آموزش تعریف پروژه، یکی از مراحل مدیریت پروژه | (مرحله ۱)
آموزش مرحله اول(تعریف پروژه) از مراحل مدیریت پروژه برای مهندسین صنایع
آموزش تعریف پروژه که یکی از مراحل مدیریت پروژه برای مهندسین صنایع. در مقاله های قبلی از سری آموزش های مدیریت پروژه برای مهندسان صنایع به توضیح اجمالی مراحل مدیریت پروژه پرداختیم که در این قسمت قصد داریم به مرحله اول یعنی تعریف پروژه بپردازیم.
مرحله اول: تعریف پروژه (Define the project)
در این مرحله شما ابتدا باید بدانید موضوع پروژه تان چیست و اینکه شما چه کارهایی را باید انجام بدهید و با چه کیفیتی؟
در واقع در این مرحله شما باید محدوه پروژه خود را تعریف کنید. محدوده پروژه یعنی اینکه بدانیم پس از پایان پروژه، چه اقلامی و با چه کیفیتی باید تولید شود تا نیازها و الزامات ذینفعان تامین شود.
سپس شما باید به ۳ عامل زمان، هزینه و کیفیت توجه کنید و این را بفمید که کدام یک از این ۳ عامل، برای کارفرما مهمتر است؟ این ۳ عامل در هر پروژه ای وجود دارند. واقعیت این است که کارفرما همیشه یک کار خارق العاده، در کمترین زمان ممکن و با کمترین هزینه را می خواهد، بنابراین شما از هر سه جهت تحت فشار هستید.
از طرفی این مشکل اصلی مدیریت پروژه است. شما نمی توانید هر ۳ عامل را با هم داشته باشید. لطفا به مثال های زیر دقت کنید.
به عنوان مثال در مسابقات المپیک، عامل اصلی زمان است. در یک زمان مشخص، کاری باید انجام شود. بنابراین برای حضور به موقع در المپیک، ما حاضریم بیشتر هزینه کنیم و حتی اگر لازم باشد کمی کیفیت را هم کاهش خواهیم داد.
یا فرض کنید شما در حال ساخت یک مرکز انرژی هسته ای هستید. در اینجا عامل اصلی کیفیت است. بنابراین اگر قرار باشد یک یا دو سال دیگر صبر کنیم تا به کیفیت بالاتری دست پیدا کنیم. قطعا این کار را خواهیم کرد.
آموزش رایگان برای شما : مراحل مدیریت پروژه
برای اینکه بفهمید در پروژه شما کدام عامل برای کارفرما مهمتر است، می توانید ۳ سوال زیرکانه را از کارفرمای خود بپرسید:
سوال اول: چرا؟ – چرا پروژه را تا این تاریخ می خواهید؟ یا چرا بودجه ۲۰ میلیارد تومانی تعیین کرده اید؟
در اینجا ممکن است کارفرما یک جواب منطقی به شما بدهد مثلا بگوید: چون در این تاریخ نمایشگاه برگزار می شود.
اینجا شما می فهمید که عامل اصلی در این پروژه، زمان است. یا ممکن است بگوید پروژه را تا این تاریخ می خواهم چون فکر می کنم انجام آن، بیشتر از ۳۶ ماه طول نمی کشد. اینجا شما می فهمید که زمان عامل اصلی نیست.
در مورد هزینه هم همینطور است. اگر هزینه پروژه مثلا ۱۲.۳۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان بود شما می فهمید که هزینه عامل اصلی نیست چرا که این، یک عدد رند است که احتمالا آن را به طور تقریبی تخمین زده اند.
اما اگر هزینه پروژه مثلا ۱۲.۳۵۸.۵۴۰.۸۵۹ تومان بود می فهمید که احتمالا عامل اصلی در این پروژه، هزینه است.
سوال دوم: چه می شود اگر؟ – اگر نتواتیم پروژه را تا این تاریخ انجام دهیم چه اتفاقی می افتد؟ یا چه می شود اگر زمان و هزینه بیشتری به پروژه اختصاص دهیم و در عوض، یک کار برجسته را ارئه دهیم؟ حالا باید ببینید عکس العمل کارفرما چیست؟
سوال سوم– پس از اینکه متوجه شدید که عامل اصلی چیست، می توانید پیشنهاد خودتان را به کارفرما ارئه دهید.
حالا بعد از اینکه با کارفرما به یک توافق اولیه رسیدید، شما باید برای شروع این کار، ابتدا برنامه ریزی کنید. یعنی باید مراحل دوم تا هشتم را انجام دهید.
یادتان باشد که شما به عنوان مدیر پروژه، باید اعضاء تیم پروژه را هم در کار برنامه ریزی مشارکت دهید. پس به طور خلاصه در مرحله اول یعنی تعریف پروژه، پیشنهاد من این است که:
۱. در ابتدای پروژه، ۲ جلسه با کارفرما برگزار کنید. در جلسه اول باید بفهمید که هدف پروژه چیست؟ محدوده پروژه چیست؟
عامل اصلی در پروژه چیست و به چه علت؟ در کل هدف از برگزاری جلسه اول، این است که شما بفهمید کارفرما چه می خواهد؟
سپس چند هفته، آن ها را ترک کنید، برنامه ریزی های خود را کامل کنید و سپس با برنامه خود، در جلسه دوم حاضر شوید.
در این جلسه، برنامه خودتان را به کارفرما ارائه دهید و سعی کنید او را متقاعد کنید تا با برنامه شما موافقت کند. پس از برگزاری موفق دو جلسه آغازین پروژه، نوبت به امضاء قرارداد می رسد. اما اگر بعد از ارائه برنامه توسط شما کارفرما بگوید: ما نمی توانیم تصمیم بگیریم، ما هنوز نمی دانیم. آن وقت شما چه خواهید کرد؟ آیا کار را شروع می کنید؟
پیشنهاد من این است که هرگز کار را شروع کنید تا زمانی که پروژه مبهم است نباید کار را شروع کرد چون در نهایت شما نمی توانید خروجی مورد نظر کارفرما را ارائه دهید و این منجر به دردسر شما خواهد شد.
در اینجا شما باید بگویید: من نمی توانم تا زمانی که برنامه ریزی کرده ام کار را شروع کنم. من باید تصویر صحیحی از آنچه که شما می خواهید داشته باشم. پس تا زمانی که به توافق نرسیده اید کار را شروع نکنید.
۲. سعی کنید همه توافقات خود با کارفرما یا مشاور را مکتوب کنید. چرا که ممکن است کارفرما در حین پروژه کار را افزایش دهد یا انتظارات لحظه ای از شما داشته باشد. مثلا از شما بخواهد کار را با هزینه یا زمان کمتری انجام دهید و موارد دیگر.
در واقع کارفرما برنامه ریزی شما را هم به هم می ریزد و این واقعا اتفاق بدی است. اما اگر شما همه چیز را مکتوب کرده باشید، به آن ها خواهید گفت: اگر بخواهید این کارها را هم به پروژه اضافه کنید خوب است اما هزینه بیشتری برای شما خواهد داشت، حتی ممکن است مشاور یا کارفرما توافقات شفاهی را به مرور زمان فراموش کند سپس شما پس از انجام یک کار، به آن ها خواهید گفت: یادتان هست آن روز توافق کردیم که این کار را هم انجام دهیم؟ الان آن کار انجام شده است، و آن ها خواهند گفت من به یاد نمی آورم. پس حتما همه چیز را در پروژه خود مکتوب کنید تا دچار مشکلات ناشی از آن نشوید. حالا بهتر است به سراغ پروژه واقعی خودمان برویم.
ابتدا کارفرما که همان پیمانکار اصلی این طرح بزرگ است. اسناد مناقصه را برای حامد ارسال می کند. این اسناد شامل موارد ذیل می باشد:
۱. نقشه تیپ ابنیه فنی: همانطور که گفتم در این پروژه سه تیپ ابنیه فنی وجود دارد: آبرو لوله ای، آبرو باکسی و دیوار حائل، با بررسی این نقشه ها، حامد با مشخصات کلی و روش اجرایی این ابتیه آشنا می شود.
۲. پیش نویس قرارداد: که شامل جدول برآورد مقادیر کار، مدت زمان پروژه و شرایط عمومی و خصوصی پیمان است.
جدول ذیل، همان جدول برآورد مقایر کار است که توسط کارفرما تهیه شده و حامد باید قیمت پیشنهادی خود را در این جدول وارد نماید.
اما نحوه واگذاری کار در این پروژه، به صورت دستمزدی است. لطفا یک بار دیگر با دقت به فعالیت های این جدول توجه کنید.
در واقع کارفرما فقط بابت انجام این فعالیت ها به حامد پول خواهد داد. البته اگر در حین پروژه، حامد با هماهنگی کارفرما کارهایی را خارج از قرارداد انجام دهد. پول آن نیز به حامد پرداخت خواهد شد.
در این جا دو مشکل اساسی وجود دارد: ۱- تعداد دقیق ابنیه فنی جاده هنوز مشخص نیست، و ۲- حامد پس از صحبت با کارفرما متوجه شده که نقشه های پروژه نیز هنوز آماده نشده است. در عین حال، کارفرما ۶ ماه را برای اجرای این پروژه پیشنهاد داده است.
حامد برای انجام این پروژه در مدت ۶ ماه پیش شرط هایی دارد که عبارتند از:
- پس از شروع کار، کارفرما تمام نقشه های مربوط به ابنیه فنی جاده را حداکثر تا یک هفته به حامد ابلاغ کند.
- کارفرما ماشین آلات کافی را جهت پی کنی فونداسیون ابنیه اختصاص دهد تا حامد بتواند کار را بر اساس نقشه ها و طبق برنامه زمانبندی انجام دهد.
- در صورت تحقق دو شرط فوق، حامد نیز متعهد می شود که ۳ اکیپ نیروی انسانی را برای اجرای ابنیه فنی اختصاص دهد. آبروهای لوله ای توسط اکیپ اول، دیوارهای حائل توسط اکیپ دوم و آبروهای باکسی نیز توسط اکیپ سوم اجرا می شوند و این ۳ اکیپ، کار خود را به صورت همزمان انجام می دهند.
در ادامه آموزش تعریف پروژه در علم مدیریت پروژه به هر حال، حامد با تکیه بر تجربه و دانش خود قیمت های پیشنهادی و پیش شرط های خود را برای اجرای پروژه در مدت ۶ ماه برای کارفرما ارسال می کند.
قیمت های پیشنهادی حامد مطلق جدول ذیل می باشد که در واقع مهمترین قسمت این جدول هم، همین ستون است.
در مجموع، حامد پس از بررسی شرایط موجود متوجه می شود که به چند دلیل، زمان در این پروژه عامل اصلی نیست:
- هنوز نقشه ها به طور کامل تهیه نشده و به احتمال زیاد کارفرما قصد دارد به مرور زمان، نقشه ها را تهیه و ابلاغ کند.
- این طرح بزرگ، تازه شروع شده است و هنوز کارهای زیاد مهمتری هست که باید انجام شود. بنابراین اجرای ابنیه فنی جاده دسترسی کارخانه، در اولویت اول این طرح نیست.
- کارفرما دلیل روشنی برای انجام پروژه در ۶ ماه، ارائه نمی دهد. (از نظر کارفرما این پروژه بیشتر از ۶ ماه زمان نیاز ندارد) از طرفی، کاملا مشخص است که مقادیر کل در جدول فوق، تقریبی است. چرا که هنوز نقشه ها به طور کامل آماده نشده است. بنابراین هزینه هم نمی تواند عامل اصلی در این پروژه باشد. پس قطعأ کیفیت، عامل اصلی است و حامد بایستی تمام تلاش خود را به کار بیرت کار با کیفیتی را در این پروژه ارائه دهد.
در ادامه آموزش تعریف پروژه برای صنایع معنی کیفیت از نظر کارفرما این است که حاصل کار را طبق نقشه، دستور کارهای ابلاغی و با هماهنگی کارفرما انجام دهد. در بیشتر قراردادها تبصره ای هست مبنی بر اینکه: کارفرما می تواند مبلغ قرارداد را تا ۲۵ درصد افزایش با کاهش دهد و پیمانکار نیز حق اعتراض ندارد. در این قرارداد اسم این تبصره وجود دارد.
در هر صورت، کارفرما پس از برگزاری مناقصه، با قیمت های حامد موافقت کرده و انجام پروژه را به او واگذار می نماید.
همینطور کارفرما اعلام می کنند که حامد پس از امضاء صورتجلسه تحویل زمین، تنها ۱۰ روز فرصت دارد تا تجهیز کارگاه کرده و کار را شروع نماید. حامد به خوبی می داند که باید به گونه ای این پروژه را مدیریت کند که ضمن حفظ کیفیت کار هزینه های وی از مبلغ کل قرارداد بیشتر نشود و هر زمان که مبلغ تجمعی صورت وضعیت وی به سقف مبلغ قرارداد رسید باید کار را متوقف کرده و درخواست تمدید قرارداد را از کارفرما داشته باشد.
منشور یا اساسنامه این پروژه مطایق جدول زیر می باشد:
مطلب مفید برای شما : مدیر پروژه کیست
اکنون حامد باید مراحل دوم تا هشتم فرآیند ۱۲ مرحله ای را که همگی مربوط به برنامه ریزی پروژه هستند، انجام دهد و سپس کار را شروع کند. کارفرما تنها ۲ هفته، برای تکمیل برنامه ریزی ها به حامد فرصت داده است.
در پایان این نکته را یاد آوری می کنم که اساسا فرآیند تعیین قیمت توسط پیمانکار، بسیار مهم است و اگر پیمانکار بدون آگاهی و دانش کافی، این کار را انجام دهد، احتمال موفقیت او در پروژه بسیار کم خواهد بود.
شاید برای شما جالب باشد که بدانید حامد چگونه قیمت فعالیت های پروژه را تعیین کرده است؟
به طور کلی فرایند تعیین قیمت گذاری توسط پیمانکار، سختی ها و پیچیدگی های خاص خودش را دارد.
مسائل و مشکلاتی مثل: ثابت نبودن تعداد نفرات، افزایش قیمت مصالح و تجهیزات، افزایش هزینه اجاره دستگاه ها و ماشین آلات و افزایش نرخ دستمزد نیروی انسانی در طول اجرای پروژه، تا اندازه زیادی کار قیمت گذاری را دشوار می کند. اما در هر صورت پیمانکار باید قبل از شروع پروژه، قیمت های پیشنهادی خود را محاسبه و به کارفرما اعلام کنند و سپس در صورتی که کارفرما با این قیمت ها موافقت کند، می تواند پروژه خود را شروع نماید. به طور کلی برای محاسبه و تعیین قیمت فعالیت ها، یک قاعده کلی وجود دارد که به این صورت است:
معمولا پیمانکاران ابتدا، هزینه کل پروژه را برآورد می کنند و سپس بر اساس آن، قیمت های خود را تعیین می کنند.
به عبارت دیگر، پیمانکار ابتدا کل هزینه های خود را که شامل: دستمزد نیروی انسانی، هزینه های مربوط به خرید مصالح و تجهیزات، غذا، بیمه، مالیات و … است را برآورد می کند و علاوه برآن، یک حاشیه سود هم برای خود در نظر می گیرد. (مثلا %۴۰) در نهایت، قیمت کل قرارداد از جمع این آیتم ها به دست می آید.
حالا در مرحله بعد، پیمانکار قیمت فعالیت ها را بر اساس قیمت کل قرار داد، تجربیات پروژ های مشابه گذشته با در نظر گرفتن قیمت های عرف محل اجراء پروژه، به دست می آورد. در واقع پیمانکار با این روش، از کل به جزء می رسد.
حالا به سراغ پروژه واقعی خودمان می رویم.
در این پروژه، پرداخت مالیات و بیمه نفرات، به عهده حامد است. غذای نفرات حامد را کارفرما تامین می کند اما هزینه آن را از حامد دریافت می کنند و هزینه آن به ازاء هر نفر ۲۰۰۰۰۰ تومان است. همینطور تامین خوابگاه نیز به عهده کارفرماست ولی از بایت آن نیز ماه به دهه ۳۰۰ تومان از صورت وضعیت ماهانه حامد کسر می کند. حالا حامد با توجه به این شرایط، باید قیمت های پشنهادی خود را محاسبه و به کارفرما اعلام کند.
این جدول برآورد هزینه های حامد است:
در ادامه آموزش تعریف پروژه در علم مدیریت پروژه برای صنایع گمان می کنم جدول بالا، نیاز به توضیح خاصی داشته باشند. همانطور که می بینید حامد تمام هزینه های خود را برآورد کرده و در نهایت به قیمت کل قرارداد رسیده است. حالا حامد بر اساس این قیمت کل، تجربیات پروژه های گذشته و قیمت های عرف محل اجرای پروژه، قیمت های زیر را برای فعالیت های پروژه تعیین می کند. (مطابق جدول زیر)
در ادامه آموزش مراحل مدیریت پروژه برای صنایع نکته آخر در این مرحله این است که: پیمانکار هنگام برآورد هزینه های خود، باید حالت نزدیک به واقعیت را در نظر بگیرد نه حالت ایده آل. به طور مثال حامد تر برآورد هزینه نیروی انسانی این مورد را در نظر گرفته است که در زمستان (دی ماه ۹۵) باید کار خود را شروع می کند و احتمال توقف کار به خاطر بارش برف یا باران بسیار محتمل است، بنابراین ۱۰ روز را بابت این مسئله در نظر می گیرد و آن را در برآورد هزینه دستمزد نیروی انسانی خود در نظر می گیرد.
علاوه بر این، بایت تعطیلات سال جدید (سال ۹۶). تقریبا ۲۰ روز کار او متوقف خواهد شد یعنی از ۹۵/۱۲/۲۵ تا ۹۶/۰۱/۱۵ که این مورد را هم در برآورد هزینه ی دستمزد نیروی انسانی خود خود در نظر می گیرد. این بود توضیح خلاصه ای از روش قیمت گذاری توسط پیمانکار.
امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش تعریف پروژه در علم مدیریت پروژه بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉
