سیستم مدیریت آراستگی (۷S) چیست ؟ | (قسمت دوم)

نظام آراستگی ۷S

در مطلب قبلی در رابطه با بند سمت گیری رهبری صحبت کردیم در ادامه این بحث یعنی نظام آراستگی ۷S به سازماندهی زیرساخت ها و اطلاعات مدون میپردازیم.

سازمان دهی زیرساخت ها و اطلاعات مدون

استانداردهای نظام آراستگی

سازمان باید استانداردهای لازم در خصوص ویژگی های مصادیق مختلف سازمانی نظیر پارکینگ، سرویس های بهداشتی، ارگونومی محیط، میز و صندلی اداری و کارگاهی، تجهیزات اداری، روشنایی محیط کار، ملزومات اداری، تابلوهای راهنمای واحدها و طبقات، نظافت محیط، زیباسازی محیط کار،  فناوری، ارتباطات، حمل و نقل، آلودگی های مجاز زیست محیطی، سطل زباله وسایر مصادیق دیگر و حدود مجاز مواجهه شغلی را فراهم و از آن ها برای آماده سازی و آراستگی محیط کار بهره برداری کند.

لیست اصلی استانداردهای ۷S

• استانداردهای مورد استفاده در سازمان باید تعیین کننده حداقل شرایط مورد قبول درسازمان باشند. این استانداردها می توانند در هر یک از گروه های استاندارد بین المللی، منطقه ای، ملی، صنفی یا سازمانی باشند.
• استانداردهای برون سازمانی باید روزآمد شوند و استانداردهای درون سازمانی باید به صورت دوره ای بازنگری شوند.
• اگر برای نیازهای سازمان, استاندارد برون سازمانی وجود نداشته باشد, استاندارد سازمانی باید توسط سازمان تدوین شود.

الزامات قانونی، مقررات و سایر الزامات درون سازمانی

سازمان باید الزامات قانونی و مقرراتی تعیین شده توسط ذینفعان خود و همچنین قوانین ومقرراتی را که با فعالیت ها, محصولات و خدمات مرتبط با دامنه کاربرد سیستم مدیریت آراستگی مربوط می شوند شناسایی, تهیه و اجرا کند.

مثال: استانداردهای سازمان ملی استاندارد ایران, قوانین و آئین نامه های سازمان حفاظت محیط زیست و اداره کلبهداشت و سازمان کار و امور اجتماعی(و سایر استانداردهای مرتبط از سازمان ها و نهادهای ذیصلاح)

سازمان باید سایر الزمات درون سازمانی را که مرتبط با ماموریت سازمان و کاربرد فرآیندهای آناست, مدون و اجرا کند. (مثال: بخش نامه ها, ابلاغیه ها و سایر مصوبات درون سازمانی ابلاغ شده از طرف مدیریت ارشد.)

الزامات مستندسازی

سازمان باید فعالیت ها و امور مربوط با سیستم مدیریت آراستگی را با توجه به موارد زیر و به روش های مناسب,مستند سازی و به کارکنان ابلاغ کند.

• بیانیه های سازمان(خط مشی, چشم انداز و ارزش های سازمانی)
• نظام نامه سیستم مدیریت(گستره مشمول سیستم, مستندات مرتبط با فرآیندها, روش های اجرایی مدون و/یا ارجاع به آنها)
• اهداف, برنامه ها و بودجه سازمان
• استانداردها و مدارک مرتبط با عملیات سازمان
• مدارک تصریح شده در این استاندارد
• سایر مدارک مورد نیاز سازمان

ساختار مستندات سازمان باید متناسب با سیستم مدیریت بوده و چگونگی ارتباط بین انواع مستندات با یکدیگر را بیان کند.نوع و نام مستندات سازمان بستگی به شرایط سازمان دارد وشامل: نظام نامه, بیانیه, روش اجرایی, دستورالعمل کاری, نمودار, فرم, جداول و یا ترکیبی از آنهامی باشد.

یادآوری:اطلاعات مدون سازمان باید متناسب با گستره کالاها, خدمات و مرزهای سیستم, نوع فعالیت هایسازمان پیچیدگی فرآیندها و شایستگی کارکنان تعیین شوند.این اطلاعات مدون می توانند به صورت های مختلف واسطه های اطلاعاتی تهیه شده باشند.

نظام نامه آراستگی

نظام نامه آراستگی باید به منظور تبیین و تعیین گستره نظام و چگونگی برآورده کردن خواسته های آن, تدوین و مطابق با فهرست توزیع نسخ معتبر در اختیار مدیران واحدهای سازمان قرار داده شود. در این نظام نامه باید نحوه انجام فعالیت ها به روش های اجرایی, مقررات و آئین نامه ها و دستورالعمل های کاری ارجاع داده شده باشد.

سازمان باید گستره مستنداتی را که تحت سیستم کنترل و به روز رسانی قرار دارند و چگونگی بازنگری و به روز رسانی آنها را در نظام نامه آراستگی به روشنی مشخص کند.

کنترل مستندات

سازمان باید مدارک درون سازمانی و برون سازمانی مورد نیاز برای سیستم مدیریت آراستگی راتحت کنترل قرار دهد تا از اثربخشی سیستم در سازمان اطمینان حاصل شود.

برای کنترل مدارک, باید موارد زیر در قالب روش اجرایی مدون تعیین شود:

• تعیین نوع و امکان کاربردی و مسئولان تهیه و اجرای مدارک در سازمان
• چگونگی بررسی, تایید و تصویب مدارک از نظر کفایت قبل از صدور و بازنگری و روزآمدی آنها
• حصول اطمینان از این که مدارک و فهرست آن برای استفاده کاربران و با توجه به شرایط آنها تهیه و دردسترس می باشند.
• حصول اطمینان از این که الزامات قانونی و مقرراتی و مدارکی که منشاء بیرونی دارند و نیز سایر الزامات درون سازمانی, مشخص هستند و توزیع آنها تحت کنترل قرار دارد.
• پیشگیری از استفاده ناخواسته از مدارک منسوخ شده و شناسایی آنها به نحو مناسب در صورتی که این نوع مدارک برای هر منظوری نگهداری می شوند.

کنترل سوابق

سوابق باید به منظور فراهم نمودن شواهدی دال بر انطباق با الزامات و اجرای موثر سیستممدیریت آراستگی, کنترل شوند.

در کنترل سوابق باید موارد زیر در قالب روش اجرایی مدون, ایجاد و برقرار شود:

• خوانا بودن
• امکان بازیابی و دسترسی مناسب
• قابلیت شناسایی و ردیابی
• چگونگی بایگانی
• چگونگی حفاظت سوابق
• مدت زمان نگهداری و شیوه امحای آن ها
• فرد یا افراد مسئول کنترل
• محل نگهداری

باید نحوه تعیین تکلیف سوابق(به هر صورت از واسطه های اطلاعاتی) پس از مدت زمان نگهداری در بایگانی جاری یا بایگانی راکد, توسط سازمان مشخص و اجرا شود.توصیه می شودروش های نگهداری و مدیریت سوابق, حداقل حجم و مقدار سوابق را شامل, و متناسب با الزاماتقانونی کنترل شود.

زیر ساخت های فیزیکی و محیط سازمان

زیرساخت ها

سازمان باید زیرساخت های فیزیکی مورد نیاز را تعیین، فراهم و ایجاد کند.این موارد باید به گونه ای سازمان دهی شوند که امکان ایجاد شرایط محیطی مناسب برای اجرای فعالیت های سازمان(از جمله تحقق فرآیندها)را فراهم کنند.در صورت نیاز به ایجاد، تغییر و توسعه ساختمان ها، این امور باید به گونه ای انجام شوند که ضمن دارا بودن حداقل شرایط و امکانات مورد نیاز(طبق استانداردهای مربوطه)ارتباط مناسب بین فرآیندها را فراهم کنند.

ساختمان ها باید دارای نام و نقشه راهنما باشند و برای دسترسی مناسب به قسمت های مختلف، باید راه های ورود و خروج عادی و اضطراری آنها به درستی طراحی و احداث شده باشند.طراحی و معماری ساختمان ها باید با توجه به شرایط آب و هوایی،  فرهنگ و سایر شرایط منطقه ای باشند و نیز ملاحظات تعامل فرآیندهای سازمان و مدیریت زیست محیطی در آنهارعایت شوند.کلیه اقدامات باید با استناد به الزامات قانونی و مقرراتی و ملاحظه آنها انجام شوند.

محیط کار سازمانی

• سازمان باید ملاحظات زیر را بر اساس ماموریت و نوع فعالیت خود, درباره عوامل انسانی و فیزیکی مورد نیاز در محیط کار خود مورد توجه قرار دهد:
• فراهم آوردن امکانات مناسب پشتیبانی از قبیل توقف گاه,انبار و تجهیزات اطفای حریق و سایر نیازهای فضای عمومی
• ایجاد امکانات بهداشتی از قبیل سرویس های بهداشتی, رخت کن ها و ظروف تفکیک زباله و مکان انباشت پسماند به صورت تفکیک شده
• امکانات و فضاهای لازم برای جمع آوری و انتقال فاضلاب
• ایجاد و نگهداری فضای سبز مناسب

سازمان در ایجاد و نگهداری محیط خود باید با توجه به اولویت ها از روش های استاندارد شده استفاده کند و یا درصورت نیاز روش ها و استاندارد های سازمانی مورد نیاز را تدوین و لحاظ کند.

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره نظام آراستگی ۷S بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉