سیستم مدیریت آراستگی (۷S) چیست ؟(قسمت اول)
سیستم مدیریت آراستگی (۷S)
مطلبی که برای شما مفید است : ۵S چیست
سیستم ها، مدل ها و استاندارد ها در سازمان ها
شرایط گذشته:
- مدیران سازمان ها انتخاب خود را بر مبنای تبلیغات و تاثیرات مقطعی استانداردها قرار دادند.
- مشاوران اقدامات خود را بر مبنای منافع خود در حوزه کسب و کار انجام دادند.
- سازمان ها در انتخاب راهی برای ارتقاء کیفیت و بهره وری بلاتکلیف بودند.
شرایط حال:
- مدیران سازمان ها، سیستم زده و استاندارد زده شده اند.
- مشاوران نقش و جایگاه خود را از دست داده اند.
- سازمان ها در انتخاب مسیر خود همچنان سرگردانند.
شرایط آینده:
- سازمان ها در ایجاد زیرساخت ها و دست یابی به بهره وری، مسیر خود را خواهند یافت.
- مدیران سازمان ها به انتقال صحیح و اجرای موثر استاندارد ها، باور پیدا خواهند کرد.
- مشاوران حرفه ای در حرفه خود به درستی و به نفع سازمان ها فعالیت خواهند کرد.
| اصول ۵S | اصول ۷S |
| ۱- سوا کردن(جداسازی) | ۱- سمت گیری رهبری(برای آراستگی سازمانی) |
| ۲- سامان دادن(تعیین تکلیف,انتقال,چیدمان) | ۲- سازمان دهی زیر ساخت ها و اطلاعات مدون |
| ۳- پاکیزگی | ۳- سامان دهی شایستگی کارکنان |
| ۴- استاندارد سازی | ۴- سواسازی و بازیافت |
| ۵- آموزش | ۵- سامان دهی محیط کار |
| — | ۶- سترون سازی و پاکیزگی |
| — | ۷- سلسله مراتب بهبود |
مقدمه
نظم و ترتیب در هر سازمان، اعم از بخش خصوصی یا دولتی، تولیدی یا خدماتی، مهمترین واصلی ترین نیاز برای شکل گیری سازمان و استمرار فعالیت صحیح و بهره ور آن است.این مهم باید بر اساس مرجع رسمی و یا الگوی قابل اطمینانی، قابل اجرا و متعاقب آن، قابل ارزیابی باشد.فرهنگ و تمدن، خود مرجع بسیار مهم و ارزشمندی در طی قرن های متمادیبرای همه ملت ها بوده است.
با مطالعه آداب و رسوم و فرهنگ غنی هزاران ساله ایران مشاهده می شود که بسیاری از تکنیک ها و مدل های وارداتی وام گرفته شده از سایرکشورها در سال های بسیار دور، به صورت کاملا نظام مندی توسط ایرانیان، طراحی و اجراشده اند…
و متاسفانه به جای حفظ و توسعه آنها در فرهنگ بومی و ترویج آنها، نسخه های جدید ازسایر کشورها اقتباس شده است تا نشان داده شود که اقدامات انجام شده در دیگر کشورها,باعث موفقیت آنها بوده است و باید از آنها کپی برداری و پیروی شود و از این روست که گاه موضوع جدیدی برای افراد یا گروه هایی، وسیله کسب و کار قرار گرفته و در نهایت هیچ دستاورد مناسبی هم به دنبال نداشته است.
در حالی که ایرانیان از هزاران سال قبل, ازاصول و قواعد مهم اجتماعی برای استاندارد کردن, تبعیت می کردند، اکنون تکنیک ابتدایی موسوم به ۵S از کشور ژاپن الگوبرداری شده و به روش های مختلف(و اغلب نادرست) به مرحله اجرا گذاشته می شود.
هدف و دامنه کاربرد
هدف از تدوین این استاندارد, تعیین الزامات برای استقرار سیستم مدیریت آراستگی است.در این استاندارد, با در نظر گرفتن اصول و ساختارهای سازمان دهی, استاندارد سازی، طبقه بندی و زیبا سازی محیط, شرایط لازم برای تحقق اصول و موارد فوق الذکر فراهم شدهاست.این استاندارد در صدد یاری رسانی به سازمان ها برای دستیابی به آراستگی و به تبع آن جلوگیری از اتلاف منابع ملی است.
این استاندارد برای کلیه سازمان ها، اعم از تولیدی و خدماتی، صرف نظر از نوع و اندازهکاربرد دارد و به گونه ای تدوین شده است که همه الزامات آن برای کلیه سازمان ها می تواند مورد استفاده قرار بگیرد.
الزامات سیستم مدیریت آراستگی
- سازمان باید سیستم مدیریت آراستگی خود را بر اساس الزامات این استاندارد, ایجاد,مستند و نگهداری نموده و آن را بهبود بخشد.
- سازمان باید به منظور تداوم اثر بخشی سیستم مدیریت آراستگی، با استفاده از شاخصهای اندازه گیری و معیار پذیرش تعیین شده و با روش های اندازه گیری مناسب، کنترلهای لازم را اعمال کند.
- سازمان باید از در دسترس بودن منابع کافی برای اجرای اهداف و برنامه های اجرایی و پشتیبانی از آن ها اطمینان حاصل کند.
سمت گیری رهبری
| عنوان | بند |
| تعهد مدیریت | ۱-۱-۴ |
| نماینده مدیریت | ۲-۱-۴ |
| بیانیه های سازمانی | ۳-۱-۴ |
| طرح ریزی نظام آراستگی | ۴-۱-۴ |
| اهداف و برنامه ها | ۵-۱-۴ |
| تخصیص بودجه | ۶-۱-۴ |
تعهد مدیریت
مدیریت ارشد سازمان باید شواهدی مبنی بر تعهد خود به طرح ریزی, استقرار, نگهداری و بهبودنظام مدیریت آراستگی سازمان فراهم کند.تعهد مدیریت ارشد باید در قالب اقدامات اجرایی ومشارکت فعال در امور سازمان بوده و حداقل شامل موارد زیر باشد:
- حصول اطمینان از تدوین خط مشی آراستگی برای تعیین مقاصد, سیاست ها و جهت گیری های کلی سازمان
- تکلیف به طرح ریزی گسترده سیستم و برپائی آن, اهداف, برنامه ها و بودجه سازمان
- تعیین روش های ایجاد رقابت سالم و سازنده درون/برون سازمانی برای ارتقاء وضعیت سازمان از نظر آراستگی
- شناسایی, تدوین, بروز رسانی و جاری سازی استانداردهای مرتبط با سازمان در همه ابعاد مورد نیاز و تعیین الزامات قانونی و مقرراتی و سایر الزامات درون سازمانی
- تعیین و تامین شرایط محیطی مناسب
نماینده مدیریت
مدیریت ارشد باید یکی از مدیران سازمان را بعنوان نماینده مدیریت منصوب کند که صرف نظراز سایر مسئولیت های خود، دارای مسئولیت ها و اختیاراتی شامل موارد زیر باشد:
- حصول اطمینان از اینکه فضاهای فیزیکی سازمان از شرایط لازم برای تحقق نظام آراستگی برخوردار می باشند
- گزارش دهی به مدیریت ارشد در مورد عملکرد سیستم مدیریت آراستگی و هرگونه نیاز به بهبود
- حصول اطمینان از رقابت سازنده درون سازمانی و برون سازمانی برای رشد و توسعه واحدها, فرآیندها و کارکنان
- ارزیابی و حصول اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت و بهبود مداوم آن
نماینده مدیریت باید حداقل دارای ویژگیهای زیر باشد:
- دارای تحصیلات، تجربه و توانایی مدیریتی متناسب با شرایط سازمان و کارکنان آن باشد.
- در بین کارکنان سازمان از مقبولیت و محبوبیت برخوردار باشد.
- از سازمان و فرآیندهای سازمانی شناخت کافی داشته باشد.
بیانیه های سازمانی
کلیه بیانیه های سازمانی باید تدوین, تصویب, انتشار عمومی و درک شده باشند و از تحقق محتوای این بیانیه ها در سازمان اطمینان حاصل شود.
بیانیه خط مشی
سازمان باید خط مشی آراستگی خود را در قالب بیانیه ای معین به روشنی تعریف و تصویبو در آن به اهداف سازمانی مرتبط با آراستگی و راه های رسیدن به آن اشاره کند.
بیانیه چشم انداز
سازمان باید چشم انداز مطلوب خود از آراستگی را به گونه ای تعریف کند که در آن بیانیه,تصویر آتی و سمت و سوی حرکت سازمان به روشنی تعیین شده باشد.فرصت های پیشروی سازمان و روش های بهره گیری از آنها می تواند بخشی از این بیانیه باشد.
برای همگانی کردن ارزش های سازمانی و به کار بستن آنها در فعالیت ها و تصمیم گیری ها,سازمان باید ارزش های مورد نظر خود را در قالب بیانیه ای به وضوح تشریح کند.ارزش های سازمانی ممکن است برگرفته از قوانین, مقررات و سنت های فرهنگی باشند که اقبال عمومی یافته اند.
طرح ریزی نظام آراستگی
سازمان باید با توجه به گستره تعیین شده, سیستم مدیریت آراستگی مناسب خود راطرح ریزی کند. برون داد این طرح ریزی ها باید به گونه ای باشد که منابع مختلف وزیرساخت های لازم برای برپایی, حفظ و بهبود سیستم در آن به روشنی قابل مشاهده وصحه گذاری باشد.
اهداف و برنامه ها
اهداف کلان و خرد
اهداف مرتبط با آراستگی سازمان باید در چارچوب خط مشی آراستگی بوده و با توجه بهچشم انداز و ارزش های سازمان و فرآیندهای آن تعیین شده باشند.
اهداف سازمان باید با توجه به موارد زیر تدوین شود:
- به صورت واقعی, قابل دستیابی, زمان بندی شده, مشخص و قابل اندازه گیری باشند.
- در راستای تحقق استانداردها, الزامات قانونی و مقرراتی و سایر الزامات درون سازمانی باشند.
- اهداف با فرآیندها و صاحبان فرآیندها ارتباط داشته باشند.
- به صورت دوره ای و بر اساس نتایج پایش برنامه های سازمان,اندازه گیری و در صورت نیاز بازنگری شوند.
برنامه های اجرایی نظام آراستگی
سازمان باید اقداماتی را که برای دستیابی به هدف معین, نیازمند منابع و زمان هستند, درقالب برنامه های اجرایی مدون کرده, اجرا و برقرار نگهدارد.
برنامه های سازمان باید:
- به هدف(های)خاص مرتبط باشند.
- ملاحظات مربوط به منابع انسانی, فناوری, عملیاتی, مالی و بازرگانی را در برگیرند.
- دارای بودجه خاص و مصوب باشند.
- به صورت دوره ای پایش و با توجه به نتایج این پایش ها, مورد بازنگری قرار گیرد.
تخصیص بودجه
سازمان باید ابتدای هر سال مالی، بودجه مورد نیاز خود را برای اجرای برنامه ها, تحقق استاندارد و الزامات قانونی و مقرراتی و سایر الزامات درون سازمانی، تهیه و تنظیم کند.تامین اعتبار برای تامین منابع مرتبط با بودجه و اولویت گذاری تخصیص مصارف، باید بر مبنای اهدافو برنامه ها انجام شود. بودجه سازمان باید:
- بر اساس برنامه های مدون، نیازهای سازمان و در قالب منابع و مصارف تعیین شود.
- قبل از شروع هر سال مالی، بر اساس پیش بینی منابع تعیین شود و با توجه به حوزه های مصرف، تدوین، تصویب و ابلاغ شود.
- کلیه اقدامات مرتبط با اجرای سیستم مدیریت آراستگی سازمان را که نیاز به بودجه دارند، در برگیرد و براساس اولویت های تعیین شده تخصیص داده شود.
- کنترل تامین و مصرف بودجه، در مقاطع مشخص و با روش های معین انجام و گزارش شود.
- بر اساس کنترل های انجام شده، بازنگری شود.
امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره سیستم مدیریت آراستگی ۷S بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉
