آموزش برآورد زمان کل پروژه | (قسمت ۴ از مراحل مدیریت پروژه)

آموزش برآورد زمان کل پروژه

در آموزش های قبلی به مراحل اول تا سوم آموزش مدیریت پروژه به زبان ساده را آموختیم در این آموزش به مرحله چهارم و پنجم میپردازیم. حتما واسمون کامنت بزارین و بگید به چه آموزش هایی در زمینه مهندسی صنایع احتیاج دارید، ما حتما واستون فراهم می‌کنیم 🙂 برای دسترسی به آموزش های قبلی ما در زمینه آموزش مدیریت پروژه به زبان ساده لینک های زیر رو دنبال کنید :

1. مدیریت پروژه چیست و آشنایی اولیه با این مبحث
2. آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع | (مرحله اول)
3. آموزش تهیه فهرست فعالیت های پروژه، مرحله ۲ از مراحل مدیریت پروژه

در این آموزش به موارد زیر خواهیم پرداخت :

1. برآورد زمان کل پروژه
2.  کوتاه کردن زمان پروژه (تسریع پروژه)

برآورد زمان کل پروژه

در این مرحله، باید فعالیت های موجود در نمودار WBS پروژه را در یکی از نرم افزارهای تخصصی برنامه ریزی و کنترل پروژه وارد کنیم. سپس زمان و روابط بین فعالیت ها را وارد نرم افزار می کنیم و در پایان، نرم افزار به طور اتوماتیک زمان کل پروژه را بر اساس تاریخ شروع پروژه، روابط بین فعالیت ها و مدت زمان فعالیت ها محاسبه می کند. واقعیت این است که نرم افزار های “Microsoft Project” و “Primavera” دو نرم افزار بسیار معروف هستند که برای برنامه ریزی پروژه، گزارش دهی، بروز رسانی، ثبت پیشرفت فیزیکی و پیگیری پیشرفت پروژه ها بکار گرفته میشوند. هر دو نرم افزار در اقصی نقاط جهان بکار گرفته میشوند و هر کدام دارای مزایایی هستند. اما چندین تفاوت بین “MS Project” و “Primavera” وجود دارد که موارد زیر برخی از این تفاوتها را نشان میدهند:

1. خط مبنا: (Baseline) در MSP امکان تعریف و ایجاد فقط ۱۱ خط مبنا وجود دارد. در صورتیکه در Primavera6 محدودیتی در این رابطه وجود ندارد
2. دسترسی همزمان چندین کاربر: (Multiple User Access) نرم افزار MSP اجازه کار روی یک پروژه را برای چندین کاربر به صورت همزمان نمی دهد، اما Primavera6 این اجازه را میدهد و علاوه بر آن در Primavera6 شما می توانید برای کاربران مختلف، دسترسی تعریف شده تعیین کنید. به طوریکه هر کاربر فقط امکان دسترسی به برخی از قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار را داشته باشد.
3. امکان پیگیری ریسک ها: (مسائل و مشکلات پروژه) نرم افزار MSP در رابطه با پیگیری مشکلات و ریسک های پروژه، از قابلیت ضعیفی برخوردار است در صورتیکه در Primavera6 تمامی ریسکها و مشکلات پروژه را میتوان ثبت و پیگیری نمود.
4. پشتیبانی وب (Web Support) زمانبندی، مستندات و سایر اطلاعات در نرم افزار Primavera6 می تواند مستقیما به فرمت HTML تبدیل شود که در MSP چنین قابلیتی وجود ندارد.
5. فیلد های سفارشی: (Custom fields) هر دو نرم افزار اجازه ایجاد فیلدهای سفارشی را میدهد اما MSP این قابلیت را دارد که کاربر بتواند برای فیلدها فرمولهای پیچیده و مقادیر را تعریف کند. در Primavera6 نیز می توان یک فیلد سفارشی خالی (Blank) ایجاد نمود ولی امکان تعریف فرمول با پیچیدگی و جزئیات بیشتر (مشابه آنچه که در MSP وجود دارد) وجود ندارد، و بایستی کاربران بصورت دستی، مقادیر را برای هر یک از فیلد های ستون مربوطه، ثبت نمایند.
6. ستون ها: (Columns) نرم افزار Primavera6 دارای تعداد ستونهای مفید زیادی است. در این نرم افزار امکان ایجاد بیش از ۲۵۰ ستون وجود دارد که هر کدام اطلاعات متفاوتی برای تولید گزارشات متنوع، به شما ارائه می دهد؛ مثل اطلاعات مربوطه به ارزش کسب شده بودجه بندی، هزینه ها، انحرفات، تاریخ ها و غیره. اما در MSP فقط حدود ۳۰ ستون وجود دارد که اطلاعات کمتری نسبت به Primavera6 برای کاربر ارائه می نماید. بنابرین قابلیت تولید گزارش های جدولی متنوع تر Primavera بالاست
7. روابط چند گانه بین فعالیت ها (Multiple Activity Relationships) در P6 امکان تعریف بیش از یک رابطه بین دو فعالیت وجود دارد، به عنوان مثال می توان رابطه FF و SS بین دو فعالیت تعریف نمود اما در MSP تنها یک رابطه بین دو فعالیت قابل تعریف است. در ادامه با انواع روابط بین فعالیت ها آشنا خواهید شد
8. وبسایت پروژه: (Project Website) در P6 می توان یک وبسایت جامع ایجاد کرد که تمامی جزئیات پروژه شامل فعالیت ها، منابع، گزارشات، ریسک ها، مسائل و مشکلات، WBS و هر آنچه که در نرم افزار وارد و پردازش شده است را در بر گیرد. این وبسایت یک قابلیت ارزشمند است که در MSP وجود ندارد.
9. امکان ایجاد و پیگیری پروژه های چندگانه: (Multiply Project Creation, View and Tracking) در P6 امکان ایجاد و نمایش پروژه های چندگانه وجود دارد. گرچه این قابلیت در MSP هم میتواند انجام پذیرد اما اساسا MSP با رویکرد برنامه ریزی و کنترل پروژه های چندگانه طراحی نشده است. بنابراین توانمندی نرم افزار P6 برای برنامه ریزی و کنترل پروژه های چندگانه در مقایسه با MSP بالاست.
10. ساختار شکست پروژه: (WBS) در P6 ساختار شکست پروژه (WBS) به صورت مجزا از فعالیت ها ایجاد می شود و پس از آنکه WBS ایجاد شد، فعالیتها برای هریک از اجزاء WBS، تخصیص داده می شود. در حالیکه ایجاد ساختار شکست و تعریف فعالیت ها در MSP به صورت همزمان انجام می شود. رویکرد ایجاد ساختار شکست به صورت جداگانه اجازه میدهد که WBS با دقت و عمق بیشتری تهیه گردد و به عبارت دیگر محدوده پروژه با جزئیات کامل تر تعریف گردد. (لازم به توضیح است این رویکرد سازگاری بیشتر با فرایند های استاندارد PMBOK داشته بطوریکه در استاندارد، فرایند های Define Scope و Define Activities دو فرایند متفاوت می باشند).
11. گزارشات (Reports) در P6 گزارشات جدولی جامع می تواند تهیه گردد؛ بر عکس در MSP گزارشات نمی تواند برای نمایش تمامی نیازهایتان سفارشی گردد. اما قابلیت تولید گزارشات گرافیکی سفارشی در MSP بالا بوده که این قابلیت در P6 ضعیف است. در P6 می توان چندین گزارش گرافیکی محدود از قبیل Gantt chart ، هیستوگرام و … تولید نمود که نمی توان آنها را سفارشی کرد. بنابراین گزارشات گرافیکی موجود در P6 به حد کافی قدرتمند نیستند. به طور کلی نرم افزار Primavera برای سازمانهای پروژه محور از قابلیت های حرفه ای زیادی برخوردار بوده و از نظر انطباق محتوایی، نرم افزار Primavera با فرایندهای حوزه های ۱۰ گانه استاندارد PMBOK سازگاری بیشتری دارد. بنابراین اگر میخواهید در پروژه تان با جزئیات بیشتری درگیر شده و می خواهید تمامی جزئیات پروژه تان را کامپیوتری نمائید پیشنهاد می شود به سراغ نرم افزار Primavera بروید. چنانچه بر روی یک پروژه تکی (Single Project) کار میکنید و نیاز ندارید که جزئیات بیشتری از پروژه خود را در نرم افزار ثبت کنید، نرم افزار MSP پیشنهاد می شود. در مجموع می توان گفت نرم افزار MSP دارای محیط کاری و کاربری راحت و روان (User Friendly) می باشد و قابلیت فارسی نویسی بالایی دارد اما Primavera از قابلیت بانک اطلاعاتی قوی برخوردار بوده و یک نرم افزار حرفه ای تر است.

حالا در این جا قصد دارم تا انواع روابط موجود بین فعالیت ها را به همراه مثال، برای شما بیان کنم:

فرض کنید فعالیت های دیوار چینی و نصب درب و پنجره های یک انبار صنعتی، به یک پیمانکار واگذار شده است.

در جدول زیر، حالت های مختلف انجام این دو فعالیت نمایش داده شده است:

در ادامه آموزش برآورد زمان کل پروژه در این مرحله حامد قصد دارد تا برنامه زمانبندی پروژه خود را با استفاده از نرم افزار Microsoft Project تهیه کند برای این کار او باید فعالیت ها، زمان های برآورد شده و روابط بین فعالیت ها را وارد نرم افزار کند. مدت زمان پروژه ۶ ماه است بنابراین مدت زمان برنامه زمانبندی حامد نیز باید ۶ ماه باشد. در واقع، این برنامه اولیه این پروژه محسوب می شود ولی در طی اجرای پروژه، اتفاقاتی خواهد افتاد که زیاد خوشایند نیست و باعث ایجاد تاخیر در پروژه می شود.

دو خروجی بسیار مهم برنامه زمان بندی اولیه، فعالیت های بحرانی و نمودار گانت هستند که کاربرد زیادی دارند. حامد پس از تهیه برنامه اولیه پروژه، یک خط مبنا (Base Line) از آن ایجاد می کند. ایجاد خط مبنا باعث می شود که هنگام به روز رسانی برنامه، اطلاعات اولیه برنامه مثل تاریخ های شروع و پایان زمان فعالیت ها روابط پیش نیازی و… ثابت بمانند در نتیجه به راحتی ما می توانیم میزان عقب ماندگی از برنامه را محاسبه کنیم و همچنین پیشرفت فیزیکی واقعی و پیش بینی را با هم مقایسه کنیم.

شکل زیر، شمای کلی برنامه زمانبندی اولیه حامد است:

در این جا لازم می دانم دو نکته مهم را در مورد برنامه زمانبندی بیان کنم:

نکته اول: در یک برنامه زمانبندی، همه فعالیت ها باید حداقل ۱ فعالیت پیش نیاز و ۱ فعالیت پس نیاز داشته باشند. یعنی به عنوان مثال: باید بدانیم که قبل از فعالیت A، به چه فعالیتی باید انجام شده باشد و بعد از فعالیت A، چه کاری باید انجام شود.

نکته دوم : هر برنامه ای باید یک رویداد شروع و یک رویداد پایان داشته باشد. زمان این دو رویداد برابر است با صفر، لازم به ذکر است که در برنامه زمانبندی حامد ۲ نکته فوق کاملا رعایت شده است. اما بر اساس برنامه زمانبندی حامد، تاریخ شروع پروژه ۲۸/۱۲/۲۰۱۶ و تاریخ پایان آن ۱۸/۱۱/۲۰۱۷ پیش بینی شده است.

پس از تبدیل تاریخ های میلادی به تاریخ شمسی، تاریخ شروع و پایان پیش بینی پروژه این گونه خواهد بود:

تاریخ شروع: ۰۸/۱۰/۹۵ و تاریخ پایان: ۲۸/۰۸/۹۶ طبق این برنامه، پروژه ۱۰ ماه و ۲۰ روز طول می کشد و این زمان، مطلوب نیست چرا که کارفرما ۶ ماه را برای انجام این پروژه تعیین کرده و حامد نیز با تعیین پیش شرط های خود، آن را پذیرفته است.

حتما بخوانید : آموزش MSP برای مهندسین صنایع

در مرحله بعد (مرحله پنجم) حامد باید زمان برنامه خود را به ۶ ماه کاهش دهد.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش برآورد زمان کل پروژه بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉