آموزش تهیه فهرست فعالیت های پروژه، مرحله ۲ از مراحل مدیریت پروژه
آموزش کامل تهیه فهرست فعالیت های پروژه
آموزش تهیه فهرست فعالیت های پروژه در مقاله قبلی به بررسی مرحله اول فرایند مدیریت پروژه یعنی آموزش تعریف پروژه پرداختیم در این قسمت از آموزش مدیریت پروژه به مرحله دوم و سوم یعنی تهیه فهرست فعالیت های پروژه و برآورد زمان فعالیت های پروژه میپردازیم.
مرحله دوم: تهیه فهرست فعالیت های پروژه
در ادامه آموزش تهیه فهرست فعالیت های پروژه در این مرحله شما باید فهرست همه فعالیت های پروژه را تهیه کنید. یک قهرست منظم و طبقه بندی شده که به آن WBS می گویند. WBS مخفف Work Breakdown Structure است به معنی ساختار شکست کار توسط نمودار WBS، پروژه ابتدا به اقلام قابل تحویل (خروجی های اصلی) و در نهایت به فعالیت ها شکسته میشود.
برای تهیه این نمودار ابتدا باید بدانید محدوده پروژه شما چیست؟ یعنی شما باید چه کارهایی را انجام دهید و با چه کیفیتی؟
در ضمن برای تهیه نمودار WBS حتما باید به چند نکته مهم توجه کنید:
- کار انفرادی ممنوع: حتما اعضاء تیمتان را هم برای تهیه این نمودار، مشارکت دهید تا هم روحیه تعهد و کار تیمی در آنها تقویت شود و هم اینکه، WBS شما کامل و بی نقص باش.
- WBS قلب مدیریت پروژه است و مراحل بعدی کار، به آن وابسته است. پس در تهیه آن، خیلی دقت کنید.
- دانه بندی (Grandularity): اگر فعالیت ها را زیاد تجربه کنید، زمانی که می خواهید به فعالیت ها زمان، روابط پیش نیازی و منابع را اختصاص دهید. همینطور زمانی که قصد به روز کردن برنامه را دارید کارتان بسیار دشوار خواهد بود و عملا با چنین برنامه ای نمی توانید پروژه خود را کنترل کنید. البته عکس این موضوع هم صادق است. پس بهترین حالت این است که فعالیت ها را تا سطحی تجزیه کنید که قابل مدیریت و کنترل باشند.
- ساختار استاندارد نمودار WBS به این صورت است که در سطح اول نام پروژه قید می شود، در صورتیکه پروژه فازبندی خاصی داشته باشد، عنوان این فازها در سطح بعدی قید می شود. در سطح بعد، اقلام قابل تحویل قید می شود و در نهایت فعالیت ها در پایین ترین سطح این نمودار قرار می گیرند.
- در نمودار WBS، اقلام قابل تحویل پروژه باید به صورت اسم باشند و فعالیت ها به صورت فعل.
- هنگام طراحی نمودار WBS پروژه، نباید به روابط بین فعالیت ها توجه کنید. فقط فعالیت ها را فهرست کنید و نکته آخر اینکه در نمودار WBS پروژه، تحویل شدنی های کلان، در سطح بالاتری قرار می گیرند و تحویل شدنی های سطح پایین، در زیر مجموعه آنها قرار می گیرند. مانند این نمودار:
این هم نمونه یک نمودار WBS استاندارد دیگر است:
خب دوستان من، حالا بهتر است به سراغ پروژه واقعی خودمان برویم.
در مرحله قبل گفتم: حامد ۲ هفته فرصت دارد تا برنامه ریزی های لازم را انجام دهد و سپس باید به محل پروژه برود و کار را شروع کند. در این مرحله، او باید نمودار WBS پروژه را تهیه کند. خوشبختانه حامد، در گذشته، مشابه این پروژه را در جای دیگری اجرا کرده است. ولی به هر حال، هر پروژه ای متفاوت است و شرایط خاص خودش را دارد. پس از پیگیری های مکرر، حامد موفق می شود نقشه پلان جاده دسترسی کارخانه را از کارفرما دریافت کند. در این نقشه تعداد، نوع و موقعیت تقریبی ابنیه فنی وجود دارد. اکنون حامد با کمک همکار و شریک خودش، می تواند نمودار WBS پروژه را طراحی کند.
خروجی همفکری آنها، نمودار WBS زیر است:
الان، نمودار WBS حامد آماده است. این نمودار تمام مشخصاتی را که در صفحات قبل توضیح دادم، دارد. اکنون حامد باید زمان و هزینه فعالیت های پروژه را تخمین بزند که در مرحله بعد، آن را توضیح خواهم داد.
امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش تهیه فهرست فعالیت های پروژه بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه 😉
