مدیر پروژه کیست و وظایف آن چیست؟ (معرفی نرم افزار ها)

شرح وظایف مدیریت پروژه

مدیر پروژه کیست؛ مهندسین مدیریت پروژه، کنترل هزینه ها را بر روی یک پروژه، توسعه و اجرا می کنند.
برنامه های متمرکز و برنامه ریزی در بسیاری از پروژه ها را فراهم می کنند. مهندسین مدیریت پروژه در صنایع مختلف، از جمله ساخت و ساز کار می کنند و وظایف خاص آنها بر اساس صنعت متفاوت است.همچنین در ادامه چند نمونه از نرم افزار های کاربردی کنترل پروژه را نام برده ایم.

مدیر پروژه کیست؟

مدیران پروژه عامل های تغییر در سازمان هستند: آنها اهداف پروژه خود را مشخص می کنند و از مهارت و تخصص خود برای ایجاد یک حس مشترک در تیم پروژه استفاده می کنند. آنها از چالش های جدید و مسئولیت رهبری کسب و کار لذت می برند.

مدیران پروژه تحت فشار بسیار کار می کنند و با تغییر و پیچیدگی در محیط های پویا ارتباط برقرار میکنند. یک مدیر پروژه به راحتی می تواند بر روی جزئیات کوچک ولی مهم یک تصویر “تصویر بزرگ”در زمان خودش، تمرکز کند.

مدیران پروژه، مهارت های افراد را برای ایجاد اعتماد و ارتباط در میان همه ذینفعان پروژه، حمایت می کند، کسانی که از نتایج پروژه استفاده می کنند، کسانی که منابع مورد نیاز را مدیریت می کنند و اعضای تیم پروژه، را پرورش می دهند.

آنها رویکرد خود را در زمینه و محدودیت های هر پروژه تطبیق می دهند، دانستن اینکه هیچ اندازه ای نمی تواند متناسب با تمام انواع پروژه ها باشد. و آنها همیشه مهارت های خود و مهارت های تیم خود را از طریق بررسی درس های یاد شده در تکمیل پروژه ها بهبود می بخشند.

مدیران پروژه در هر نوع سازمان به عنوان کارمندان، مدیران، پیمانکاران و مشاوران مستقل یافت می شوند. طبق تجربه، ممکن است مدیران برنامه (مسئول چندین پروژه مرتبط) و یا مدیران نمونه کارها (مسئول انتخاب، اولویت بندی و هماهنگی پروژه ها و برنامه های با استراتژی سازمان) شوند.

در سراسر جهان تقضا برای مدیران پروژه در حال افزایش است. در دهه های گذشته، با افزایش سرعت رشد اقتصادی و تکنولوژی، سازمان ها بیشتر و بیشتر انرژی خود را به پروژه ها هدایت می کردند و نه عملیات معمول.

امروز مدیران ارشد و مدیران منابع انسانی مدیریت پروژه را به عنوان یک شایستگی استراتژیک که برای موفقیت تجاری ضروری است،لازم میدانند.

مسئولیت ها و وظایف مدیریت پروژه

در ادامه مطلب مدیر پروژه کیست برای انجام هدف اولیه برنامه ریزی و حفظ کنترل هزینه بر روی یک پروژه، مهندسین کنترل پروژه وظایف بسیاری را انجام میدهند.
ما چندین لیست شغلی را برای شناسایی این وظایف و مسئولیت های مهندس کنترل پروژه مورد بررسی قرار دادیم .

اهداف پروژه را تعیین کنید

کار با مشتری و تیم مهندسی، مهندس کنترل پروژه تعیین اهداف پروژه را تعیین میکنند و همچنین به توسعه یک طرح جامع پروژه کمک میکنند. آنها الزامات پروژه را مشخص می کنند و وظایف را به تیم اختصاص می دهند.

مهندسی هزینه

مهندسان و مدیران کنترل پروژه مسئولیت بودجه بندی و مدیریت هزینه پروژه را بر عهده دارند. با هماهنگی با بخش های تدارکات، مهندسی و مالی، آنها یک سیستم کنترل دقیق هزینه را توسعه می دهند. آنها به طور منظم بررسی های تحلیلی و چک کردن اسناد و مدارک گزارش هزینه را انجام می دهند و وضعیت هزینه های موجود و پیش بینی های مربوط به مدیریت پروژه و مشتری را پیش بینی می کنند.

تنظیم برنامه ها

مهندس کنترل پروژه برنامه ای برای پروژه ایجاد می کند و روند پیشرفت آن را نظارت می کند. آنها به صورت منظم، وضعیت پروژه فعلی را براساس برنامه پایه تجزیه و تحلیل، ارزیابی و پیش بینی می کنند و اثرات تغییرات طراحی و ساخت و ساز را در برنامه می سنجند. سپس آنها وضعیت برنامه را برای پروژه مناسب و مدیریت شرکت، و نیز به مشتری گزارش می دهند.

پروژه های هماهنگ

در ادامه مطلب مدیر پروژه کیست مهندسین مدیریت پروژه کنترل همه کارهای پروژه را هماهنگ می کنند و اطمینان حاصل می کنند که اهداف در بودجه قرار می گیرند. آنها برای بازبینی پیشرفت و شناسایی هر گونه مسائل بالقوه و حیاتی به بازدیدکنندگان سایت مراجعه می کنند. آنها سپس با تیم ها برای توصیه برنامه های بهبودی کار می کنند و بر اساس آن برنامه و بودجه را به روز رسانی می کنند.

آموزشی جامع برای شما : آموزش مدیریت پروژه

به بیان دیگر میتوان وظایف مدیریت پروژه این چنین بیان کرد :

1. تحلیل و ترسیم نیازها و خواسته های مورد نظر مشتری یا کارفرما به منظور ایجاد زبان مشترک بین تمامی ذی نفعان پروژه و امکان توافق بر روی نتایج و دستاوردهای انجام پروژه
2. توافق در خصوص زمانبندی ها، هزینه ها و منابع مورد نیاز بر اساس طرح اولیه
3. شکستن پروژه به مراحل مختلف و تهیه طرح و برنامه زمانبندی دقیق برای رسیدن به اهداف هر مرحله
4. انتخاب و هدایت تیم پروژه
5. مذاکره با پیمانکاران و تامین کنندگان مواد و خدمات
6. اطمینان یافتن از انجام  به موقع هر مرحله از پروژه و مطابق با بودجه و استانداردهای کیفیت بودن آن
7. گزارش مرتب پیشرفت پروژه به مدیران ارشد یا مشتری
8. مدیریت ریسک برای جلوگیری از تاخیر در پروژه

مهارت های مهندس کنترل پروژه

سازماندهی خوب و تسلط به کار با مهلت مقرر، مهندسین پروژه یک پروژه موفق می توانند به تصویر بزرگ و جزئیات کوچک پروژه های متعدد رسیدگی کنند. کارفرمایان علاوه بر این مهارت های کلی و ویژگی های شخصیتی، به دنبال مدیر پروژه با مهارت های زیر می باشند.

مهارت های اصلی : بر اساس فهرست های شغلی که در آن مورد بررسی قرار دادیم، کارفرمایان می خواهند که مهندسین مدیریت پروژه  مهارت های زی را داشته باشند پس اگر می خواهید به عنوان یک مهندس کنترل پروژه کار کنید، بر روی موارد زیر تمرکز کنید.

• دانش پایه از رویکرد مهندسی سیستم به طراحی، توسعه، ادغام و پشتیبانی محصول
• توانایی توسعه و نگهداری برنامه های دقیق، اطمینان از پذیرش استانداردهای کیفیت و حفظ سیاست ها و رویه ها
• مهارت ها و روش های گزارش دهی هزینه های سنگین
• تجربه در شناسایی، نظارت و گزارش خطرات پروژه
• امکان برنامه ریزی و به روز رسانی برنامه ها، ایجاد گزارش ها و ارائه تجزیه و تحلیل با استفاده از دو نرم افزار مایکروسافت پروژه و Primavera.
• تجربه کار با برنامه های مدیریت پروژه (PMP) و برنامه ها، مشخصات و تخمین ها (PS & E)

نرم افزارهای کنترل پروژه بطور اجمالی شامل : MSP ,Primavera ,Project Scheduler ,WBS Pro ,Ace Planne میباشد.

کاربرد نرم افزار MSP در مدیریت پروژه

1. رسم نمودارهای پرت، گرت و گانت
2. به کار بردن و پروسه کردن روزهای کاری و تعطیل
3. محاسبه زمان پایان پروژه
4. محاسبه انواع شناوری های LF، ES و…
5. امکان استفاده از Password
6. پشتیبانی انواع پلاتر و چاپگر
7. آنالیز انواع هزینه‌ها
8. محاسبه هزینه‌ اضافه‌کاری
9. قابلیت تعریف حداکثر ۹۹۹۹ فعالیت و منبع تا سقف ۲۵۶ کاراکتر
10. تعریف نمودن فعالیت جدید در فضای پرت و جابه‌جا کردن آنها
11. گزارش دادن نمودار میله‌ای منبع در مقیاس زمان

کاربرد نرم افزار primavera

رسم نمودارهای پرت ، گرت و گانت؛
این نرم‌افزار اغلب توانایی ها و دسترسی های سایر نرم‌افزارهای کنترل پروژه را دارا می باشد و علاوه بر آن امکانات قوی استفاده شبکه‌ای از آن وجود دارد.
در پروژه های ساختمانی،صنعتی،نرم افزاری و در هر نوع پروژه دیگر که فعالیت های مختلف در آن به طور منظم انجام می شوند، میتوان از این نرم افزار برای زمانبندی و کنترل پروژه و برآورد هزینه ی آنها استفاده کرد.

مقاله ای که برایتان مفید است : معرفی نرم افزارهای مهندسی صنایع | (توضیح کامل هر کدام)

مراحل مهم در مدیریت هزینه پروژه

۱- تنظیم بودجه پروژه

اولین مرحله مدیریت مالی پروژه، تهیه بودجه برای پروژه می باشد. این کارآسان نبوده و همواره با مشکلاتی روبرو می باشد. شما باید مقدار کل نیروی انسانی، تجهیزات، مصالح و سایر هزینه های مورد نیاز پروژه را پیش بینی نمایید. سپس در هنگام تهیه برنامه پروژه، شما باید از این اطلاعات استفاده نمایید و این هزینه ها را در نظر بگیرید. با انجام این کار، شما می توانید تصویری از جریان مالی پروژه را بدست آورید که به شما مقدار پول مورد نیاز برای اجرای پروژه را به صورت هفتگی نشان می دهد.

۲- بودجه پشتیبان

قبل از این که شما نیاز به پول اضافی پیدا نمایید ، باید پیش بینی تهیه این بودجه را بنمایید. این بودجه اضافی برای تکمیل پروژه استفاده خواهد شد. تعداد کمی از مدیران پروژه واقعا این کار را به موقع انجام می دهند. به یاد داشته باشید که همواره در نظر گرفتن بودجه پشتیبان مزایای بهتری برای شما به ارمغان می آورد تا این که در هنگام نیاز به دنبال بودجه اضافی باشید. تهیه بودجه پشتیبان در مراحل اول چرخه حیات پروژه استرس شما را کاهش می دهد.

۳- پیگیری هفتگی

مرحله بعدی پس از تهیه بودجه و بودجه پشتیبان، کنترل مصرف بودجه به صورت روزانه می باشد. شما باید هر گونه هزینه را ثبت نمایید. از تیم پروژه بخواهید فرمهای هزینه را تکمیل نموده و آنها را برای تایید برای شما ارسال نمایند. اگر بتوانید تیم را متقاعد نمایید که قبل از انجام هرگونه هزینه ای ابتدا تایید شما گرفته شود، بدین نحو کنترل هزینه های پروژه برای شما آسان تر خواهد بود. در مرحله بعد شما باید هزینه مربوط به نیروی انسانی را کنترل نمایید.

۴- به روز نمودن برنامه

هنگامی که هزینه های پروژه از بودجه پیش بینی شده افزایش یافت، ۳ راه حل برای ماندن در چارچوب بودجه وجود دارد:

1. پیش بینی مجدد هزینه ها و ارائه بودجه جدید به کارفرما برای تایید
2. کاهش فوری هزینه های پروژه. این به معنی هزینه های کمتر در قبال انجام دادن کار مشابه می باشد. یا به همین نحو، اگر کارفرمای شما موافق با کاهش محدوده پروژه باشد، می توانید محدوده پروژه را کاهش دهید.
3. بودجه پشتیبان پروژه را صرف هزینه های اضافی نمایید

۵-مدیریت جریان نقدی

اطمینان کسب نمایید که شما همواره بودجه کافی به منظور پوشش دادن هزینه های ماه جاری را دارید. مدیریت جریان نقدی در واقع مدیریت پول مورد نیاز برای تحویل پروژه می باشد. بنابراین مطمئن شوید که کارفرما کارهای یکی دو ماه آینده را تایید نموده است و بودجه مورد نیاز برای انجام فعالیت ها در دسترس خواهد بود. سپس مصرف بودجه را به صورت هفتگی کنترل نمایید.

دلایل موفقیت پروژه

در ادامه مطلب مدیر پروژه کیست با بررسی نهصد و سی پروژه در صنعت ساخت در آمریکا مهمترین دلایل موفقیت پروژه های که توانسته بودند به موقع و با هزینه پیش بینی شده براساس کیفیت مورد انتظار کارفرما به اتمام برسند معلوم شد رعایت معیارها و عوامل زیر نقش ویژه ای در موفقیت این پروژه ها داشته است.

• برنامه ریزی تفصیلی پروژه
• تفکیک پروژه به WBSو فازها
• تعیین نقاط تحویل
• تعیین مایلستون های قابل اندازه گیری
• تعهد مدبریت و تیم پروژه
• درگیر شدن تیم در برنامه ریزی داخلی
• کنترل و پیگیری پروژه
• قابل اندازه گیری بودن پیشرفت پروژه
  بررسی های منظم
• مسولیت پذیری
• ارتباطات موثر و راهبری
• طرح ریزی سیستم ارزیابی عملکرد و سیستم پاداش

امید واریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره وظایف،اهداف، مراحل مهم در هزینه که از وظایف یک مدیر پروژه بود لذت برده باشید.

ما سعی کردیم که در این مقاله بگوییم که دقیقا مدیر پروژه کیست و امیدواریم که استفاده کنید همچنین خوشحال میشیم که نظراتتون رو واسه ما کامنت کنید و دیدگاهتون رو برای ما به اشتراک بگذارید.