سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست ؟ (نحوه پیاده سازی)

سیستم مدیریت یکپارچه چیست؟

سیستم مدیریت یکپارچه از دیگر توانایی های هر مهندس صنایع میباشد که با فراگیری آن میتواند برای کارخانه ها و یا سازمان های مختلف این استاندارد را پیاده سازی کند. حال میتواند بصورت پیمانکاری یا در استخدام آن شرکت یا سازمان باشد. در این مقاله تلاش شده است اطلاعات کافی در این زمینه به شما عزیزان ارائه شود.

سیستم مدیریت یکپارچه

سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) ترکیبی از استانداردهای سیستم مدیریت چندگانه که در سازمان آن ثبت شده است، میباشد. سیستم های مدیریتی از طریق یک سیستم با فرایندهایی که نیازهای هر استاندارد را پوشش می دهند، توسعه یافته، اجرا و نگهداری می شوند.

برای مثال، فرآیندهای مورد نیاز در هر استاندارد برای کنترل اسناد، ممیزی داخلی، برخورد با عدم انطباقها، اقدامات اصلاحی یا بازبینی مدیریت می تواند به اشتراک گذاشته شود تا الزامات هر استاندارد بدون تلاش تکثیر شود. یک مثال از یک سیستم مدیریت یکپارچه، یکسان است که به طور همزمان نیازهای ISO 9001، استاندارد سیستم مدیریت کیفیت را مدیریت می کند؛ و ISO 14001، استاندارد سیستم مدیریت محیط زیست، از سازمان بین المللی استاندارد سازی (ISO)؛ و OHSAS 18001، مشخصات بهداشتی و ایمنی شغلی.

برنامه ریزی و توسعه IMS باید شامل شناسایی خطرات و فرصت هایی است که می تواند بر سازمان تاثیر بگذارد، از جمله خطرات کسب و کار و کیفیت آن، علاوه بر موارد مرتبط با تعهدات بهداشتی و ایمنی و محیط زیست. بعضی از مناطق ممکن است راحت تر از دیگران ادغام شوند، و به همین ترتیب، سیستم ها ممکن است به طور کامل یکپارچه شوند.

طبق استاندارد ایزو، “یک سیستم مدیریتی توصیف مجموعه ای از رویه هایی است که سازمان باید به منظور رسیدن به اهدافش پیگیری کند”. IMS یک سازمان را قادر می سازد تا با اتخاذ رویکرد فرآیند، مانع از اندازه گیری و ارزیابی اثربخشی آن در دستیابی به اهداف خود شود. رویکرد فرآیند به مدیران ارشد اجازه می دهد تا به تمام عناصری از سیستم مدیریت به جای نگاه کردن به استانداردها، مقررات، فعالیت ها یا الزامات فردی به طور جداگانه رفتار کنند.

تراز ساختاری بالا در سطح استانداردهای ISO، ادغام چندین سیستم مدیریت را تسهیل می کند.

سیستم مدیریت یکپارچه و ضمیمه SL

اکثر استانداردهای سیستم مدیریت، از جمله ISO 9001: ۲۰۱۵، ISO 14001: 2015، AS9100: 2016 (هوا فضا)، TL 9000 Rev. 6 (مخابرات)، و IATF 16949: 2016 (توسعه یافته توسط نیروی کار بین المللی خودرو و جایگزین ISO / TS 16949)، چارچوب ضمیمه SL را تصویب کرد. ضمیمه SL، توسعه یافته توسط ISO، یک چارچوب اساسی است که برای ارائه یک رویکرد استاندارد و سازگار به اجرای، تعمیر و نگهداری مداوم و بهبود مستمر یک سیستم مدیریت است.
ممکن است شما به عنوان یک استاندارد ISO برای استانداردهای ISO فکر کنید. این چارچوب استاندارد و سازگار، سازمان ها را قادر می سازد تا سیستم های مدیریت جداگانه خود را با استفاده از یک قالب استاندارد به طور موثر ادغام کنند. به طور موثر استفاده می شود، ضمیمه SL می تواند سطح بوروکراسی و میزان منابع مورد نیاز را کاهش دهد.

مزایای تجاری IMS

جایی که IMS به طور موثر در استراتژی و هدایت کسب و کار سازمان پیاده سازی شده است، مدیریت ارشد را برای اطمینان از رهبری و تعهد موثر، در حالی که کاهش فعالیت های تکثیر شده و در نتیجه زمان بازنگری، مدیریت می کند. این باعث صرفه جویی در هزینه از طریق استفاده کارآمد از منابع در تمام سطوح و عملکرد در سراسر سازمان می شود.
IMS علاوه بر اینکه سازمان ها را قادر می سازد تا به طور کامل شرایط کسب و کار را درک کنند بلکه باعث میشود تعهدات و الزامات متقاضیان در هر بخش خاص را با درنظر گرفتن خطرات و فرصت های منظم ببینند.

یک IMS قوی قادر به شناسایی بهبود بالقوه در تمام پارامترهای آن است، ارائه دید کلی از کل کسب و کار (مانند کیفیت، محیط زیست، و سلامت و ایمنی) نسبت به آنچه که در سیستم های مدیریت فردی به دست آمده است.

مزایای چشم انداز صدور گواهینامه چیست؟

پیاده سازی IMS دارای امکان کاهش مدت زمان بازرسی خارجی در مقایسه با ممیزی های جداگانه ای است که برای هر ثبت نام انجام می شود. این به خاطر تمرکز بر ادغام فرآیندهای و الزامات مشترک است که قبلا ذکر شد. بنابراین، ممکن است ارزیاب شما بتواند بر اساس الزامات استاندارد چندگانه در هنگام بررسی یک فرایند یا سیاست خاص حساب کند. این باعث می شود که روند حسابرسی بسیار کارآمدتر باشد. با کاهش مدت زمان ممیزی، هزینه های داخلی و خارجی مرتبط با ممیزی را کاهش می دهد و همچنین به حداقل رساندن اختلال در کارکنان در طول دوره حسابرسی کمک میکند.

اندیشه ارزیابی در مورد سیستم های مدیریت یکپارچه

پیاده سازی IMS یک حرکت مثبت برای سازمان ها در مقایسه با سیستم های مدیریت مشترک است. نه تنها با استانداردهای جدید ISO مطابقت دارد، بلکه بر بهبود مستمر و بلوغ سازمان تأکید دارد. این امر منجر به یک روند کارآمدتر برای ممیزی های شخص ثالث و حسابرسان داخلی به علت انسجام و ساختار IMS می شود. ارزیابان همچنین دریافتند که سازمان با IMS معمولا درک بهتر از اهداف کسب و کار خود را در رابطه با استراتژی ها، فرصت ها، خطرات و مناطق بهبود می دهد.

مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه (IMS)

مرحله ۱: آگاهی و آموزش

ارتقاء سطح آگاهی سازمان در مورد سیستم های مختلف مدیریتی – و استانداردهای که آنها مطابقت دارند – که یکپارچه می شوند. جلسات آموزشی جداگانه را برای مدیریت عالی، مدیریت متوسط ​​و مدیریت مدون انجام دهید.

مرحله ۲: سیاست و اهداف

یکپارچه کیفیت، محیط زیست، ایمنی بهداشتی و سیاست امنیتی اطلاعات را ایجاد کنید. ایجاد اهداف سازمانی مرتبط با دید، ماموریت، اهداف و جهت گیری استراتژیک. کار با مدیریت ارشد در زمینه توسعه سیاست.

مرحله ۳: تجزیه و تحلیل شکاف داخلی

شناسایی درجه انطباق سیستم مدیریت موجود با الزامات استانداردهای مورد نظر در IMS شما. درک تمام عملیات در سراسر سازمان و ایجاد یک نقشه فرآیند برای تمام فعالیت ها. مقایسه عملیات موجود با الزامات استانداردها که یکپارچه می شوند، مقایسه کنید.

مرحله ۴: مستند سازی و طراحی فرایند

فرایند را بر اساس الزامات استانداردهای مربوطه ثبت کنید. دستورالعمل های عملیاتی، دستورالعمل های کاری، روش های سیستم و فرم های مرتبط را بنویسید و آنها را اجرا کنید.

مرحله ۵: مستند سازی و پیاده سازی فرایند

اجرای فرآیندها و اسناد توسعه یافته در مرحله چهارم در سراسر سازمان، به طوری که همه بخش ها و فعالیت ها پوشش داده می شود.

مرحله ۶: ممیزی داخلی

یک سیستم حسابرسی داخلی قوی را اجرا کنید. آموزش حسابرسان داخلی در مورد نحوه انجام ممیزی داخلی سازمان که تمام بخش ها و عملیات را پوشش می دهد. اقدامات اصلاحی برای بهبود در هر یک از ادارات ممیزی، به منظور پر کردن شکاف بین فرآیندهای موجود و الزامات استانداردها، انجام شده است. این کارآیی IMS را تأمین می کند.

مرحله هفتم: سازماندهی جلسه بررسی سیستم مدیریت

پیاده سازی یک سیستم رسمی برای مدیریت ارشد برای بررسی جنبه های مهم کسب و کار سازمان که مرتبط با استانداردهای یکپارچه شده است را بررسی کنید. زیر را بررسی کنید: سیاست، از جمله جهت استراتژیک سازمان؛ اهداف، هر دو تعیین اهداف و میزان اهداف را برآورده می کنند؛ نتایج حسابرسی داخلی؛ نتایج عملکرد فرآیند؛ نتایج شکایات، بازخورد و پیروی قانونی؛ نتایج ارزیابی ریسک و حوادث. یک برنامه عملی برای اصلاح هر گونه عدم انطباق با استانداردها را ایجاد کنید.

مرحله ۸: تجزیه و تحلیل شکاف کامل سیستم مدیریت

قبل از صدور گواهینامه نهایی، یک تجزیه و تحلیل شکاف رسمی برای ارزیابی اثربخشی و انطباق IMS انجام دهید. نمایندگی نزدیک مجوز صدور گواهینامه نهایی باید به منظور اطمینان از درجه بالایی از انطباق با استانداردهای IMS انجام شود.

مرحله ۹: اقدامات اصلاحی

بر اساس تجزیه و تحلیل شکاف، انجام ممیزی و اختصاص پروژه های اصلاحی برای موانع عدم انطباق که کشف شد. اطمینان حاصل کنید که اقدامات اصلاحی کامل شده و سازمان برای صدور گواهینامه نهایی آماده است.

مرحله ۱۰: ممیزی صدور مجوز نهایی

حسابرس خارجی حسابرسی IMS را بررسی می کند. اگر عدم انطباق نباشد، حسابرس توصیه می کند که سازمان باید به استانداردهای ثبت شده در IMS خود بپیوندد.

پیاده سازی استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵

امیدواریم از این مطلب در صنایع سافت که درباره سیستم مدیریت یکپارچه بود لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉