بررسی منابع و برنامه ریزی ریسک در مراحل مدیریت پروژه | (مرحله ۷ام و ۸ام)
بررسی منابع و برنامه ریزی ریسک
مرحله هفتم : بررسی منابع
در ادامه آموزش برنامه ریزی ریسک حالا در این مرحله، حامد باید بررسی کنند که آیا افراد و امکانات کافی را برای انجام این پروژه در اختیار دارد یا نه؟
طبق قرارداد، تهیه ابزار و وسایل کار مانند: سیم آرماتوربندی و قالب بندی، رابیس و سایر وسایل ضروری برای انجام کار.
مثل: ماله، فرغون، انبرآرماتور بندی و … به عهده حامد است. تعهدات کارفرما نیز عبارتند از: تهیه آرماتور و قالب تامین جرثقیل جهت حمل میلگرد و قالبت تا پای کار، تهیه و حمل بتن تا پای کار.
حامد ابزار و وسائل مورد نیاز برای شروع کار را در اختیار دارد. اما مسئله مهم در شروع کار این است که حامد با چه نیروی انسانی، قصد دارد این پروژه را شروع کنند و تا پایان ادامه دهد؟
از آن جایی که حامد پیمانکار باتجربه ای است تصمیم می گیرد ابتدا با دو نفر که استادکار آرماتوربندی و قالب بندی هستند به محل پروژه رفته و کار را شروع کنند. پس اگر کارفرما، تمام نقشه ها را طی یک هفته به حامد ابلاغ کرد، حامد نیز طبق قولی که داده بود. ۳ اکیپ نیروی انسانی را به محل پروژه خواهد آورد و عملیات اجرایی ابنیه فنی جاده دسترسی کارخانه حائل را به صورت همزمان انجام خواهد داد.
اما اگر کارفرما نتواند، نقشه ها را تا یک هفته اول در اخیر حامد قرار دهد. آن موقع حامد، با همان دو نفر نیروی انسانی کار را شروع می کند و سپس به مرور زمان، با توجه به ابلاغ نقشه ها و افزایش حجم کار، نیروی انسانی خود را افزایش خواهد داد.
مقاله ای برای شما : آموزش ام اس پی رایگان(قسمت ۴)
مرحله هشتم : برنامه ریزی ریسک
در ادامه آموزش برنامه ریزی ریسک در این مرحله، شما باید به برنامه پروژه خود نگاهی بیندازید و این سوال را از خود بپرسید: چه مشکلی ممکن است پیش بیاید؟
بعضی افراد از این سوال اجتناب می کنند و می گویند هر زمان که مشکلی به وجود آمد آن وقت، برای آن راهی پیدا می کنیم.
بدیهی است، اینکه ما از قبل، برای ریسک ها و خطرات برنامه ریزی کرده باشیم و در واقع یک مرحله جلوتر باشیم، کار بسیار درست و مفیدی است. حالا اگر در علی پروژه مشکلاتی که قبلا پیش بینی کرده ایم، اتفاق بیفتد، ما می دانیم چه کاری را انجام دهیم و دیگر دچار سردرگمی نخواهیم شد.
توصیه می کنم برای شناسایی هر چه بهتر ریسک ها (خطرات و مشکلات احتمالی) دو کار را حتما انجام دهید:
- مشارکت دادن اعضاء تیم پروژه
- استفاده از تجربیات پروژه های مشابه قبلی
در واقع هر ریسک از ۲ جزء تشکیل شده است:
- احتمال ریسک
- وخامت ریسک
حالا برای اینکه بفهمیم ریسک ها چه قدر اهمیت دارند، یک روش خوب این است که به اجزاء ریسک از صفر تا پنج امتیاز بدهیم. امتیاز حداکثر، ۲۵ است. اگر امتیاز ضرب شده، ۲ رقمی شد. آن وقت آن ریسکی است که شما باید در مورد آن نگران باشید، اما اگر امتیاز ضرب شده. تک رقمی باشد. احتمالا نیاز نیست که زیاد نگران این ریسک باشید.
به عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت پیمانکاری بزرگ قصد دارد تعدادی پل بزرگ را در شهر زاهدان اجرا کند. پیمانکار اصلی، قطعا به کمک پیمانکاران دسته دوم نیز نیاز دارد. آقای سبحانی یکی از پیمانکاران دسته دوم این پروژه است. در واقع پیمانکار اصلی این پروژه، کارفرمای آقای سبحانی است.
حالا آقای سبحانی قصد دارد قبل از شروع کار، مشکلات و خطرات احتمالی را پیش بینی کرده و از الان، برای آنها برنامه ریزی کند. در ضمن قرار است در فصل پاییز، عملیات اجرایی پروژه شروع شود.
این جدول پیش بینی ریسک آقای سبحانی است:
باز هم تکرار می کنم، ریسک های ۲ رقمی، احتمال وقوع بیشتری دارند و باید برای مقابله با آن ها برنامه ریزی کنیم به طور کلی برای کاهش ریسک، ما یا می توانیم احتمال وقوع ریسک را کاهش دهیم، یا وخامت آن را و یا هر دو را.
به عنوان مثال، مشکلات جوی، مشکلی است که شما نمی توانید احتمال آن را کم کنید، بلکه فقط می توانید وخامت آن را کمتر کنید. مثلا می توانید عملیات بتن ریزی را زیر پوشش انجام دهید. یا خطر افتادن از ارتفاع را در نظر بگیرید. شما نمی توانید وخامت آن را کاهش دهید. اما می توانید با گذاشتن نرده محافظ احتمال وقوع این خطر را کاهش دهید.
حالت ایده آل این است که شما برای پروژه خود، یک برنامه برای ریسک داشته باشید و در طول اجراء پروژه نیز، آن را به روز کنید، مطمئنا برای کارفرما نیز بسیار مهم است که بداند شما همه ریسک ها و خطرات احتمالی را پیش بینی کرده اید و توانسته اید اکثر آن ها را کنترل کنند. همینطور برای کارفرما بسیار مهم است که بداند هنوز چه خطراتی وجود دارند که پروژه را تهدید می کنند و هنوز اتفاق نیفتاده اند؟ حتی ممکن است کارفرما، بخواهد برنامه ریسک شما را ببیند.
بنابراین برنامه ریزی ریسک قبل از شروع پروژه، موضوع بسیار مهمی است که با انجام صحیح آن، احتمال موفقیت شما در پروژه افزایش می یاید و شما می توانید از بسیاری از تاخیرات و سردرگمی ها در طول اجراء پروژه، جلوگیری کنید.
حالا به سراغ پروژه واقعی خودمان می رویم و با هم، برنامه ریسک حامد را بررسی می کنیم.
تا اینجا گفتیم که: تحیل ریسک به زبان ساده، یعنی پیش بینی خطرات و مشکلات احتمالی در آینده حالا حامد قصد دارد با همفکری شریک خود، برای این پروژه یک برنامه ریزی اصولی در زمینه ریسک، انجام دهد.
این برنامه ریسک حامد است. لطفا با دقت به آن توجه کنید.
تا الان حامد، مراحل اول تا هشتم فرایند ۱۲ مرحله ای مدیریت پروژه را انجام داده است.
دیدید که به غیر از مرحله اول که تعریف دقیق پروژه بود. مراحل دوم تا هشتم، همگی مربوط به برنامه ریزی پروژه هستند، حالا حامد می تواند با آگاهی و دانش بیشتری، این پروژه را شروع کند.
همانطور که در ابتدای سری آموزش های، آموزش مدیریت پروژه رایگان نیز گفته شد، یکی از فواید مهم برنامه ریزی این است که از اتلاف زمان و سرمایه جلوگیری می کند و سازمان را برای مقابله با تغییرات مداوم، آماده می کند.
در ادامه شما بیشتر با کاربرد و اهمیت برنامه ریزی آشنا خواهید شد.
امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش برنامه ریزی ریسک بود، لذت برده باشید. هر سوال و نظری دارید برای ما کامنت بذارید، کمتر از یک روز پاسخ داده می‌شه!
