هزینه های کیفیت و اثر آن بر مشتری | (بطور کامل)
هزینه های کیفیت
اثر کیفیت بر کسب و کار و مشتری
هزینه کیفیت بر کسب و کار
در مقاله قبلی (برای دیدن مقاله کلیک کنید) آثار هزینه های منفی سازمان به بحث گذاشته شد، تاثیرات مثبتی را هم که از کاهش دادن هزینه های منفی می توانیم بر روی مازاد مالی داشته باشیم بررسی کردیم، هزینه های منفی بر کیفیت سازمان تاثیر می گذارد، این هزینه ها با بخش های مختلف درون سازمانی ارتباط دارند و به دو دسته اصلی تقسیم می گردند:
- هزینه های قصور
- اشتباهات و هزینه های بازدید و بررسی
هزینه های منفی از نوع اول- هزینه های قصور / اشتباهات
در ادامه مطلب هزینه های کیفیت این هزینه ها ناشی از رخداد اشتباهات اولیه هستند، اگر چه نمی توان آنها را حذف کرد، ولی می‌توان تعداد شان را به طور چشمگیری کاهش داد. این هزینه ها، سود ارزشی برای مشتری ندارد، بلکه تاثیر منفی هم بر روی مازاد مالی می گذارند. هزینه های مورد بحث، شامل موارد برشمرده زیر هستند:
- اسقاطی ها
- دوباره کاری ها
- تعمیرات تحت ضمانت
- مرجوعی ها
- کالای نامرغوب
- کالای معدوم
- کسری ها
- بازرسی
- آزمایش و امتحان
- بازخوانی و غلط گیری
- بازبینی و بررسی
- طراحی های مجدد
- تاخیر ها و توقف ها
بر پایه این حوزه ها بود که تام پیترز و چارلز بی هندی اعلان کردند، تا بیش از ۳۵ درصد هزینه های عملیاتی صرفه جویی های بالقوه وجود دارد. این نکته را نیز نباید از نظر دور داشت که بهبود کیفیت به بخش تولید محدود نمی شود؛ بلکه در حوزه های مدیریتی و اداری نیز این صرفه جویی ها امکان پذیر است.
هزینه های منفی از نوع دوم- هزینه های بازدید و بررسی
این دسته هزینه ها مربوط به فرآیند هایی هستند که برای بررسی صحت کارهای انجام شده طراحی شده اند، آنها را باید حذف کرد. این هزینه ها هیچ منفعت یا ارزشی برای مشتری ندارد و تأثیر منفی بر روی مازاد مالی سازمان می گذارند و عبارتند از از:
- بازرسی
- آزمایش و امتحان
- بازخوانی و غلط گیری
- بازبینی و بررسی
بسیاری از سازمان‌ها با افزایش تعداد بازرسی ها و آزمایشات روی محصول به کیفیت های ضعیف واکنش نشان می دهد. بدین سبب، این سازمان ها نیروی انسانی شاغل در این دوایر را افزایش داده و هزینه های عملیاتی سازمان را بالا میبرند. به طور طبیعی چه کاری در کاهش انتقال خطا ها به مشتری تاثیر مطلوب دارد. البته این کار خطا ها را از بین نمی برد بلکه فقط هزینه ها را افزایش می دهد و در نتیجه مازاد مالی را کاهش داده و خطاها را پنهان می کند.
حتما بخوانید: ۱۰ اشتباه بزرگ در مدیریت هزینه پروژه
تجزیه و تحلیل علل ریشه ای و رفع عوامل واقعی ضایعات، یگانه راه حل برای رسیدن به کیفیت است.
در ادامه مطلب هزینه های کیفیت مجموعه هزینه های عملیاتی و هزینه های منفی، هزینه های کل سازمان را تشکیل می‌دهند. در مثالی که در زیر می آید، سود ۱۰ درصد هزینه‌های کل محاسبه شده است. چالش سازمان آن است که هزینه های منفی را جدا کند به طوری که آنها را بتوان محدود کرد یا کاهش داده و یا از بین برد. تاثیر کاهش هزینه های منفی بر مازاد مالی سازمان فوری و چشمگیر است.
در مثال زیر کاهش ۵۰ درصدی هزینه های منفی، افزایش ۱۶۰ درصدی مازاد مالی را به دنبال خواهد داشت، این افزایش سود افزایشی معادل دو و نیم برابر بازگشت سرمایه است ست.
این الگو یک ابزار ارتباطی بسیار قوی برای نشان دادن تاثیر نگرش فراگیر بر جای جای سازمان است. مهم است هزینه های منفی به روش کیفی شناسایی و اندازه‌گیری شوند.
راه کاهش و حذف هزینه‌های منفی، اجرای برنامه هزینه های بازدارنده است. این برنامه عبارتند از:
- آموزش
- تحصیلات
- نگه داشت پیشگیرانه
- بهبود فرایند
- روش های اثربخش
- اقدامات اثربخش
- ممیزی های منظم
از وقوع خطا ها باید از طریق علل به وجود آورندشان جلوگیری کرد و نه از طریق بازرسی.
علل به وجود آورنده خطا ها
اطمینان می دهد که خطاها دیگر اتفاق نمی افتند.انجام دادن صحیح کار در همان ابتدا هزینه کمتری نسبت به دوباره کاری دارد. فرمولی برای محاسبه هزینه کیفیت (COQ) در زیر آمده است:
هزینه کیفیت= هزینه خطا+ هزینه بازرسی+ هزینه پیشگیری
غالباً شرایط یا موقعیت ها به وجود آورنده مسائل و مشکلات نیستند؛ بلکه وقوع مسائل و مشکلات، ناشی از واکنش هایمان است.
هزینه آموزش و تحصیل به اندازه هزینه جهل و بی‌توجهی نیست.
عوامل موثر بر کیفیت کسب و کار
در ادامه مطلب هزینه های کیفیت به طور کلی نگرش کیفیت فراگیر درباره افراد و واکنش های آنان در درون و بیرون نظام کسب و کار است. کارکنان، مسئول اکثر خطا ها هستند. همانند تمام دارایی های نظام کسب و کار، کارکنان نیز به نگهداشت نیازمند می باشند. نگهداشت افراد، کلیدی برای نگرش کیفیت فراگیر است.
سه عامل عمده تاثیر گذار بر رویکرد کیفیت فراگیر عبارتند از:
- نگرش
- برقراری ارتباطات آگاهانه و بهنگام
- آموزش مستمر و بهبود شایستگی ها
نگرش، به تنهایی مهمترین عامل تاثیرگذار بر کیفیت است. اگر همه افراد سازمان، از بالاترین رده تا پایین ترین سطوح سازمان، نسبت به کیفیت فراگیر تعصب نداشته باشند، توان زنجیره سازمان به اندازه ضعیف ترین حلقه آن خواهد بود.
کیفیت باید برای صدر تا ذیل سازمان تعریف شود. هیئت مدیره، مدیر عامل و همه مدیران ارشد، باید لزوم داشتن نگرش کیفیت فراگیر تعصب داشته باشند. اگر آنان اینگونه نباشند، هنگامی که اوضاع سخت شده و به هم می‌ریزد، علل ریشه ای به وجود آورنده مشکل پیدا نمی شود؛ و فقط تدابیر کوتاه مدت و مقطعی جستجو می گردد.
همانطوریکه میدانیم معرفی نگرش کیفی باید با دقت انجام پذیرد. این خلاصه از مطالعات پرودنشیال کورپوریشن بوده و نشان می‌دهد:
برخی مشکلات که از سال ۱۹۸۹ به این سو رفع گردیده اند، درس هایی هم از آنها گرفته شده است. برای برخی کارکنان، انطباق با فرهنگ جدیدی که حاکم می شود مشکلاتی به وجود آورده و درنتیجه باعث می گردد سازمان را ترک کنند. با هر تغییر درجه ای از مقاومت از طرف افراد به وجود می آید و خیلی مهم است این موضوع توسط مدیریت به طور موثر مورد رسیدگی قرار گیرد. بدیهی است استقرار برنامه مدیریت کیفیت فراگیر در کسب و کاری نوپا ساده تر خواهد بود تا صنعتی که سال های طولانی از استقرار روش ها و وظایف آن سپری شده است.
اجرا و گسترش برنامه تغییر بسیار حیاتی است- ورود خیلی سریع می‌تواند به عدم درک جزئیات بیانجامد و اجرای خیلی آهسته و آرام می‌تواند باعث از دست رفتن شتاب و روند مثبت حرکت آن بشود.
آموزش کارکنان وظیفه ای حساس است و نیازمند توجه به حصول اطمینان از تطابق موضوعات با نیازهای فراگیران است و نباید توانایی های افراد را بالاتر یا پایین تر از حد واقعی ارزیابی کرد. به علاوه زبان مورد استفاده باید معنی دار بوده و با نیازهای ویژه هر یک از واحدها مرتبط باشد.
در شرکت پرودنشیال، تشکیل گروه های کاری متشکل از کارکنان لایه متوسط چندین واحد، مدیران را در یک موقعیت آسیب پذیر قرار داد، به طوری که کارکنان جز می‌توانستند آنها را مورد سوال قرار داده و با آنان به مجادله برخیزند. بنابراین خیلی مهم است مدیران به خوبی برای نقششان در نظام مدیریت کیفیت فراگیر آماده شوند. اگر تغییر با دقت صورت نپذیرد، معایب آن امکان دارد بر مزایایش غلبه کند.
جمله ذیل را مورد توجه قرار داده و در مورد کاربردهایش فکر کنید.
آیا پاسخ مسئله همان راه حل مسئله است؟
مکمل سه عامل اصلی موثر بر کیفیت، عوامل حیاتی بیشماری نظیر موارد اشاره شده در زیر هستند:
- مشخصات روشن
- دستورالعمل های معنی دار مناسب
- نظام ارتباطات عالی در درون و بیرون سازمان
- استفاده از تجهیزات موثر در سراسر سازمان و نگهداری خوب آنها
- تحقیق و توسعه اثربخش
- بازیابی اثربخش
- کنترلهای مالی اثربخش
- مدیریت اثربخش مواد
هزینه کیفیت برای مشتری
در ادامه مطلب هزینه های کیفیت هنگامی که مشتری با تامین کننده محصول سر و کار پیدا می کند، مشتری برداشت خاص مورد انتظار خود را از استاندارد کیفیت دارد. اگر استاندارد مورد نظر مشتری تحقق نیابد، تجلی چنین بد اقبالی، یکی از حالات مورد اشاره در زیر خواهد بود:
احساس رنجش خاطر؛
احساس سرخوردگی؛
ناراحتی ناشی از حس فریب خوردگی؛
بی اعتبار شدن برای مشتری، و شک دائمی مشتری برای انتخاب تامین کننده.
این هزینه های منفی همگی منتج از محصولات بدون کیفیت هستند. متاثر شدن مشتری از محصول غیر کیفی به اینجا ختم نمی شود. مشتریان واقعی با مشتریان بالقوه در تعامل و تماس هستند. بررسی موسسه گالوپ در سال ۱۹۹۲ نشان داد که هر مشتری ناراضی به طور متوسط، حداقل با یازده نفر از آشنایان پیرامون خود مشکلات پیش آمده گفت و گو می کند. شکایات مشتری همواره مرتبط با موضوع کیفیت خدمات یا محصول نیست، بلکه موارد جانبی نظیر: رنگ، بسته بندی و یا کتابچه راهنما است. کیفیت در دید مشتری همواره بیش از کیفیت فیزیکی کالاست. مشتری کیفیت را یک چیز نمی داند، بلکه آن را مجموعه ای از موارد قابل ارائه، نظیر موارد زیر می داند:
- قابل اعتماد بودن محصول
- ثبات و تداوم
- سرعت و مدت تحویل
- صحت اسناد و مدارک
- رعایت ادب هنگام پاسخگویی به تلفن
- ارزش اطلاعات داده شده
- اعتبار و شهرت
- نگرش مثبت توسط کارکنان.
همه عوامل یاد شده در بالا، مهم و برخی هم حیاتی هستند. یگانه راه کشف عوامل حیاتی کیفیت از نظر مشتری، ایجاد شرایطی است که خود مشتری آن را بیان کند.
عوامل موثر بر کیفیت برای مشتری
در ادامه مطلب هزینه های کیفیت بررسی هایی که موسسه فروم در آمریکا انجام داده است، نشان می‌دهد بیش از ۴۰ درصد مشتریان، به دلیل ضعف کیفیت نیاز خود را به رقابت می گذارند. ضعف کیفیت می تواند به کالا مرتبط باشد؛ اما در بسیاری موارد ارتباط نامطلوب با مشتری است که سبب از دست رفتن مشتریان می گردد.
برخی شرکت ها متوجه شده اند، مشتریانی که خریدشان را جای دیگر انجام می دهند نه فقط به شهرت آن ها صدمه می زنند ( زیرا شایعه‌پراکنی خواهند کرد)، بلکه هزینه هنگفتی را هم برای شرکت ایجاد می‌کنند ( چون جذب مشتری جایگزین پر هزینه است) ست. از این رو، تحت هر شرایطی که لازم است شرکت ها سعی بر حفظ مشتری دارند. گزیده زیر از کتاب ( کیفیت خدمات در سازمان های مهمانپذیر) موضوع فوق را روشن می سازد:
سازمان هایی که منابع را مبتنی بر رضایت مشتری تخصیص می دهند به احتمال زیاد در بلند مدت سود خواهند برد.
در ادامه مطلب هزینه های کیفیت وقتی که در هر موسسه خدماتی ارتکاب اشتباه ممکن باشد، روی آوردن به خدمات جبرانی اساسی و الزامی خواهد بود بود. و همکاران ( ۱۹۹۰ ) این موضوع را مورد بحث قرار می دهند، که چگونه بهترین شرکت ها مشتریان منتقد را به وفاداران خود تبدیل می‌کنند. اقدامات جبرانی برای ارائه خدمات جبرانی یک اصل اساسی است و بنابراین باید به عنوان یک بخش منسجم از راهبرد خدماتی موسسه تلقی گردد. جایگزین کردن یک مشتری پنج برابر نسبت به حفظ او هزینه در بر دارد.
در یک کلوپ پزشکی، هزینه های از دست دادن یک مشتری حداقل ۲۴۰۰ دلار به اضافه هزینه های سرسام آور بازاریابی در ازای به دست آوردن یک مشتری جایگزین است (هارت و همکاران ۱۹۹۰). با توجه به این هزینه ها، شرکت ها باید اقداماتی به عمل آورند که کارکنان مهارت، انگیزه و اختیارات لازم برای ارائه خدمات جبرانی را به عنوان بخش جدایی ناپذیر عملیات خود داشته باشند.
برخی روش های موفق برای ایجاد مهارت های لازم در ارائه خدمات جبرانی می تواند از طریق شبیه سازی شرایط واقعی انجام شود. هتل های سونستا مانور هایی را به عنوان برنامه های دوره ای برای کارکنان جدید به کار میبرند که موجب تقویت مهارت‌های خدماتی آنها می گردد.
اگر سازمانی بلافاصله به شکایات مشتری و مشکل او پاسخ دهد، بیش از ۸۰ درصد از مشتریان انجام معامله و داد و ستد با آن سازمان را ادامه خواهند داد، اگر شما به طور آنی به مشتری پاسخ دهید، وفاداری او به شما افزایش می یابد. از طریق واکنش سریع، سازمان کیفی پیامی برای مشتری اش می فرستد، بدین مضمون که مشتریان مهم هستند و سازمان به آن ها توجه می کند و این یک پیام بسیار قوی می باشد.
عوامل اصلی موثر بر کیفیت از دید مشتری عبارتند از:
- کارکنان بی توجه
- ضعف آموزشی کارکنان
- طرز نگرش منفی کارکنان نسبت به مشتری
- درک متفاوت میان
* آنچه که بنگاه به عنوان نیاز مشتری می‌پندارد با آنچه که مشتری واقعا نیاز دارد.
* کالا یا خدماتی که بنگاه تصور میکند ارائه داده و آنچه که مشتری واقعا انتظار دارد با او رفتار شود.
- عدم وجود فلسفه خدمات مشتری در شرکت
- ضعف رسیدگی و حل و فصل شکایات مشتریان
- کارکنان برای ارائه خدمات مناسب قدرت و اختیارات کافی ندارند و باید مجوز و راهنمایی لازم را کسب کنند.
- رفتار نامطلوب با کارکنان به عنوان مشتریان داخلی.
هزینه های مالکیت
در ادامه مطلب هزینه های کیفیت مشتریان به پنج دلیل اصلی با سازمان‌ها سر و کار دارند. این دلایل تحت عنوان خرید شناخته می شوند و می تواند مزیت رقابتی- به شرط آن که محصولی برای مشتری سودمند باشد.
پنج دلیل اصلی که یک مشتری محصول را انتخاب میکند:
- صرفه جویی در هزینه ( انتخاب سوپر مارکت A به جای B)
- صرفه جویی در وقت ( انتخاب فروشگاه محلی به جای نزدیک ترین سوپر مارکت)
- احساس امنیت ( انتخاب پنجره های دوجداره به جای پنجره های معمولی)
- ارتقاء منزلت فردی ( انتخاب یک پیراهن خاص به جای نوع معمولی)
- لذت بردن از اوقات فراغت ( انتخاب یک بازی کامپیوتری به جای یک برنامه نرم افزاری)
وقتی مشتری محصولی را میخرد و پولی را پرداخت می کند این فقط شروع یک ارتباط است. مشتری کیفیت محصول را با هزینه مصرفی در طول عمر محصول مقایسه و قضاوت می کند. هزینه خرید یک اتومبیل امکان دارد در ابتدا بهایی باشد که به بنگاه داران اتومبیل پرداخت میشود. هرچند هزینه واقعی اتومبیل قیمت خرید به علاوه هزینه های مرتبط و جانبی نظیر مالیات، خرید بیمه ،هزینه‌های جاری سوخت، روغن و هزینه تعمیرات و نگه داشت است.
ممکن است در برخی مواقع برای خرید اتومبیل ناگزیر به صرف نظر از خرید چیزی یا انجام کاری شوید که در این صورت هزینه این چشم پوشی از خرید یا عدم انجام آن کار قسمتی از هزینه مالکیت آن محصول می باشد. شاید به دلیل این که اتومبیلی خریده اید دو سال است ست که به جهت عدم توانایی مالی به خارج از کشور برای تعطیلات سفر نکرده اید و این کار خود بخشی از خرید اتومبیل است بنابراین هزینه واقعی یا هزینه مالکیت فراتر از محاسبات مالی است. هزینه مالکیت با احساسات و از خودگذشتگی سروکار دارد.
لازم است سازمان این عامل را شناسایی کند، زیرا شناخت آن می‌تواند از قدرتمندترین عوامل موثر بر آگاهی از دلیل خرید یا عدم خرید یک محصول باشد .اگر می خواهید موفق بوده و محصول کیفی ارائه دهید باید هزینه واقعی را شناسایی کنید. پی بردن به هزینه مشتری برای تملک محصول می تواند شما را متوجه چگونگی ایجاد افزوده سازد و انتظارات مشتری را افزایش دهد و در نتیجه مشتری را بیش از پیش محتاج تان کند.
هزینه مالکیت هزینه واقعی هر محصول است ست و سازمانی که بهترین ارزش ها را در قالب مالکیت ارائه دهد نسبت به رقبایش جایگاه بالاتری خواهد داشت.
نگاهی مختصر به تاثیر کیفیت
در این فصل روشن شد هزینه کیفیت در بنگاه را می توان به سه طریق شناسایی کرد:
هزینه های خطا: این هزینه ها مربوط به عدم انجام صحیح کار در مرحله اول است.
هزینه های بازرسی: همان هزینه هایی است که برای نظارت بر صحت انجام کار صرف میگردند.
هزینه های پیشگیرانه: این هزینه ها هزینه اقداماتی است ست که به شما کمک می کنند تا در همان مرحله اول کار را بدون نقص انجام دهید. به طور روشن، اداره کردن ماهرانه این گونه هزینه ها به طرز چشمگیری مازاد مالی سازمان را بهبود خواهد بخشید. برای حصول به این صرفه جویی ها سه عامل اصلی بر رویکرد کیفیت فراگیر تاثیر دارند شناسایی گردیدند و تعدادی از عوامل حمایتی نیز فهرست شدند. این ها نشان دهنده مشکلاتی هستند که بر سر راه اجرای رویکرد نظام مند کیفیت وجود دارد. آنها این پیام مهم را رویکرد کیفی یک کار ضربتی بوده و بی انتهاست را تقویت می کند. این یک سفر همیشگی در مسیر بهبود مستمر با اجرای آموزش به عنوان نقطه ثقل است.
طرز نگرش به عنوان یگانه عامل و مهمترین تاثیرگذار بر کیفیت شناسایی شده است.نگرش همانا، نگرش کارکنان به نیازها، خواسته ها و انتظارات مشتری است.
سوالی تحت عنوان – آیا پاسخ به همان راه حل مسئله است؟- مطرح گردید. امید که به مفهوم سوال اندیشیده باشیم و نتیجه بگیریم که پاسخ ها می تواند فقط تسکین دهنده باشند، در حالی که راه حل ها نیازمند زمان، درک، تجزیه و تحلیل و مباحث آگاهانه همراه با اطلاعات پشتیبانی باشند.
رویکرد کیفیت فراگیر راه حل افزایش مازاد مالی و رشد مستمر در محیط سخت و رقابتی امروزه است. باید متوجه شده باشیم که یک پاسخ یا فرمول ساده برای اجرای رویکرد کیفیت فراگیر در سازمان وجود ندارد. سازمان ها متفاوتند، افراد و نیاز ها با یکدیگر فرق دارند، نگرش ها و انتظارات هم مختلف هستند. این نکته با شناخت تعدادی از موضوعات مربوط به مشتری روشن گردید. احساسات مشتری تاثیر زیادی بر انگیزه او برای مراوده با یک سازمان دارد و ارزش کیفیت بدانگونه که توسط مشتری درک شده است به مراتب از مجموعه اقدامات خاص کیفی بیشتر است.
هزینه واقعی کالای فروخته شده توسط یک سازمان را هزینه مالکیت گویند. فهم هزینه مالکیت برای درک رویکرد فراگیر اهمیت بسزایی دارد.
امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره سیستم تولید به موقع بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉
