محاسبه پیشرفت فیزیکی در MSP

معمولا هروقت صحبت از پیشرفت پروژه و ارزیابی عملکرد آن می‌شود، منظور همان تحلیل ارزش کسب شده است. به همین خاطر هم در (نرم افزار MSP)Project و بسیاری دیگر از نرم افزارهای برنامه ریزی، مانند Primavera، امکانی برای محاسبه پیشرفت فیزیکی به شیوه ای که در ایران و برخی دیگر از کشورهای منطقه مرسوم است وجود ندارد.

به این خاطر که نرم افزار MSP نوع پیشرفتی که انتظار دارید را مستقیما پشتیبانی نمیکند، پیاده سازی آن کمی پیچیدگی دارد. در این فصل روش های مختلفی که می‌توانید برای این منظور به کار ببندید را بررسی می‌کنیم.

پیشرفت فعالیت ها در نرم افزار MSP

مسئله پیشرفت در دو حوزه کاملا متفاوت مطرح می‌شود:

1. پیشرفت فعالیت ها
2. پیشرفت خالصه فعالیت ها

پیشرفت فعالیت ها را باید بر اساس قواعدی مدون و بر اساس واقعیت ها استخراج و در برنامه ثبت کرد. پیشرفت خلاصه فعالیت ها محاسباتی است و باید با در نظر گرفتن نوعی ضریب وزنی و روند مناسبی برای محاسبه، آن ها را فراهم کرد.

محاسبه پیشرفت فعالیت ها به شیوه های مختلفی انجام می شود. رایج ترین روش این است که مقادیر پیوست های برای پیشرفت وارد شود. به عنوان مثال این روش برای محاسبه پیشرفت فعالیت خاک برداری مناسب است؛ می توان نسبت کار انجام شده را به کل کار محاسبه کرد و درصدی برای پیشرفت فعالیت به دست آورد.

برای برخی دیگر از فعالیت ها از روش های پله ای استفاده می شود. روش پله ای معمولا در طراحی به کار میرود. به عنوان مثال ممکن است برای طراحی سه مرحله ارائه، تایید و تصویب با مقادیر، ٪۷۰ ٪۹۰ و ٪۱۰۰ در نظر گرفته شود. در این حالت پیشرفت فعالیت صفر باقی می ماند تا زمانی که تکمیل شود و اسناد مربوط به آن تحویل گردند. در این زمان پیشرفت فعالیت ٪۷۰ می‌شود.

بعد از اینکه اسناد بررسی شوند، اصلاحات احتمالی انجام شوند و به تایید برسند، پیشرفت ٪۹۰ میشود و بعد از تصویب نهایی به ٪۱۰۰ می رسد. به عبارت دیگر به جز سه مقدار گفته شده، مقدار پیشرفت دیگری برای فعالیت وارد نمی شود. ممکن است از حالت های ترکیبی نیز استفاده شود، به عنوان مثال در مراحل پیشرفت طراحی مقدار پیشرفت به تدریج از صفر تا ٪۷۰ رشد کند، بعد از تایید جهش کند و به ٪۹۰ برسد و بعد از تصویب ناگهان ٪۱۰۰ شود.

بهتر است که بعد از تهیه برنامه و پیش از شروع کار شیوه تعیین پیشرفت هرکدام از فعالیت ها تعیین و در سندی ثبت شود.
پیشرفت خلاصه فعالیت ها نوعی میانگین گیری وزنی از فعالیت های زیرمجموعه شان است. این میانگین گیری وزنی با کمک مجموعه ای از ضرایب وزنی انجام می شود. انواع محاسباتی که بر این اساس در پراجکت انجام میشود از این قرارند:

• فیلد Complete % – ضریب وزنی در این فیلد زمان است.
• فیلد Complete Work % – ضریب وزنی در این فیلد کار است.
• فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده – ضریب وزنی در این فیلدها هزینه است.

اگر بنا باشد که از ضرایب وزنی دیگری استفاده کنید می توانید آنها را به عنوان کار هزینه تعریف کنید و از فیلدهای مربوطه کمک بگیرید. اگر کار و هزینه هردو قبال استفاده شده باشند، باید ضرایب را در یک فیلد اختصاصی وارد کنید و پیشرفت های مربوط به آن را در فیلدهای اختصاصی دیگر محاسبه کنید.

ضرایب وزنی فیزیکی در نرم افزار ام اس پی

در ادامه محاسبه پیشرفت فیزیکی در ام اس پی دامنه دارترین بحثی که در حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه در ایران مطرح می شود ، بحث ضرایب وزنی فیزیکی است.
پیش از این نیز توضیح داده شد که مسئله پیشرفت در دو حوزه مطرح می‌شود:

1. پیشرفت فعالیت ها
2. پیشرفت خلاصه فعالیت ها

اولین مسئله تعیین شیوه تعیین پیشرفت فعالیت هاست. مسئله دوم محاسبه پیشرفت خالصه فعالیت ها بر اساس فعالیت های زیرمجموعه آن هاست. این کار با میانگین گیری وزنی انجام می شود و وزن های این میانگین گیری، که نسبت اهمیت فعالیت ها را مشخص میکند، همان ضرایب وزنی هستند.

مشکلِ ضرایب وزنی فیزیکی در این است که مهم ترین عامل برای نمایش پیشرفت فیزیکی پروژه هستند، در حالی که پیشرفت فیزیکی تعبیری غیر عینی و شهودی است. منظور از پیشرفت فیزیکی چیست؟ هیچکس پاسخ مناسبی برای این سوال ندارد. وقتی تعبیری عینی از پیشرفت فیزیکی وجود نداشته باشد، قطعا نمی توان ضرایب وزنی عینی و متعینی نیز تولید کرد.
پس باید به نکته مهمی توجه داشت:

ضرایب وزنی هیچگاه درست یا نادرست نیستند؛ مناسب یا نامناسب هستند

هیچوقت نمی توان گفت که ضرایب وزنی خاصی اشتباهند. وقتی میتوان عنصری را اشتباه خواند که عینی باشد و رابطه مشخصی برای محاسبه آن وجود داشته باشد. چون چنین مسئله ای در مورد ضرایب وزنی فیزیکی وجود ندارد، هیچگاه درست یا غلط نخواهند بود. با این حال میتوان درباره مناسب یا نامناسب بودن آنها صحبت کرد. هرچه ضرایب به شهودی که از پیشرفت فیزیکی وجود دارد نزدیکتر باشند، مناسب تر خواهند بود.

اگر به عینی و متعین نبودن ضرایب وزنی توجه کافی داشته باشیم، ناخودآگاه باید قاعده بسیار مهمی را هم مد نظر قرار دهیم:

شاخص های کنترلی باید به شیوهای تنظیم شوند که تاثیر ضرایب وزنی فیزیکی در نتایج حداقل شود.

به عنوان مثال فرض کنید قرار است عملکرد دورهای پیمانکاری در ماه های مختلف با یکدیگر سنجیده شوند تا به عنوان مثال مشخص شود که تغییر برخی سیاست ها تاثیر مثبتی در کار داشته است یا خیر.

اگر برای این کار پیشرفت واقعی دوره ای پیمانکار در دورهه ای مختلف با هم مقایسه شوند چندان جالب نیست، چون این شاخص کنترلی کاملا وابسته به ضرایب وزنی فیزیکی است و به عنوان مثال ممکن است در ماه اخیر کاری انجام شده باشد که وزن آن زیاد از حد بالا باشد و به همین خاطر پیشرفت واقعی دوره نیز زیاد از حد بالا رفته باشد، در حالی که عمال عملکرد دوره کمتر بوده است.

در چنین حالتی میتوان به جای پیشرفت واقعی دوره ای از میزان تحقق دوره ای، یعنی حاصل تقسیم پیشرفت واقعی دوره بر پیشرفت برنامه ریزی شده ترکیبی دوره استفاده کرد.

ضرایب وزنی هم در صورت و هم در مخرج کسر وجود دارند و چون دوره های این دو یکسان است، ضرایب مشابهی در صورت و مخرج قرار می‌گیرند، در نتیجه تا حد زیادی یکدیگر را خنثی می‌کنند.

میتوان سه راه کلی برای تعیین ضرایب وزنی فیزیکی در نظر گرفت:

1. محاسبه آن بر اساس معیار مشخص
2. توافق بر اساس شهود کارشناسان و مدیران
3. ترکیبی از دو حالت قبل

راه حل جهانی این است که برای ضرایب وزنی از مقادیر هزینه استفاده می‌شود؛ یعنی وزن هر فعالیت ارزش مالی آن است. این همان مبنایی است که در تحلیل ارزش کسب شده به کار می‌رود. در شرایط خاص میتوان از مبانی دیگری نیز استفاده کرد. مثال در پروژه های طراحی ممکن است برآوردی از کار (نفر ساعت) هر فعالیت وجود داشته باشد، که میتوان آن را هم مبنا قرار داد.

شیوه ای در این کار در ایران عرف شده است و برای محاسبه ضرایب وزنی فیزیکی معیارهای مختلفی مانند مدت زمان، هزینه و سختی کار استفاده می کنند و این تصورِ کاملا غلط به وجود آمده است که چنین روشی راه صحیخ محاسبه ضرایب وزنی است. این روش مشکلات متعددی دارد، که برخی از آنها از این قرارند:

• هزینه، زمان و سختی فاکتورهای مستقلی نیستند. به عنوان مثال، سختی کار باعث افزایش زمان و هزینه می شود. کاهش زمان نیز باعث افزایش هزینه و سختی میشود. مشکل جایی خودنمایی میکند که در تهیه مقدارهای اولیه، به سختی مقدار زیادی داده می شود، در حالی که زمان را هم به خاطر سخت بودن افزایش داده اند و هزینه آن را هم بالاتر برآورد کرده اند. به این ترتیب، سختی به جای یک بار، سه بار در محاسبه وارد می شود.
• سختی کارها، فاکتوری کمی و عینی نیست. تعیین سختی کارها به صورت شهودی و با اتکا به داوری کارشناسان انجام می شود. این مسئله قطعیت نتیجه نهایی را تحت تاثیر می گذارد.
• ضرایبی که برای ترکیب هزینه، زمان و سختی به کار می رود نیز عینی نیستند و قطعیتی ندارند. در واقع، معیار خاصی برای تعیین این ضرایب وجود ندارد و مسئله عملا سلیقه ای است. در نتیجه، نتایج نهایی نیز سلیقه ای خواهند بود.

به عبارت دیگر این روش عمال به اندازه تعیینِ شهودی اعداد اعتبار عینی دارد، ولی این تفاوت عمده را دارد که به خاطر استفاده از انبوهی عدد و ضرب و تقسیم توهمی از تعیّن و قابلیت اعتماد به وجود می آورد.

خیلی اوقات اعدادی که با محاسبه به دست می آیند با شهود فاصله زیادی دارند. در این حالت میتوان جلساتی با حضور افراد تصمیم گیرنده و کارشناس تشکیل داد و در مورد ضرایب توافق کرد. نکته مهم در این است که در چنین مواقعی تایید تمام افراد کلیدی گرفته شود تا بعدا اعتراضی به مقادیر نشود.

یک راه رایج برای محاسبه ضرایب وزنی برای پروژههای EPC اینگونه است:

1. ضرایب وزنی را بر اساس هزینه محاسبه می‌کنیم. به این ترتیب وزن تمام فعالیت‌ها و خالصه فعالیت‌ها مشخص میشود.
2. وزن اولین سطح برنامه که احتماال E، P و C هستند را طی جلسه‌ای بازبینی می‌کنیم و اعدادی که به لحاظ شهودی مناسب‌تر هستند را انتخاب میکنیم. معمولا در این فرآیند وزن P کاهش و دو بخش دیگر افزایش داده می‌شود.
3. وزن زیرمجموعه‌های هریک از سه سرفصل اصلی پروژه را با ضرب کردن در ضریبی ساده تعدیل می‌کنیم، طوری که خالصه‌سازی شده آنها در سطح اول به مقادیری که برای E، P و C مشخص شده است برسد.

از این روش برای هر نوع پروژه‌ای میتوان استفاده کرد، به شرط آنکه زیرمجموعه‌های آیتم‌های سطح اول پروژه همجنس باشند. در مورد پروژه‌های EPC زیرمجموعه‌های E همگی از جنس طراحی، زیرمجموعه‌های P همگی از جنس تدارکات و زیرمجموعه‌های C همگی از جنس اجرا هستند، در نتیجه نیازی نیست که تعدیلی در داخل آنها انجام شود و نسبت ضریب وزنی فیزیکی آن‌ها برابر با نسبت هزینه‌هایشان خواهد بود.

آموزش مرتبط  : توابع و تعریف فرمول در MSP [همراه با مثال عملی]

محاسبه پیشرفت در نرم افزار MSP

در آموزش های قبلی ام اس پی توضیح داده شد که تعدادی فیلد برای ثبت و ارزیابی اطلاعات واقعی وجود دارد و این فیلدها به سه گروه کار، زمان و هزینه تقسیم می‌شوند. ارتباط بین گروه‌ها نیز قابل تنظیم است.
برای دریافت پیشرفت راه‌های متفاوتی وجود دارد که عمدتا یکی از این موارد هستند:

1. استفاده از فیلد Complete %
2. ستفاده از فیلد Complete Work %
3. استفاده از فیلد BCWP
4. ساخت فیلد اختصاصی

روش اول توصیه نمیشود، زیرا نمیتوانید ضرایب وزنی فیزیکی را در محاسبه وارد کنید و نتیجه‌‌ای که دریافت می‌کنید با وزن‌های زمانی خواهند بود. سه روش باقیمانده در ادامه توضیح داده می‌شوند.

کنترل پیشرفت با فیلد Complete Work %

در ادامه محاسبه پیشرفت فیزیکی در MSP یک راه ساده برای تولید پیشرفت فیزیکی، استفاده از فیلد Complete Work % است. این فیلد پیشرفت را با نسبت‌هایی که در فیلد Work قرار دارند محاسبه میکند، در نتیجه اگر فیلد Work حاوی ضرایب وزنی فیزیکی باشد، پیشرفت فیزیکی تولید خواهد شد.

این روش زمانی قابل استفاده است که برنامه منبع نداشته باشد، زیرا منابع روی مقدار Work تاثیر می‌گذارند. بهتر است نوع فعالیت‌ها را هم Work Fixed تعیین کنید. اگر برنامه منبع نداشته باشد می‌توانید ضرایب وزنی فیزیکی را در فیلد Work فعالیت‌ها وارد کنید. مقدار Work خالصه فعالیت‌ها بر اساس زیرمجموعه‌هایشان مقدار میگیرد. همیشه بعد از وارد کردن مقادیرِ فعالیت‌ها مقدار Work خلاصه فعالیت پروژه را هم کنترل کنید تا دقیق باشد (مقداری مانند صد، صدهزار یا مانند آنها داشته باشد).

شکل زیر برنامه نمونه‌ای را نشان می‌دهد که وزن فعالیت‌های آن در فیلد Work وارد شده‌اند.

اکنون فرض کنید فعالیت اول ٪۵۰ پیشرفت کرده باشد. این پیشرفت بر اساس متود ثبت اطلاعات واقعی شکل گرفته است و تفاوتی ندارد که از چه روشی برای ثبت استفاده کرده‌اید.

همانطور که میبینید ٪۵۰ پیشرفت فعالیت اول منجر به ٪۳۸ پیشرفت پروژه شده است، زیرا وزن این فعالیت ٪۷۵ بوده است. فیلد Complete % پیشرفت را با وزنِ زمان محاسبه می کند، در نتیجه مقادیر متفاوتی را نمایش خواهد داد.

توجه داشته باشید که گزارش کردن مقادیر Complete % در چنین شرایطی هیچ کاربردی ندارد. اگر برنامه منبع داشته باشد و مقدار کار منابع به نوعی با ضرایب وزنی فیزیکی همخوان باشند نیز می‌توان از این روش استفاده کرد. در این حالت توجه داشته باشید که کارکرد منابع هم ارزش در نظر گرفته می شود. نکته دیگر این است که در این حالت معمولا بهتر است فعالیت‌ها از نوع Work Fixed باشند تا در نتیجه تغییر عناصر زمانبندی مقدار کار و در نتیجه مقادیر پیشرفت آنها تغییر نکند.

اگر منابع مختلفی به فعالیت‌ها اختصاص داده باشید، میتوانید در کنار آنها منبعی هم برای درج ضرایب وزنی اضافه کنید و بعدا به جای Complete Work % خلاصه فعالیت، مقدار Complete Work % همان منبع را استخراج کنید. اگر لازم باشد می‌توانید برای این کار به جای Sheet Resource به نمای Usage Task مراجعه کنید تا به سطوح مختلف برنامه که زیر آن منبع لیست شده اند نیز دسترسی داشته باشید.

آموزش مرتبط : ثبت اطلاعات واقعی در نرم افزار MSP

کنترل پیشرفت با فیلد BCWP در نرم افزار MSP

در ادامه محاسبه پیشرفت فیزیکی در ام اس پی اگر برای ارزیابی پروژه از تحلیل ارزش کسب شده استفاده کنید، حاصل تقسیم BCWP بر Cost Baseline مقدار پیشرفت فیزیکی واقعی را گزارش خواهد کرد.

در این روش باید Cost Baseline هر فعالیت برابر با ضریب وزنی فیزیکی آن فعالیت باشد. اگر هزینه‌ها را طوری تنظیم کنید که Cost اولیه خالصه فعالیت پروژه ۱۱۱ باشد (مقداری که بعدا در Cost Baseline ذخیره می‌شود)، نیازی نخواهد بود که BCWP را بر Cost Baseline تقسیم کنید.

اگر ارتباط هزینه با سایر گروه‌ها قطع نشده باشد، Cost و Cost Baseline برابر خواهند بود و می‌توانید مقدار BCWP را به جای Cost Baseline بر Cost نیز تقسیم کنید.

از آنچه گفته شد مشخص میشود که این روش عمدتا زمانی کاربرد دارد که هزینه‌ها را در برنامه وارد نکرده باشید. در این حالت می‌توانید ضریب وزنی هر فعالیت را در فیلد Cost Fixed همان فعالیت وارد کنید. بعد از این کار Cost خالصه فعالیت پروژه را کنترل کنید که دقیق باشد (مقداری مانند صد یا صدهزار داشته باشد).

اگر هزینه‌ها را در برنامه وارد کرده باشید و در عین حال بنا باشد که پیشرفت فیزیکی را با ضرایب هزینه محاسبه کنید نیز این روش مناسب خواهد بود.

توجه داشته باشید که منابع هزینه در تحلیل ارزش کسب شده در نظر گرفته نمی‌شوند.

به شکل زیر توجه کنید. ضریب وزنی فعالیت‌ها در فیلد Cost Fixed وارد شده است و می‌توانید خلاصه‌سازی شده آن را در فیلد Cost بخوانید. توجه داشته باشید که برای خلاصه فعالیت‌ها نباید ضریب وارد کنید و اجازه بدهید که خودکار محاسبه شود.

اکنون اگر فعالیت اول پیشرفتی معادل ٪۵۰ داشته باشد، وضعیتی مشابه آنچه در شکل زیر دیده می‌شود رخ خواهد داد.

پیش از دریافت مقدار از BCWP دو مسئله را کنترل کنید:

• پس از تکمیل برنامه‌ریزی خط‌مبنا ذخیره شده است
• Date Status مقدار مناسبی دارد

پیش از دریافت مقدار به Date Status تاریخی پس از پایان پروژه دهید. در غیر این صورت پیشرفت‌‌های واقعی پس از Date Status در محاسبه منظور نخواهند شد. در این مثال BCWP فعالیت اول ۳۷/۵ است، که حاصل تقسیم آن بر Cost( که در این برنامه با Cost Baseline برابر است) ٪۵۰ می‌شود. BCWP پروژه نیز ۳۷/۵ است که حاصل تقسیم آن بر Cost Baseline پروژه ٪۳۷/۵ خواهد بود.

بهتر است برای محاسبه پیشرفت فیلدی اختصاصی بسازید که تقسیمِ گفته شده را انجام دهد. برای این منظور فیلدی مانند ۱Number را به جدول اضافه کنید. بعد از آن روی فیلد جدید کلیک راست کرده، از منویی که باز می‌شود Fields Custom را انتخاب کنید. روی دکمه Formula کلیک کنید. از فرمولی که در شکل زیر نمایش داده شده است استفاده کنید.

روی OK کلیک کنید تا فرمول ذخیره شود. پس از تنظیم فرمول گزینه Formula Use را هم در کادر محاوره اختصاصی‌سازی فیلد فعال کنید تا مقدار خلاصه‌ فعالیت‌ها نیز محاسبه شود. شکل ۲۱-۷ نتیجه را نشان می‌دهد.

اگر مایل باشید می‌توانید پیشرفت برنامه‌ریزی شده را هم با روش مشابهی استخراج کنید، با این تفاوت که به جای BCWP از BCWS استفاده کنید و Date Status را هم به جای تاریخی بعد از پایان پروژه، در تاریخی که مد نظر دارید قرار دهید. اگر متود ثبت اطلاعات واقعی طوری باشد که زمان‌بندی را تغییر دهد برای این شیوه محاسبه پیشرفت برنامه‌ریزی شده مشکلی ایجاد نخواهد شد، زیرا این مقدار بر اساس خط‌مبنا محاسبه می‌شود.

اگر برنامه هزینه داشته باشد نیز میتوانید با روندی پیچیده‌تر پیشرفت را از فیلدهای تحلیل ارزش کسب شده بخوانید. برای این کار منبعی تعریف کنید که هزینه‌هایش ضرایب وزنی فیزیکی را انعکاس دهد. بعد از آن ساختار شکستی برای منابع بسازید تا آنها را به دو گروه (منابع واقعی و منبعی که برای محاسبه پیشرفت فیزیکی ساخته شده است) تقسیم کند. هزینه‌ها را از سرفصل منابع واقعی بخوانید و پیشرفت فیزیکی را از سرفصل منبعی که برای این منظور تهیه کرده‌اید.

برای دریافت مقادیر کل پروژه نمای Sheet Resource کفایت میکند، ولی برای دریافت مقادیر سطوح مختلف باید به نمای Usage Resource مراجعه کنید.

آموزش مرتبط :

کنترل پیشرفت با فیلد اختصاصی در نرم افزار MSP

در ادامه محاسبه پیشرفت فیزیکی در MSP پیاده‌سازی هرکدام از دو روش قبل محدودیت‌هایی دارد. زمانی میتوان پیشرفت فیزیکی را با Complete Work % پیاده‌سازی کرد که محدودیتی از جانب منابع وجود نداشته باشد و زمانی میتوان از BCWP استفاده کرد که نیازی به پیاده‌سازی هزینه‌ها وجود نداشته باشد؛ در غیر این صورت باید از روش‌های پیچیده‌تری که در قسمت‌های قبل به آنها اشاره شد کمک بگیرید.

یک راه برای پیاده‌سازی پیشرفت فیزیکی، طراحی فیلدهای اختصاصی و فرمول‌نویسی است، که در این قسمت بررسی می‌شود.

ضرایب وزنی فیزیکی در فیلد Number1 وارد شده است. در روش‌های قبل ضرایب در فیلدهای Cost Fixed و Workوارد می‌شدند و در هر دو مورد تاکید شد که فقط باید ضرایب فعالیت‌ها را وارد کرد و خالصه فعالیت‌ها خودکار محاسبه می‌شوند. در این حالت نیز بهتر است فیلد Number1 را طوری طراحی کرد که مقادیر فعالیت‌ها را دستی دریافت کند و مقدار خالصه فعالیت‌ها را خودکار محاسبه کند (جمع زیرمجموعه‌ها).

برای این منظور روی عنوان Number1 کلیک کرده، از منویی که باز می‌شود Fields Custom را انتخاب کنید. با این کار کادر محاوره شکل زیر باز خواهد شد.

ابتدا روی دکمه Rename کلیک کنید و نام مناسبی به فیلد بدهید. در این مثال نام WF (مخفف Weight Factor) استفاده خواهد شد. بعد از آن گزینه Rollup و مقدار Sum را انتخاب کنید. به این ترتیب خلاصه فعالیت پروژه مجموع تمام ضرایب وزنی را نشان خواهد داد. مقدار خالصه فعالیت را کنترل کنید تا دقیق باشد.

می‌توانید ضرایب را طوری وارد کنید که مجموع آن‌ها ۱۰۰ باشد. گاهی این کار محدودیت‌هایی در تعداد ارقام اعشار به وجود می‌آورد، زیرا به عنوان مثال فعالیت‌هایی وجود خواهند داشت که ضریب وزنی کمتر از ۱ دارند و در این حالت نمی‌توانید به آنها مقداردهی کنید. در این صورت ضرایب را طوری طراحی کنید که مجموع آن‌ها به جای ۱۰۰ عدد بزرگتری مانند ۱۰۰۰ باشد.

در این صورت باید در فرمولهایی که پس از این ارائه می‌شود نیز تغییراتِ مناسب را اعمال کنید. برای محاسبه پیشرفت به دو فیلد نیاز خواهیم داشت. یکی از این فیلدها مقداری میانی را محاسبه میکند و برای محاسبه فیلد اصلی لازم است. فیلد میانی را Number2 و فیلد اصلی را Number3 انتخاب خواهیم کرد.

فرض بر این است که مقادیر پیشرفت فعالیت‌ها در Complete % وارد می‌شوند. فیلد میانی باید مقدار پیشرفت فعالیت‌ها را نسبت به کل محاسبه کند (حاصل ضرب Complete % در ۱ Number) و خلاصه‌ فعالیت‌هایش هم مجموع فعالیت‌ها باشند.

نام مناسبی هم به فیلد بدهید. در این مثال از نام tmp استفاده خواهد شد. فیلد نهایی باید مقادیر number2 را بر number1 تقسیم کند تا پیشرفت‌های نسبی تبدیل به پیشرفت‌های مطلق شوند. شکل زیر تنظیم‌های فیلد را نشان می‌دهد.

در نهایت نام مناسبی هم به فیلد بدهید. در این مثال از نام Prg استفاده خواهد شد. شکل زیر وضعیت نهایی را نشان می‌دهد.

مقادیری که فیلد Prg برای فعالیتها گزارش میدهد با Complete % برابر است، ولی مقدارهایی که برای خلاصه فعالیت‌ها محاسبه می‌کند مبتنی بر ضرایب وزنی فیزیکی است، در حالی که Complete % اینچنین نیست.

در این محاسبه مقدارها بر ضرایب وزنی تقسیم می‌شوند، در نتیجه اگر ضریب وزنی آیتمی صفر باشد، خطا تولید خواهد کرد. برای رفع مشکل میتوانیم فرمول فیلد نهایی را به حالت زیر تبدیل کنیم:

IIf([Number1]=0,[% Complete],[Number2]/[Number1])

در این پیشرفت آیتم‌هایی که ضریب صفر دارند به جای اینکه بر اساس ضریب محاسبه شود برابر با Complete % خواهد بود. این فرمول مشکلی در مقادیر خلاصه‌سازی شده نیز به وجود نمی‌آورد.

تهیه لیست فعالیت های دوره در نرم افزار MSP

به برنامه شکل زیر توجه کنید

خط عمودی ضخیم نشان دهنده Date Status است. همانطور که میبینید پیشرفت های واقعی (میله‌های باریک سفیدرنگ داخل میله‌های فعالیت‌ها) کمتر از مقادیر برنامه‌ریزی شده هستند، زیرا به خط عمودی Date Status نرسیده‌اند.

اکنون فرض کنید قرار است فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده ماه آینده را گزارش دهیم. انتهای ماه با خط عمودیِ کمرنگ مشخص شده است. همانطور که میبینید برنامه‌ریزی اولیه این بوده است که در این ماه فعالیت‌های تکمیلی طبقه اول و قسمتی از اسکلت طبقه دوم انجام شود. ولی با وضعیت کنونی پروژه چنین فعالیت‌هایی قابل انجام نیستند، زیرا پیش نیازهای آن‌ها انجام نشده‌اند.

اگر برنامه را Reschedule کنیم، نتیجه‌ای که در شکل زیر دیده می‌شود را به دست خواهیم آورد.

فعالیت‌هایی که پس از این برای ماه آینده گزارش میشوند با واقعیت اجرایی همخوانی دارند. در این حالت تکمیل اسکلت طبقه اول، قسمتی از عملیات تکمیلی آن طبقه و قسمت کوچکی از اسکلت طبقه دوم در برنامه قرار دارد.

نکته مهمی که باید توجه داشت این است که پس از Reschedule برنامه‌ای که اجرای آن از برنامه‌ریزی عقب‌تر باشد، پایان جدیدی به دست می‌آید که از پایان قبلی دیرتر است. اگر ماه آینده فعالیت‌هایی که به این ترتیب گزارش می‌شود انجام شوند، پروژه طبقه برنامه پیش رفته است و تاخیر و انحرافی به تاخیرها و انحراف‌های قبلی افزوده نمی‌شود، ولی به معنی جبران انحراف‎‎‌های قبلی نخواهد بود.

اگر مایل باشید میتوانید علاوه بر محاسبه به شیوه گفته شده، لیست دیگری از فعالیت‌ها هم تهیه کنید که با انجامِ آنها سهمی از انحراف‌های قبلی نیز جبران می‌شود. برای این محاسبه می‌توانید تناسبی بین زمان‌های باقیمانده تا پایان فعلی و پایان برنامه‌ریزی اولیه بگیرید و مدت دوره را به طور فرضی به همان اندازه افزایش دهید (مثال برای دوره یک ماهه مدت ۳۵ روز را در محاسبات وارد کنید).

پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره‌های ترکیبی در نرم افزار ام اس پی

در ادامه محاسبه پیشرفت فیزیکی در MSP یکی از مسایل مهمِ ارزیابی، مقایسه پیشرفت واقعی و برنامه ریزی شده دوره‌ای است. رایج است که پیشرفت برنامه‌ریزی شده دورهای را با تفاضل پیشرفت‌های برنامه‌ریزی شده تجمعی ابتدا و انتهای دوره به دست آورند،در حالی که این روش کاملا غلط است.
همان اصول و حساسیت‌هایی که در مورد تهیه لیست فعالیت‌های دوره وجود دارد، برای محاسبه پیشرفت برنامه‌ریزی شده دوره‌ای نیز وجود دارد. منظور از پیشرفت برنامه‌ریزی شده ترکیبی دوره، مقداری است که بر اساس فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده دوره که بعد از به‌روزرسانی محاسبه می‌شوند به دست می‌آید.

روش محاسبه اینگونه است:

1. اطلاعات پیشرفت واقعی را با ابتدای دوره‌ای که در نظر داریم وارد کرده، برنامه را برای همان تاریخ Reschedule می‌کنیم.
2. برنامه را تا پایان دوره Update می‌کنیم.
3. تفاضل پیشرفتی که به این ترتیب تا پایان دوره به دست می‌آید و پیشرفتی که قبال برای ابتدای دوره به دست آمده بود پیشرفت برنامه‌ریزی شده ترکیبی دوره خواهد بود.

این محاسبه را نمیتوان یک بار برای کل پروژه به دست آورد و باید در هر دوره کنترلی برای دوره قبل محاسبه شود، زیرا این محاسبه نیاز به اطلاعات واقعی نیز دارد.