مدیریت پروژه چیست و آشنایی اولیه با این مبحث

مدیریت پروژه چیست؟

در این محتوا به بررسی ابتدایی و آشنایی اولیه با علم مدیریت پروژه پرداخته می شود. برای آموزش مدیریت پروژه لازم است ابتدا این محتوای مقدماتی را بخوانید در ادامه همراه ما باشید. در این آموزش قصد داریم به موارد زیر بپردازیم:

1.  تعریف برنامه ریزی و اهمیت آن
2. تعریف پروژه و مشخصات آن
3. تعریف مدیریت پروژه
4. استاندارد PMBOK
5. ذینفعان پروژه
6. آشنایی با برخی از پروژه های موفق در دنیا
7. آشنایی با برخی از بزرگان مدیریت پروژه در دنیا

سلام دوستان من. به قسمت اول از مبحث آموزش مدیریت پروژه به زبان ساده خوش آمدید.

تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص را مدیریت پروژه می‌گویند. به بیان دیگر مدیریت پروژه به‌ کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه است

در ادامه مطلب مدیریت پروژه در این مطلب قصد دارم تا شما را با مفاهیم مهم مدیریت پروژه آشنا کنم. پس از آشنایی با این مفاهیم شما می توانید با آمادگی کامل، وارد قسمت دوم شده و با مراحل مدیریت پروژه آشنا شوید.
پس بیاید تا شروع کنیم:

تعریف برنامه ریزی و اهمیت آن در علم مدیریت پروژه

برنامه ریزی یعنی اینکه قبل از انجام کار، تصمیم بگیریم که چه کاری، چگونه در چه صورت و توسط چه کسی انجام شود.

در واقع در بحث برنامه ریزی، ۶ سوال مهم مطرح است اینکه:

1. چه کاری باید انجام شود؟
2.  چرا این کار باید انجام شود؟
3. چه زمانی کار باید انجام شود؟
4. کجا باید کار انجام شود؟
5. چگونه کار باید انجام شود؟
6. کار توسط چه کسی باید انجام شود؟

مهمترین دلایل اهمیت برنامه ریزی عبارتند از:

1. برنامه ریزی کمک می کند تا مدیران، ضعف های سازمان خود را شناسایی کرده و آن ها را برطرف نمایند.
2. برنامه ریزی یک سازمان را برای تغییرات مداوم آماده می سازد.
3. برنامه ریزی از اتلاف زمان، هزینه و منابع سازمان جلوگیری می کند و در نتیجه باعث افزایش کارایی و بهره وری در سازمان خواهد شد.

در ادامه مدیریت پروژه و تکمیل اهمیت بحث برنامه ریزی باید گفت: در دنیا و حتی کشور عزیزمان ایران، سازمان هایی وجود دارند که با تکنینک های برنامه ریزی کاملا اشنا هستند و با به کارگیری این تکنیک ها توانسته اند سازمان خود را در زمینه های مختلف از جمله مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت منابع و … توانمند سازند. در واقع مدیران ارشد چنین سازمان هایی معتقدند که اگر زمان و انرژی کافی صرف برنامه ریزی کارها شود، قطعا می توانند بهره وری را در سازمان خود افزایش دهند.

تعریف پروژه و مشخصات آن

به مجموعه تلاش های موقت و مقداری که برای ایجاد یک محصول خاص و یا ارائه یک خدمت معین صورت می گیرد، پروژه می گویند. نکته مهم این است که محصول نهایی یک پروژه جدید و منحصر به فرد است.

فرض کنید شما یک پیمانکار سد ساز هستید و تا کنون چند سد خاکی را ساخته اید و به کارفرما تحویل داده اید.

در حال حاضر یک پیشنهاد تازه دارید: ساخت یک سد خاکی جدید در منطقه ای خاص و با مشخصات و اندازه های مشخص مطمئنا این سد با تمام سدهایی که تا کنون ساخته اید متفاوت است؟ شاید بپرسید از چه نظر تفاوت دارد؟

در پاسخ به شما خواهم گفت: سال جدید از نظر شرایط خاص منطقه جغرافیایی، ابعاد و اندازه مثل طول، عرض و ارتفاع نهایی بدنه سد، همینطور طول، عرض و ارتفاع نهایی فراز بند. طول سازه سرریز، مشخصات فنی، حجم آب ذخیره شده پشت بدنه سد و بسیاری از موارد دیگر با سدهای قبلی فرق دارد.

دوستان من تفاوت پروژه با خط تولید هم دقیقا همین است.

به عنوان مثال خط تولید نوشابه را در نظر بگیرید. محصول نهایی یعنی نوشابه ها، همه مشابه هم و تکراری هستند اما محصول نهایی پروژه، جدید و غیر تکراری است.

اما مهمترین مشخصات یک پروژه عبارتند از:

1. محصول نهایی پروژه، عینی، جدید و غیر تکراری است (فقط یک بار اتفاق می افتد)
2. پروژه موقت است یعنی تاریخ شروع و پایان مشخصی دارد
3. پروژه هدف مشخصی دارد به عنوان مثال در پروژه احداث سد خاکی، هدف، تامین آب آشامیدنی یک شهرستان است.
4. پروژه محدودیت دارد: پروژه ها با محدودیت هایی مثل محیط جغرافیایی، امکانات، زمان، پول و موارد دیگر روبرو هستند و تحت چنین محدودیت هایی باید اجرا شوند.
5. پروژه ریسک دارد: در اجرای هر پروژه ای ریسکهایی وجود دارد مثل: ریسک مالی، سیاسی، طبیعی و موارد دیگر. به عنوان مثال در پروژه احداث تونل زیر دریا بین کشورهای انگلیس و فرانسه، این احتمال وجود داشت که آب دریا وارد تونل شود که علیرغم تلاش های صورت گرفته توسط پیمانکار، این اتفاق افتاد و پروژه را چند هفته به تأخیر انداخت.

تعریف مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یعنی تخصیص، پیگیری و کاربرد موثر منابع برای رسیدن به یک هدف مشخص و در یک دوره زمانی خاص.

در استاندارد PMBOK نیز که در ادامه با آن آشنا خواهید شد مدیریت پروژه اینگونه تعریف شده است:

مدیریت پروژه یعنی به کار گیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در اجرای فعالیت های پروژه جهت تامین الزامات پروژه.

مدیر پروژه در راس ساختار تشکیلاتی پروژه قرار دارد و مستولیت های مهمی دارد که در صورت انجام موفق آن ها احتمال موفقیت پروژه بسیار زیاد خواهد بود

مهمترین وظایف یک مدیر پروژه عبارتند از:

1. تحرک بخشیدن به پرسنل: در این مرحله مدیر پروژه باید افراد شایسته و توانمند را استخدام کرده و نقش آنها را به طور دقیق مشخص نماید. یعنی هر شخص باید دقیقا بداند که چه مسئولیت هایی دارد و سازمان چه انتظاری از او دارد.
   فقط با انجام این کار است که مدیر پروژه می تواند از نیروهایش کار بخواهد و خودش نیز پیشرفت کارها را کنترل کند.
2. تعدیل روابط بین پرسنل ارشد و زیردست: گاهی اتفاق می افتد که بین اعضای تیم پروژه در سطوح مختلف تعارض با اختلاف نظر پیش می آید. در این گونه مواقع، وظیفه مدیر پروژه بررسی موضوع و عادی سازی روابط بین اعضای تیم پروژه است.
3. مدیر پروژه باید بتواند توجه اعضای تیم پروژه را روی اهداف پروژه متمرکز کند و این موضوع بسیار مهمی است.
   چرا که زیاد این مورد اتفاق می افتد که اعضای تیم پروژه به هر دلیلی گرفتار مسائل جانبی و کم اهمیت شده و نسبت به اهداف پروژه بی تفاوت می شوند.
   در این مواقع مدیر پروژه می تواند از طریق روش هایی مانند راهنمایی پرسنل، قدردانی از زحمات آنها گوشزد نمودن اهداف پروژه در جلسات و روش های دیگر همه اعضا را به مشارکت جهت تحقق اهداف پروژه ترغیب کند.
4. تصمیم گیری: تصمیم های صحیح و به موقع، قطعا باعث پیشرفت پروژه خواهد شد. بنابراین مدیر پروژه باید ضمن پرهیز از فشارهای روانی، تعصب و شتاب زدگی، مصلحت پروژه را در درنظر بگیرد و تصمیمات مفید و قاطع اتخاذ کند.
5. تخصیص منابع به صورت موثر: مدیر پروژه باید سعی کنند منابع و امکانات مورد نیاز پروژه را به موقع تامین کند
   یک مدیر پروژه می داند که با انجام درست این کار، می تواند تا اندازه زیادی تأخیرات پروژه را کاهش دهد.
6. مدیر پروژه باید به طور منظم امور مربوط به زمانبندی، هزینه و استانداردهای کیفیت کار را کنترل نماید.

استاندارد PMBOK

PMBOK مخفف این کلمات است: Project Management Body of knowledge (مجموعه جامع دانش مدیریت پروژه) در واقع PMBOK مجموعه ای هست از الگوهای موفق و پذیرفته شده در زمینه مدیریت پروژه یا به عبارت دیگر، مجموعه ای از تجارب موفق مدیران پروژه مجرب در دنیاست.

این استاندارد توسط موسسه بین المللی PMI گردآوری و تهیه شده است. جالب است بدانید که این موسسه بیش از ۱۰۰۰۰۰ عضو در بیش از ۱۲۵ کشور دنیا دارد و مرکز آن در فیلادلفیای آمریکاست.

دو نکته بسیار مهم در مورد استاندارد PMBOK وجود دارد:

1. مبنای علمی این استاندارد، تئوری محض نیست بلکه حاصل تجارب و عملکرد موفق بسیاری از بزرگان مدیریت پروژه در دنیاست.
2. ما هیچ وقت نمی توانیم ادعا کنیم که مدیریت پروژه را دقیقا طبق PMBOK انجام می دهیم زیرا پیاده سازی همه دستورالعمل ها و فرآیندهای این استاندارد در یک پروژه ممکن نیست، کاری که ما باید انجام دهیم این است که ابتدا شرایط و محدودیت های پروژه خود را در نظر بگیریم سپس بخش هایی از PMBOK را که در پروژه ما قابل اجرا هستند در پروژه اجرا کنیم.

مطلب به درد بخور برای شما : صفر تا صد هر چیزی که باید درباره pmbok بدانید

ذینفعان پروژه

ذینفعان افراد یا سازمان هایی هستند که درگیر اجرای پروژه هستند. این ها می توانند روی پروژه اثر بگذارند یا از آن تاثیر بپذیرند.

ذینفعان به دو دسته کلی تقسیم می شوند:

1. ذینفعان مستقیم: شامل کارفرما، مشاور، مدیر طرح، پیمانکار اصلی، پیمانکاران دسته دوم و سهامداران اصلی
2. ذینفعان غیر مستقیم: شامل جامعه، شهروندان، ادارات و سازمان های دولتی، سهامداران فرعی جالب است بدانید که در یک پروژه حتی کسانی که از اجرای پروژه ضرر می کنند نیز ذینفع محسوب می شوند

۲ نکته بسیار مهم در مورد ذینفعان و نقش آنها در پروژه وجود دارد:

1. موفقیت در اجرای هر پروژه ای، مستلزم شناخت ذینفعان و در نظر گرفتن خواسته های آنان است.
2. گاهی اوقات خواسته های ذینفعان بر خلاف هم است و با هم ضدیت دارد. مثل داستان آن دو مرد کشاورز و کوزه گر روشنایی یکی دعا می کرد باران ببارد تا محصولاتش به بار بنشیند و دیگری دعا می کرد باران نبارد تا کوزه هایش خشک شوند.

در یک پروژه هم ممکن است چنین اتفاقاتی رخ دهد.

اما نکته مهم این است که ما می توانیم در حد توازن و توان، خواسته ها و نیازهای ذینفعان را تامین کنیم، نه همه آن ها را.

آشنایی با برخی از پروژه های موفق در دنیا

دوستان عزیز به یاد داشته باشد که به طور کلی، موفقیت پروژه ها با سودآوری آنها سنجیده می شود. تاکنون پروژه های زیادی در دنیا انجام شده که در آن ها از تکنیک های مدیریت پروژه استفاده شده است. در چنین پروژه هایی، سود و منافع زیادی عاید پیمانکار و کارفرما شده است.

پروژه هایی مانند: احداث پل کابلی روی دریا بین دو کشور سوئیس و دانمارک، احداث یک جزیره به شکل نخل در سواحل دبی و تبدیل آن به یک مرکز تجاری بسیار مهم در دنیا، همینطور ساخت برج های دوقلوی پتروناس در کشور مالزی با ارتفاع بیش از ۴۰۰ متر و موارد دیگر.

دوستان من، علت موفقیت این پروژه ها و تمام پروژه های موفق در دنیا، این است که مدیران و مسئولین ارشد چنین پروژه هایی، قبل از انجام هر کار، ابتدا برنامه ریزی و همفکری می کنند و به هیچ وجه شتاب زده عمل نمی کنند.

سپس با استفاده از تکنولوژی و امکاناتی که در اختیار دارند، به بهترین نحو کارها را انجام می دهند.

در واقع آن ها به این دانش و تجربه رسیده اند که با برنامه ریزی، همفکری و تعامل سازنده با ذینفعان پروژه می توانند بزرگترین و سخت ترین کارها را انجام دهند و این درس بسیار مهمی است برای همه کسانی که به دنبال موفقیت در اجرای پروژه ها هست.

اما در پایان این مطلب قصد دارم تا شما مخاطبان عزیز را با برخی از بزرگان مدیریت پروژه در دنیا آشنا کنم.

آشنایی با برخی از بزرگان مدیریت پروژه در دنیا

Harold Kerzner هارولد کرزنر

شکی نیست که کرزنر را به عنوان برترین چهره مدیریت پروژه در دنیا می شناسند. خلاصه مشخصات آقای کرزنر: دارای مدرک دکترای مهندسی هوا فضا از دانشگاه ایلینویز و مدرک MBA از دانشگاه یوتا در آمریکاست و هم اکنون استاد مدیریت سیستم ها در دانشگاه Baldwin Wallace است. حدود ۳۷ سال در زمینه مدیریت پروژه در دانشگاه یوتا تحقیق و تدریس کرده است.

حدود ۵۰ کتاب در زمینه مدیریت پروژه نوشته (تقریبا اکثر آن ها کتاب های مرجع هستند) هر ساله به حدود ۲۰ کشور رفته و کنفرانس برگزار می کند. دانشگاه اوهایو جایزه سالیانه ای در زمینه مدیریت پروژه به اسم کرزنر دارد. همینطور موسسه بین المللی PMI جایزه سالیانه خود را که در زمینه مدیریت پروژه و جهت ارائه به برترین مدیر پروژه سال دنیاست، به نام کرزنر ارائه می دهد.

هنری گانت (Henry Gantt)

متولد ۱۸۶۱. دارای مدرک مهندسی مکانیک از دانشگاه جان هاپکینز آمریکا. گانت به عنوان پدر مدیریت پروژه شناخته می شود. در سال ۱۸۶۱ میلادی متولد شد و بین سال های ۱۸۸۰ تا ۱۹۰۱ به عنوان معاون با تیلور همکاری می کرد.

پس از آن، مهندس مشاور شد و زمینه هایی از مدیریت علمی را در تعدادی از شرکت ها گسترش داد. او به نوبه خود کمک های شایانی به نهضت مدیریت علمی کرد. برای مثال، سیستم پرداخت عملکرد که بر اساس آن، کارگر با کوشش برای دستیابی به سطح استاندارد، جایزه یا پاداش دریافت می کرد. گانت هر یک از اعضای سازمان را ترغیب می کرد تا در جهت دستیابی به دستمزد بهتر، آن دسته از وظایفی را انتخاب کند که توانایی انجام بهینه آن را در خود سراغ دارد.

نمودار گانت که اجرای برنامه ای و عملیاتی کار را بر حسب زمان نشان می دهد. این موضوع را به اثبات رسانده که همواره در عملیات، یک چارچوب و طرح کنترلی و برنامه ریزی پایدار و ارزشمند وجود دارد.

به هر حال این منطق کلی نمودارهای گانت که کارها را به اجزای کوچک شکسته و در واحد زمان آنها را کنترل کنیم مبنای مدیریت و کنترل پروژه در سال های بعدی قرار گرفت. به این دلیل است که گانت را پدر مدیریت پروژه می شناسند.

رودنی ترنر (Rodney Turner)

از سال ۱۹۹۷ تا ۲۰۰۵ رئیس هیئت مدیره، مدیر عامل و جزو مدیران ارشد انجمن بین المللی مدیریت پروژه IPMA بود. وی رئیس دپارتمان مدیریت پروژه دانشگاه لیل فرانسه است. حدود ۱۶ کتاب در زمینه مدیریت پروژه نوشته و همچنین رئیس انجمن مدیریت پروژه انگلستان است. همچنین وی برنده جایزه محقق برتر سال ۲۰۱۲ در انجمن IPMA نیز شده است.

علی جعفری (Ali Jafari)

استاد تمام و رئیس دپارتمان مدیریت پروژه دانشگاه سیدنی استرالیاست. در سال ۱۹۹۴ به عنوان یکی از مشاورین ویژه کمیسیون اروپا در زمینه پروژه های مدیریت و بهره وری به نام (TACIS) انتخاب شد. وی از سال ۱۹۶۹ تا کنون در بسیاری از پروژه های مختلف در اروپا، استرالیا و آسیا مشغول فعالیت و مشاوره بوده است.

لین کرافورد (Lynn Crawford)

پروفسور کرافورد استاد تمام دانشگاه باند BOND استرالیاست. وی از نظر فعالیت های حرفه ای در زمینه مدیریت پروژه بسیار فعال بوده است. آرشیتکت، مدیر پروژه، برنامه ریز منطقه ای، استراتژیست و مدیر عامل چندین شرکت در زمینه های مختلف صنعتی، نمونه هایی از فعالیت های حرفه ای ایشان است. در سال ۱۹۹۰ وی برنده جایزه شورای تحقیقات استرالیا در زمینه مدیریت پروژه شد. این جایزه یکی از اولین و مهمترین جایزه های دولتی مدیریت پروژه در دنیاست.

یکی از اتفاقات مهم در زندگی حرفه ای پروفسور کرافورد، انتخاب وی به عنوان یکی از اعضای رهبری برای تهیه استانداردهای مدیریت پروژه توسط موسسه PMI می باشد.

جیمز اشنایدر (James R.Snyder)

مسلما موسس معتبرترین موسسه مدیریت پروژه دنیا یعنی PMI را باید یکی از چهره های بزرگ مدیریت پروژه در نظر گرفت. جیمز اشنایدر در سال ۱۹۶۹، به عنوان اصلی ترین عضو هیئت موسسین ۵ نفره PMI می باشد.

ژئوفری ریس (Geoff Ress)

ریس از ۱۰ نفر تاثیر گذار برتر در زمینه مدیریت پروژه بوده و یکی از متخصصان مطرح در زمینه های مدیریت پروژه مدیریت برنامه و رئیس افتخاری گروه تخصصی مدیریت برنامه در کشور انگلستان است. وی معمار و طراح چهار نرم افزار برتر و مولف چهار کتاب معتبر در زمینه مدیریت پروژه است.

آرون شتهار (Aeron Shenhar)

برنده جایزه سال ۲۰۱۳ موسسه IMPA و یکی از معروفترین افراد در زمینه مدیریت پروژه در دنیاست. وی دکترای خود را از دانشگاه استنفورد گرفته است. مقالات شنهار در زمینه مدیریت پروژه یکی از پر مراجعه ترین مقالات در این زمینه است.

وی همچنین مشاور مدیریت پروژه در شرکت های ایتل، ناسا، ارتش آمریکا و بسیاری از شرکت های دیگر است.

کتاب Reinventing Project Management وی به عنوان یکی از ۵ کتاب برتر در زمینه کسب و کار در دنیا انتخاب شده است. در حال حاضر وی مدیر عامل گروه مشاورین SPLWIN است.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره مدیریت پروژه بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉