مدیریت ریسک پروژه چیست ؟ (توضیح کامل)

در این مطلب به توضیح مدیریت ریسک پروژه یکی از حوزه های دانش پروژه می پردازیم. حتما در پایان این مطلب نظر خودتون رو درباره این آموزش برای ما کامنت کنید، نظرات شما باعث افزایش کیفیت آموزش های ما خواهد شد.

حوزه های دانش مدیریت پروژه:

  1. مدیریت یکپارچگی پروژه
  2. مدیریت محدوده پروژه
  3. مدیریت زمان پروژه
  4. مدیریت هزینه پروژه
  5. مدیریت کیفیت پروژه
  6. مدیریت منابع انسانی پروژه
  7. مدیریت ارتباطات پروژه
  8. مدیریت ریسک پروژه
  9. مدیریت تدارکات

 

مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک پروژه چیست

مدیریت ریسک پروژه شامل فرآیند های هدایت برنامه ریزی مدیریت ریسک، شناسایی، تحلیل، برنامه ریزی پاسخ، و نظارت و کنترل پروژه است. اهداف مدیریت ریسک پروژه، افزایش احتمال و اثر وقایع مثبت، و کاهش احتمال و اثر وقایع منفی در پروژه است.

مدیریت ریسک پروژه شامل عناوین زیر می شود:

  1. برنامه ریزی مدیریت ریسک: فرآیند تعریف نحوه هدایت فعالیت های مدیریت ریسک پروژه.
  2. شناسایی ریسک ها: فرآیند تعیین ریسک هایی که ممکن است بر پروژه و مستندسازی خصوصیات آنها اثر بگذارند.
  3. انجام تحلیل کیفی ریسک: فرآیند اولویت بندی ریسک ها برای تحلیل بیشتر یا اقدام توسط ارزیابی و ترکیب احتمال رخداد اثر.
  4. انجام تحلیل کمی ریسک: فرآیند تحلیل عددی اثر ریسک های شناسایی شده بر اهداف کلی پروژه.
  5. برنامه ریزی پاسخ های ریسک: فرآیند توسعه گزینه ها و اقدامات در راستای ارتقای فرصت ها و کاهش خطرات در مورد اهداف پروژه.
  6. نظارت و کنترل ریسک ها: فرآیند پیاده سازی برنامه های پاسخ به ریسک، ردگیری ریسک های شناسایی شده ،نظارت بر ریسک های باقیمانده، شناسایی ریسک های جدید و ارزیابی اثربخشی فرآیند ریسک در سراسر پروژه.

 

مطلب مفید : ۱۰ اشتباه در مدیریت هزینه پروژه

 

این فرآیند ها با یکدیگر و با فرآیند های دیگر حوزه دانش، در تعامل می باشند. هر فرآیند می تواند با تلاش یک یا چند نفر، براساس نیاز های پروژه، در ارتباط باشد. هر فرآیند، حداقل یک بار در هر پروژه، و در یک یا چند فاز پروژه، اگر پروژه چند فازه باشد، اتفاق می افتد. اگرچه فرآیند ها در اینجا به صورت عناصر مجزا با ارتباطات دوسویه به خوبی تعریف شده ،ارائه می شوند اما در عمل، به روش هایی که در اینجا به تفصیل بیان نشده اند، هم پوشانی و تعامل دارند.

ریسک پروژه معمولاً در آینده است. ریسک، یک وضعیت یا واقعه غیر مسلم است که اگر اتفاق افتند، حداقل بر یکی از اهداف پروژه، اثر دارد. اهداف می توانند محدوده، زمانبدی، هزینه و کیفیت باشند. یک ریسک ممکن است یک یا چند علت داشته باشد، و اگر اتفاق افتد، ممکن است یک یا چند اثر در بر داشته باشد.

یک علت ممکن است یک الزام، یک فرض، محدودیت، یا وضعیتی باشد که موجب ایجاد احتمال نتایج مثبت یا منفی گردد. برای مثال، علت ها می توانند شامل نیاز ها به مجوز محیط زیست جهت انجام کار، یا پرسنل محدود برای طراحی پروژه باشند. واقعه ریسک در اینجا آن است که مؤسسه ارائه دهنده مجوز ممکن است دیر تر از آنچه در برنامه دیده شده است، مجوز را صادر کند یا در حالت یک فرصت، اینکه پرسنل محدوده طراح، هنوز توانایی انجام به موقع طراحی را داشته باشند، در نتیجه کار با مصرف منابع کمتری انجام می شود. اگر هریک از این وقایع غیر مسلم، واقع شوند، ممکن است بر هزینه، زمانبندی یا عملکرد پروژه، اثر بگذارند.

شرایط ریسک می تواند شامل جنبه های محیطی پروژه یا سازمان باشد که امکان دارند در ریسک پروژه، سهیم شوند مانند راهکار های کمتر رشد یافته مدیریت پروژه، فقدان سیستم های مدیریت یکپارچه، پروژه های متعدد همزمان، یا وابستگی به شرکای خارجی که قابل کنترل نیست.

منشا ریسک پروژه، نامعلومی موجود در تمامی پروژه ها است. ریسک های معلوم آنهایی هستند که شناسایی و تحلیل گشته اند و امکان برنامه ریزی پاسخ برای آنها وجود دارد. ریسک های نامعلوم خاص را نمی توان به صورت مؤثر، مدیریت نمود که پیشنهاد می شود تیم پروژه یک برنامه احتیاطی را تهیه نماید. ریسک پروژه ای که اتفاق افتاده است را می توان یک مسئله با موضوع فرض کرد.

سازمان ها، ریسک ها را به صورت اثر عدم قطعیت بر اهداف پروژه و سازمان دریافت می کنند. سازمان ها و ذی نفعان، درجات مختلفی از ریسک را می پذیرند که به آن تحمل ریسک گفته می شود. ریسک هایی که تهدید محسوب می شوند ممکن است اگر درون حدود تحمل واقع شوند و با پاداش های حاصل از ریسک، متوازن شوند، پذیرفته گردند. برای مثال، قبول یک زمانبندی تسریعی ریسکی است که با کسب پاداش حاصل از تکمیل زودتر، همراه است.

گروه ها و افراد، شییوه هایی را در مواجهه با ریسک اتخاذ می کنند تا بر روش پاسخ دهی، اثرگذار باشند. این شیوه های ریسک، توسط ادراک، تحمل یا دیگر تمایلات، به گونه ای سوق داده می شوند که تا حد امکان صریح و آشکار گردند. یک رویکرد استوار به ریسک که الزامات سازمان را تأمین نماید، باید برای هر پروژه، توسعه داده شود و ارتباطات مربوط به ریسک و اداره آن، باید باز و درست باشد .

پاسخ های ریسک، توازن دریافت شده سازمانی بین قبول ریسک و اجتناب از آن را منعکس می سازند.

برای موفق بودن، سازمان باید به توجه فعالانه و مداوم بر مدیریت ریسک در سراسر پروژه، متعهد باشد. انتخاب هوشیارانه در تمامی سطوح سازمان جهت شناسایی فعال، و پیگیری اثر بخش مدیریت ریسک در طی حیات پروژه باید مد نظر قرار گیرد .ریسک، از زمانی که پروژه آغاز می شود، وجود دارد. حرکت به سمت پروژه، بدون تمرکز فعال بر مدیریت ریسک، اثر یک ریسک تحقیق یافته را بر پروژه افزایش می دهد و می تواند به صورت بالقوه به شکست پروژه منجر شود.

شناسایی ریسک ها

در ادامه مطلب مدیریت ریسک پروژه شناسایی ریسک ها، فرآیند تعیین ریسک های اثر گذار بر پروژه، و مستندسازی خصوصیات آنها است. مشارکت کنندگان در فعالیت های شناسایی ریسک، می توانند شامل موارد زیر باشند: مدیر پروژه، اعضای تیم پروژه، تیم مدیریت ریسک (درصورت انتصاب)، مشتریان، کارشناسان موضوعی از خارج از تیم پروژه، کاربران پایانی، دیگر مدیران پروژه، ذی نفعان، و متخصصان مدیریت ریسک، اگر چه این افراد، مشارکت کنندگان کلیدی در بحث شناسایی ریسک می باشند، اما تمامی افراد تیم باید به شناسایی ریسک ها، تشویق شوند.

شناسایی ریسک ها، یک فرآیند تکراری است زیرا ریسک های جدید ممکن است با پیشرفت پروژه در چرخه حیاتش، نمود پیدا کند. فراوانی تکرار و فرد شرکت کننده در هر چرخه، بسته به شرایط، تغییر می کنند. فرمت بیانیه های ریسک باید ثابت باشد تا توانایی مقایسه اثر نسبی وقوع ریسک ها با یکدیگر، در پروژه تضمین گرددو تیم پروژه باید در فرآیند، دخالت داده شود تا آنها بتوانند حس مالکیت و مسئولیت پذیری در مورد ریسک ها و اقدامات پاسخی مرتبط را توسعه و حفظ کنند. ذی نفعان خارج از تیم پروژه ممکن است اطلاعات اضافی تری در رابطه با اهداف، فراهم سازند.

 

شناسایی ریسک ها: ورودی ها

۱٫ برنامه مدیریت ریسک

ورودی های کلیدی از برنامه مدیریت ریسک به فرآیند شناسایی ریسک ها، عبارت از اختصاص نقش ها و مسئولیت ها، تدارک فعالیت های مدیریت ریسک در بودجه و زمانبندی، و دسته بندی های ریسک است که گاهی اوقات در ساختار شکست ریسک بیان می شوند.

 

۲٫ برآورد های هزینه فعالیت

بازنگری های برآورد های هزینه فعالیت، در شناسایی ریسک ها مفیدند به طوری که یک ارزیابی کمی از هزینه محتمل جهت تکمیل فعالیت های زمانبندی شده را فراهم می سازند و به طور مطلوب، در قالب یک طیف بیان می گردند که وسعت این طیف بیانگر درجات ریسک است. بازنگری ممکن است منجر به این شود که در طرح ریزی، برآورد برای تکمیل یک فعالیت (و بنابراین مطرح کردن یک ریسک در پروژه)، کافی می باشد یا خیر.

 

۳٫ برآورد های مدت زمان فعالیت

بازنگری های برآورد مدت زمان فعالیت، در شناسایی ریسک های مرتبط با فوق العاده های زمانی برای فعالیت ها یا کل پروژه، و دوباره با وسعت طیفی از برآورد هایی که بیانگر درجات نسبی ریسک می باشند، مفید هستند.

 

۴٫ خط مبنای محدوده

فرضیات پروژه در بیانیه محدوده پروژه، یافت می شوند. ابهام در فرضیات پروژه باید به عنوان دلایل بالقوه ریسک پروژه، ارزیابی گردند.

WBS، یک ورودی حیاتی در شناسایی ریسک ها است به گونه ای که فهم ریسک های بالقوه، در هر دو سطح کوچک و بزرگ را تسهیل می نماید. ریسک ها را می توان در سطوح خلاصه، حساب کنترل، و / یا بسته های کاری ،شناسایی و متعاقباً ردگیری کرد.

 

۵٫ ثبت کننده ذی نفعان

اطلاعات مربوط به ذی نفعان، در ورودی های درخواستی برای شناسایی ریسک ها مفید می باشند به گونه ای که اطمینان بخشد ذی نفعان کلیدی، بخصوص مشتری، به صورت مصاحبه یا به گونه ای دیگر، در فرآیند شناسایی ریسک ها، مشارکت خواهند داشت.

 

۶٫ برنامه مدیریت هزینه

فرآیند شناسایی ریسک، نیازمند درک برنامه های مدیریت هزینه است که در برنامه مدیریت پروژه، یافت میشوند.

رویکرد پروژه ای به مدیریت هزینه ممکن است به تولید یا تخفیف ریسک به واسطه ساختار یا طبیعت آن، منجر شود.

۷٫ برنامه مدیریت زمانبندی

فرآیند شناسایی ریسک، همچنین به درکی از برنامه مدیریت زمانبندی نیازمند است که در برنامه مدیریت پروژه، یافت می شود. رویکرد پروژه ای به مدیریت زمانبندی ممکن است به تولید یا تخفیف ریسک به واسطه ساختار یا طبیعت آن، منجر شود.

 

۸٫ برنامه مدیریت کیفیت

فرآیند مدیریت ریسک همچنین به درکی از برنامه مدیریت کیفیت نیازمند است که در برنامه مدیریت پروژه یافت می شود. رویکرد پروژه ای به مدیریت کیفیت ممکن است به تولید یا تخفیف ریسک به واسطه ساختار یا طبیعت آن، منجر شود.

 

۹٫ اسناد پروژه

اسناد پروژه شامل موارد زیر بوده اما به این موارد محدود نمی شوند:

  1. ثبت فرضیات
  2. گزارشات عملکرد کاری
  3. گزارشات ارزش حاصله
  4. نمودار های شبکه
  5. خطوط مبنا
  6. دیگر اطلاعات پروژه که ثابت شده است در شناسایی ریسک ها، ارزشمند می باشند.

 

۱۰٫ عوامل محیطی

عوامل محیطی که می توانند بر فرآیند شناسایی ریسک ها اثرگذار باشند به شرح زیر بوده ولی به این موارد محدود نمی شوند:

  1. اطلاعات منتشر شده شامل بانی های اطلاعاتی تجاری
  2. مطالعات علمی
  3. چک لیست های منتشر شده
  4. محک زنی
  5. مطالعات صنعتی
  6. گرایشات ریسک

 

۱۱٫ سرمایه های فرآیندی سازمان

سرمایه های فرآیندی سازمان که می توانند بر فرآیند شناسایی ریسک ها اثر بگذارند شامل موارد زیر است اما به این موارد محدود نمی شوند:

  1. فایل های پروژه شامل داده های واقعی
  2. کنترل های فرآیندی پروژه و سازمان
  3. الگوهای بیانیه ریسک
  4. درس های آموختنی

 

شناسایی ریسک: ابزار ها و تکنیک ها

۱٫ بازنگری های مستند سازی

یک بازنگری ساختاریافته ممکن است از مستند سازی پروژه از جمله برنامه ها، فرضیات، پرونده های قبلی پروژه، قرارداد ها و دیگر اطلاعات، انجام گردد. کیفیت برنامه ها، به همراه سازگاری بین آن برنامه ها و فرضیات و الزامات پروژه می توانند شاخص هایی از ریسک در پروژه باشند.

 

۲٫ تکنیک های جمع آوری اطلاعات

در ادامه مطلب مدیریت ریسک پروژه مثال هایی که از تکنیک های جمع آوری اطلاعات که در شناسایی ریسک استفاده می شوند به شرح زیر می باشند:

  • طوفان مغزی: هدف از طوفان مغزی، بدست آوردن لیست جامعی از ریسک های پروژه است. تیم پروژه معمولاً طوفان مغزی را با مجموعه متنوعی از متخصصان خارج از تیم انجام می دهد. ایده های ریسک پروژه، تحت رهبری یک تسهیل گر، هم به صورت جلسه آزاد سنتی با ایده های مشارکت کنندگان و هم با استفاده از تکنیک های ساختار یافته و سنگین مذاکره ای از قبیل تکنیک گروه اسمی تولید می شوند.

دسته بندی های ریسک، از قبیل ساختار شکست ریسک را می توان به عنوان یک چارچوب استفاده نمود.

ریسک ها، سپس شناسایی و بسته به نوعشان، دسته بندی می شوند و تعاریفشان واضح تر می گردند.

  • تکنیک دلفی: تکنیک دلفی، روشی جهت رسیدن به اجماع کارشناسان است. کارشناسان ریسک پروژه در این تکنیک به صورت بی نام مشارکت می کنند. یک تسهیل گر، از یک پرسشنامه جهت درخواست ایده های ریسک های مهم پروژه استفاده می کند. پاسخ ها، جمع بندی و سپس دوباره بین گارشناسان جهت توضیحات بیشتر، چرخانده می شوند. اجماع ممکن است در چند دور از این فرآیند، حاصل گردد .

تکنیک دلفی به کاهش تعصب در داده ها کمک می کند و از هرگونه اعمال نفوذ بر نتایج توسط افراد، جلوگیری می نماید.

  • مصاحبه: مصاحبه با مشارکت کنندگان با تجربه پروژه، ذی نفعان، و کارشناسان موضوعی می تواند به شناسایی ریسک ها منجر شود.
  • تحلیل علت ریشه ای: تحلیل علت ریشه ای، یک تکنیک خاص در راستای شناسایی یک مشکل، کشف دلایل مسبب آن، و توسعه اقدام پیشگیرانه است.

 

۳٫ تحلیل چک لیست ها

چک لیست های شناسایی ریسک را می توان بر اساس اطلاعات تاریخی و دانش جمع شده از پروژه های مشابه پیشین و دیگر منابع اطلاعاتی، توسعه داد. پایین ترین سطح RBS را نیز می توان به عنوان یک چک لیست ریسک، استفاده نمود. اگرچه یک چک لیست می تواند سریع و ساده باشد، اما تهیه یک چک لیست جامع و فراگیر ،غیر ممکن است. تیم برای کشف اقلامی که در یک چک لیست وجود ندارند باید مراقب باشد. چک لیست باید در طی خاتمه پروژه، در راستای ترکیب درس های آموختنی جدید و بهبود آن برای استفاده در پروژه های آتی، گردد.

 

۴٫ تحلیل فرضیات

هر پروژه و هر ریسک شناخته شده پروژه، بر اساس مجموعه ای از انگاشت ها، سناریو ها یا فرضیات، درک و توسعه داده می شوند. تحلیل فرضیات، اعتبار فرضیاتی را که در پروژه به کار می روند، نمایان می کند. همچنین ریسک هایی را شناسایی می کند که از نادرستی، ناپایداری، ناسازگاری، یا نقص بودن فرضیات، بر پروژه، تحمیل می گردند.

 

۵٫ تکنیک های نمودارسازی

تکنیک های نمودارسازی ریسک ممکن است شامل موارد زیر شوند:

  • نمودار های علت و معلول. اینها را نمودار های ایشیکاوا یا فیش بن نیز می نامند و در شناسایی دلایل ریسک ها، مفید می باشند.
  • نمودار های جریان فرآیند یا سیستم: به نمایش عناصر متنوع از مناسبات سیستم، و ساز و کار علت می پردازند.
  • نمودار های تأثیر: اینگونه نمودار ها، ارائه های گرافیکی موقعیت هایی هستند که عوامل تأثیرگذار ،ترتیب زمانی رخداد ها، و دیگر روابط بین متغیر ها و نتایج را نشان می دهند.

 

۶٫ تحلیل SOWT

این تکنیک، پروژه را به لحاظ هر یک از چشم انداز های SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت ها، تهدید ها) در راستای افزایش وسعت ریسک های شناسایی شده شامل ریسک های تولید شده داخلی، رسیدگی می کند. این تکنیک با شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان، و با تمرکز بر سازمان پروژه یا کسب و کار وسیع تر، شروع می کند.

این عوامل غالباً از طریق طوفان مغزی شناسایی می شوند. تحلیل SOWT، سپس هرگونه فرصت های پروژه را که از نقاط قوت سازمانی، ناشی می شوند و تهدید های ناشی از نقاط ضعف سازمانی را شناسایی می کند. تحلیل SOWT همچنین درجه ای که نقاط قوت سازمانی، تهدید ها و فرصت ها را در راستای غلبه بر نقاط ضعف، متوازن می سازند، بررسی می کنند.

 

۷٫ قضاوت کارشناسی

ریسک ها همچنین می توانند به صورت مستقیم، توسط کارشناسان با تجربه مرتبط از پروژه ها یا حوزه های تجاری مشابه، شناسایی می شوند. این کارشناسان باید توسط مدیر پروژه شناسایی شوند و در راستای مدنظر قرار دادن تمام جنبه های پروژه، دعوت گردند و ریسک های ممکن را بر اساس تجربه پیشین و حوزه های تخصصشان ،پیشنهاد دهند. تعصب کارشناسان را باید در این فرآیند به حساب آورد.

 

شناسایی ریسک ها: خروجی ها

خروجی های اصلی شناسایی ریسک ها، نوعاً در ثبت کننده ریسک گنجانده می شوند.

١. ثبت کننده ریسک

  • خروجی های اولیه از شناسایی ریسک ها ،اقلام ابتدایی در ثبت کننده ریسک هستند. ثبت کننده ریسک در نهایت، نتایج دیگر فرآیند های مدیریت ریسک را هنگامی که هدایت می شوند، در بر می گیرد و به افزایش سطح و نوع اطلاعات مندرج در ثبت کننده ریسک، در طول زمان، منجر می شود. آماده سازی ثبت کننده ریسک، در فرآیند شناسایی ریسک، با اطلاعات زیر، آغاز می شود و سپس در دسترس دیگر فرآیند های مدیریت ریسک پروژه و مدیریت پروژه قرار می گیرد.
  • لیست ریسک های شناسایی شده: ریسک های شناسایی شده، تا حدی که معقول باشند به تفصیل ،توضیح داده می شوند. از یک ساختار ساده برای ریسک ها در لیست، ممکن است استفاده شود.مانند اگر واقعه اتفاق افتد ،موجب اثر می شود، یا اگر سبب بوجود آید، واقعه ممکن است اتفاق افتد که منجر به اثر شود. علاوه بر لیست ریسک های شناسایی شده، دلایل ریشه ای آن ریسک ها هم ممکن است آشکار شوند. اینها وقایع یا شرایط اساسی هستند که ممکن است در یک یا چند ریسک شناسایی شده اتفاق افتند. آنها باید ثبت و جهت پشتیبانی شناسایی ریسک آینده در این پروژه و پروژه های دیگر استفاده گردند.

لیست پاسخ های بالقوه: پاسخ های بالقوه به یک ریسک ممکن است در خلال فرآیند شناسایی ریسک ها مورد شناسایی قرار گیرند. اینگونه پاسخ ها اگر در این فرآیند شناسایی شوند، ممکن است به عنوان ورودی های فرآیند برنامه ریزی پاسخ های ریسک، مفید واقع شوند.

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره مدیریت ریسک پروژه بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو برای ما کامنت کنید تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *