در بسیاری موارد بدون کلمات.

Sustain(انضباط)

در ادامه محتوای ۵اس چیست هنگامی که مراحل استاندارد برای نظام آراستگی ۵S در حال اجرا هستند، کسب و کار باید انجام کار مداوم حفظ این روش ها و به روز رسانی آنها را در صورت لزوم. Sustain اشاره به فرایند نگهداری ۵S به طور همگن است، اما همچنین از نگه داشتن همه در سازمان درگیر است. مدیران باید مشارکت کنند، همانطور که کارکنان در طبقه تولید، در انبار یا در دفتر حضور دارند.
Sustain در مورد ساخت ۵S یک برنامه دراز مدت، نه فقط یک رویداد یا پروژه کوتاه مدت است. در حالت ایده آل، ۵S بخشی از فرهنگ سازمان می شود. و هنگامی که ۵S در طول زمان پایدار می شود، زمانی که کسب و کار شروع به توجه مثبت پیوسته می کند.

نکته ۱: برای کمک به حفظ شیوه های ۵S، اطمینان حاصل کنید که همه کارمندان جدید (یا کارکنانی که سوئیت ها را تغییر می دهند) آموزش هایی در مورد روش های ۵S منطقه خود دریافت می کنند.

نکته ۲: همه چیز را جالب نگه دارید. نگاهی به آنچه که شرکت های دیگر با ۵S انجام می دهند. ایده های جدید برای سازمان می تواند همه چیز را بهبود بخشد و کارمندان را درگیر کند.

ایمنی – ۶امین S

برخی از شرکت ها می خواهند یک برنامه ششم را در برنامه ۵S خود شامل: ایمنی. هنگامی که ایمنی گنجانده شده است، سیستم اغلب ۶S نامیده می شود. گام ایمنی شامل تمرکز بر آنچه که می تواند برای از بین بردن خطرات در فرایندهای کاری با تنظیم کردن موارد به روش های خاص انجام شود.

این ممکن است شامل راه اندازی ایستگاه های کاری باشد تا آنها بیشتر ارگونومی باشند، نشانه گذاری تقاطع ها مانند مکان هایی که لیفتراک ها و پیاده ها عبور می کنند با علائم و برچسب گذاری کابین ذخیره سازی برای تمیز کردن مواد شیمیایی به طوری که مردم از خطرات بالقوه آگاه هستند. اگر چیدمان محل کار یا وظایفی که افراد انجام می دهند خطرناک باشند، این خطرات باید تا حد امکان کاهش یابد. این چیزی است که ششمین S در آن تمرکز دارد.

بعضی از مردم ایمنی را مورد توجه قرار نمیدهند و میگویند اگر ۵S را به درستی انجام دهند دیگر S ششم ضروری نیست. آنها فکر می کنند اگر فضای کاری به درستی سازماندهی شده و تمیز و با استفاده از نشانه های ایمنی بصری مفید باشد، یک مرحله ایمنی جداگانه غیر ضروری است.

هیچ رویکردی به ایمنی درست یا غلط نیست. اما هرچند کسب و کار می خواهد به ایمنی راه یابند، باید توجه داشته باشید که توجه به ایمنی مهم است.

نکته: اگر وقایع و حوادث اتفاق بیفتد، متوقف شود که آیا بهبود ۵S می تواند مانع آن شود.

شروع کار با ۵S

اگر چه ۵S یک مفهوم نسبتا ساده است، شروع یک برنامه جدید ۵S می تواند دلهره آور باشد. این مانند انجام یک پروژه تمیز کردن بزرگ در گاراژ یا زیرزمین در خانه است؛ چیزهای زیادی برای مقابله با آن وجود دارد، و احتمالا شروع کار احتمالا سرگرم کننده نیست.

با مراحل عملیاتی مانند تصمیم گیری در مورد اینکه کدام گروه ها و افراد درگیر خواهند شد، چه آموزش هایی مورد نیاز است و چه ابزارهایی برای تسهیل روند، شروع کنید. تعیین این موارد بیهوشی، شروع به اجرای فرآیند ۵S خواهد کرد.

چه کسی باید در ۵S شرکت کند؟

در ادامه محتوای ۵اس چیست در اینجا پاسخ کوتاه به این سؤال است: همه. اگر یک بخش ۵S شروع می شود، مدیران و سایر کارکنان باید شامل شوند. اگر کسی بیرون بیاید، می تواند منجر به سردرگمی یا ناراحتی هایی شود که مردم نمی خواهند مالکیت آن را بگیرند.

ممکن است برخی افراد در ۵S نقش بیشتری نسبت به دیگران بازی کنند، که خوب است. ممکن است ۵S هماهنگ کننده باشد که مسئول نصب و نگهداری ۵S برچسب زدن، ردیابی وظایف تعیین شده یا معرفی اعضای گروه جدید به سیستم ۵S باشد. بدیهی است که این افراد زمان زیادی را صرف فکر کردن درباره ۵S در مقایسه با دیگران می کنند. هرچند هر کس باید ۵S را به طور منظم فکر کند. ۵S ممکن است در ابتدا به عنوان یک رویداد برگزار شود، اما در ایده آل، آن را بخشی از کار روزانه برای همه می شود.

همچنین لازم به ذکر است که رهبران شرکت باید در نظام آراستگی ۵S شرکت کنند، به خصوص اگر ۵S یک تلاش گسترده شرکت باشد. هنگامی که مردم می بینند که سرپرست خود با شرکت در آن ۵S را به طور جدی می پذیرند، احتمال بیشتری نیز در نظر گرفته خواهد شد.

۵S و ارتباط بصری

بخش کلیدی نظام آراستگی ۵S این است که باعث می شود فضاهای پاکتر و به همین ترتیب راحت تر حرکت کنند. به این معناست که مردم می توانند کار خود را راحت تر انجام دهند. ابزار ارتباطی بصری مانند برچسب ها، نشانه های طبقه، نشانه های کابینت و قفسه، و تابلوهای سایه می توانند فضاهای هدایت را ساده تر کنند. علاوه بر این، این ابزار می تواند به حفظ فضای کاری سازماندهی کند. یک محل کار که از طریق مدیریت بصری در این روش استفاده می شود اغلب به عنوان یک محیط کاری بصری شناخته می شود.

برخی از ابزارهای ابزار بصری مورد استفاده در نظام آراستگی ۵S عبارتند از:

نوار علامت گذاری طبقه

این نوارها را می توان برای طراحی سلول های کاری استفاده کرد، مکان هایی را که تجهیزات یا مواد قرار می گیرند، و یا خطرات را برجسته می کنند. آنها در انواع رنگ ها و الگوها آمده اند و همچنین می توانند در قفسه ها، کاردان ها، کابینت ها و دیگر سطوح استفاده شوند.

برچسب ها و علائم

این تصاویر از متن، رنگ ها و نمادها برای انتقال اطلاعات استفاده می کنند. آنها می توانند محتویات کشوها را مشخص کنند، خطرات را فرا می گیرند یا به مردم می گویند که قطعات آنها را ذخیره می کند. بسیاری از سبک ها و اندازه ها وجود دارد، و برخی از شرکت ها حتی انتخاب می کنند که این خانه را با برچسب و پرینتر امضا کنند.

پنل سایه و جعبه ابزار جعبه

در ادامه محتوای ۵اس چیست این تصاویری در فضاهای کاری با ابزارهای بسیار مفید هستند. تابلوهای سایه با استفاده از برش ابزارهایی که در پشت نقطه ای قرار می گیرند که ابزار بر روی یک پگ بورد قرار می گیرد. فوم جعبه ابزار به طور مشابه کار می کند، مگر اینکه به یک کشو جعبه ابزار مناسب باشد. شکل این ابزار از لایه ی بالای فوم برداشته شده است، به طوری که یک لایه ی پایین کف فوم از طریق آن نشان داده می شود. هر دو روش این ابزارها را از دست می دهند و دقیقا در جایی که ابزارها باید با استفاده از آنها به پایان برسد، به مردم اطلاع دهید.

شرکت ها ممکن است از برخی یا همه این ابزارهای بصری استفاده کنند. همه آنها به رسیدن به عبارت اغلب ذکر شده از ۵S کمک می کند: “مکان برای همه چیز و همه چیز در جای خود.” این ابزار به روشنی مشخص می کند که همه چیز متعلق به چه چیزی است.

نکته: اگر از مارک ها، نوارها یا سایر نشانه های بصری استفاده کنید، مطمئن شوید که همه آنها را درک می کنند. در صورت لزوم یک نمودار رنگی ارسال کنید.

۵S خارج از تولید – در بهداشت، دفتر، و یا دولت

۵S در صنعت ساخت و ساز در تویوتا تولید شده است و برای تولید کنندگان در بسیاری از صنایع، نه فقط صنعت خودرو مفید است. در دهه های اخیر، ۵S از تولید به صنایع دیگر مانند مراقبت های بهداشتی فراتر رفته است. بسیاری از دفاتر همچنین ۵S را بعنوان مدارس و سایر سازمان های دولتی استخدام می کنند.

مراحل اولیه نظام آراستگی ۵S را می توان به هر محل کار اعمال کرد. یک دفتر می تواند از ۵S استفاده کند تا منابع را سازماندهی کند، مانند بیمارستان ها و کلینیک های پزشکی. نظام آراستگی ۵S حتی می تواند در یک آشپزخانه مشترک استفاده شود تا یخچال را از پر کردن مواد غذایی منقضی جلوگیری کند. این فقط یک مسئله تعیین اینکه فضای کاری و فرایندهای کاری بیشتر از سازماندهی بهتر محل کار بهره مند شوند.

مثال برای نظام آراستگی ۵S

برای دیدن ۵S در عمل به مثال زیر نگاه کنید. قبل از ۵S، فضاهای پر سر و صدا و گیج کننده هستند. پس از ۵S، همه چیز دارای محل مشخص شده است، که اغلب با نوار مارک طبقه، برچسب ها و سایر نشانه های بصری مشخص می شود.

هنگامی که ۵S در محل کار استفاده می شود، قبل از اینکه آنها را به مسائل مهم تبدیل کند، تشخیص ناهنجاری ها آسان تر است و مشکلات بالقوه را مشخص می کنند.

هزینه های ۵S در مقابل پس انداز بلند مدت

رهبران تجاری با توجه به استفاده از ۵S ممکن است بدانند که آیا ۵S برای پیاده سازی گران است. به طور کلی، این نیست ممکن است یک سرمایه گذاری در مقیاس پیشین در ابزارهایی مانند نوار مارک طبقه و برچسب ها وجود داشته باشد و برخی از زمان ها باید برای آموزش و فعالیت های ۵S صرف شود که زمان کارکنان را می گیرد. با این وجود، در بلندمدت، ۵S باعث می شود که فرایندهایی همگام تر شوند و از وقوع حادثه جلوگیری شود، و این چیزها معمولا پول کسب و کار را ذخیره می کنند.

امیدواریم از این مطلب در صنایع سافت که درباره مدیریت نظام آراستگی ۵S بود لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉