ساختار شکست کار (WBS) چیست و اجرا در نرم افزار MSP

ساختار شکست کار چه چیزی است ؟ و چگونگی اجرا آن در نرم افزار MSP

ساختار شکست کار

تدوین WBS و فعالیت ها

ساختار شکست کار (WBS) مفهوم بسیار مهمی در مدیریت پروژه است و بدون در اختیار داشتن ساختار شکست کاری مناسب عملا تمام برنامه ریزی ها و در نتیجه کل روند مدیریت پروژه دچار مشکل خواهد شد .بررسی شیوه های تدوین ساختار شکست کار پروژه در گستره این آموزش قرار نمی گیرد.

این قسمت از آموزش تدوین ساختار شکست کار و فعالیت ها را همزمان توضیح می دهد، زیرا این مفاهیم کاملا متفاوت در Project با مفهوم زیربنایی یکسانی پیاده سازی می شوند. با این حال باید تفاوت های مفهومی این دو را همیشه در نظر داشته باشید و اجازه ندهید که رویکرد Project ذهنیت نادرستی برایتان به وجود آورد.

تنظیم WBS

ساختار شکست کار مناسب، خوانایی برنامه را افزایش می دهد و استخراج اطلاعات کنترلی آن را هم ساده تر می کند. ساختار شکست کار بازنمایی گستره (Scope) پروژه در برنامه زمان بندی و بسیاری دیگر از برنامه های مدیریت پروژه است و باید با دقت و توجه کافی تهیه شود.

لیست فعالیت های شکل زیر که بدون سطح بندی هستن را ببینید.

 

 

همین لیست بعد از دسته بندی و ایجاد سطح بندی، که عملا ساخت WBS است، به صورت زیر دیده خواهد شد.

 

 

همانطور که دیده می شود، در حالت دوم فعالیت هایی که برای تکمیل یک محصول میانی که اصطلاحا تحویل شدنی (deliverable) نامیده می شوند لازم بوده اند، در دسته بندی های مجزایی قرار گرفته اند. هر دو یا سه دسته بندی نیز در دسته بندی کلی تری قرار گرفته است.

در این حالت هم مرور فعالیت ها ساده تر می شود و هم اطلاعات خلاصه سازی شده عناصر WBS، که خلاصه فعالیت نامیده می شوند در اختیارتان خواهند بود. هر خلاصه فعالیت، خلاصه ای از اطلاعات فعالیت های زیرمجموعه خود را نشان می دهد. به این ترتیب، وقتی فعالیت های هم نوع را در یک دسته قرار دهیم، می توانیم به راحتی اطلاعات مربوط به مجموعه آن ها را هم در اختیار داشته باشیم. به عنوان نمونه، اگر کل فعالیت های پروژه را به مجموعه های ساختمان اصلی، ساختمان فرعی و محوطه تقسیم کنیم، دایما می توانید بدانید که هرکدام از مجموعه ها چه مقدار پیشرفت کرده اند، چه انحراف هایی دارند، چه تاخیرهایی دارند و…

فعالیت ها را به شیوه های مختلفی می توان دسته بندی کرد. به عنوان مثال، می توانید آن ها را در یک سطح به بلوک های مختلف پروژه و در سطح بعدی به انواعی مانند ابنیه، تاسیسات مکانیکی و تاسیسات برقی خرد کنید ،یا برعکس، آن ها را ابتدا به انواع و بعد به بلوک ها خرد کنید (شکل ۳-۵).

 

 

هر شیوه شکست امتیازهای خود را دارد. در واقع معیارهای متفاوتی برای شکست پروژه وجود دارد و هرکدام نیز کارکردهای کنترلی خاص خود را دارند. مسئولیت ها، منابع، واحدهای کارکردی، محل، زمان و ریسک ها همگی می توانند برای شکست پروژه به کار روند. با این حال یک معیار در این بین بیشترین کاربرد را دارد و مدیریت پروژه بدون آن موفقیت چندانی نخواهد داشت؛ این معیار تحویل شدنی های پروژه است. ساختار شکست کار همیشه باید بر اساس تحویل شدنی های پروژه تنظیم شود و اگر نیاز به مدیریت دقیق سایر معیارها دارید، باید ساختارهای شکست ثانویه ای مطابق آن چه در آموزش های بعدی که بزودی تولید میشوند توضیح داده می شود بسازید، نه این که ساختار شکست کار را تغییر دهید.

به عنوان نمونه به دو ساختار زیر توجه کنید:

ساختار ۱

فضای ۱

-قالب بندی فضای۱
-آرماتوربندی فضای ۱
-بتن ریزی فضای ۱

فضای ۲

-قالب بندی فضای ۲
-آرماتوربندی فضای ۲
-بتن ریزی فضای ۲

فضای ۳

قالب بندی فضای۳
-آرماتوربندی فضای ۳
-بتن ریزی فضای ۳

ساختار ۲

قالب بندی

-قالب بندی فضای ۱
-قالب بندی فضای ۲
-قالب بندی فضای ۳

آرماتوربندی

-آرماتوربندی فضای ۱
-آرماتوربندی فضای ۲
-آرماتوربندی فضای ۳

بتن ریزی

-بتن ریزی فضای ۱
-بتن ریزی فضای ۲
-بتن ریزی فضای ۳

این دو ساختار مجموعه فعالیت یکسانی را به دو شیوه متفاوت دسته بندی کرده است. ساختار ۱ مبتنی بر محصول های میانی و به عبارت دیگر تحویل شدنی های پروژه است، در حالی که ساختار ۲ مبتنی بر نوع کارهاست که مستقیما متناظر با محصول های پروژه نمی شوند. بنابر این باید به جای ساختار ۲ از ساختار ۱ استفاده کنید.

ساختار شکست کار بازنمایی گستره پروژه است و باید همیشه جامع و مانع باشد، یعنی هم تمام کارهای پروژه را شامل شود و هم کار اضافه ای در آن وجود نداشته باشد. این مسئله در مورد برنامه هایی که در میانه کار تهیه می کنید نیز برقرار است، به این معنی که هیچگاه نباید برنامه ای بنویسید که صرفا باقیمانده کارهای پروژه را پوشش دهد، بلکه همیشه باید کل کارهای قرارداد و کارهایی که بعدا مطابق با قرارداد اضافه یا کم شده اند را منعکس کند.

نام تمام خلاصه فعالیت ها و فعالیت ها باید منحصر به فرد باشد. ساختارهای زیر دو حالت منحصر به فرد و غیر منحصر به فرد را نشان می دهد:

ساختار ۱
فضای ۱
قالب بندی فضای ۱
آرماتوربندی فضای ۱
بتن ریزی فضای ۱
فضای ۲
قالب بندی فضای ۲
آرماتوربندی فضای ۲
بتن ریزی فضای ۲
فضای ۳
قالب بندی فضای ۳
آرماتوربندی فضای ۳
بتن ریزی فضای ۳

ساختار ۲
فضای ۱
قالب بندی
آرماتوربندی
بتن ریزی
فضای ۲
قالب بندی
آرماتوربندی
بتن ریزی
فضای ۳
قالب بندی
آرماتوربندی
بتن ریزی

نام عناصر در ساختار ۱ منحصر به فرد و در ساختار ۲ غیرمنحصر به فرد است. به همین خاطر همیشه باید مطابق ساختار ۱ عمل کنید و کاملا از ساختار ۲ اجتناب کنید. این مسئله علاوه بر این که مانع بروز بسیاری از اشتباه ها می شود و مطابق با استانداردها و آیین نامه هاست، امکان استفاده از قابلیت گروه بندی و همچنین پیاده سازی ساختارهای شکست ثانویه را نیز فراهم می کند.

 

بخوانید : تعریف ویکی پدیا از ساختار شکست کار اینجا کلیک کنید

ماهیت خلاصه فعالیت

Project تمایزی زیربنایی بین فعالیت ها و خلاصه فعالیت ها (Summary Tasks) قایل نیست. این دو ماهیت دو حالت مختلف یک ماهیت کلی تر هستند که در این آموزش آیتم نامیده می شود. به همین خاطر می توان آن ها را به سادگی به یکدیگر تبدیل کرد. پریماورا سیاست متفاوتی دارد. از نظر پریماورا، خلاصه فعالیت ها، که در آن نرم افزار WBS Nodes نامیده می شوند، عناصری کاملا متفاوت با فعالیت ها و از دو جنس غیر مشابه هستند. به این خاطر در پریماورا WBS Nodeها و فعالیت ها در دو نمای مختلف تنظیم شده، قابل تبدیل به یکدیگری نیستند.

هرکدام از دو سیاست گفته شده، امتیازها و نقاط ضعفی دارند. سیاست پریماورا، به منطق کلاسیک برنامه ریزی نزدیک تر است، در حالی که سیاست Project انعطاف پذیری بیشتری دارد و به نیازهای عملی برنامه ریزان نزدیک تر است.

گاهی لازم است در زمان برنامه ریزی فعالیتی را خردتر کنید. در این حالت به راحتی می توانید آن فعالیت را تبدیل به خلاصه فعالیت کنید و فعالیت های ریزتری را زیرمجموعه آن تعریف کنید.

خلاصه فعالیت پروژه

بهتر است ابتدا خلاصه فعالیتی برای پروژه تهیه کنید؛ به این ترتیب تمام فعالیت ها و خلاصه فعالیت های دیگر ،زیر مجموعه آن خواهند بود و در بالاترین سطح ساختار فقط یک عنصر باقی می ماند و خلاصه شده اطلاعات کل پروژه را نشان می دهد.

برخی کاربران برای این منظور خلاصه فعالیتی در سطح اول تعریف می کنند و خلاصه فعالیت های دیگر را زیرمجموعه آن می کنند. ولی راه حل اصولی تر استفاده از ماهیتی به نام خلاصه فعالیت پروژه (Project Summary Task) است. خلاصه فعالیت پروژه همیشه وجود دارد، ولی به طور پیش فرض نمایش داده نمی شود.

برای نمایش دادن آن در ریبون Format| Project Summary Task را فعال کنید.

 

با فعال کردن گزینه Show project summary task خلاصه فعالیت پروژه در ردیف شماره صفر نمایش داده می شود.

 

 

فیلد Task Name خلاصه فعالیت پروژه، به طور پیش فرض برابر با نام فایل برنامه است. آن را مانند سایر سلول ها ویرایش کنید و به جای آن نام پروژه یا عبارتی عمومی مانند “پروژه” بنویسید.

همیشه به یاد داشته باشید که راه شناخت خلاصه فعالیت پروژه این است که در ردیف شماره صفر قرار دارد. سایر آیتم ها از ردیف شماره ۱ شروع می شوند، حتی اگر خلاصه فعالیت پروژه نمایش داده نشده باشد.

ساخت آیتم

پیش از این نیز گفته شد که منظور از آیتم، رکوردی است که می تواند فعالیت یا خلاصه فعالیت باشد. هرگاه به اولین ردیف خالی جدول گانت بروید و به یکی از سلول های آن مقدار بدهید (معمولا این کار با سلول نام شروع می شود)، به طور خودکار فعالیت جدیدی ساخته می شود. بعد از ساخته شدن آیتم برخی از سلول ها نیز به طور خودکار مقدارهایی می گیرند.

اگر سطری را خالی رها کنید و بعد از آن در سطر دیگری فعالیتی بسازید، سطرهای مابین آن ها همچنان خالی باقی خواهند ماند ، ولی فراموش نکنید که برنامه نهایی به هیچ وجه نباید سطر خالی داشته باشد. وجود سطرهای خالی بی معنی است، روند اجرای برخی دستورها را هم دچار مشکل می کند.

علت این که Project وجود سطرهای خالی را منع نمیِ کند، این است که کار در مراحل برنامه ریزی سریع تر پیش رود. به راحتی می توانید خلاصه فعالیتی بسازید، زیر آن تعداد زیادی سطر خالی باز کنید و بعد به ترتیب در آن ها فعالیت هایی بسازید. حتی می توانید سطرها را خالی رها کنید تا بعدا یادتان بماند که باید فعالیت ها را استخراج کنید و در آن محل وارد کنید.

شکل ۶-۵ برنامه ای را نشان می دهد که خلاصه فعالیت پروژه آن نمایش داده شده است و سه آیتم نیز در آن وارد شده است.

 

 

آنچه پیش از این گفته شد، این بود که چگونه میتوان فعالیت جدیدی در انتهای فعالیت های موجود ساخت. اگر لازم باشد که فعالیت جدید را بین آیتم های موجود بسازید، باید ابتدا سطری خالی درج کنید. یک راه برای درج سطر خالی این است که یکی از سلول های ردیفی که قصد دارید پایین ردیف جدید باشد را انتخاب کرده، کلید Insert صفحه کلید را بفشارید (شکل ۷-۵).

 

 

وقتی سطرها را کم و زیاد کنید، شماره ردیف ها، کدهای ساختاری )به جز کد WBS اختصاصی سازی شده( و تمام ارجاع ها به طور خودکار اصلاح خواهند شد.

راه دیگر برای درج فعالیت، این است که روی Task| Task کلیک کنید و از منویی که باز می شود Task را انتخاب کنید. با این کار یک فعالیت جدید در بالای ردیفی که قبلا یکی از سلول هایش انتخاب شده بود اضافه می شود.

 

 

در این حالت فعالیت جدید با نامی پیش فرض ساخته می شود و باید نام آن را ویرایش کنید.

اگر روی یکی از سلول ها کلیک راست کنید، منویی باز می شود که در آن گزینه ای با نام Insert Task وجود دارد و با انتخاب آن فعالیت جدیدی بالای آیتمی که یکی از سلول هایش انتخاب شده بود ساخته می شود.

ساخت همزمان چند آیتم

می توانید با روش هایی که در قسمت قبل گفته شد هر تعداد آیتم که مایل باشید را در میان آیتم های قبل بسازید. ولی اگر قرار باشد که چند آیتم متوالی را بین آیتم های موجود بسازید، می توانید از راهی که در این قسمت گفته می شود نیز استفاده کنید.

یکی از سلول هایی که می خواهید در ردیف پایین فعالیت جدید قرار داشته باشد را انتخاب کنید و بعد از آن محدوده انتخاب را به اندازه تعداد فعالیت هایی که قرار است درج شوند به پایین امتداد دهید. بعد از آن با یکی از روش های گفته شده در قسمت قبل سطر خالی یا فعالیت را بسازید.

 

 

امیدواریم از این مطلب در سایت صنایع سافت که درباره آموزش ساختار شکست کار بود، لذت برده باشید.نظرات خودتون رو واسه ما کامنت بزارین تا ما بتونیم هر چه بیشتر از اونها واسه بهتر شدنه تیممون استفاده کنیم.

حتما شما هم علاقه مندید مثله بقیه مهندسان صنایع از مقاله های جدید ما باخبر بشین، خب فقط کافیه ایمیلتونو داخل فرم زیر وارد کنید و دکمه ارسال رو بزنید. به همین راحتی :)

کارشناسی رشته مهندسی صنایع، فعال در حوزه دیجیتال مارکتینگ و علاقه مند به استارت اپ ها
هدفم اینه که بازار کار رشته صنایع رو برای فعالین این حوزه شفاف تر کنم.

اگر این مقاله برای شما مفید بود برای دوستان خود هم به اشتراک بگذارید تا بقیه هم از این مطلب استفاده لازم را ببرند.

 

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *